Ramy OKR: Jak to wdrożyć i błędów, których należy unikać

OKR jest popularnym frameworkiem, który niewielu organizacjom potrafi sprawić, że będzie dla nich działać.

Wiele firm traktuje swoje OKR jako rozwiązanie wszystkich swoich problemów strategicznych i związanych z koncentracją. Oczywiście kończą się rozczarowaniem. Jak każdy framework, z pewnością może dostarczyć wielu cennych odpowiedzi, ale jego wdrożenie wymaga czasu i praktyki, aby zapewnić satysfakcjonujący zwrot z inwestycji.

W tym przewodniku ujawnimy sposoby działania frameworka OKR, sekrety, które sprawiają, że jest to udany framework i pomożemy go skutecznie wdrożyć. Oto, co znajdziesz:

• Co to jest OKR?
• Częste błędy przy stosowaniu metodologii OKR
• Jak podejść do OKR, aby odnieść sukces?
• Jak napisać przydatne OKR?
• OKR vs KPI: jaka jest między nimi różnica?
• Jak przeglądać OKR: zasada KIDS
• Jak wybrać oprogramowanie OKR

Co to jest OKR? Charakterystyczna definicja

OKR oznacza „Cele i kluczowe wyniki” i jest   ramy strategiczne, a nie tylko narzędzie do wyznaczania celów czy przywództwa. To proste nieporozumienie jest odpowiedzialne za większość nieudanych prób jego wdrożenia.

Głównym celem OKR jest dostosowanie firmy   wizja   z codzienną pracą każdego pracownika w prosty i elastyczny sposób, podczas gdy   wspieranie innowacyjnego myślenia. Ramy, aby były skuteczne, wymagają zasadniczo iteracyjnego podejścia, które składa się z dwóch części. Konfigurowanie OKR w całej organizacji i przyjmowanie regularnego procesu przeglądu.

OKR składają się z trzech elementów: celów, kluczowych wyników i inicjatyw.

Typowe błędy podczas stosowania frameworka OKR

Niezliczone firmy próbowały bezskutecznie wdrożyć ramy OKR w skuteczny i produktywny sposób.

W rzeczywistości większość prób jest wykonywana tak prymitywnie, że pozostawiły wielu pracowników wiedzy gardzących ramami. Bez względu na to, czy jest to brak doświadczenia przywódców, czy nierealistyczne oczekiwania, organizacje rzadko korzystają ze wszystkich korzyści, jakie ten model ma do zaoferowania.

Mimo, że jest to prosty framework, bardzo trudno go zaimplementować.

Oto najczęstsze błędy popełniane przez ludzi podczas próby wdrożenia frameworku OKR:

• Myląc to tylko z ramami wyznaczania celów
• Słabe wdrożenie z powodu braku doświadczenia lub niepełnego zrozumienia
• Nieelastyczność w realizacji

Myląc to tylko z ramami wyznaczania celów

OKR to nie tylko ramy wyznaczania celów.

Ani tylko narzędzie do zarządzania.

To znacznie więcej. To potężny   model strategii. Oznacza to, że zawiera elementy strukturalne i zarządzania. Ludzie, którzy skupiają się tylko na elementach strukturalnych („O”, „KR” i inicjatywy) mylą OKR z ramą wyznaczania celów. Zapominają o elementach zarządzania, które są kluczowe dla sukcesu modelu i wkładają nieproporcjonalny wysiłek w tworzenie OKR, które wyglądają „kaskadowo”, zatwierdzane od góry i „mają sens” dla każdego działu, zespołu lub osoby.

I kończą z zestawem nieistotnych i całkowicie bezużytecznych zobowiązań.

Wyznaczanie celów w skali całej firmy bez odpowiedniego kontekstu strategicznego to strata czasu każdego z nas.

Oczekiwanie, że ludzie wypełnią swoje OKR bez dodatkowego kontekstu lub widoczności strategii biznesowej, przynosi więcej szkody niż pożytku. Jest to skazana na zagładę próba rozwiązania problemu z wyrównaniem, a ponadto wprowadza hałas do codziennej pracy ludzi.

Wdrażanie OKR idzie w parze z udostępnianiem kontekstu strategicznego.

Słabe wdrożenie z powodu braku doświadczenia lub niepełnego zrozumienia

W nietypowym scenariuszu, w którym kierownictwo organizacji uznaje kluczową rolę kontekstu strategicznego w tworzeniu OKR, pomyślne wdrożenie modelu jest dalekie od pewności.

W każdym aspekcie życia, kiedy teoria spotyka się z praktyką, teoria się załamuje.

Strategia nie jest inna. Kiedy Twoja organizacja przechodzi od przygotowania do opracowania swoich OKR, zwróć uwagę na te dwa błędy:

1. Przywództwo nie zapewnia kontekstu strategicznego

Wiedząc, że kontekst strategiczny jest niezbędny, a faktyczne przekazanie go swoim ludziom, łatwiej powiedzieć niż zrobić. To dlatego, że większość liderów ignoruje najważniejsze prawo komunikacji strategicznej.

Prawo nr 1 komunikacji strategicznej:

Im dalej od góry, tym mniej osób wie o strategii.

Trudno walczyć z czymś, co ignorujesz. Ale nawet jeśli znasz swojego wroga, musisz zastosować odpowiednią taktykę, aby go pokonać. Tradycyjny sposób, w jaki liderzy przygotowują się do walki, to fantazyjne slajdy i obszerne arkusze kalkulacyjne, które można zaprezentować podczas wydarzenia „Strategy Launch 2022”. Smutną prawdą jest to, że   prezentacja strategii nie działa, bez względu na to, ile organizacji jej spróbuje. Ludzie zapominają o planie i nigdy go nie wykonują.

Możesz kusić się, by uwierzyć, że zrobisz to lepiej. Cóż, znamy stratega, który zdecydował się udostępnić strategię każdemu pracownikowi za pomocą spersonalizowanych filmów. Wysłał blisko 100 filmów, ale kiedy zapytał, jaka jest strategia, nikt nie wiedział. Porozmawiaj o spersonalizowanym podejściu.

Czy to dlatego, że ludziom nie zależy na strategii ich firmy? Nie. Czy to dlatego, że ludzie są zbyt głupi lub niewykształceni, aby to zrozumieć? Nonsens. Czy są ludzie, którzy chcą tylko odebrać swoją wypłatę i wrócić do domu? Oczywiście, ale zdecydowana większość pracowników pragnie dostępu do strategii swojej firmy i chce zrozumieć, w jaki sposób przyczyniają się do rozwoju firmy.

Czy istnieje lepszy sposób na przedstawienie swojej strategii?

TAk. Musisz ujawnić swoją strategię swoim ludziom i udostępnić ją na żądanie.   Ekspozycja strategii   to bardziej sposób myślenia niż zestaw działań. Gdy zdasz sobie sprawę, czego chcą ludzie, możesz znaleźć kilka sposobów na udostępnienie swojego planu, włącz swoich ludzi w różnym stopniu i pomóż im mieć kontekst do podejmowania świadomych decyzji. Od przeglądu spotkań do   rozwiązania programowe.

Pamiętaj, że w strategii nie ma czegoś takiego jak nadmierna komunikacja. A kiedy ludzie są proszeni o dostosowanie swojej codziennej pracy do strategicznych priorytetów firmy – tj. wypełnienie ich OKR – potrzebują kontekstu.

2. OKR są dystrybuowane odgórnie

Kaskadowe OKR zakładają, że mają ściśle hierarchiczny charakter. Nie.

Ten błąd prowadzi do pomyłki, która pozbawia ramy jednej z jej najcenniejszych korzyści. Ich   delegowany   rozwój. Każdy zespół wymaga odgórnego zatwierdzenia swoich OKR, co często przekłada się na zespoły dziedziczące KR i używające ich jako Os (co jest złym pomysłem, jak zobaczymy później).

Przestań oglądać i traktuj ten framework jako narzędzie do wyznaczania celów.

Nie ma wyciszone OKR, ale również nie są połączone liniowo. OKR to sieci.

Nieelastyczność w realizacji

Nieelastyczność przybiera wiele form.

Przede wszystkim ważne jest, aby pamiętać, że Twoja organizacja potrzebuje czasu, aby to naprawić. To proces uczenia się, który zawiera błędy i słabe wyniki. Firmy, które nie mają wcześniejszego doświadczenia z OKR, nie będą miały tego prawa w pierwszym lub nawet drugim roku wdrożenia. Dlatego nie jest dobrym pomysłem poleganie wyłącznie na OKR w celu dostosowania i skupienia. Zwróć uwagę na postęp strategiczny i wartość operacyjną OKR, a Twoje zrozumienie (i wypracowane korzyści) będzie ewoluować z czasem.

Po drugie , ważne jest również, aby zdać sobie sprawę, że nie wszystkie frameworki pasują do każdej organizacji. Wiele firm przetestowało i odrzuciło strategiczne ramy, takie jak popularny   Balanced Scorecard, ponieważ nie zapewniają im wystarczającej wartości. To samo dotyczy OKRów. Jeśli na przykład Twoja organizacja działa szybko, a proces iteracji OKR jest opóźniony, to nie ma sensu wdrażać tego modelu, prawda? Przejdź do czegoś bardziej elastycznego.

Po trzecie , nie wszystko zmieści się w ramach. Niektóre inicjatywy lub projekty będą konieczne, ale niemożliwe do dopasowania do zestawu OKR danego działu lub zespołu. W porządku. Dopóki jesteś pewien ich znaczenia, uwzględnij je w swoim planie jako oddzielne jednostki.

Jak podejść do OKR, aby odnieść sukces?

Kiedy próbujesz wdrożyć ramy OKR w swojej organizacji, pamiętaj o trzech rzeczach:

1. OKR integrują

Nie kaskadują. OKR składają się z trzech części: celów, kluczowych wyników i inicjatyw.

To, co sprawia, że ​​OKR są tak trudne do kaskadowania, to fakt, że są one ze sobą powiązane na więcej niż jeden sposób. Na przykład marketing i sprzedaż mogą dzielić kluczowe wyniki, podczas gdy produkty i sprzedaż mają wspólne cele. Jak można połączyć OKR od góry do dołu w sposób liniowy? Nie możesz.

Przykłady OKR

Przykład OKR marketingowego:

Cel: Dotrzyj do większej liczby naszych Idealnych Klientów i pomóż im rozpoznać nas jako najlepsze rozwiązanie ich problemów.

Kluczowy wynik : Zwiększenie kwalifikowanego potoku o 30%

Inicjatywa: Zwiększ współczynnik konwersji do podstawowych stron

Przykład OKR sprzedaży:

Cel: Spraw, aby nasi potencjalni klienci byli podekscytowani naszym produktem i chętnie z niego korzystali

Kluczowy wynik : Zwiększenie kwalifikowanego potoku o 30%

Inicjatywa: Określ, kto ma uprawnienia do podjęcia decyzji o zakupie, zanim dołączysz do rozmowy

Przykład OKR produktu:

Cel: Spraw, aby nasi potencjalni klienci byli podekscytowani naszym produktem i chętnie z niego korzystali

Kluczowy wynik: skrócenie czasu do wartości o 50%

Inicjatywa: Pomóż użytkownikowi wprowadzić kluczowe informacje za pomocą mniej niż trzech kliknięć

OKR łączą się ze sobą i tworzą a   sieć .

Jak napisać przydatne OKR?

Nie lekceważ wysiłku i staranności włożonej w pisanie użytecznych OKR.

Jednym z powodów, dla których tak wielu organizacjom nie udaje się wdrożyć OKR, jest brak doświadczenia w pisaniu odpowiednich i inspirujących OKR. Przeciwdziałaj brakowi doświadczenia dzięki dodatkowej staranności i przemyśleniu podczas opracowywania i przeglądu OKR.

Zobaczmy kilka wskazówek, jak pisać przydatne OKR.

Jak pisać OKR: pisanie inspirujących celów

Ustalenie celów w OKR zwiększa Twoje szanse na sukces do ponad 80%.

Mistrzowie wyznaczania celów upewnij się, że ich cele mają dwie ważne cechy:

1. Są inspirujące
2. Są oparte na korzyściach

Brzmi całkiem prosto i tak powinno być. Ale nie jest. W swoich próbach kaskadowania OKR większość organizacji popełnia błędy na tym froncie.

Aby obiektywnie opierać się na korzyściach, zespoły i osoby muszą samodzielnie odkryć i określić swoje cele. Większość organizacji i liderów unika w ten sposób wzmacniania swoich pracowników. Tak czy inaczej, oni   dyktować   celów, ponieważ uważają, że ich ludziom brakuje odpowiedniego kontekstu strategicznego do podejmowania świadomych i dobrze dostosowanych decyzji.

(I mają absolutną rację, co prowadzi nas z powrotem do „ujawniania Twojej strategii”).

Problem z takim podejściem polega jednak na tym, że liderom brakuje kontekstu operacyjnego, który z natury posiada zespół, i zbytnio skupiają się na „jak” lub wskaźnikach biznesowych. Jednak nie jest obowiązkiem lidera decydować, w jaki sposób jego zespół ma osiągnąć cel lub trafić w cel. To zespół jest odpowiedzialny za określenie najlepszego sposobu dotarcia do celu. Jeśli zespół odniesie sukces, metryki biznesowe same sobie poradzą.

Jak więc poprowadzić swój zespół, aby pisał świetne cele?

Opisz korzyści, jakie czerpie Twój klient   Dziękuję   do pracy Twojego zespołu. Wprowadzenie nowej funkcji nie jest dobrym celem, ponieważ posiadanie młotka nie jest korzyścią. Ani wbijania gwoździa. Ale umieszczanie rodzinnego zdjęcia   Dziękuję   do młotka jest wyraźną korzyścią.

Na przykład w próbie kaskadowej cel „Zwiększenie przychodów o 40%” może przełożyć się na cel marketingowy „Zwiększenie kwalifikowanego potoku o 40%”. Nie jest to jednak cel inspirujący ani zorientowany na korzyści. Oto, co możesz wybrać:

Przykład OKR marketingowego:

Cel : Dotrzyj do większej liczby naszych Idealnych Klientów i pomóż im rozpoznać nas jako najlepsze rozwiązanie ich problemów.

Kluczowy wynik : Zwiększenie kwalifikowanego potoku o 40%

A początkowym celem staje się wielki opóźniony KR. Pamiętaj, chcesz mieć cele oparte na korzyściach. A kiedy już to zrobisz, musisz wiedzieć, czy zbliżasz się do ich realizacji.

Innymi słowy, musisz się nauczyć…

Jak pisać OKR: pisanie wyczerpujących kluczowych wyników

Najlepiej byłoby, gdyby kluczowe wyniki były wiodącymi miarami, które informują, czy zespół zmierza we właściwym kierunku.

To nie to samo, co produktywność zespołu. Zespół może działać jak maszyna, mając wysoki poziom wydajności, ale poruszający się w złym kierunku. Dlatego cele wyjściowe nie są dobrymi kluczowymi wynikami.

Świetne kluczowe wyniki wskazują na postęp i mają następujące cechy:

1. Są kompleksowe
2. Skupiają się na wynikach

Tutaj wkraczają liczby. Ale nie tylko. KR są skutecznymi wskaźnikami postępu, gdy dają dobre spojrzenie na cały obraz.

Więc ustal   zestaw KRs . Ten zestaw musi zawierać KRy wyprzedzające, opóźniające i licznikowe.

Wiodący KR   są metrykami podobnymi do działania, skoncentrowanymi na procesie, na które możesz bezpośrednio wpływać (stąd cecha podobna do działania) i możesz przewidzieć funkcję, co oznacza, że ​​ich postępy wskazują, jak blisko osiągniesz swoje cele wyjściowe.

Opóźnione KRs   są wskaźnikami biznesowymi i ujawniają wyniki z przeszłości. Są one niezbędne do śledzenia, ale nie mają wpływu na przyszłość.

Licznik KRs   pomóc złagodzić skutki nadmiernej koncentracji lub nadmiernego osiągania celów. Nie chcesz skupiać się zbytnio na tworzeniu potężnego młota, którego nikt nie może podnieść.

Idąc za naszym przykładem:

Przykład OKR marketingowego:

Cel : Dotrzyj do większej liczby naszych Idealnych Klientów i pomóż im rozpoznać nas jako najlepsze rozwiązanie ich problemów.

Opóźniony KR : Zwiększ kwalifikowany potok o 40%
Opóźniony KR : Zwiększ ruch na stronie demonstracyjnej o 60%
Wiodący KR : liczba eksperymentów na tydzień/miesiąc w celu zmniejszenia kosztów pozyskania klientów
Licznik KR : % transakcji zamkniętych

Teraz masz inspirujące miejsce docelowe i sposób na zmierzenie przebytej odległości. Wszystko, czego teraz potrzebujesz, to określić krok po drodze.

Jak pisać OKR: pisanie praktycznych inicjatyw

Jest to najbardziej niestabilna część OKR.

I najmniej ważne. Dzieje się tak, ponieważ inicjatywy odnoszą się do   działania   zespołu lub osoby, która zajmie się postępem. Jeśli OS i KR dobrze do siebie pasują, ta część frameworka sama sobie poradzi.

Dyktowanie inicjatyw wkracza na pole mikrozarządzania i odbiera innowacyjność Twojemu zespołowi. Poza tym włączenie tego elementu do implementacji frameworka jest opcjonalne. Większość firm tak naprawdę tego nie uwzględnia.

Przykład OKR marketingowego:

Cel : Dotrzyj do większej liczby naszych Idealnych Klientów i pomóż im rozpoznać nas jako najlepsze rozwiązanie ich problemów.

Opóźniony KR : Zwiększ kwalifikowany potok o 40%
Opóźniony KR : Zwiększ ruch na stronie demonstracyjnej o 60%
Wiodący KR : liczba eksperymentów na tydzień/miesiąc w celu zmniejszenia kosztów pozyskania klientów
Licznik KR : % transakcji zamkniętych

Inicjatywa : Zwiększ generowanie treści
Inicjatywa:   Oczyść naszą stronę główną
Inicjatywa : Prowadź bezpłatne seminaria

OKR wykorzystywane do pomiaru efektywności HR

Zobaczmy kolejny przykład OKR dla działu HR

Cel:   Stwórz integracyjną i bardzo wspierającą przestrzeń roboczą

Opóźnienie KR:   Wskaźnik retencji pracowników
Opóźnienie KR:   Liczba reklamacji miesięcznie
Wiodący KR : Liczba wniosków o usługi wsparcia, które świadczy firma
Wiodący KR:   % nowozatrudnionych z grup mniejszościowych
Licznik KR:   Koszt usług wsparcia świadczonych w związku z długoterminową wydajnością i nieobecnością

Inicjatywa:   Wysyłaj poniedziałkowe e-maile z wyszczególnieniem 1-2 świadczonych usług + dowolnego wydarzenia w pracy lub sesji szkoleniowej w ciągu tygodnia
Inicjatywa:   Przeprowadzaj anonimowe ankiety od zespołów, prosząc o opinię na temat przywództwa
Inicjatywa:   Szczegółowe programy szkoleniowe i podnoszące kwalifikacje dla każdego działu

Poza tym proces sprawdzania sprawdza, czy bieżące działania przynoszą pożądany postęp i pomaga określić kolejne.

OKR vs KPI: jaka jest między nimi różnica?

OKR i KPI mają wiele różnic.

Krótko mówiąc, OKR przyjmują bardziej holistyczne podejście do wydajności niż KPI. KPI mierzą postęp. OKR określają cele, inspirują do innowacyjnego myślenia i mierzą postępy.

Aby zrozumieć, w jaki sposób są ze sobą powiązane, KPI mogą być doskonałymi KR i vice versa. Typowym podejściem do wskaźników KPI są metryki biznesowe, które są opóźnione. Przydatne do zrozumienia wyników w przeszłości, ale nie inspiruje innowacyjnych pomysłów na przyszłość. Niektóre kluczowe wskaźniki wydajności są niezbędne do śledzenia, ale mogą:   nie pasuje   w OKR dowolnego zespołu lub działu ze względu na określone przez Ciebie cele. Śledź ich.

KPI i OKR nie wykluczają się wzajemnie.

Uzupełniają się nawzajem.

Jak przejrzeć OKR: zasada KIDS

Utrzymuj to martwe proste

Skomplikowane procesy nic Ci nie dadzą. Potrzebujesz struktury i starych dobrych, szczerych rozmów. Trudno jest poprawnie wykonać OKR, więc potrzebujesz   ćwiczyć   oraz   odbicie . Organizuj regularne spotkania przeglądowe na wszystkich poziomach organizacji.

To oczywiste, ale nie jest to, jak prowadzisz te spotkania.

Spotkania bez agendy są szkodliwymi frajerami czasu. Eksperymentuj z ich strukturą, aby dopasować je do Twojej kultury, ale uwzględnij następujące elementy:

• Dyskusje na temat wskaźników ORAZ wezwania do osądu poprzedzające spotkanie.
• Sekcja „następne kroki”, zwykle umieszczana pod koniec.

W zależności od wielkości firmy i skali, w jakiej wdrożono OKR, musisz zautomatyzować raportowanie lub przynajmniej zastosować podejście oparte na szablonie. Rozważ użycie oprogramowania OKR, które pomoże Ci zautomatyzować.

Podczas tego procesu szukaj trzech rzeczy:

Stosowanie zasady KIDS

Jeśli zbytnio skomplikujesz rzeczy, będziesz sfrustrowany i prawdopodobnie przegapisz jeden lub dwa spostrzeżenia. Zacznij od czegoś tak prostego, jak format tak lub nie lub zielono-żółto-czerwony system do oceny postępów. Następnie kop głębiej, krok po kroku.

Postęp w realizacji celów

Jeśli nie robisz postępów w kierunku wielkiego OS, oceń KR, inicjatywy i bieżące wysiłki. Czasami te trzy nie pasują do siebie i trzeba je przedefiniować. W porządku. Praktyka czyni lepszym, czy coś takiego.

Znaczenie Os i KRs

Jeśli Twoi ludzie, zespoły, działy i świat nie osiągają swoich celów, ale nadal osiągasz wzrost lub postęp, zakwestionuj trafność OKR. Możesz potrzebować dalszej praktyki.

Ilość wartości, którą lubisz

Jeśli ilość wysiłku i czasu włożona w iterację i ewolucję Twoich OKR nie daje satysfakcjonującego zwrotu z inwestycji, zastanów się, czy struktura jest dobrze dopasowana do Twojej kultury biznesowej i potrzeb. Firma o zwiększonych potrzebach adaptacyjnych, która wymaga dużego wzmocnienia zespołów, może nie skorzystać z wolniejszej iteracyjnej struktury.

Jak wybrać oprogramowanie OKR

Przy wszystkich dostępnych na rynku możliwościach wyboru, trudno z góry określić, które oprogramowanie OKR najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i kulturze. Wymieniliśmy więc kilka kluczowych cech, na które powinieneś zwrócić uwagę podczas oceny frameworka OKR.

1. Jest dostępny dla wielu osób

Śledzenie OKR nie powinno być zadaniem kilku wybranych. Ponieważ stają się wąskimi gardłami informacji, a proces niweczy cel delegowania ich rozwoju.

Chcesz mieć jedno źródło prawdy dla swoich OKR i strategii, do którego każdy ma dostęp.

2. Wspiera adopcję na dużą skalę

Jeśli Twoja firma nie ma doświadczenia z OKR, najlepiej zacząć od małej i rozwijać się po wykazaniu sukcesu. Zapoznanie się z platformą, która dobrze sprawdza się w mniejszych zespołach, ale może równie dobrze obsługiwać znacznie większą liczbę osób, jest niezbędne do płynnego przejścia do adopcji na dużą skalę.

3. Można go dostosować

Kiedy jesteś elastyczny we wdrażaniu ram OKR, potrzebujesz oprogramowania, które wzbogaca twoje podejście, a nie oprogramowania, którego ograniczenia usztywniają twoje podejście. Dotyczy to wszystkiego, co związane ze strategią, od   automatyzacja raportowania   do   konfigurowalne planowanie strategiczne.

4. Ułatwia recenzowanie

Jeśli potrzebujesz użyć więcej niż kilku narzędzi do raportowania swoich postępów, dodajesz tarcia do procesu, który musi przebiegać jak łyżwiarz na zamarzniętym jeziorze. Wybrane oprogramowanie powinno znajdować się w centrum twoich spotkań przeglądowych, aby pomóc w skupieniu się na dyskusji i podejmowaniu świadomych decyzji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Cascade może pomóc Ci we wdrożeniu frameworka OKR,   rozpocznij bezpłatny okres próbny   lub   wskoczyć na demo   z naszym zespołem, a my przeprowadzimy Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć.