3 stratégies extrêmement efficaces pour gérer les dépendances d'un projet

Une grande partie de la gestion des risques du projet consiste à gérer les dépendances du projet.

Dans les stratégies avec un portefeuille de projets interdépendants, le succès est également déterminé par la gestion efficace des dépendances du projet. Sous-estimer l'impact d'un projet raté sur le succès du plan laisse la partie exécution paralysante.

Dans cet article, nous expliquerons les différentes dépendances du projet et vous donnerons trois stratégies extrêmement efficaces pour les gérer.

Que sont les dépendances de projet ?

Il y a dépendance entre deux projets lorsque le succès de l'un ou des deux projets dépend du succès de l'autre. La plupart des efforts multi-projets ont beaucoup de dépendances qui compliquent leur exécution.

Pourquoi la gestion des dépendances de projet est-elle importante ?

Laisser les dépendances du projet décochées est une mauvaise idée.

Parce qu'ils sont les facteurs de risque les plus élevés. C'est le moyen le plus simple de ruiner le budget et le calendrier de votre projet. Et lorsqu'il y a une longue chaîne de projets interdépendants, détruire un maillon de la chaîne aura un effet en cascade désastreux. Un effet qui pourrait facilement rendre irréaliste l'échéancier du plan d'affaires.

Les dépendances de projet mal gérées sont un danger pour le plan stratégique d'une entreprise.

Quels sont les types de dépendances en gestion de projet ?

Les 4 types de dépendances

Il existe quatre façons dont deux projets dépendent l'un de l'autre en ce qui concerne leur calendrier d'achèvement.

Terminer pour commencer

Le projet 2 ne peut pas démarrer tant que le projet 1 n'est pas terminé.

Par exemple , vous ne pouvez pas meubler vos bureaux tant que le bâtiment n'est pas construit.

Fin à Fin

Le projet 2 ne peut pas être terminé tant que le projet 1 n'est pas terminé.

Par exemple , vous devez finir de creuser tout le champ avant de finir de semer.

Indemnite

Le projet 2 ne peut pas être terminé tant que le projet 1 n'a pas commencé.

Par exemple , vous ne pouvez pas facturer un client tant que vous n'avez pas commencé à travailler sur la commande.

Commencer à commencer

Le projet 2 ne peut pas démarrer tant que le projet 1 n'a pas déjà démarré.

Par exemple , vous ne pouvez pas commencer à rédiger un résumé de livre si vous n'avez pas commencé à lire le livre.

Toutes les dépendances ne se produisent pas avec la même fréquence. Le bout à bout est une dépendance beaucoup plus fréquente que le bout à bout, qui se produit à des occasions très précises.

Les 2 types d'influence sur les dépendances

La gestion des risques de votre projet repose sur l'influence que vous commandez sur les dépendances du projet.

Il existe deux types d'influence :   direct   et   indirecte .

Et ils se résument à votre capacité à influencer le comportement des gens. Par exemple, vous ne pouvez pas influencer le comportement ou les décisions des partenaires externes. Vous pouvez les guider, leur dicter des dates, des exigences et des attentes, mais vous ne pouvez pas leur dire quoi faire ou comment exécuter. C'est à eux de répondre à vos demandes. Ainsi, vous commandez   influence indirecte   sur eux.

C'est généralement vrai aussi pour les collaborations interministérielles.

D'autre part, vous pouvez   influencer directement   les décisions et le comportement des personnes de votre équipe. Ainsi, vous avez un meilleur contrôle sur le résultat du projet dont votre équipe est responsable et si vous répondez aux exigences.

Comment gérer les dépendances d'un projet : 3 astuces extrêmement efficaces

La gestion des dépendances d'un projet est un processus qui nécessite un ensemble diversifié de compétences pour être efficace. Il n'est pas nécessaire que le chef de projet ou de portefeuille ait toutes les compétences requises, mais son équipe doit collectivement être en mesure de mener à bien.

Ces compétences sont liées aux diverses stratégies déployées pour s'assurer que les projets sont réalisés dans les limites du budget et des délais. et spécifications. Voici trois stratégies extrêmement efficaces que vous pouvez utiliser pour améliorer les chances de réussite de vos projets interdépendants.

1. Réduire le nombre de dépendances

C'est la première action, et peut-être la plus percutante, que vous puissiez entreprendre.

Cartographiez les dépendances entre vos projets, puis traitez chacun d'entre eux. Nous suggérons de commencer par les chaînes plus longues de projets dépendants. Décomposez-les en plus petits et déterminez les points de défaillance uniques que vous devez résoudre.

Portez une attention particulière aux dépendances sur lesquelles vous avez une influence indirecte, car elles présentent le facteur de risque le plus élevé. Si quelque chose ne va pas, vous voulez pouvoir le réparer rapidement et ne pas attendre que les autres répondent à vos messages.

Concentrez vos efforts sur la restructuration des projets ou de leurs tâches et sur leur redistribution, afin qu'il y ait le moins de parties impliquées possible dans une seule chaîne de projets dépendants. Ensuite, alignez les incitations entre les équipes et les parties pour augmenter vos chances d'une collaboration fluide. Des choses comme attacher des récompenses à la portée du projet, par exemple, les délais, les spécifications et avoir différentes équipes qui travaillent sur des projets interdépendants partagent des métriques et des objectifs vont très loin.

Éliminez les dépendances et brisez les longues chaînes. Si vous ne pouvez pas, alignez les incitations entre les parties concernées.

2. Investissez dans une communication efficace

Plus de 60 % des organisations ne parviennent pas à livrer leurs projets à temps, dans les limites du budget et avec tous les avantages.

Un facteur important qui est souvent négligé est la mauvaise communication entre les parties concernées. L'engagement des parties prenantes est une activité très précieuse pour la réussite d'un projet.

Après avoir réduit au minimum les dépendances du projet, vous devez établir des processus de communication efficaces pour chaque dépendance. Spécifiez à l'avance votre canal de communication préféré et clarifiez les attentes. Assurez-vous de discuter et de vous mettre d'accord sur :

• Les propriétaires de tâches ou de projets.
• Votre contact, c'est-à-dire la seule personne avec qui vous communiquez, au cas où la propriété n'est pas claire.
• Les dates de suivi et les échéances des jalons.
• Les informations contenues dans les rapports. Préparez des modèles, si vous en avez le temps, et distribuez-les.
• Les canaux de communication actifs et déterminent ceux de secours.

En communication, le contexte est primordial.

Les gens agissent de manière plus responsable lorsqu'ils comprennent l'impact immédiat de leurs décisions. Informez les personnes ayant une influence directe sur les projets des conséquences des délais non respectés ou des livrables de projet inférieurs à la moyenne. Si vous avez réussi à lier la portée du projet à la récompense, rappelez-le à vos partenaires.

Ne faites pas de menace. L'objectif est de favoriser la confiance dans la transparence, et non de détruire la relation.

Une communication efficace est un catalyseur pour des relations solides, et des relations solides respectent les spécifications et les délais du projet.

3. Investissez dans les bons outils

Il n'y a pas d'outils magiques qui évaporent les risques ou offrent des solutions prêtes à l'emploi.

Les outils vous aident à prendre des décisions et à développer la solution par vous-même. Mais ils doivent être durables à long terme tout en conservant leur valeur ajoutée. Voici un typique   gestion de portefeuille   scénario:

• L'équipe construit une feuille excel avec tous les projets, leurs échéanciers, leurs budgets, leur retour sur investissement, et autant de détails que possible. S'il y a des connaissances techniques, ils construisent également un diagramme de Gantt.
• Les premiers changements commencent à arriver et l'équipe met à jour la feuille de calcul.
• D'autres changements se produisent. La mise à jour de la feuille de calcul passe au second plan et l'équipe se concentre sur l'extinction des incendies et le respect des délais.
• Les modifications sont si nombreuses que vous essayez de les suivre dans un autre document jusqu'à ce que vous trouviez le temps de mettre à jour la feuille de calcul d'origine.
• La feuille de calcul d'origine est obsolète, la complexité est au rendez-vous et vous rattrapez les mises à jour et les délais du projet.
• Quand tout a-t-il dérapé ?

Cet exemple semble un peu simplifié, et il l'est. Mais malheureusement, c'est plus proche de la vérité que la plupart des chefs de projet ne sont à l'aise de l'admettre. La meilleure solution suivante consiste à adopter une plateforme numérique pour suivre et gérer les projets. Il existe une pléthore de projets ou   plateformes de gestion de portefeuille   là-bas.

Alors, la question est, comment pouvez-vous choisir le meilleur?

D'un strict   gestion de projet   perspective, la plupart des logiciels sur le marché sont suffisants. Pour la gestion de portefeuille, cependant, vous devez être plus sélectif. Voici les qualités que vous devez rechercher :

C'est évolutif.   Vous voulez que de nombreuses personnes aient accès à la plateforme et fassent des mises à jour. Il n'est pas viable à long terme qu'une seule personne collecte les modifications et passe ensuite du temps à mettre à jour le plan. Cela coule beaucoup mieux lorsque le travail est délégué à des maîtres d'ouvrage.

C'est suffisamment sophistiqué.   Une plate-forme qui ne prend pas en charge un diagramme de Gantt, par exemple, n'est pas très utile en matière de gestion de portefeuille. D'autre part, les fonctionnalités de gestion des tâches ajoutent un bruit distrayant sans apporter de valeur. La gestion de plusieurs projets et de leurs dépendances bénéficie de la soustraction d'informations inutiles et de la concentration sur l'essentiel.

Il facilite le signalement.   L'examen des progrès et la discussion des appels au jugement nécessitent une représentation précise des progrès actuels. Un simple aperçu de l'état des projets suscite la conversation vers les choses qui nécessitent une attention immédiate. La plate-forme que vous choisissez doit être en mesure de prendre en charge et de piloter les conversations de révision.

Encore une fois, il n'y a pas de solutions magiques, et l'adoption de logiciels à grande échelle nécessite également des changements culturels. Mais cela en vaut la peine car cela permet d'éviter les erreurs d'omission ou de mauvais suivi.

Une omission étonnamment courante et discrètement critique de la plupart des gestionnaires de portefeuille est l'impact des dépendances de projet mal gérées sur la stratégie de l'entreprise. Lorsque quelques délais manqués mineurs, une mauvaise communication et des livraisons inférieures aux normes se transforment en réactions en chaîne désastreuses, les plans à long terme deviennent des fantasmes.

Les gestionnaires de portefeuille (et de projet) qui reconnaissent leur capacité humaine limitée à gérer la complexité et décident d'adopter des outils modernes offrent à leur organisation un avantage significatif dans l'exécution de sa stratégie.

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