Le cadre OKR : comment le mettre en œuvre et les erreurs à éviter

OKR est un cadre populaire que peu d'organisations parviennent à faire fonctionner pour elles.

De nombreuses entreprises considèrent leurs OKR comme la solution à tous leurs problèmes stratégiques et de concentration. Naturellement, ils finissent par être déçus. Comme tout framework, il peut certes apporter de nombreuses réponses précieuses, mais sa mise en place demande du temps et de la pratique pour offrir un ROI satisfaisant.

Dans ce guide, nous vous dévoilerons les voies du cadre OKR, les secrets qui en font un cadre réussi et vous aiderons à le mettre en œuvre efficacement. Voici ce que vous trouverez :

• Qu'est-ce que l'OKR ?
• Erreurs courantes lors de l'application de la méthodologie OKR
• Comment aborder les OKR pour réussir ?
• Comment rédiger des OKR utiles ?
• OKR vs KPI : quelle est la différence entre eux ?
• Comment réviser les OKR : la règle KIDS
• Comment choisir un logiciel OKR

Qu'est-ce que l'OKR ? Une définition particulière

OKR signifie «Objectifs et résultats clés» et est un   cadre stratégique, pas seulement un outil d'établissement d'objectifs ou de leadership. Cette simple idée fausse est responsable de la plupart des tentatives infructueuses de mise en œuvre.

L'objectif principal des OKR est d'aligner les objectifs de l'entreprise   vision   avec le travail quotidien de chaque employé d'une manière simple et flexible tout en   favoriser la pensée novatrice. Le cadre nécessite une approche fondamentalement itérative pour être efficace, qui comprend deux parties. Mettre en place des OKR dans toute l'organisation et adopter un processus d'examen régulier.

Les OKR sont composés de trois éléments : les objectifs, les résultats clés et les initiatives.

Erreurs courantes lors de l'application du cadre OKR

D'innombrables entreprises ont essayé et échoué à mettre en œuvre le cadre OKR de manière efficace et productive.

En fait, la plupart des tentatives sont si grossièrement exécutées qu'elles ont laissé des dizaines de travailleurs du savoir mépriser le cadre. Qu'il s'agisse de l'inexpérience du leadership ou d'attentes irréalistes, les organisations profitent rarement de tous les avantages que ce modèle a à offrir.

Bien qu'il s'agisse d'un cadre simple, il est notoirement difficile à mettre en œuvre.

Voici les erreurs les plus courantes que les gens commettent lorsqu'ils essaient de mettre en œuvre le cadre OKR :

• Le confondre avec juste un cadre d'établissement d'objectifs
• Mauvaise mise en œuvre due à l'inexpérience ou à une compréhension incomplète
• Rigidité dans la mise en œuvre

Le confondre avec juste un cadre d'établissement d'objectifs

OKR n'est pas seulement un cadre de définition d'objectifs.

Ni un simple outil de gestion.

C'est bien plus que cela. C'est un puissant   modèle de stratégie. Cela signifie qu'il comporte des éléments structurels et de gouvernance. Les personnes qui se concentrent uniquement sur les éléments structurels (les « O », les « KR » et les initiatives) confondent OKR avec un cadre de définition d'objectifs. Ils oublient les éléments de gouvernance qui sont cruciaux pour le succès du modèle et déploient des efforts disproportionnés pour mettre en place des OKR qui semblent « en cascade », approuvés par le haut et « logiques » pour chaque département, équipe ou individu.

Et ils se retrouvent avec un ensemble d'engagements non pertinents et totalement inutiles.

L'établissement d'objectifs à l'échelle de l'entreprise sans contexte stratégique approprié est une perte de temps pour tout le monde.

S'attendre à ce que les gens remplissent leurs OKR sans aucun contexte ou visibilité supplémentaire dans la stratégie de l'entreprise fait plus de mal que de bien. C'est une tentative vouée à l'échec de résoudre le problème d'alignement, et cela ajoute du bruit au travail quotidien des gens.

La mise en œuvre des OKR va de pair avec le partage du contexte stratégique.

Mauvaise mise en œuvre due à l'inexpérience ou à une compréhension incomplète

Dans le scénario inhabituel où la direction de l'organisation reconnaît le rôle crucial du contexte stratégique dans la mise en place des OKR, la mise en œuvre réussie du modèle est loin d'être acquise.

Dans tous les aspects de la vie, lorsque la théorie rencontre la pratique, la théorie se brise.

La stratégie n'est pas différente. Lorsque votre organisation passe de la préparation au développement de ses OKR, faites attention à ces deux erreurs :

1. Le leadership ne parvient pas à fournir un contexte stratégique

Savoir que le contexte stratégique est essentiel et le fournir réellement à vos employés est plus facile à dire qu'à faire. C'est parce que la plupart des dirigeants ignorent la loi la plus importante de la communication stratégique.

La loi n°1 de la communication stratégique :

Plus vous vous éloignez du sommet, moins les gens connaissent la stratégie.

Il est difficile de lutter contre quelque chose que vous ignorez. Mais même lorsque vous connaissez votre ennemi, vous devez appliquer la bonne tactique pour le vaincre. La manière traditionnelle dont les dirigeants se préparent pour le combat consiste à présenter des diapositives sophistiquées et des feuilles de calcul complètes lors de l'événement "Lancement de la stratégie 2022". La triste vérité est que   présenter votre stratégie ne fonctionne pas, quel que soit le nombre d'organisations qui l'essayent. Les gens oublient le plan et ne l'exécutent jamais.

Vous pourriez vous laisser tenter de croire que vous ferez mieux. Eh bien, nous connaissons un stratège qui a décidé de diffuser la stratégie avec des vidéos personnalisées à chaque employé. Il a envoyé près de 100 vidéos, mais quand il a demandé quelle était la stratégie, personne ne l'a su. Parlez d'une approche personnalisée.

Est-ce parce que les gens ne se soucient pas de la stratégie de leur entreprise ? Non. Est-ce parce que les gens sont trop stupides ou incultes pour le comprendre ? Absurdité. Y a-t-il des gens qui veulent seulement récupérer leur chèque de paie et rentrer chez eux ? Absolument, mais la grande majorité des employés souhaitent avoir accès à la stratégie de leur entreprise et veulent comprendre comment ils contribuent à la croissance de l'entreprise.

Alors, y a-t-il une meilleure façon de communiquer votre stratégie ?

Oui. Vous devez exposer votre stratégie à vos employés et la rendre disponible à la demande.   Exposition de la stratégie   est plus un état d'esprit qu'un ensemble d'actions. Une fois que vous réalisez ce que les gens veulent, vous pouvez trouver plusieurs façons de partager votre plan, d'inclure vos gens à divers degrés et de les aider à avoir le contexte pour prendre des décisions éclairées. De l'examen des réunions à   Solutions logicielles.

N'oubliez pas qu'il n'y a pas de communication excessive en stratégie. Et lorsqu'on demande aux gens d'aligner leur travail quotidien sur les priorités stratégiques de l'entreprise - c'est-à-dire remplir leurs OKR - ils ont besoin de contexte.

2. Les OKR sont distribués de haut en bas

Les OKR en cascade supposent qu'ils ont une nature strictement hiérarchique. Ils ne le font pas.

Cette erreur conduit à une erreur qui prive le cadre de l'un de ses avantages les plus précieux. Leur   délégué   développement. Chaque équipe nécessite une approbation descendante de ses OKR, ce qui se traduit souvent par des équipes héritant des KR et les utilisant comme O (ce qui est une mauvaise idée, comme nous le verrons plus tard).

Arrêtez de voir et de traiter ce cadre comme un outil d'établissement d'objectifs.

Il n'y a pas d'OKR cloisonnés, mais ils ne sont pas non plus liés de manière linéaire. Les OKR sont des réseaux.

Rigidité dans la mise en œuvre

L'inflexibilité prend plusieurs formes.

Tout d'abord , il est important de reconnaître qu'il faut du temps à votre organisation pour bien faire les choses. C'est un processus d'apprentissage qui comprend des erreurs et de mauvais résultats. Les entreprises sans expérience préalable avec les OKR n'auront pas tout compris dès la première ou même la deuxième année de mise en œuvre. Ainsi, ce n'est pas une bonne idée de se fier uniquement aux OKR pour l'alignement et la concentration. Faites attention aux progrès stratégiques et à la valeur opérationnelle des OKR, et votre compréhension (et les avantages acquis) évoluera avec le temps.

Deuxièmement , il est également important de réaliser que tous les cadres ne conviennent pas à toutes les organisations. De nombreuses entreprises ont testé et rejeté des cadres stratégiques, comme le populaire   Balanced Scorecard, car ils ne leur apportent pas assez de valeur. Il en va de même pour les OKR. Si, par exemple, votre organisation évolue rapidement et que le processus d'itération d'OKR est à la traîne, cela n'a pas vraiment de sens d'implémenter ce modèle, n'est-ce pas ? Passez à quelque chose de plus flexible.

Troisièmement , tout ne rentrera pas dans le cadre. Certaines initiatives ou certains projets seront nécessaires mais impossibles à intégrer dans l'ensemble d'OKR d'un département ou d'une équipe. C'est bon. Tant que vous êtes certain de leur importance, incluez-les dans votre plan en tant qu'entités distinctes.

Comment aborder les OKR pour réussir ?

Lorsque vous tentez de mettre en œuvre le cadre OKR dans votre organisation, gardez à l'esprit trois choses :

1. Les OKR s'intègrent

Ils ne cascadent pas. Les OKR sont composés de trois parties : les objectifs, les résultats clés et les initiatives.

Ce qui rend les OKR si difficiles à cascader, c'est qu'ils sont liés les uns aux autres de plus d'une manière. Par exemple, le marketing et les ventes peuvent partager des résultats clés tandis que le produit et les ventes partagent des objectifs. Comment pouvez-vous relier les OKR de haut en bas de manière linéaire ? Vous ne pouvez pas.

Exemples d'OKR

Exemple d'OKR marketing :

Objectif : Atteindre davantage de nos clients idéaux et les aider à nous reconnaître comme la meilleure solution à leurs problèmes.

Résultat clé : Augmentation du pipeline qualifié de 30 %

Initiative : Augmenter le taux de conversion vers les pages principales

Exemple d'OKR de vente :

Objectif : Susciter l'intérêt de nos prospects pour notre produit et leur donner envie de l'utiliser

Résultat clé : Augmentation du pipeline qualifié de 30 %

Initiative : déterminez qui a le pouvoir de prendre la décision d'achat avant de vous lancer dans un appel

Exemple d'OKR de produit :

Objectif : Susciter l'intérêt de nos prospects pour notre produit et leur donner envie de l'utiliser

Résultat clé : réduction du délai de rentabilisation de 50 %

Initiative : aidez l'utilisateur à saisir des informations cruciales en moins de trois clics

Les OKR sont liés les uns aux autres et créent un   réseau .

Comment rédiger des OKR utiles ?

Ne sous-estimez pas l'effort et le soin apportés à la rédaction d'OKR utiles.

L'une des raisons pour lesquelles tant d'organisations ne parviennent pas à mettre en œuvre les OKR est le manque d'expérience des gens dans la rédaction d'OKR pertinents et inspirants. Contrer le manque d'expérience avec un soin et une réflexion supplémentaires lors du développement et de l'examen des OKR.

Voyons quelques conseils sur la façon d'écrire des OKR utiles.

Comment rédiger des OKR : rédiger des objectifs inspirants

Fixer les objectifs dans vos OKR augmente vos chances de réussite à plus de 80 %.

Les maîtres fixateurs d'objectifs s'assurent que leurs objectifs ont deux caractéristiques importantes :

1. Ils sont inspirants
2. Ils sont basés sur les avantages

Cela semble assez simple, et ça devrait l'être. Mais ce n'est pas. Dans leur tentative de cascader les OKR, la plupart des organisations finissent par commettre des erreurs sur ce front.

Pour faire un objectif basé sur les bénéfices, les équipes et les individus doivent découvrir et déterminer leurs objectifs par eux-mêmes. La plupart des organisations et des dirigeants évitent de responsabiliser leurs employés de cette façon. Alors, d'une manière ou d'une autre, ils   dicter   les objectifs parce qu'ils croient que leurs employés n'ont pas le contexte stratégique approprié pour prendre des décisions éclairées et bien alignées.

(Et ils ont tout à fait raison, ce qui nous ramène à « exposer votre stratégie ».)

Le problème avec cette approche, cependant, est que les dirigeants n'ont pas le contexte opérationnel que l'équipe possède intrinsèquement et se concentrent trop sur le « comment » ou les mesures commerciales. Cependant, ce n'est pas la responsabilité du leader de décider comment son équipe va atteindre l'objectif ou atteindre la cible. Il est de la responsabilité de l'équipe de déterminer la meilleure façon de se rendre à destination. Si l'équipe réussit, les mesures commerciales prendront soin d'elles-mêmes.

Alors, comment guidez-vous votre équipe pour rédiger de grands objectifs ?

Décrivez l'avantage dont bénéficie votre client   Merci   au travail de votre équipe. Déployer une nouvelle fonctionnalité n'est pas un bon objectif car avoir un marteau n'est pas un avantage. Ni enfoncer un clou. Mais mettre une photo de famille   Merci   au marteau est clairement un avantage.

Par exemple, dans une tentative en cascade, l'objectif "Augmenter les revenus de 40 %" pourrait se traduire par l'objectif marketing "Augmenter le pipeline qualifié de 40 %". Mais ce n'est pas un objectif inspirant ou axé sur les avantages. Voici ce que vous pouvez choisir à la place :

Exemple d'OKR marketing :

Objectif : Atteindre davantage de nos Clients idéaux et les aider à nous reconnaître comme la meilleure solution à leurs problèmes.

Résultat clé : Augmentation du pipeline qualifié de 40 %

Et l'objectif initial devient un grand KR en retard. N'oubliez pas que vous voulez des objectifs basés sur les avantages. Et une fois que vous les avez configurés, vous devez savoir si vous vous rapprochez de leur réalisation.

En d'autres termes, vous devez apprendre…

Comment rédiger des OKR : rédiger des résultats clés complets

Idéalement, les résultats clés sont des mesures avancées qui vous indiquent si l'équipe évolue dans la bonne direction.

Ce n'est pas la même chose que l'équipe qui est productive. L'équipe peut fonctionner comme une machine, avoir des niveaux de rendement élevés, mais aller dans la mauvaise direction. C'est pourquoi les objectifs de production ne sont pas de bons résultats clés.

D'excellents résultats clés sont révélateurs de progrès et présentent les caractéristiques suivantes :

1. Ils sont complets
2. Ils sont axés sur les résultats

C'est là que les chiffres entrent en jeu. Mais pas seulement. Les KR sont des indicateurs de progrès efficaces lorsqu'ils offrent une bonne vue d'ensemble.

Alors, déterminez   un ensemble de KR . Cet ensemble doit inclure des KR avant, arrière et compteurs.

Principaux KR   sont des métriques de type action et axées sur les processus que vous pouvez influencer directement (d'où le trait de type action) et peuvent prédire la fonctionnalité, ce qui signifie que leur progression vous indique à quel point vous vous rapprochez de vos objectifs de sortie.

KR en retard   sont des mesures commerciales et révèlent les performances passées. Ils sont essentiels à suivre mais n'ont aucun effet sur l'avenir.

Compteur de KR   vous aider à atténuer les effets d'une concentration excessive ou du dépassement de vos objectifs. Vous ne voulez pas trop vous concentrer sur la fabrication d'un marteau puissant que personne ne peut soulever.

Suivant notre exemple :

Exemple d'OKR marketing :

Objectif : Atteindre davantage de nos Clients idéaux et les aider à nous reconnaître comme la meilleure solution à leurs problèmes.

KR en retard : augmentation du pipeline qualifié de 40 %
KR en retard : augmentez le trafic vers la page de démonstration de 60 %
Leading KR : Nombre d'expérimentations par semaine/mois pour diminuer le coût d'acquisition client
Compteur KR : % de transactions conclues

Maintenant, vous avez une destination inspirante et un moyen de mesurer la distance que vous parcourez. Tout ce dont vous avez besoin maintenant est de déterminer l'étape en cours de route.

Comment rédiger des OKR : rédiger des initiatives exploitables

C'est la partie la plus volatile des OKR.

Et le moins important. C'est parce que les initiatives font référence à la   Actions   de l'équipe ou de l'individu qu'il faudra pour progresser. Si les Os et les KR se correspondent bien, alors cette partie du cadre prendra soin d'elle-même.

Les initiatives dictées entrent dans le domaine de la microgestion et enlèvent l'étincelle d'innovation de votre équipe. De plus, inclure cet élément dans votre implémentation du framework est facultatif. La plupart des entreprises ne l'incluent pas vraiment.

Exemple d'OKR marketing :

Objectif : Atteindre davantage de nos Clients idéaux et les aider à nous reconnaître comme la meilleure solution à leurs problèmes.

KR en retard : augmentation du pipeline qualifié de 40 %
KR en retard : augmentez le trafic vers la page de démonstration de 60 %
Leading KR : Nombre d'expérimentations par semaine/mois pour diminuer le coût d'acquisition client
Compteur KR : % de transactions conclues

Initiative : Augmenter notre génération de contenu
Initiative:   Désencombrer notre page d'accueil
Initiative : Organiser des séminaires gratuits

OKR utilisés pour mesurer l'efficacité des RH

Voyons un autre exemple d'OKR pour le service RH

Objectif:   Créer un espace de travail inclusif et très solidaire

KR en retard :   Taux de rétention des employés
KR en retard :   Nombre de plaintes par mois
Leading KR : nombre de demandes de services d'assistance fournies par l'entreprise
Premier KR :   % de nouvelles embauches issues de groupes minoritaires
Compteur KR :   Coût des services de soutien fournis à la performance à long terme et à l'absentéisme

Initiative:   Envoyez des e-mails le lundi détaillant 1-2 services fournis + tout événement de travail ou session de formation pour la semaine
Initiative:   Exécutez des sondages anonymes auprès des équipes demandant des commentaires sur le leadership
Initiative:   Détailler les programmes de formation et de perfectionnement pour chaque département

En outre, le processus d'examen examine si les actions en cours apportent les progrès souhaités et aide à déterminer les prochaines.

OKR vs KPI : quelle est la différence entre eux ?

Les OKR et les KPI présentent de nombreuses différences.

En bref, les OKR adoptent une approche plus holistique de la performance que les KPI. Les KPI mesurent les progrès. Les OKR définissent des objectifs, inspirent une réflexion innovante et mesurent les progrès.

Pour comprendre comment ils sont liés, les KPI peuvent être d'excellents KR et vice versa. L'approche habituelle des KPI est celle des métriques commerciales qui sont en retard. Utile pour comprendre les performances passées mais ne suscite pas d'idées innovantes pour l'avenir. Certains KPI sont essentiels à suivre mais peuvent   ne convient pas   dans l'ensemble d'OKR d'une équipe ou d'un service en fonction des objectifs que vous avez déterminés. Continuez à les suivre.

Les KPI et les OKR ne s'excluent pas mutuellement.

Ils se complètent.

Comment réviser les OKR : la règle KIDS

Restez simple

Des processus élaborés ne vous feront aucun bien. Ce dont vous avez besoin, ce sont de la structure et de bonnes vieilles conversations honnêtes. Il est difficile de faire correctement les OKR, vous devez donc   pratique   et   réflexion . Établir des réunions d'examen régulières à tous les niveaux de l'organisation.

C'est évident, mais ce qui ne l'est pas, c'est la façon dont vous gérez ces réunions.

Les réunions sans ordre du jour sont des ventouses nuisibles. Expérimentez avec leur structure pour les adapter à votre culture, mais incluez les éléments suivants :

• Discussions sur les paramètres ET les appels au jugement qui ont précédé la réunion.
• Une section "prochaines étapes", généralement placée vers la fin.

Selon la taille de votre entreprise et l'échelle à laquelle vous avez mis en œuvre les OKR, vous devrez automatiser les rapports ou, à tout le moins, adopter une approche basée sur des modèles. Envisagez d'utiliser le logiciel OKR pour vous aider à automatiser.

Au cours de ce processus, recherchez trois choses :

Application de la règle KIDS

Si vous compliquez trop les choses, vous serez frustré et manquerez probablement une idée ou deux. Commencez par quelque chose d'aussi simple qu'un format oui ou non ou un système vert-jaune-rouge pour évaluer les progrès. Ensuite, creusez plus profondément, une étape à la fois.

Progrès vers les objectifs

Si vous ne faites pas de progrès vers les grands Os, évaluez les KR, les initiatives et l'effort actuel. Parfois, ces trois éléments ne vont pas ensemble et vous devez les redéfinir. C'est bon. La pratique rend meilleur, ou quelque chose comme ça.

Pertinence des O et des KR

Si vos employés, vos équipes, vos départements et le monde ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs, mais que vous réalisez tout de même une croissance ou des progrès, alors remettez en question la pertinence des OKR. Vous pourriez avoir besoin de plus de pratique.

Montant de la valeur que vous appréciez

Si la quantité d'efforts et de temps consacrés à l'itération et à l'évolution de vos OKR ne produit pas un retour sur investissement satisfaisant, déterminez si le cadre est bien adapté à la culture et aux besoins de votre entreprise. Une entreprise ayant des besoins d'adaptabilité accrus qui nécessitent une forte responsabilisation des équipes pourrait ne pas bénéficier d'un cadre itératif plus lent.

Comment choisir un logiciel OKR

Avec tous les choix sur le marché, il est difficile de savoir à l'avance quel logiciel OKR correspond le mieux à vos besoins et à votre culture. Nous avons donc répertorié quelques caractéristiques clés que vous devriez rechercher lors de l'évaluation d'un cadre OKR.

1. Il est accessible à de nombreuses personnes

Garder une trace de vos OKR ne devrait pas être le travail de quelques privilégiés. Parce qu'ils deviennent des goulots d'étranglement de l'information et que le processus va à l'encontre de l'objectif de délégation de leur développement.

Vous voulez avoir une source unique de vérité pour vos OKR et votre stratégie accessible à tous.

2. Prend en charge une adoption à grande échelle

Si votre entreprise n'a pas d'expérience avec les OKR, il est préférable de commencer petit et de se développer une fois que vous avez réussi. Se familiariser avec une plate-forme qui fonctionne bien pour les petites équipes mais qui peut prendre en charge tout aussi facilement un plus grand nombre de personnes est essentiel pour une transition plus fluide vers une adoption à grande échelle.

3. C'est personnalisable

Lorsque vous êtes flexible dans votre mise en œuvre du cadre OKR, vous avez besoin d'un logiciel qui complète votre approche, et non d'un logiciel dont les limites rendent votre approche plus rigide. Cela s'applique à tout ce qui touche à la stratégie, de   automatisation des rapports   à   planification stratégique personnalisable.

4. Il facilite la révision

Si vous avez besoin d'utiliser plusieurs outils pour rendre compte de vos progrès, vous ajoutez de la friction à un processus qui doit se dérouler comme un patineur dans un lac gelé. Le logiciel que vous choisissez doit être au centre de vos réunions d'examen pour aider à cibler la discussion et à éclairer vos décisions.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Cascade peut vous aider à mettre en œuvre le cadre OKR,   commencer un essai gratuit   ou   sauter sur une démo   avec notre équipe et nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir.