O framework OKR: como implementá-lo e erros a evitar

OKR é uma estrutura popular que poucas organizações conseguem fazer funcionar para elas.

Muitas empresas tratam seus OKRs como a solução para todos os seus problemas estratégicos e de foco. Naturalmente, eles acabam decepcionados. Como qualquer estrutura, ela certamente pode fornecer muitas respostas valiosas, mas sua implementação leva tempo e prática para oferecer um ROI satisfatório.

Neste guia, revelaremos os caminhos da estrutura OKR, os segredos que a tornam uma estrutura bem-sucedida e ajudarão você a implementá-la de maneira eficaz. Aqui está o que você vai encontrar:

• O que é OKR?
• Erros comuns ao aplicar a metodologia OKR
• Como abordar os OKRs para ter sucesso?
• Como escrever OKRs úteis?
• OKRs vs KPIs: qual a diferença entre eles?
• Como revisar OKRs: a regra KIDS
• Como escolher um software OKR

O que é OKR? Uma definição distinta

OKR significa “Objectives and Key Results” e é um   estrutura estratégica, não apenas uma ferramenta de definição de metas ou liderança. Esse simples equívoco é responsável pela maioria das tentativas fracassadas de implementá-lo.

O objetivo principal dos OKRs é alinhar os   visão   com o trabalho diário de cada funcionário de forma simples e flexível,   fomentar o pensamento inovador. A estrutura requer uma abordagem fundamentalmente iterativa para ser eficaz, que inclui duas partes. Configurando OKRs em toda a organização e adotando um processo de revisão regular.

Os OKRs são compostos por três elementos: objetivos, principais resultados e iniciativas.

Erros comuns ao aplicar o framework OKR

Inúmeras empresas tentaram e falharam em implementar o framework OKR de forma eficaz e produtiva.

Na verdade, a maioria das tentativas são executadas de forma tão grosseira que deixaram dezenas de trabalhadores do conhecimento desprezando a estrutura. Seja a inexperiência da liderança ou expectativas irreais, raramente as organizações desfrutam de todos os benefícios que esse modelo tem a oferecer.

Embora seja um framework simples, é notoriamente difícil de implementar.

Aqui estão os erros mais comuns que as pessoas cometem ao tentar implementar o framework OKR:

• Confundindo-o apenas com uma estrutura de definição de metas
• Implementação deficiente devido à inexperiência ou compreensão incompleta
• Inflexibilidade na implementação

Confundindo-o apenas com uma estrutura de definição de metas

OKR não é apenas uma estrutura de definição de metas.

Nem apenas uma ferramenta de gestão.

É muito mais do que isso. É um poderoso   modelo de estratégia. Isso significa que tem elementos estruturais e de governança. As pessoas que se concentram apenas nos elementos estruturais (os “O”, os “KR”s e as iniciativas) confundem OKR com uma estrutura de definição de metas. Eles esquecem os elementos de governança que são cruciais para o sucesso do modelo e colocam um esforço desproporcional na criação de OKRs que parecem “em cascata”, aprovados do topo e “fazem sentido” para cada departamento, equipe ou indivíduo.

E acabam com um conjunto de compromissos irrelevantes e totalmente inúteis.

A definição de metas em toda a empresa sem o contexto estratégico adequado é uma perda de tempo de todos.

Esperar que as pessoas preencham seus OKRs sem qualquer contexto ou visibilidade adicional na estratégia do negócio faz mais mal do que bem. É uma tentativa condenada de resolver o problema de alinhamento e adiciona ruído ao trabalho diário das pessoas.

A implementação do OKR anda de mãos dadas com o compartilhamento do contexto estratégico.

Implementação deficiente devido à inexperiência ou compreensão incompleta

No cenário incomum em que a liderança da organização reconhece o papel crucial do contexto estratégico na criação de OKRs, a implementação bem-sucedida do modelo está longe de ser um dado adquirido.

Em todos os aspectos da vida, quando a teoria encontra a prática, a teoria se rompe.

A estratégia não é diferente. Quando sua organização passar da preparação para o desenvolvimento de seus OKRs, fique atento a estes dois erros:

1. A liderança não fornece contexto estratégico

Saber que o contexto estratégico é essencial e realmente fornecê-lo ao seu pessoal é mais fácil falar do que fazer. Isso porque a maioria dos líderes ignora a lei mais importante da comunicação estratégica.

A lei nº 1 da comunicação estratégica:

Quanto mais você se afasta do topo, menos pessoas sabem sobre a estratégia.

É difícil lutar contra algo que você ignora. Mas mesmo quando você conhece seu inimigo, você deve aplicar as táticas certas para derrotá-lo. A forma tradicional como os líderes se preparam para a luta é com slides sofisticados e planilhas abrangentes para apresentar durante o evento “Strategy Launch 2022”. A triste verdade é que   apresentar sua estratégia não funciona, não importa quantas organizações tentem. As pessoas esquecem o plano e nunca o executam.

Você pode tentar-se a acreditar que você vai fazer melhor. Bem, conhecemos um estrategista que decidiu distribuir a estratégia com vídeos personalizados para cada funcionário. Ele enviou cerca de 100 vídeos, mas quando perguntou qual era a estratégia, ninguém sabia. Fale sobre uma abordagem personalizada.

Isso ocorre porque as pessoas não se importam com a estratégia de sua empresa? Não. Isso é porque as pessoas são muito burras ou ignorantes para entender isso? Absurdo. Existem pessoas que só querem receber seu salário e ir para casa? Com certeza, mas a grande maioria dos funcionários deseja ter acesso à estratégia de sua empresa e quer entender como eles contribuem para o crescimento do negócio.

Então, existe uma maneira melhor de comunicar sua estratégia?

Sim. Você precisa expor sua estratégia para seu pessoal e disponibilizá-la sob demanda.   Exposição da estratégia   é mais uma mentalidade do que um conjunto de ações. Depois de perceber o que as pessoas querem, você pode encontrar várias maneiras de compartilhar seu plano, incluir seu pessoal em vários graus e ajudá-los a ter o contexto para tomar decisões informadas. Da revisão das reuniões à   Soluções de software.

Lembre-se, não existe supercomunicação na estratégia. E quando as pessoas são solicitadas a alinhar seu trabalho diário com as prioridades estratégicas da empresa - ou seja, preencher seus OKRs - elas precisam de contexto.

2. Os OKRs são distribuídos de cima para baixo

Os OKRs em cascata assumem que eles têm uma natureza estritamente hierárquica. Eles não.

Esse erro leva a um erro que rouba da estrutura um de seus benefícios mais valiosos. Seus   delegado   desenvolvimento. Cada equipe exige a aprovação de cima para baixo de seus OKRs, o que geralmente se traduz em equipes herdando KRs e usando-os como Os (o que é uma má ideia, como veremos mais adiante).

Pare de ver e tratar essa estrutura como uma ferramenta de definição de metas.

Não há OKRs em silos, mas eles também não estão vinculados linearmente. OKRs são redes.

Inflexibilidade na implementação

A inflexibilidade assume muitas formas.

Antes de mais nada , é importante reconhecer que leva tempo para sua organização acertar. É um processo de aprendizagem que inclui erros e maus resultados. Empresas sem experiência anterior com OKRs não acertarão no primeiro ou mesmo no segundo ano de implementação. Assim, não é uma boa ideia confiar apenas em OKRs para alinhamento e foco. Preste atenção ao progresso estratégico e ao valor operacional dos OKRs, e sua compreensão (e benefícios ganhos) evoluirão ao longo do tempo.

Em segundo lugar , também é importante perceber que nem todas as estruturas se adequam a todas as organizações. Muitas empresas testaram e rejeitaram estruturas estratégicas, como a popular   Balanced Scorecard, porque eles não fornecem valor suficiente para eles. O mesmo vale para OKRs. Se, por exemplo, sua organização se move rapidamente e o processo de iteração do OKR está atrasado, não faz sentido implementar esse modelo, não é? Mude para algo mais flexível.

Terceiro , nem tudo vai caber na estrutura. Algumas iniciativas ou projetos serão necessários, mas impossíveis de se encaixar no conjunto de OKR de um determinado departamento ou equipe. Isso está ok. Contanto que você tenha certeza de sua importância, inclua-os em seu plano como entidades separadas.

Como abordar os OKRs para ter sucesso?

Ao tentar implementar o framework OKR em sua organização, tenha em mente três coisas:

1. Os OKRs integram

Eles não cascateiam. Os OKRs são compostos de três partes: objetivos, principais resultados e iniciativas.

O que torna os OKRs tão difíceis de propagar é que eles se relacionam de mais de uma maneira. Por exemplo, marketing e vendas podem compartilhar os principais resultados, enquanto o produto e as vendas compartilham os objetivos. Como você pode vincular OKRs de cima para baixo de maneira linear? Você não pode.

Exemplos de OKR

Exemplo de OKR de marketing:

Objetivo: Alcançar mais de nossos Clientes Ideais e ajudá-los a nos reconhecer como a melhor solução para seus problemas.

Resultado-chave : Aumente o pipeline qualificado em 30%

Iniciativa: Aumente a taxa de conversão para páginas principais

Exemplo de OKR de vendas:

Objetivo: deixar nossos clientes em potencial empolgados com nosso produto e ansiosos para usá-lo

Resultado-chave : Aumente o pipeline qualificado em 30%

Iniciativa: Determine quem tem autoridade para tomar a decisão de compra antes de entrar em uma ligação

Exemplo de OKR do produto:

Objetivo: deixar nossos clientes em potencial empolgados com nosso produto e ansiosos para usá-lo

Resultado chave: diminuir o tempo de valorização em 50%

Iniciativa: Ajude o usuário a inserir informações cruciais em menos de três cliques

OKRs ligam-se uns aos outros e criam um   rede .

Como escrever OKRs úteis?

Não subestime o esforço e o cuidado necessários para escrever OKRs úteis.

Uma das razões pelas quais tantas organizações falham em implementar OKRs é a inexperiência das pessoas em escrever OKRs relevantes e inspiradores. Combata a falta de experiência com cuidado e reflexão extra durante o desenvolvimento e revisão de OKRs.

Vamos ver algumas dicas sobre como escrever OKRs úteis.

Como escrever OKRs: escrevendo objetivos inspiradores

Pregar os objetivos em seus OKRs aumenta suas chances de sucesso para mais de 80%.

Os definidores de objetivos mestres garantem que seus objetivos tenham duas características importantes:

1. Eles são inspiradores
2. Eles são baseados em benefícios

Parece bastante simples, e deve ser. Mas isso não. Em sua tentativa de propagar OKRs, a maioria das organizações acaba cometendo erros nessa frente.

Para fazer um objetivo baseado em benefícios, equipes e indivíduos precisam descobrir e determinar seus objetivos por conta própria. A maioria das organizações e líderes evitam capacitar seus funcionários dessa maneira. Então, de uma forma ou de outra, eles   ditar   os objetivos porque acreditam que seu pessoal não tem o contexto estratégico adequado para tomar decisões informadas e bem alinhadas.

(E eles estão absolutamente certos, o que nos leva de volta a “expor sua estratégia”.)

O problema com essa abordagem, porém, é que os líderes não têm o contexto operacional que a equipe possui inerentemente e se concentram demais no “como” ou nas métricas de negócios. No entanto, não é responsabilidade do líder decidir como sua equipe vai atingir a meta ou atingir a meta. É responsabilidade da equipe determinar a melhor forma de chegar ao destino. Se a equipe for bem-sucedida, as métricas de negócios cuidarão de si mesmas.

Então, como você orienta sua equipe para escrever grandes objetivos?

Descreva o benefício que seu cliente desfruta   obrigado   ao trabalho da sua equipe. Lançar um novo recurso não é um bom objetivo porque ter um martelo não é um benefício. Nem é martelar um prego. Mas colocar uma foto de família   obrigado   ao martelo é claramente um benefício.

Por exemplo, em uma tentativa de cascata, o objetivo “Aumentar a receita em 40%” pode se traduzir no objetivo de marketing “Aumentar o pipeline qualificado em 40%”. Mas este não é um objetivo inspirador ou focado em benefícios. Aqui está o que você pode escolher em vez disso:

Exemplo de OKR de marketing:

Objetivo : Alcançar mais de nossos Clientes Ideais e ajudá-los a nos reconhecer como a melhor solução para seus problemas.

Resultado-chave : Aumente o pipeline qualificado em 40%

E o objetivo inicial torna-se um grande KR atrasado. Lembre-se, você quer objetivos baseados em benefícios. E depois de configurá-los, você precisa saber se está chegando perto de fazê-los acontecer.

Em outras palavras, você precisa aprender…

Como escrever OKRs: escrevendo resultados-chave abrangentes

Idealmente, os principais resultados são as principais medidas que informam se a equipe está se movendo na direção certa.

Isso não é o mesmo que a equipe ser produtiva. A equipe pode estar trabalhando como uma máquina, com altos níveis de produção, mas se movendo na direção errada. É por isso que as metas de produção não são bons resultados-chave.

Grandes resultados-chave são indicativos de progresso e têm as seguintes características:

1. Eles são abrangentes
2. Eles são focados em resultados

É aqui que entram os números. Mas não apenas isso. Os KRs são indicadores eficazes de progresso quando oferecem uma boa visão de todo o quadro.

Então, determine   um conjunto de KRs . Esse conjunto deve incluir KRs iniciais, atrasados ​​e contadores.

Principais KRs   são métricas voltadas para a ação e focadas no processo que você pode influenciar diretamente (daí o traço semelhante à ação) e pode prever o recurso, o que significa que o progresso deles informa o quão perto de suas metas de saída você chegará.

KRs atrasados   são métricas de negócios e revelam o desempenho passado. Eles são essenciais para rastrear, mas não têm efeito sobre o futuro.

KRs de contador   ajudá-lo a mitigar os efeitos do excesso de foco ou superação de seus objetivos. Você não quer se concentrar muito em fazer um martelo poderoso que ninguém pode levantar.

Seguindo nosso exemplo:

Exemplo de OKR de marketing:

Objetivo : Alcançar mais de nossos Clientes Ideais e ajudá-los a nos reconhecer como a melhor solução para seus problemas.

Lagging KR : Aumente o pipeline qualificado em 40%
Lagging KR : Aumente o tráfego para a página de demonstração em 60%
Leading KR : Número de experimentos por semana/mês para diminuir o custo de aquisição de clientes
KR do contador : % de negócios fechados

Agora, você tem um destino inspirador e uma maneira de medir a distância percorrida. Tudo que você precisa agora é determinar o passo ao longo do caminho.

Como escrever OKRs: escrevendo iniciativas acionáveis

Esta é a parte mais volátil dos OKRs.

E o menos importante. Isso porque as iniciativas se referem ao   ações   da equipe ou indivíduo que levará para progredir. Se os Os e os KRs combinarem bem, essa parte da estrutura cuidará de si mesma.

Ditar iniciativas entra no campo do microgerenciamento e tira a faísca inovadora de sua equipe. Além disso, incluir este elemento em sua implementação do framework é opcional. A maioria das empresas realmente não o inclui.

Exemplo de OKR de marketing:

Objetivo : Alcançar mais de nossos Clientes Ideais e ajudá-los a nos reconhecer como a melhor solução para seus problemas.

Lagging KR : Aumente o pipeline qualificado em 40%
Lagging KR : Aumente o tráfego para a página de demonstração em 60%
Leading KR : Número de experimentos por semana/mês para diminuir o custo de aquisição de clientes
KR do contador : % de negócios fechados

Iniciativa : Aumentar nossa geração de conteúdo
Iniciativa:   Arrume nossa página inicial
Iniciativa : Realize seminários gratuitos

OKRs usados ​​para medir a eficácia do RH

Vamos ver outro exemplo de OKR para o departamento de RH

Objetivo:   Crie um espaço de trabalho inclusivo e muito favorável

KR atrasado:   Taxa de retenção de funcionários
KR atrasado:   Número de reclamações por mês
Leading KR : Número de pedidos de serviços de suporte que a empresa oferece
KR líder:   % de novas contratações de grupos minoritários
Contador KR:   Custo dos serviços de apoio prestados ao desempenho a longo prazo e absentismo

Iniciativa:   Enviar e-mails de segunda-feira detalhando 1-2 serviços prestados + qualquer evento de trabalho ou sessão de treinamento para a semana
Iniciativa:   Faça pesquisas anônimas das equipes pedindo feedback sobre liderança
Iniciativa:   Detalhando programas de treinamento e aperfeiçoamento para cada departamento

Além disso, o processo de revisão aborda se as ações atuais trazem o progresso desejado e ajuda a determinar as próximas.

OKRs vs KPIs: qual a diferença entre eles?

OKRs e KPIs têm muitas diferenças.

Em suma, os OKRs adotam uma abordagem mais holística do desempenho do que os KPIs. Os KPIs medem o progresso. OKRs definem metas, inspiram pensamento inovador e medem o progresso.

Para entender como eles se relacionam, os KPIs podem ser excelentes KRs e vice-versa. A abordagem usual para KPIs são as métricas de negócios que estão atrasadas. Útil para entender o desempenho passado, mas não gera ideias inovadoras para o futuro. Certos KPIs são essenciais para rastrear, mas podem   não serve   no conjunto de OKR de qualquer equipe ou departamento devido aos objetivos que você determinou. Continue rastreando-os.

KPIs e OKRs não são mutuamente exclusivos.

Eles se complementam.

Como revisar OKRs: a regra KIDS

Mantenha Morto Simples

Processos elaborados não lhe farão nenhum bem. O que você precisa é de estrutura e boas e velhas conversas honestas. É difícil fazer OKRs corretamente, então você precisa   prática   e   reflexão . Estabelecer reuniões regulares de revisão em todos os níveis da organização.

Isso é óbvio, mas o que não é é como você conduz essas reuniões.

Reuniões sem agendas são sugadores de tempo prejudiciais. Experimente a estrutura deles para adequá-los à sua cultura, mas inclua o seguinte:

• Discussões sobre as métricas E as chamadas de julgamento que antecederam a reunião.
• Uma seção de “próximos passos”, geralmente colocada perto do final.

Dependendo do tamanho do seu negócio e da escala em que você implementou os OKRs, você precisará automatizar os relatórios ou, no mínimo, adotar uma abordagem de modelo. Considere usar o software OKR para ajudá-lo a automatizar.

Durante esse processo, procure três coisas:

Aplicando a regra KIDS

Se você complicar demais as coisas, ficará frustrado e provavelmente perderá um ou dois insights. Comece com algo tão simples como um formato sim ou não ou um sistema verde-amarelo-vermelho para avaliar o progresso. Então, cavar mais fundo, um passo de cada vez.

Progresso em direção aos objetivos

Se você não está progredindo em direção aos grandes sistemas operacionais, avalie os KRs, as iniciativas e o esforço atual. Às vezes, esses três não se encaixam e você precisa redefini-los. Isso está ok. A prática melhora, ou algo assim.

Relevância de Os e KRs

Se seu pessoal, equipes, departamentos e o mundo não atingirem seus objetivos, mas você ainda conseguir crescer ou progredir, desafie a relevância dos OKRs. Você pode precisar de mais prática.

Quantidade de valor que você gosta

Se a quantidade de esforço e tempo gasto na iteração e evolução de seus OKRs não produzir um ROI satisfatório, considere se a estrutura é adequada para sua cultura e necessidades de negócios. Uma empresa com necessidades de maior adaptabilidade que exigem forte capacitação das equipes pode não se beneficiar de uma estrutura iterativa mais lenta.

Como escolher um software OKR

Com todas as opções do mercado, é difícil saber de antemão qual software OKR se adapta melhor às suas necessidades e cultura. Portanto, listamos algumas características-chave que você deve procurar ao avaliar uma estrutura de OKR.

1. É acessível a muitas pessoas

Manter o controle de seus OKRs não deve ser o trabalho de alguns poucos selecionados. Porque se tornam gargalos de informação, e o processo anula o propósito de delegar seu desenvolvimento.

Você quer ter uma única fonte de verdade para seus OKRs e estratégia que todos possam acessar.

2. Suporta uma adoção em larga escala

Se sua empresa não tem experiência com OKRs, é melhor começar pequeno e expandir depois de demonstrar sucesso. Familiarizar-se com uma plataforma que funciona bem para equipes menores, mas que pode atender com a mesma facilidade um número muito maior de pessoas, é essencial para uma transição mais suave para a adoção em larga escala.

3. É personalizável

Quando você está sendo flexível em sua implementação da estrutura OKR, você precisa de um software que acrescente à sua abordagem, não software cujas limitações tornem sua abordagem mais rígida. Isso se aplica a tudo relacionado à estratégia, desde   automatização de relatórios   para   planejamento estratégico personalizável.

4. Facilita a revisão

Se você precisar usar mais de algumas ferramentas para relatar seu progresso, estará adicionando atrito a um processo que precisa fluir como um skatista em um lago congelado. O software que você escolher deve estar no centro de suas reuniões de revisão para ajudar a discussão a ser focada e suas decisões informadas.

Se você quiser saber mais sobre como o Cascade pode ajudá-lo a implementar o framework OKR,   iniciar um teste gratuito   ou   pular em uma demonstração   com nossa equipe e vamos orientá-lo em tudo o que você precisa saber.