Comment mettre en œuvre le cadre du tableau de bord prospectif + exemples

Le Balanced Scorecard est l'un des cadres de stratégie les plus connus jamais créés. Il a été utilisé par des milliers d'organisations depuis les années 1980, date à laquelle il a été initialement conçu par Robert Kaplan et David Norton. C'est aussi l'une des premières choses que vous apprendrez sur un diplôme en commerce ou en gestion.

Mais malgré sa popularité, le Balanced Scorecard est souvent mal représenté ou mal mis en œuvre. Dans ce guide, nous vous expliquerons comment mettre en œuvre le modèle de tableau de bord prospectif (et en faire rapport) d'une manière qui génère une réelle valeur commerciale pour votre organisation.

Ceci est le deuxième d'une série d'articles où nous plongerons dans différents cadres stratégiques. La série explorera quels cadres fonctionnent le mieux pour différents types de stratégies - les articles peuvent être trouvés ci-dessous :

• Modèle de disciplines de valeur et votre avantage concurrentiel
• Les avantages de l'application de la théorie des parties prenantes
• La hiérarchie de Maslow en tant que cadre commercial
• La matrice Ansoff aide les organisations à se développer
• Utilisation du cadre VRIO pour créer un avantage concurrentiel durable
• Les trois horizons de croissance de McKinsey peuvent vous aider à innover

Qu'est-ce qu'un tableau de bord prospectif

Le Balanced Scorecard est le processus par lequel les organisations créent un ensemble de mesures internes qui les aideront à évaluer leurs performances commerciales dans 4 domaines clés. Ces 4 domaines sont les finances, les clients, les processus commerciaux internes, l'apprentissage et la croissance.

Balanced Scorecard Framework - 4 domaines clés

Financier

Les mesures typiques du tableau de bord peuvent inclure les flux de trésorerie, la performance des ventes, le résultat d'exploitation ou le rendement des capitaux propres.

Client  

Avec des métriques de tableau de bord telles que : % des ventes de nouveaux produits, livraison à temps, score net du promoteur ou part de portefeuille.

Processus d'affaires interne

Cela comprendrait des mesures telles que : les coûts unitaires, les temps de cycle, le rendement, les taux d'erreur, etc.

Apprentissage et croissance

Exemples de mesures : scores d'engagement des employés, taux de rétention du personnel hautement performant, augmentation des compétences du personnel, etc.

Les avantages de la mise en œuvre d'un tableau de bord prospectif

Les 4 perspectives du Balanced Scorecard ont plusieurs objectifs.

Premièrement, ils exigent des organisations qu'elles « équilibrent » leurs activités entre les principaux moteurs de la réussite commerciale. Ils obligent également les organisations à attribuer des mesures tangibles à chaque perspective, augmentant ainsi la responsabilité.

Enfin, ils servent également de cadre pour communiquer la stratégie d'une organisation à des parties prenantes plus larges. Par exemple, « Nous faisons x parce que cela nous aide à réussir dans la perspective client de notre tableau de bord ».

Une étude a montré qu'environ 64 % des organisations aux États-Unis utilisaient le Balanced Scorecard pour mesurer les performances de l'entreprise.

Lorsque nous examinons les milliers de clients avec des plans stratégiques dans notre propre système de stratégie Cascade, nous constatons un niveau de popularité similaire. Fait intéressant, nous parlons souvent avec nos clients de la façon dont ils utilisent le Balanced Scorecard pour découvrir qu'ils ne sont même pas conscients du fait qu'ils l'ont mis en œuvre.

Au lieu de cela, ils sont naturellement arrivés à leur propre conclusion qu'ils doivent concentrer leurs efforts et leurs mesures sur à peu près les mêmes 4 perspectives que le Balanced Scorecard appelle.

En fin de compte, l'avantage de la mise en œuvre du tableau de bord prospectif est qu'il oblige votre organisation à se concentrer sur les indicateurs KPI avancés et les indicateurs retardés (nous en reparlerons plus tard).

Les problèmes de la mise en œuvre du Balanced Scorecard

Comme pour tout cadre stratégique populaire, le Balanced Scorecard a reçu sa juste part de critiques au fil des ans. Les principales critiques du Balanced Scorecard sont que :

• Cela prend trop de temps à mettre en place dans votre organisation.
• Les gens ne le comprennent jamais complètement et n'en profitent donc pas.
• Il est trop rigide et ne tient pas compte des changements dans le paysage des affaires. Plus précisément, il est trop axé sur les mesures financières avant tout.
• Il est trop axé sur l'interne, ignorant presque complètement les aspects macro-économiques ou concurrentiels de la gestion d'une entreprise.

La vérité est que le tableau de bord prospectif est un excellent outil qui, lorsqu'il est correctement mis en œuvre, profitera probablement à la plupart des organisations.

Bon nombre des problèmes liés à la mise en œuvre du tableau de bord prospectif proviennent du fait qu'il est si souvent considéré comme un simple cadre de reporting plutôt qu'un véritable moyen de gérer votre entreprise.

Comment mettre en œuvre le tableau de bord prospectif

Avant de nous plonger dans les détails de la mise en œuvre du tableau de bord prospectif pour votre propre organisation, nous devons examiner ce que les gens se trompent si souvent .

Erreurs de mise en œuvre du tableau de bord prospectif

Beaucoup de gens considèrent le tableau de bord prospectif comme 4 perspectives simples dans lesquelles vous «inscrivez simplement vos objectifs». Lorsqu'ils visualisent le tableau de bord prospectif, ils y pensent comme suit :

4 perspectives simples qui s'associent pour vous donner un Balanced Scorecard de la performance de votre entreprise. Chaque perspective contient une liste d'objectifs stratégiques, de projets et d'indicateurs de performance clés sur lesquels vous vous éloignez et travaillez.

L'objectif final étant d'essayer d'équilibrer chaque point de vue et d'améliorer les performances.

Cette approche de la mise en œuvre du Balanced Scorecard est cependant fondamentalement erronée .

Le Balanced Scorecard n'est pas une série de points de vue équipondérés. Il s'agit plutôt d'un processus par lequel, en commençant par le bas , vous progressez vers le haut à travers chaque perspective en vue d'obtenir le gain financier le plus élevé.

Chaque perspective déverrouille votre capacité à livrer efficacement contre celle au-dessus. Ainsi, au lieu du schéma ci-dessus, vous devez visualiser le Balanced Scorecard d'un point de vue de la cartographie stratégique :

Si vous suivez les étapes du diagramme, vous verrez que la fin ultime du voyage est d'augmenter la rentabilité (financière).

Une autre façon de penser au tableau de bord prospectif est une série d'étapes en avance et en retard (similaire aux KPI en avance et en retard, bien que plus large car elle s'applique également à vos objectifs et projets stratégiques).

Apprentissage et croissance / Processus internes / Client - ce sont vos principales étapes, car elles faciliteront la réalisation de votre seule et principale étape en retard , à savoir votre performance financière.

En effet, c'est l'une des principales critiques du Balanced Scorecard, qu'il « finit » essentiellement par faire plus d'argent.

On fait valoir que le tableau de bord ne conviendrait pas à des organisations telles que Google et Facebook qui prétendent que leurs objectifs vont au-delà des seuls rendements financiers.

Pourquoi cette approche de mise en œuvre du tableau de bord prospectif a du sens

Passons en revue la théorie sous-jacente à la mise en œuvre du tableau de bord prospectif sous la forme d'une série d'« étapes ».

Votre capacité à apprendre et à grandir dictera directement votre capacité à mieux gérer vos processus internes . À son tour, à mesure que vos processus internes s'améliorent, cela aura un impact positif sur vos clients et réduira directement vos coûts.

L'avantage combiné de ce coût inférieur/engagement client plus élevé dans votre produit (essentiellement des ventes) conduira à votre objectif final, à une augmentation des bénéfices et du rendement financier .

Le Balanced Scorecard n'est pas vraiment une question de perspectives distinctes, il s'agit des couches d'une pyramide.

La pyramide, lorsqu'elle est construite dans le bon ordre, mène au succès. Lorsqu'il est mis en œuvre de cette manière, le Balanced Scorecard peut être extrêmement puissant pour aider votre organisation à :

• Créez une feuille de route tangible de «l'état actuel» à un «état futur» plus réussi.
• Identifiez les principaux obstacles et les domaines où vous n'avez pas les compétences essentielles pour passer à l'étape suivante.
• Expliquez comment vos objectifs aideront directement l'organisation à progresser à travers les étapes.
• Prioriser les activités commerciales dans l'ordre où elles doivent être abordées pour permettre la progression la plus rapide à travers les étapes.

Plus précisément, le principal bénéfice du Balanced Scorecard proviendra probablement moins de la création des perspectives elles-mêmes (qui sont des catégorisations assez naturelles et évidentes pour la plupart des entreprises), mais plutôt du processus de gestion stratégique utilisant les perspectives comme étapes.

Exemple de tableau de bord prospectif

Nous allons décomposer le processus de mise en œuvre du Balanced Scorecard en deux domaines clés. En réalité, il y a beaucoup de micro-étapes intermédiaires, mais cela devrait vous donner un bon point de départ.

Planification stratégique du tableau de bord prospectif

L'un des endroits les plus efficaces où vous pouvez mettre en œuvre le tableau de bord prospectif est dans votre processus de planification stratégique.

Il s'agit sans doute de la première et de la plus importante étape de la mise en œuvre complète d'une méthodologie Balanced Scorecard, car elle pose les bases de tout ce que votre organisation fera à l'avenir.

Il existe deux manières de mettre en œuvre le tableau de bord prospectif dans une perspective de planification stratégique :

Méthode 1 : Utilisation des zones de mise au point

Cette méthodologie de mise en œuvre du Balanced Scorecard consiste essentiellement à orienter l'ensemble de votre plan stratégique autour du Balanced Scorecard. Vous définirez chacune des 4 perspectives comme l'un de vos domaines d'intervention stratégiques, puis ajouterez des objectifs, des projets et des KPI directement sous chaque perspective.

L'avantage de cette méthode est la simplicité et l'engagement total envers la méthodologie Balanced Scorecard.

En définissant vos domaines d'intervention comme chacune des perspectives, vous indiquez très clairement que votre stratégie est axée sur le tableau de bord prospectif et vous favoriserez probablement une meilleure compréhension de la méthodologie dans l'ensemble de votre organisation.

Cette méthodologie de mise en œuvre convient mieux aux organisations qui souhaitent garder leur stratégie assez simple ou qui se considèrent un peu moins matures d'un point de vue complexe de la planification stratégique.

Les organisations qui sont plus matures dans leurs processus de planification stratégique peuvent envisager la méthode 2.

Méthode 2 : Utiliser les "types d'objectifs"

La deuxième méthode de mise en œuvre du tableau de bord prospectif vous donne la possibilité de définir vos propres domaines d'intervention séparément du tableau de bord prospectif et vous oblige à la place à « catégoriser » vos activités à l'aide d'un champ personnalisé pour chacun de vos objectifs, projets et KPI.

Comme vous pouvez le constater, les domaines d'intervention (à gauche) ne sont pas directement liés aux perspectives du tableau de bord prospectif et, à la place, les perspectives sont indiquées à droite de la page.

Il s'agit d'une manière un peu plus sophistiquée de mettre en œuvre le Balanced Scorecard, car elle vous permet de mélanger et d'assortir la façon dont vous regroupez vos objectifs.

Cela peut être une bonne ou une mauvaise chose selon le degré de maturité de votre organisation en matière de planification stratégique.

Ajouter des objectifs, des projets et des KPI pour chaque perspective

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous voudrez vous assurer que chacune de vos perspectives a un bon mélange d'objectifs (résultats globaux), de projets (choses spécifiques que vous allez faire) et de KPI (mesures du succès).

Vous constaterez peut-être que votre perspective financière a plus d'indicateurs de performance clés que votre perspective d' apprentissage et de croissance , et c'est très bien, mais ne laissez aucune perspective être complètement dépourvue de l'un de ces types d'objectifs !

Voici un petit rappel du modèle de stratégie que nous suggérons d'utiliser comme point de départ :

N'oubliez pas que le tableau de bord prospectif est un processus et non un simple exercice de catégorisation

Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour mettre en œuvre le tableau de bord prospectif, vous devez vous assurer que vos objectifs ont un sens de progression linéaire basée sur le temps qui s'appuie sur la réalisation de vos résultats financiers .

Cela signifie que lorsque vous visualisez votre plan stratégique sous forme de diagramme de Gantt, vous devez vous assurer que votre apprentissage et votre croissance, votre processus interne et vos objectifs client sont réalisés en premier (et idéalement dans l'ordre indiqué dans cette phrase) - et que soit vos objectifs financiers sont vers la fin du diagramme de Gantt, ou plus probablement qu'ils s'étendent sur toute la période de temps de votre plan stratégique.

Cela a du sens, car mieux vous livrez par rapport aux 3 premières perspectives, mieux ce sera pour votre perspective financière .

Suivi de la stratégie du tableau de bord prospectif

OK, nous avons donc couvert le côté planification stratégique de la mise en œuvre du tableau de bord prospectif, examinons maintenant l'autre moitié de l'image - comment suivre et rendre compte de vos progrès stratégiques à l'aide du tableau de bord prospectif.

Quelle que soit la méthode de planification stratégique que vous avez utilisée, vous souhaiterez créer plusieurs rapports différents pour vous aider à suivre vos progrès.

Créer un tableau de bord Balanced Scorecard

Le meilleur endroit pour commencer à configurer votre rapport stratégique pour le Balanced Scorecard est de créer un tableau de bord Balanced Scorecard.

Le tableau de bord peut être assez simple, mais devrait essentiellement afficher un score pour chacune de vos 4 perspectives, ainsi qu'un résumé de l'avancement des principaux objectifs, projets et KPI qui s'inscrivent dans cette perspective.

Vous voudrez garder votre tableau de bord à un niveau assez élevé. Si votre stratégie comporte de nombreuses couches différentes ou des plans connectés, vous pouvez créer une version de ce tableau de bord Balanced Scorecard pour chacun de vos plans stratégiques individuels.

Dans la vidéo en haut de cette page, nous approfondissons beaucoup plus les détails du tableau de bord, alors assurez-vous de vérifier cela.

Créer des instantanés de tableau de bord prospectif

Les tableaux de bord sont parfaits pour vous donner une vue "en un coup d'œil" de vos progrès dans chacune des perspectives.

Cependant, en ce qui concerne les détails, vous devrez passer à un autre type de rapport. Nous vous recommandons de configurer un style plus "tabulaire" de rapport instantané qui vous permet d'afficher des informations supplémentaires telles que des commentaires et des mises à jour de progression, regroupées par perspective.

Ce type de rapport instantané est idéal pour organiser des réunions d'équipe sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

Logiciel d'exécution de stratégie Balanced Scorecards

Si vous aimez le son du tableau de bord prospectif et que vous souhaitez l'essayer pour votre entreprise, vous voudrez sérieusement envisager d'investir dans un outil logiciel pour vous aider non seulement à planifier votre stratégie de tableau de bord prospectif, mais également à la mettre en œuvre.

C'est là que des plates-formes comme Cascade prennent tout leur sens - et bien sûr, toutes les captures d'écran et vidéos de ce guide proviennent directement de la plate-forme.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Cascade peut vous aider à mettre en œuvre le Balanced Scorecard, démarrez un essai gratuit ou sautez sur une démo avec notre équipe et nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir.