Структура OKR: как ее внедрить и избежать ошибок

OKR — это популярная структура, которую немногим организациям удается заставить работать на себя.

Многие компании рассматривают свои OKR как решение всех своих стратегических и фокусирующих проблем. Естественно, они разочаровываются. Как и любой фреймворк, он, безусловно, может дать много ценных ответов, но его внедрение требует времени и практики, чтобы обеспечить удовлетворительную рентабельность инвестиций.

В этом руководстве мы раскроем принципы построения OKR, секреты, которые сделают его успешным и помогут вам эффективно его внедрить. Вот что вы найдете:

• Что такое ОКР?
• Распространенные ошибки при применении методологии OKR
• Как подойти к OKR, чтобы добиться успеха?
• Как написать полезные OKR?
• OKR и KPI: в чем разница между ними?
• Как пересматривать OKR: правило KIDS
• Как выбрать программу OKR

Что такое ОКР? Отличительное определение

OKR расшифровывается как «Цели и ключевые результаты».   стратегическая структура, а не просто инструмент постановки целей или лидерства. Это простое заблуждение является причиной большинства неудачных попыток его реализации.

Основная цель OKR — привести компанию в соответствие.   зрение   с повседневной работой каждого сотрудника простым и гибким способом, в то время как   поощрение инновационного мышления. Чтобы быть эффективной, структура требует принципиально итеративного подхода, который состоит из двух частей. Настройка OKR во всей организации и внедрение регулярного процесса проверки.

OKR состоят из трех элементов: целей, ключевых результатов и инициатив.

Распространенные ошибки при применении структуры OKR

Бесчисленное количество компаний пытались и не смогли эффективно и продуктивно внедрить структуру OKR.

На самом деле, большинство попыток выполняются настолько грубо, что они оставили множество работников умственного труда, презирающих фреймворк. Будь то неопытность руководства или нереалистичные ожидания, организации редко пользуются всеми преимуществами, которые может предложить эта модель.

Хотя это простая структура, ее, как известно, сложно реализовать.

Вот самые распространенные ошибки, которые люди совершают, пытаясь внедрить структуру OKR:

• Ошибочно принимая это за просто структуру постановки целей
• Плохая реализация из-за неопытности или неполного понимания
• Негибкость в реализации

Ошибочно принимая это за просто структуру постановки целей

OKR — это не просто система постановки целей.

И не только инструмент управления.

Это намного больше. Это мощный   модель стратегии. Это означает, что он имеет структурные и управленческие элементы. Люди, которые сосредотачиваются только на структурных элементах («O», «KR» и инициативах), ошибочно принимают OKR за структуру постановки целей. Они забывают об элементах управления, которые имеют решающее значение для успеха модели, и прилагают несоразмерные усилия к созданию OKR, которые выглядят «каскадно», одобренными сверху и «имеющими смысл» для каждого отдела, команды или отдельного человека.

И они заканчиваются набором неуместных и совершенно бесполезных обязательств.

Постановка целей в масштабах всей компании без должного стратегического контекста — пустая трата времени.

Ожидание того, что люди заполнят свои OKR без какого-либо дополнительного контекста или видимости стратегии бизнеса, приносит больше вреда, чем пользы. Это обреченная попытка решить проблему выравнивания, и она добавляет шума в повседневную работу людей.

Внедрение OKR идет рука об руку с обменом стратегическим контекстом.

Плохая реализация из-за неопытности или неполного понимания

В необычном сценарии, когда руководство организации признает решающую роль стратегического контекста в создании OKR, успешное внедрение модели далеко не само собой разумеющееся.

В каждом аспекте жизни, когда теория встречается с практикой, теория ломается.

Стратегия ничем не отличается. Когда ваша организация переходит от подготовки к разработке своих OKR, обратите внимание на эти две ошибки:

1. Лидерство не может обеспечить стратегический контекст

Легче сказать, чем сделать, знать, что стратегический контекст имеет важное значение, и на самом деле предоставить его своим людям. Это потому, что большинство лидеров игнорируют самый важный закон стратегической коммуникации.

Закон № 1 стратегической коммуникации:

Чем дальше вы продвигаетесь от вершины, тем меньше людей знают о стратегии.

Трудно бороться с тем, что вы игнорируете. Но даже когда вы знаете своего врага, вы должны применить правильную тактику, чтобы победить его. Традиционно лидеры готовятся к битве с помощью причудливых слайдов и подробных электронных таблиц, которые они представляют во время мероприятия «Запуск стратегии 2022». Печальная правда в том, что   представление вашей стратегии не работает, независимо от того, сколько организаций пытаются это сделать. Люди забывают план и никогда не выполняют его.

Вы можете заставить себя поверить, что сделаете это лучше. Ну, мы знаем об одном стратеге, который решил распространить стратегию с помощью персонализированных видео для каждого сотрудника. Он отправил около 100 видео, но когда он спросил, какова была стратегия, никто не знал. Расскажите об индивидуальном подходе.

Это потому, что люди не заботятся о стратегии своей компании? Нет. Это потому, что люди слишком глупы или необразованны, чтобы понять это? Бред какой то. Есть ли люди, которые хотят только получить свою зарплату и отправиться домой? Безусловно, но подавляющее большинство сотрудников жаждут доступа к стратегии своей компании и хотят понять, какой вклад они вносят в рост бизнеса.

Итак, есть ли лучший способ сообщить о своей стратегии?

Да. Вам нужно представить свою стратегию своим людям и сделать ее доступной по запросу.   Экспозиция стратегии   это больше мышление, чем набор действий. Как только вы поймете, чего хотят люди, вы сможете найти несколько способов поделиться своим планом, включить своих людей в разной степени и помочь им иметь контекст для принятия обоснованных решений. От обзора совещаний до   программные решения.

Помните, что в стратегии не существует такой вещи, как чрезмерная коммуникация. И когда людей просят привести свою повседневную работу в соответствие со стратегическими приоритетами компании, т. е. заполнить свои OKR, им нужен контекст.

2. OKR распределяются сверху вниз

Каскадные OKR предполагают, что они имеют строго иерархическую природу. Они не делают.

Эта ошибка приводит к ошибке, которая лишает фреймворк одного из его самых ценных преимуществ. Их   делегированный   разработка. Каждая команда требует одобрения своих OKR сверху вниз, что часто приводит к тому, что команды наследуют KR и используют их в качестве O (что, как мы увидим позже, является плохой идеей).

Перестаньте рассматривать и относиться к этой структуре как к инструменту постановки целей.

Разрозненных OKR нет, но они и не связаны линейно. OKR — это сети.

Негибкость в реализации

Негибкость принимает разные формы.

Прежде всего , важно понимать, что вашей организации требуется время, чтобы все исправить. Это процесс обучения, который включает в себя ошибки и плохие результаты. Предприятия, не имевшие предыдущего опыта работы с OKR, не смогут понять их правильно уже в первый или даже во второй год внедрения. Таким образом, не стоит полагаться исключительно на OKR для согласования и фокусировки. Обращайте внимание на стратегический прогресс и операционную ценность OKR, и ваше понимание (и полученные преимущества) со временем будут развиваться.

Во- вторых , также важно понимать, что не все фреймворки подходят каждой организации. Многие компании протестировали и отвергли стратегические концепции, такие как популярная   Balanced Scorecard, потому что они не приносят им достаточной пользы. То же самое касается OKR. Если, например, ваша организация движется быстро, а итерационный процесс OKR отстает, то нет смысла внедрять эту модель, не так ли? Переключитесь на что-то более гибкое.

В- третьих , не все влезет в рамки. Некоторые инициативы или проекты будут необходимы, но их невозможно будет вписать в набор OKR определенного отдела или команды. Все нормально. Если вы уверены в их важности, включите их в свой план как отдельные объекты.

Как подойти к OKR, чтобы добиться успеха?

Когда вы пытаетесь внедрить структуру OKR в своей организации, имейте в виду три вещи:

1. OKR интегрируются

Они не каскадируются. OKR состоят из трех частей: цели, ключевые результаты и инициативы.

Что делает OKR настолько сложными для каскадирования, так это то, что они связаны друг с другом более чем одним способом. Например, у отдела маркетинга и продаж могут быть общие ключевые результаты, а у отдела продаж и продукта общие цели. Как вы можете линейно связать OKR сверху вниз? Вы не можете.

Примеры OKR

Пример OKR для маркетинга:

Цель: привлечь больше наших идеальных клиентов и помочь им признать нас лучшим решением их проблем.

Ключевой результат : Увеличение квалифицированного конвейера на 30%

Инициатива: повысить коэффициент конверсии на основные страницы

Пример OKR продаж:

Цель: заинтересовать потенциальных клиентов нашим продуктом и захотеть его использовать.

Ключевой результат : Увеличение квалифицированного конвейера на 30%

Инициатива: определите, кто имеет право принимать решение о покупке, прежде чем приступить к звонку.

Пример OKR продукта:

Цель: заинтересовать потенциальных клиентов нашим продуктом и захотеть его использовать.

Ключевой результат: сокращение времени окупаемости на 50 %.

Инициатива: Помогите пользователю ввести важную информацию менее чем за три клика.

OKR связаны друг с другом и создают   сеть .

Как написать полезные OKR?

Не стоит недооценивать усилия и заботу, затрачиваемые на написание полезных OKR.

Одна из причин, по которой так много организаций не могут внедрить OKR, заключается в неопытности людей в написании актуальных и вдохновляющих OKR. Устраните недостаток опыта с особой тщательностью и вниманием при разработке и пересмотре OKR.

Давайте рассмотрим несколько советов о том, как написать полезные OKR.

Как писать OKR: написание вдохновляющих целей

Учет целей в ваших OKR увеличивает ваши шансы на успех до более чем 80%.

Мастера-целеполагатели должны убедиться, что их цели обладают двумя важными характеристиками:

1. Они вдохновляют
2. Они основаны на выгоде

Звучит довольно просто, и так и должно быть. Но это не так. В своих попытках каскадировать OKR большинство организаций в конечном итоге совершают грубые ошибки на этом фронте.

Чтобы сделать цель основанной на выгодах, командам и отдельным лицам необходимо самостоятельно обнаружить и определить свои цели. Большинство организаций и руководителей избегают расширения прав и возможностей своих сотрудников таким образом. Так что, так или иначе, они   диктовать   цели, потому что они считают, что их людям не хватает надлежащего стратегического контекста для принятия обоснованных и хорошо согласованных решений.

(И они абсолютно правы, что возвращает нас к «разоблачению вашей стратегии».)

Однако проблема с этим подходом заключается в том, что руководителям не хватает оперативного контекста, которым изначально обладает команда, и они слишком много внимания уделяют тому, «как» или бизнес-показателям. Тем не менее, лидер не обязан решать, как их команда собирается достичь цели или поразить цель. Команда несет ответственность за определение наилучшего способа добраться до места назначения. Если команда успешна, бизнес-метрики сами о себе позаботятся.

Итак, как вы направляете свою команду на написание великих целей?

Опишите выгоду, которую получает ваш клиент   Благодарность   к работе вашей команды. Внедрение новой функции не является хорошей целью, потому что наличие молотка не является преимуществом. И не забивает гвоздь. Но повесить семейную фотографию   Благодарность   молотку явно выгодно.

Например, при каскадной попытке цель «Увеличить доход на 40%» может быть преобразована в маркетинговую цель «Увеличить квалифицированный конвейер на 40%». Но это не вдохновляющая или ориентированная на выгоду цель. Вот что вы можете выбрать вместо этого:

Пример OKR для маркетинга:

Цель : привлечь больше наших идеальных клиентов и помочь им признать нас лучшим решением их проблем.

Ключевой результат : Увеличение квалифицированного конвейера на 40%

И исходной целью становится отличная отстающая КР. Помните, вам нужны цели, основанные на выгодах. И как только вы настроите их, вам нужно знать, приближаетесь ли вы к их реализации.

Другими словами, вам нужно научиться…

Как написать OKR: написание всеобъемлющих ключевых результатов

В идеале ключевые результаты — это опережающие показатели, которые говорят вам, движется ли команда в правильном направлении.

Это не то же самое, что продуктивность команды. Команда может работать как машина, иметь высокий уровень производительности, но двигаться в неправильном направлении. Вот почему выходные цели не являются хорошими ключевыми результатами.

Отличные ключевые результаты свидетельствуют о прогрессе и имеют следующие черты:

1. Они всеобъемлющие
2. Они ориентированы на результат

Здесь на помощь приходят цифры. Но не только это. KR являются эффективными индикаторами прогресса, когда они позволяют хорошо взглянуть на картину в целом.

Итак, определите   комплект КР . Этот набор должен включать опережающие, отстающие и встречные KR.

Ведущие КР   — это метрики, ориентированные на действие, ориентированные на процесс, на которые вы можете напрямую влиять (отсюда и черта, подобная действию), и можете предсказать функцию, а это означает, что их прогресс говорит вам, насколько близко вы будете к своим целям на выходе.

Отстающие KR   являются бизнес-показателями и показывают прошлую производительность. Они необходимы для отслеживания, но не влияют на будущее.

Счетчик КР   помочь вам смягчить последствия чрезмерного внимания или сверхдостижения ваших целей. Вы не хотите слишком сосредотачиваться на создании мощного молота, который никто не сможет поднять.

По нашему примеру:

Пример OKR для маркетинга:

Цель : привлечь больше наших идеальных клиентов и помочь им признать нас лучшим решением их проблем.

Отстающий KR : увеличьте квалифицированный конвейер на 40%
Отстающий KR : увеличьте трафик на демо-страницу на 60%
Ведущий KR : количество экспериментов в неделю/месяц для снижения стоимости привлечения клиентов.
Счетчик KR : % закрытых сделок

Теперь у вас есть вдохновляющая цель и способ измерить пройденное расстояние. Все, что вам нужно сейчас, это определить шаг на этом пути.

Как писать OKR: написание действенных инициатив

Это самая изменчивая часть OKR.

И наименее важный. Это потому, что инициативы относятся к   действия   команды или отдельного человека, которые возьмут, чтобы добиться прогресса. Если Os и KR хорошо соответствуют друг другу, то эта часть фреймворка позаботится о себе сама.

Навязывание инициатив входит в сферу микроменеджмента и лишает вашу команду новаторской искры. Кроме того, включение этого элемента в вашу реализацию фреймворка необязательно. Большинство компаний на самом деле не включают его.

Пример OKR для маркетинга:

Цель : привлечь больше наших идеальных клиентов и помочь им признать нас лучшим решением их проблем.

Отстающий KR : увеличьте квалифицированный конвейер на 40%
Отстающий KR : увеличьте трафик на демо-страницу на 60%
Ведущий KR : количество экспериментов в неделю/месяц для снижения стоимости привлечения клиентов.
Счетчик KR : % закрытых сделок

Инициатива : Увеличьте генерацию нашего контента
Инициатива:   Наведите порядок на нашей домашней странице
Инициатива : проводить бесплатные семинары

OKR, используемые для измерения эффективности HR

Давайте посмотрим еще один пример OKR для отдела кадров.

Задача:   Создайте инклюзивное и поддерживающее рабочее пространство

Отстающий КР:   Уровень удержания сотрудников
Отстающий КР:   Количество жалоб в месяц
Ведущий KR : Количество заявок на услуги поддержки, которые предоставляет компания
Ведущий КР:   % новых сотрудников из групп меньшинств
Счетчик КР:   Стоимость вспомогательных услуг, предоставляемых для долгосрочной работы и невыходов на работу

Инициатива:   Отправляйте электронные письма по понедельникам с подробным описанием 1-2 предоставляемых услуг + любое рабочее мероприятие или тренинг на неделю.
Инициатива:   Проводите анонимные опросы команд с просьбой оставить отзыв о лидерстве.
Инициатива:   Детализация программ обучения и повышения квалификации для каждого отдела

Кроме того, в процессе рецензирования рассматривается, приносят ли текущие действия желаемый прогресс, и помогает определить следующие.

OKR и KPI: в чем разница между ними?

OKR и KPI имеют много различий.

Короче говоря, OKR используют более целостный подход к производительности, чем KPI. KPI измеряют прогресс. OKR определяют цели, вдохновляют на инновационное мышление и измеряют прогресс.

Чтобы понять, как они соотносятся, KPI могут быть отличными KR и наоборот. Обычный подход к KPI — бизнес-показатели, которые отстают. Полезно для понимания прошлой производительности, но не порождает инновационных идей на будущее. Некоторые ключевые показатели эффективности необходимо отслеживать, но они могут   не подходит   в OKR любой команды или отдела в соответствии с целями, которые вы определили. Продолжайте отслеживать их.

KPI и OKR не исключают друг друга.

Они дополняют друг друга.

Как пересматривать OKR: правило KIDS

Держите это чертовски простым

Сложные процессы не принесут вам никакой пользы. Что вам нужно, так это структура и старые добрые честные разговоры. Правильно выполнять OKR сложно, поэтому вам нужно   упражняться   а также   отражение . Организуйте регулярные обзорные встречи на всех уровнях организации.

Это очевидно, но не то, как вы проводите эти собрания.

Встречи без повестки дня — вредная трата времени. Поэкспериментируйте с их структурой, чтобы они соответствовали вашей культуре, но включите следующее:

• Обсуждения метрик И суждений, которые предшествовали встрече.
• Раздел «Дальнейшие шаги», обычно помещаемый ближе к концу.

В зависимости от размера вашего бизнеса и масштаба, в котором вы внедрили OKR, вам потребуется автоматизировать отчетность или, по крайней мере, использовать шаблонный подход. Рассмотрите возможность использования программного обеспечения OKR для автоматизации.

Во время этого процесса обратите внимание на три вещи:

Применение правила KIDS

Если вы слишком усложняете вещи, вы будете разочарованы и, вероятно, упустите одну или две идеи. Начните с чего-то такого простого, как формат «да или нет» или система «зеленый-желтый-красный» для оценки прогресса. Затем копайте глубже, шаг за шагом.

Прогресс в достижении целей

Если вы не продвигаетесь к большим ОС, оцените KR, инициативы и текущие усилия. Иногда эти три не подходят друг другу, и вам нужно переопределить их. Все нормально. Практика делает лучше, или что-то в этом роде.

Актуальность Os и KRs

Если ваши люди, команды, отделы и весь мир не достигают своих целей, но вы все равно добиваетесь роста или прогресса, бросьте вызов актуальности OKR. Возможно, вам понадобится дополнительная практика.

Сумма ценности, которой вы наслаждаетесь

Если количество усилий и времени, затрачиваемых на итерацию и развитие ваших OKR, не дает удовлетворительной рентабельности инвестиций, подумайте, подходит ли эта структура для вашей бизнес-культуры и потребностей. Бизнес с повышенными потребностями в адаптации, требующий значительных полномочий команд, может не выиграть от более медленной итерационной структуры.

Как выбрать программу OKR

При всем многообразии предложений на рынке трудно заранее определить, какое программное обеспечение OKR лучше всего соответствует вашим потребностям и культуре. Итак, мы перечислили несколько ключевых характеристик, на которые следует обращать внимание при оценке структуры OKR.

1. Это доступно многим

Отслеживание ваших OKR не должно быть делом избранных. Потому что они становятся узкими местами в информации, и процесс делегирования их разработки лишает смысла.

Вы хотите иметь единый источник достоверной информации о ваших OKR и стратегии, к которому каждый может получить доступ.

2. Поддерживает широкомасштабное внедрение

Если у вашего бизнеса нет опыта работы с OKR, лучше всего начать с малого и расширяться, как только вы продемонстрировали успех. Знакомство с платформой, которая хорошо работает для небольших команд, но может так же легко обслуживать гораздо большее количество людей, необходимо для более плавного перехода к крупномасштабному внедрению.

3. Это настраиваемый

Когда вы проявляете гибкость в реализации структуры OKR, вам нужно программное обеспечение, которое дополняет ваш подход, а не программное обеспечение, ограничения которого делают ваш подход более жестким. Это относится ко всему, что связано со стратегией, от   автоматизация отчетности   к   настраиваемое стратегическое планирование.

4. Это облегчает просмотр

Если вам нужно использовать больше, чем пару инструментов, чтобы сообщать о своем прогрессе, то вы добавляете трения в процесс, который должен течь, как фигурист в замерзшем озере. Программное обеспечение, которое вы выбираете, должно быть в центре ваших обзорных совещаний, чтобы обсуждение было целенаправленным, а ваши решения — информированными.

Если вы хотите узнать больше о том, как Cascade может помочь вам внедрить структуру OKR,   начать бесплатную пробную версию   или же   перейти на демо   с нашей командой, и мы расскажем вам все, что вам нужно знать.