El marco OKR: cómo implementarlo y errores a evitar

OKR es un marco popular que pocas organizaciones logran que funcione para ellos.

Muchas empresas tratan sus OKR como la solución a todos sus problemas estratégicos y de enfoque. Naturalmente, terminan decepcionados. Como cualquier marco, sin duda puede proporcionar muchas respuestas valiosas, pero su implementación requiere tiempo y práctica para ofrecer un retorno de la inversión satisfactorio.

En esta guía, revelaremos las formas del marco OKR, los secretos que lo convierten en un marco exitoso y lo ayudaremos a implementarlo de manera efectiva. Esto es lo que encontrará:

• ¿Qué es OKR?
• Errores comunes al aplicar la metodología OKR
• ¿Cómo abordar los OKR para tener éxito?
• ¿Cómo escribir OKR útiles?
• OKR vs KPI: ¿cuál es la diferencia entre ellos?
• Cómo revisar los OKR: la regla KIDS
• Cómo elegir un software OKR

¿Qué es OKR? Una definición distintiva

OKR significa "Objetivos y resultados clave" y es un   marco estratégico, no solo una herramienta de establecimiento de objetivos o de liderazgo. Este simple concepto erróneo es responsable de la mayoría de los intentos fallidos de implementarlo.

El objetivo principal de los OKR es alinear los objetivos de la empresa   visión   con el trabajo diario de cada empleado de una manera simple y flexible mientras   fomentar el pensamiento innovador. El marco requiere un enfoque fundamentalmente iterativo para ser efectivo, que incluye dos partes. Establecer OKR en toda la organización y adoptar un proceso de revisión regular.

Los OKR se componen de tres elementos: objetivos, resultados clave e iniciativas.

Errores comunes al aplicar el marco OKR

Innumerables empresas han intentado sin éxito implementar el marco OKR de una manera efectiva y productiva.

En realidad, la mayoría de los intentos se ejecutan de manera tan cruda que han dejado a decenas de trabajadores del conocimiento despreciando el marco. Ya sea por la inexperiencia del liderazgo o por expectativas poco realistas, rara vez las organizaciones disfrutan de todos los beneficios que este modelo tiene para ofrecer.

Aunque es un marco simple, es notoriamente difícil de implementar.

Estos son los errores más comunes que cometen las personas al intentar implementar el marco OKR:

• Confundirlo solo con un marco de establecimiento de objetivos
• Implementación deficiente debido a la inexperiencia o comprensión incompleta
• Inflexibilidad en la implementación

Confundirlo solo con un marco de establecimiento de objetivos

OKR no es solo un marco de establecimiento de objetivos.

Ni sólo una herramienta de gestión.

Es mucho más que eso. es un poderoso   modelo de estrategia. Eso significa que tiene elementos estructurales y de gobernanza. Las personas que se enfocan solo en los elementos estructurales (las "O", los "KR" y las iniciativas) confunden los OKR con un marco de establecimiento de objetivos. Se olvidan de los elementos de gobierno que son cruciales para el éxito del modelo y ponen un esfuerzo desproporcionado en establecer OKR que parezcan "en cascada", aprobados desde arriba y que "tengan sentido" para cada departamento, equipo o individuo.

Y terminan con un conjunto de compromisos irrelevantes y completamente inútiles.

El establecimiento de objetivos para toda la empresa sin el contexto estratégico adecuado es una pérdida de tiempo para todos.

Esperar que las personas completen sus OKR sin ningún contexto adicional o visibilidad en la estrategia del negocio hace más daño que bien. Es un intento fallido de resolver el problema de la alineación y agrega ruido al trabajo diario de las personas.

La implementación de OKR va de la mano con compartir el contexto estratégico.

Implementación deficiente debido a la inexperiencia o comprensión incompleta

En el escenario inusual en el que el liderazgo de la organización reconoce el papel crucial del contexto estratégico en la configuración de los OKR, la implementación exitosa del modelo está lejos de ser un hecho.

En todos los aspectos de la vida, cuando la teoría se encuentra con la práctica, la teoría se rompe.

La estrategia no es diferente. Cuando su organización pase de la preparación al desarrollo de sus OKR, tenga cuidado con estos dos errores:

1. El liderazgo no proporciona un contexto estratégico

Saber que el contexto estratégico es esencial y proporcionarlo a su gente es más fácil decirlo que hacerlo. Eso es porque la mayoría de los líderes ignoran la ley más importante de la comunicación estratégica.

La ley #1 de la comunicación estratégica:

Cuanto más se mueve desde la parte superior, menos personas conocen la estrategia.

Es difícil luchar contra algo que ignoras. Pero incluso cuando conoces a tu enemigo, debes aplicar las tácticas correctas para derrotarlo. La forma tradicional en que los líderes se preparan para la pelea es con diapositivas elegantes y hojas de cálculo completas para presentar durante el evento "Lanzamiento de la estrategia 2022". La triste verdad es que   presentar su estrategia no funciona, no importa cuántas organizaciones lo intenten. La gente olvida el plan y nunca lo ejecuta.

Podrías tentarte a creer que lo harás mejor. Bueno, sabemos de un estratega que decidió distribuir la estrategia con videos personalizados a cada empleado. Envió cerca de 100 videos, pero cuando preguntó cuál era la estrategia, nadie supo. Hable acerca de un enfoque personalizado.

¿Es esto porque a la gente no le importa la estrategia de su empresa? No. ¿Es esto porque la gente es demasiado tonta o sin educación para entenderlo? Disparates. ¿Hay gente que solo quiere cobrar su sueldo y volver a casa? Absolutamente, pero la gran mayoría de los empleados anhelan tener acceso a la estrategia de su empresa y quieren comprender cómo contribuyen al crecimiento del negocio.

Entonces, ¿hay una mejor manera de comunicar su estrategia?

Sí. Debe exponer su estrategia a su gente y hacer que esté disponible bajo demanda.   Exposición de la estrategia   es más una mentalidad que un conjunto de acciones. Una vez que se dé cuenta de lo que la gente quiere, puede encontrar varias formas de compartir su plan, incluir a su gente en varios grados y ayudarlos a tener el contexto para tomar decisiones informadas. Desde reuniones de revisión hasta   soluciones de software

Recuerde, no existe tal cosa como el exceso de comunicación en la estrategia. Y cuando se les pide a las personas que alineen su trabajo diario con las prioridades estratégicas de la empresa, es decir, completen sus OKR, necesitan contexto.

2. Los OKR se distribuyen de arriba hacia abajo

Los OKR en cascada asumen que tienen una naturaleza estrictamente jerárquica. ellos no

Ese error conduce a una metedura de pata que le roba al marco uno de sus beneficios más valiosos. Sus   delegado   desarrollo. Cada equipo requiere la aprobación de arriba hacia abajo de sus OKR, lo que a menudo se traduce en equipos que heredan KR y los usan como O (lo cual es una mala idea, como veremos más adelante).

Deje de ver y tratar este marco como una herramienta para establecer objetivos.

No hay OKR aislados, pero tampoco están vinculados linealmente. Los OKR son redes.

Inflexibilidad en la implementación

La inflexibilidad toma muchas formas.

En primer lugar , es importante reconocer que se necesita tiempo para que su organización lo haga bien. Es un proceso de aprendizaje que incluye errores y malos resultados. Las empresas que no tengan experiencia previa con los OKR no lo harán bien en el primer o segundo año de implementación. Por lo tanto, no es una buena idea confiar únicamente en los OKR para la alineación y el enfoque. Preste atención al progreso estratégico y al valor operativo de los OKR, y su comprensión (y los beneficios obtenidos) evolucionarán con el tiempo.

En segundo lugar , también es importante darse cuenta de que no todos los marcos se adaptan a todas las organizaciones. Muchas empresas han probado y rechazado marcos estratégicos, como el popular   Cuadro de Mando Integral, porque no les aportan suficiente valor. Lo mismo ocurre con los OKR. Si, por ejemplo, su organización se mueve rápidamente y el proceso de iteración de OKR se está retrasando, entonces realmente no tiene sentido implementar este modelo, ¿verdad? Cambia a algo más flexible.

Tercero , no todo encajará en el marco. Algunas iniciativas o proyectos serán necesarios pero imposibles de encajar en el conjunto de OKR de un determinado departamento o equipo. Está bien. Siempre que esté seguro de su importancia, inclúyalos en su plan como entidades separadas.

¿Cómo abordar los OKR para tener éxito?

Cuando intente implementar el marco OKR en su organización, tenga en cuenta tres cosas:

1. Los OKR se integran

No caen en cascada. Los OKR se componen de tres partes: objetivos, resultados clave e iniciativas.

Lo que hace que los OKR sean tan difíciles de aplicar en cascada es que se relacionan entre sí en más de una forma. Por ejemplo, marketing y ventas pueden compartir resultados clave, mientras que productos y ventas comparten objetivos. ¿Cómo puedes vincular los OKR de arriba a abajo de forma lineal? no puedes

Ejemplos de OKR

Ejemplo de OKR de marketing:

Objetivo: Llegar a más de nuestros Clientes Ideales y ayudarlos a reconocernos como la mejor solución a sus problemas.

Resultado clave : aumentar la canalización cualificada en un 30 %

Iniciativa: aumentar la tasa de conversión a las páginas principales

Ejemplo de OKR de ventas:

Objetivo: hacer que nuestros prospectos se entusiasmen con nuestro producto y estén ansiosos por usarlo

Resultado clave : aumentar la canalización cualificada en un 30 %

Iniciativa: determine quién tiene la autoridad para tomar la decisión de compra antes de participar en una llamada

Ejemplo de OKR de producto:

Objetivo: hacer que nuestros prospectos se entusiasmen con nuestro producto y estén ansiosos por usarlo

Resultado clave: Disminuir el tiempo de valorización en un 50 %

Iniciativa: Ayude al usuario a ingresar información crucial en menos de tres clics

Los OKR se vinculan entre sí y crean un   red

¿Cómo escribir OKR útiles?

No subestimes el esfuerzo y el cuidado que implica escribir OKR útiles.

Una de las razones por las que tantas organizaciones no implementan los OKR es la falta de experiencia de las personas para escribir OKR relevantes e inspiradores. Contrarreste la falta de experiencia con cuidado y reflexión adicionales durante el desarrollo y la revisión de los OKR.

Veamos algunos consejos sobre cómo escribir OKR útiles.

Cómo escribir OKR: escribir objetivos inspiradores

Clavar los objetivos en sus OKR aumenta sus posibilidades de éxito a más del 80 %.

Los expertos en establecer objetivos se aseguran de que sus objetivos tengan dos características importantes:

1. son inspiradores
2. Están basados ​​en beneficios

Suena bastante sencillo, y debería serlo. Pero no lo es. En su intento de generar OKR en cascada, la mayoría de las organizaciones terminan cometiendo errores en ese frente.

Para hacer un objetivo basado en los beneficios, los equipos y las personas deben descubrir y determinar sus objetivos por sí mismos. La mayoría de las organizaciones y líderes evitan empoderar a sus empleados de esa manera. Entonces, de una forma u otra, ellos   dictar   los objetivos porque creen que su gente carece del contexto estratégico adecuado para tomar decisiones informadas y bien alineadas.

(Y tienen toda la razón, lo que nos lleva de vuelta a "exponer su estrategia").

Sin embargo, el problema con ese enfoque es que los líderes carecen del contexto operativo que el equipo posee de manera inherente y se enfocan demasiado en el "cómo" o las métricas comerciales. Sin embargo, no es responsabilidad del líder decidir cómo su equipo logrará la meta o alcanzará el objetivo. Es responsabilidad del equipo determinar la mejor manera de llegar al destino. Si el equipo tiene éxito, las métricas comerciales se cuidarán solas.

Entonces, ¿cómo guía a su equipo para escribir grandes objetivos?

Describa el beneficio que disfruta su cliente   Gracias   al trabajo de su equipo. Lanzar una nueva característica no es un buen objetivo porque tener un martillo no es un beneficio. Tampoco lo es martillar un clavo. Pero poner una foto familiar   Gracias   al martillo es claramente un beneficio.

Por ejemplo, en un intento en cascada, el objetivo "Aumentar los ingresos en un 40 %" podría traducirse en el objetivo de marketing "Aumentar la canalización calificada en un 40 %". Pero este no es un objetivo inspirador o centrado en los beneficios. Esto es lo que puede elegir en su lugar:

Ejemplo de OKR de marketing:

Objetivo : Llegar a más de nuestros Clientes Ideales y ayudarlos a reconocernos como la mejor solución a sus problemas.

Resultado clave : aumentar la canalización cualificada en un 40 %

Y el objetivo inicial se convierte en un gran KR rezagado. Recuerde, quiere objetivos basados ​​en beneficios. Y una vez que los configure, necesita saber si se está acercando a hacerlos realidad.

En otras palabras, necesitas aprender…

Cómo escribir OKR: escribir resultados clave integrales

Idealmente, los resultados clave son medidas de predicción que le indican si el equipo se está moviendo en la dirección correcta.

Esto no es lo mismo que el equipo sea productivo. El equipo podría estar trabajando como una máquina, con altos niveles de producción, pero moviéndose en la dirección equivocada. Es por eso que los objetivos de producción no son buenos resultados clave.

Los grandes resultados clave son indicativos de progreso y tienen estas características:

1. son completos
2. Están enfocados en los resultados

Aquí es donde entran los números. Pero no solo eso. Los KR son indicadores efectivos de progreso cuando ofrecen una buena visión del panorama completo.

Entonces, determina   un conjunto de KR . Ese conjunto debe incluir KR adelantados, retrasados ​​y contrarios.

KR líderes   son métricas similares a la acción y centradas en el proceso en las que puede influir directamente (de ahí el rasgo similar a la acción) y pueden predecir la función, lo que significa que su progreso le indica qué tan cerca estará de sus objetivos de producción.

KR rezagados   son métricas comerciales y revelan el desempeño pasado. Son esenciales para rastrear pero no tienen efecto en el futuro.

Contador de KR   ayudarlo a mitigar los efectos del exceso de enfoque o el logro excesivo de sus objetivos. No querrás concentrarte demasiado en hacer un martillo poderoso que nadie pueda levantar.

Siguiendo nuestro ejemplo:

Ejemplo de OKR de marketing:

Objetivo : Llegar a más de nuestros Clientes Ideales y ayudarlos a reconocernos como la mejor solución a sus problemas.

Lagging KR : aumente la tubería calificada en un 40%
Lagging KR : aumente el tráfico a la página de demostración en un 60%
KR líder : Número de experimentos por semana/mes para disminuir el costo de adquisición de clientes
Contador KR : % de tratos cerrados

Ahora, tiene un destino inspirador y una forma de medir la distancia que camina. Todo lo que necesita ahora es determinar el paso a lo largo del camino.

Cómo redactar OKR: redacción de iniciativas procesables

Esta es la parte más volátil de los OKR.

Y lo menos importante. Eso es porque las iniciativas se refieren a la   comportamiento   del equipo o individuo que tomará para progresar. Si los Os y los KR coinciden bien, entonces esta parte del marco se cuidará sola.

Dictar iniciativas entra en el campo de la microgestión y le quita la chispa innovadora a tu equipo. Además, incluir este elemento en su implementación del marco es opcional. La mayoría de las empresas realmente no lo incluyen.

Ejemplo de OKR de marketing:

Objetivo : Llegar a más de nuestros Clientes Ideales y ayudarlos a reconocernos como la mejor solución a sus problemas.

Lagging KR : aumente la tubería calificada en un 40%
Lagging KR : aumente el tráfico a la página de demostración en un 60%
KR líder : Número de experimentos por semana/mes para disminuir el costo de adquisición de clientes
Contador KR : % de tratos cerrados

Iniciativa : Incrementar nuestra generación de contenidos
Iniciativa:   Declutter nuestra página de inicio
Iniciativa : realizar seminarios gratuitos

OKR utilizados para medir la eficacia de los recursos humanos

Veamos otro ejemplo de OKR para el departamento de RRHH

Objetivo:   Crear un espacio de trabajo inclusivo y muy solidario.

KR rezagado:   Tasa de retención de empleados
KR rezagado:   Número de quejas por mes
KR líder : número de solicitudes de servicios de soporte que brinda la empresa
KR líder:   % de nuevas contrataciones de grupos minoritarios
Contador KR:   Costo de los servicios de apoyo brindados para el desempeño a largo plazo y el ausentismo

Iniciativa:   Envíe correos electrónicos los lunes que detallen 1-2 servicios prestados + cualquier evento de trabajo o sesión de capacitación para la semana
Iniciativa:   Realice encuestas anónimas de los equipos solicitando comentarios sobre el liderazgo.
Iniciativa:   Detallar los programas de capacitación y actualización para cada departamento

Además, el proceso de revisión aborda si las acciones actuales traen el progreso deseado y ayuda a determinar las próximas.

OKR vs KPI: ¿cuál es la diferencia entre ellos?

Los OKR y los KPI tienen muchas diferencias.

En resumen, los OKR adoptan un enfoque más holístico del rendimiento que los KPI. Los KPI miden el progreso. Los OKR definen objetivos, inspiran un pensamiento innovador y miden el progreso.

Para comprender cómo se relacionan, los KPI pueden ser excelentes KR y viceversa. El enfoque habitual de los KPI son las métricas comerciales que están rezagadas. Útil para comprender el desempeño pasado, pero no genera ideas innovadoras para el futuro. Ciertos KPI son esenciales para realizar un seguimiento, pero pueden   no ajustar   en el conjunto de OKR de cualquier equipo o departamento debido a los objetivos que ha determinado. Sigue siguiéndolos.

Los KPI y los OKR no se excluyen mutuamente.

Se complementan.

Cómo revisar los OKR: la regla KIDS

Manténgalo muerto simple

Los procesos elaborados no te servirán de nada. Lo que necesita es estructura y buenas conversaciones honestas. Es difícil hacer los OKR correctamente, por lo que necesita   práctica   y   reflexión Establecer reuniones periódicas de revisión en todos los niveles de la organización.

Eso es obvio, pero lo que no lo es es cómo diriges esas reuniones.

Las reuniones sin agendas son perjudiciales para el tiempo. Experimente con su estructura para que se adapten a su cultura, pero incluya lo siguiente:

• Discusiones sobre las métricas Y los juicios que precedieron a la reunión.
• Una sección de "próximos pasos", generalmente ubicada cerca del final.

Según el tamaño de su empresa y la escala a la que haya implementado los OKR, deberá automatizar los informes o, como mínimo, adoptar un enfoque basado en plantillas. Considere usar el software OKR para ayudarlo a automatizar.

Durante este proceso, busque tres cosas:

Aplicando la regla KIDS

Si complica demasiado las cosas, se sentirá frustrado y probablemente perderá una o dos ideas. Comience con algo tan simple como un formato de sí o no o un sistema verde-amarillo-rojo para evaluar el progreso. Luego, profundice, un paso a la vez.

Progreso hacia los objetivos

Si no está progresando hacia los grandes objetivos, evalúe los KR, las iniciativas y el esfuerzo actual. A veces, estos tres no encajan del todo y es necesario redefinirlos. Está bien. La práctica hace mejor, o algo así.

Relevancia de Os y KR

Si su gente, equipos, departamentos y el mundo no logran cumplir sus objetivos, pero aun así logra crecimiento o progreso, entonces desafíe la relevancia de los OKR. Es posible que necesite más práctica.

Cantidad de valor que disfruta

Si la cantidad de esfuerzo y tiempo que se dedica a iterar y evolucionar sus OKR no produce un ROI satisfactorio, considere si el marco es adecuado para la cultura y las necesidades de su negocio. Una empresa con mayores necesidades de adaptabilidad que requieren un fuerte empoderamiento de los equipos podría no beneficiarse de un marco iterativo más lento.

Cómo elegir un software OKR

Con todas las opciones del mercado, es difícil saber de antemano qué software OKR se adapta mejor a sus necesidades y cultura. Por lo tanto, hemos enumerado algunos rasgos clave que debe buscar al evaluar un marco de OKR.

1. Es accesible para muchas personas

Hacer un seguimiento de tus OKR no debería ser tarea de unos pocos. Porque se convierten en cuellos de botella de información, y el proceso frustra el propósito de delegar su desarrollo.

Desea tener una única fuente de verdad para sus OKR y estrategia a la que todos puedan acceder.

2. Apoya una adopción a gran escala

Si su empresa no tiene experiencia con los OKR, es mejor comenzar poco a poco y expandirse una vez que haya demostrado el éxito. Familiarizarse con una plataforma que funciona bien para equipos más pequeños pero que puede cuidar con la misma facilidad de un número mucho mayor de personas es esencial para una transición más fluida a la adopción a gran escala.

3. Es personalizable

Cuando está siendo flexible en su implementación del marco OKR, necesita un software que se sume a su enfoque, no un software cuyas limitaciones hagan que su enfoque sea más rígido. Eso se aplica a todo lo relacionado con la estrategia, desde   automatización de informes   a   Planificación estratégica personalizable.

4. Facilita la revisión

Si necesita usar más de un par de herramientas para informar sobre su progreso, entonces está agregando fricción a un proceso que debe fluir como un patinador en un lago congelado. El software que elija debe estar en el centro de sus reuniones de revisión para ayudar a que la discusión se centre y sus decisiones estén informadas.

Si desea obtener más información sobre cómo Cascade puede ayudarlo a implementar el marco OKR,   iniciar una prueba gratuita   o   salta a una demostración   con nuestro equipo y lo guiaremos a través de todo lo que necesita saber.