3 szalenie skuteczne strategie zarządzania zależnościami projektowymi

Dużą częścią zarządzania ryzykiem projektowym jest zarządzanie zależnościami projektowymi.

W strategiach z portfelem współzależnych projektów o sukcesie decyduje również efektywne zarządzanie zależnościami projektowymi. Niedocenianie wpływu nieudanego projektu na powodzenie planu sprawia, że ​​część dotycząca wykonania jest paraliżująca.

W tym artykule wyjaśnimy różne zależności projektowe i przedstawimy trzy szalenie skuteczne strategie ich obsługi.

Czym są zależności projektowe?

Istnieje zależność między dwoma projektami, gdy sukces jednego lub obu projektów zależy od sukcesu drugiego. Większość przedsięwzięć wieloprojektowych ma wiele zależności, które komplikują ich wykonanie.

Dlaczego zarządzanie zależnościami projektowymi ma znaczenie?

Pozostawienie niezaznaczonych zależności projektu to zły pomysł.

Ponieważ są to czynniki najwyższego ryzyka. To najprostszy sposób na zniszczenie budżetu i harmonogramu projektu. A gdy istnieje długi łańcuch współzależnych projektów, zniszczenie jednego ogniwa w łańcuchu będzie miało katastrofalny efekt kaskadowy. Efekt, który z łatwością może sprawić, że harmonogram biznesplanu stanie się nierealny.

Źle zarządzane zależności projektowe stanowią zagrożenie dla planu strategicznego firmy.

Jakie są rodzaje zależności w zarządzaniu projektami?

4 rodzaje zależności

Istnieją cztery sposoby, w jakie dwa projekty są od siebie zależne pod względem harmonogramu realizacji.

Zakończ, aby rozpocząć

Projekt 2 nie może się rozpocząć, dopóki projekt 1 nie zostanie ukończony.

Na przykład nie możesz umeblować swoich biur, dopóki budynek nie zostanie zbudowany.

Zakończ do Zakończ

Projekt 2 nie może zostać ukończony, dopóki projekt 1 nie zostanie ukończony.

Na przykład musisz skończyć kopanie całego pola przed zakończeniem siewu.

Od początku do końca

Projekt 2 nie może zostać ukończony, dopóki nie rozpocznie się projekt 1.

Na przykład , nie możesz wystawiać rachunku klientowi, jeśli nie rozpocząłeś pracy nad zamówieniem.

Zacznij od początku

Projekt 2 nie może się rozpocząć, chyba że projekt 1 już się rozpoczął.

Na przykład , nie możesz zacząć pisać streszczenia książki, dopóki nie zaczniesz czytać książki.

Nie wszystkie zależności występują z tą samą częstotliwością. Zależność od początku do końca jest znacznie częstszą zależnością niż od początku do końca, która pojawia się w bardzo szczególnych sytuacjach.

2 rodzaje wpływu na zależności

Zarządzanie ryzykiem projektu zależy od wpływu, jaki posiadasz na zależności projektu.

Istnieją dwa rodzaje wpływu:   bezpośredni   oraz   pośrednie .

I sprowadzają się do twojej zdolności wpływania na zachowanie ludzi. Na przykład nie możesz wpływać na zachowanie lub decyzje partnerów zewnętrznych. Możesz im kierować, dyktować daty, wymagania i oczekiwania, ale nie możesz im powiedzieć, co mają robić lub jak wykonać. To od nich zależy, czy spełnią Twoje wymagania. Tak więc rozkazujesz   pośredni wpływ   na nich.

Dotyczy to również współpracy międzywydziałowej.

Z drugiej strony możesz   bezpośrednio wpływać   decyzje i zachowanie ludzi w twoim zespole. Dzięki temu masz większą kontrolę nad wynikiem projektu, za który odpowiada Twój zespół i czy spełniasz wymagania.

Jak zarządzać zależnościami projektu: 3 szalenie skuteczne wskazówki

Zarządzanie zależnościami projektowymi to proces, który do skutecznego działania wymaga zróżnicowanego zestawu umiejętności. Nie jest konieczne, aby kierownik projektu lub portfela posiadał wszystkie wymagane umiejętności, ale jego zespół powinien wspólnie być w stanie wykonać.

Umiejętności te odnoszą się do różnych strategii wdrażanych w celu zapewnienia realizacji projektów w ramach budżetu i harmonogramu. i specyfikacje. Oto trzy szalenie skuteczne strategie, których możesz użyć, aby zwiększyć szanse powodzenia swoich współzależnych projektów.

1. Zmniejsz liczbę zależności

To pierwsze i być może najbardziej znaczące działanie, jakie możesz podjąć.

Zmapuj zależności między projektami, a następnie zajmij się każdym z nich. Proponujemy zacząć od dłuższych łańcuchów projektów zależnych. Podziel je na mniejsze i znajdź pojedyncze punkty awarii, którymi powinieneś się zająć.

Zwróć szczególną uwagę na zależności, na które masz pośredni wpływ, ponieważ stanowią one najwyższy czynnik ryzyka. Jeśli coś pójdzie nie tak, chcesz móc szybko to naprawić i nie czekać, aż inni odpowiedzą na Twoje wiadomości.

Skoncentruj swoje wysiłki na restrukturyzacji projektów lub ich zadań i ich redystrybucji, tak aby było jak najmniej zaangażowanych stron w pojedynczym łańcuchu zależnych projektów. Następnie dostosuj zachęty między zespołami i stronami, aby zwiększyć swoje szanse na płynną współpracę. Rzeczy takie jak dołączanie nagród do zakresu projektu, np. terminy, specyfikacje i posiadanie różnych zespołów, które pracują nad współzależnymi projektami, dzielą się metrykami i celami, które mają długą drogę.

Wyeliminuj zależności i zerwij długie łańcuchy. Jeśli nie możesz, wyrównaj zachęty między zaangażowanymi stronami.

2. Zainwestuj w skuteczną komunikację

Ponad 60% organizacji nie realizuje swoich projektów na czas, w ramach budżetu iz pełnymi korzyściami.

Istotnym czynnikiem, który często jest pomijany, jest słaba komunikacja między zaangażowanymi stronami. Zaangażowanie interesariuszy jest bardzo cennym działaniem dla powodzenia projektu.

Po zredukowaniu zależności projektowych do minimum, musisz ustanowić wydajne procesy komunikacji dla każdej zależności. Określ z wyprzedzeniem preferowany kanał komunikacji i sprecyzuj oczekiwania. Upewnij się, że dyskutujesz i zgadzasz się na:

• Właściciele zadań lub projektów.
• Twój kontakt, tj. pojedyncza osoba, z którą się komunikujesz, na wypadek, gdyby własność nie była jasna.
• Daty działań następczych i terminy realizacji kamieni milowych.
• Informacje zawarte w raportach. Przygotuj szablony, jeśli masz czas, i rozdaj je.
• Aktywne kanały komunikacji i wyznaczanie zapasowych.

W komunikacji kontekst jest wszystkim.

Ludzie działają bardziej odpowiedzialnie, gdy rozumieją bezpośredni wpływ swoich decyzji. Powiadamiaj osoby mające bezpośredni wpływ na projekty o konsekwencjach niedotrzymania terminów lub niedotrzymanych rezultatów projektu. Jeśli udało Ci się powiązać zakres projektu z nagrodą, przypomnij swoim partnerom.

Nie groź. Celem jest budowanie zaufania z przejrzystością, a nie niszczenie relacji.

Skuteczna komunikacja jest katalizatorem silnych relacji, a silne relacje przestrzegają specyfikacji projektu i terminów.

3. Zainwestuj w odpowiednie narzędzia

Nie ma magicznych narzędzi, które wyparują ryzyko lub oferują gotowe do działania rozwiązania.

Narzędzia ułatwiają podejmowanie decyzji i samodzielne opracowywanie rozwiązania. Ale muszą być trwałe w perspektywie długoterminowej, zachowując przy tym wartość dodaną. Oto typowy   zarządzanie portfelem   scenariusz:

• Zespół tworzy arkusz Excela ze wszystkimi projektami, ich harmonogramami, budżetami, ROI i jak największą ilością szczegółów. Jeśli istnieje wiedza techniczna, budują również wykres Gantta.
• Zaczynają pojawiać się pierwsze zmiany, a zespół aktualizuje arkusz kalkulacyjny.
• Zachodzi więcej zmian. Aktualizacja arkusza kalkulacyjnego zajmuje tylne miejsce, a zespół skupia się na gaszeniu pożarów i dotrzymywaniu terminów.
• Zmian jest tak wiele, że próbujesz śledzić je w innym dokumencie, dopóki nie znajdziesz czasu na zaktualizowanie oryginalnego arkusza kalkulacyjnego.
• Oryginalny arkusz kalkulacyjny jest przestarzały, złożoność jest niesamowita, a Ty grasz w nadrabianie zaległości w aktualizacjach projektów i terminach.
• Kiedy wszystko poszło na boki?

Ten przykład wydaje się nieco uproszczony i tak jest. Ale niestety jest to bliższe prawdy, niż większość kierowników projektów jest skłonna przyznać. Kolejnym najlepszym rozwiązaniem jest przyjęcie platformy cyfrowej do śledzenia projektów i zarządzania nimi. Istnieje mnóstwo projektów lub   platformy do zarządzania portfelem   tam.

Więc pytanie brzmi, jak wybrać najlepszy?

Od ścisłego   zarządzanie projektami   Z perspektywy większość oprogramowania na rynku jest wystarczająca. Jednak w przypadku zarządzania portfelem musisz być bardziej selektywny. Oto cechy, których powinieneś szukać:

Jest skalowalny.   Chcesz, aby wiele osób miało dostęp do platformy i dokonywało aktualizacji. Zbieranie zmian przez jedną osobę, a następnie poświęcanie czasu na aktualizację planu jest nie do utrzymania na dłuższą metę. Znacznie lepiej płynie, gdy praca jest delegowana do właścicieli projektów.

Jest wystarczająco wyrafinowany.   Na przykład platforma, która nie obsługuje wykresu Gantta, nie jest zbyt przydatna, jeśli chodzi o zarządzanie portfelem. Z drugiej strony funkcje zarządzania zadaniami dodają rozpraszający hałas bez dostarczania wartości. Zarządzanie wieloma projektami i ich zależnościami przynosi korzyści dzięki odjęciu bezużytecznych informacji i skupieniu się na najważniejszych.

Ułatwia raportowanie.   Przeglądanie postępów i omawianie wezwania do osądu wymaga dokładnego przedstawienia bieżącego postępu. Prosty przegląd stanu projektów skłania do rozmowy w kierunku spraw, które wymagają natychmiastowej uwagi. Wybrana platforma powinna być w stanie wspierać i prowadzić rozmowy dotyczące recenzji.

Ponownie, nie ma magicznych rozwiązań, a wdrażanie oprogramowania na dużą skalę wymaga również pewnych zmian kulturowych. Ale warto, ponieważ pomaga zapobiegać błędom pominięcia lub złego śledzenia.

Zaskakująco powszechnym i niedocenianym krytycznym zaniedbaniem większości menedżerów portfela jest wpływ źle zarządzanych zależności projektowych na strategię biznesową. Kiedy kilka drobnych niedotrzymanych terminów, słaba komunikacja i dostawy niespełniające standardów przeradzają się w katastrofalne reakcje łańcuchowe, długoterminowe plany stają się fantazjami.

Menedżerowie portfeli (i projektów), którzy dostrzegają swoje ograniczone ludzkie zdolności do zarządzania złożonością i decydują się na zastosowanie nowoczesnych narzędzi, oferują swojej organizacji znaczną przewagę w realizacji jej strategii.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Cascade może Ci pomóc   zarządzaj swoim portfelem projektów   dopasowując się do strategii Twojej firmy,   rozpocznij bezpłatny okres próbny   lub   wskoczyć na demo   z naszym zespołem, a my przeprowadzimy Cię przez wszystko, co musisz wiedzieć.