3 استراتيجيات فعالة للغاية لإدارة تبعيات المشروع
نشرت: 2022-09-01جزء كبير من إدارة مخاطر المشروع هو إدارة تبعيات المشروع.
في الاستراتيجيات مع مجموعة من المشاريع المترابطة ، يتم تحديد النجاح أيضًا من خلال الإدارة الفعالة لتبعيات المشروع. التقليل من تأثير المشروع الفاشل على نجاح الخطة يترك جزء التنفيذ معطلاً.
في هذه المقالة ، سنشرح تبعيات المشروع المختلفة ونقدم لك ثلاث استراتيجيات فعالة للغاية للتعامل معها.
ما هي تبعيات المشروع؟
هناك تبعية بين مشروعين عندما يعتمد نجاح أحد المشروعين أو كليهما على نجاح الآخر. تحتوي معظم المساعي متعددة المشاريع على الكثير من التبعيات التي تعقد تنفيذها.
لماذا تعتبر إدارة تبعيات المشروع مهمة؟
يعد ترك تبعيات المشروع بدون رادع فكرة سيئة.
لأنها تمثل أعلى عوامل الخطر. هذه هي أسهل طريقة لتدمير ميزانية مشروعك وجدوله الزمني. وعندما تكون هناك سلسلة طويلة من المشاريع المترابطة ، فإن تدمير حلقة واحدة في السلسلة سيكون له تأثير كارثي متتالي. تأثير يمكن أن يجعل الجدول الزمني لخطة العمل بسهولة غير واقعي.
تبعيات المشروع التي تتم إدارتها بشكل سيء تشكل خطراً على الخطة الإستراتيجية للشركة.
ما هي أنواع التبعيات في إدارة المشروع؟
4 أنواع من التبعيات
هناك أربع طرق يعتمد فيها مشروعان على بعضهما البعض فيما يتعلق بالجدول الزمني للإنجاز.
إنهاء لتبدأ
لا يمكن بدء المشروع 2 حتى اكتمال المشروع 1.
على سبيل المثال ، لا يمكنك تأثيث مكاتبك حتى يتم بناء المبنى.
إنهاء حتى النهاية
لا يمكن إكمال المشروع 2 حتى يكتمل المشروع 1.
على سبيل المثال ، تحتاج إلى إنهاء حفر الحقل بالكامل قبل الانتهاء من البذر.
البداية وحتى النهاية
لا يمكن إكمال المشروع 2 حتى يبدأ المشروع 1.
على سبيل المثال ، لا يمكنك إصدار فاتورة للعميل ما لم تكن قد بدأت العمل على الطلب.
ابدأ في البدء
لا يمكن بدء المشروع 2 ما لم يبدأ المشروع 1 بالفعل.
على سبيل المثال ، لا يمكنك البدء في كتابة ملخص كتاب ما لم تكن قد بدأت في قراءة الكتاب.
لا تحدث كل التبعيات بنفس التردد. يعتبر التبعية من النهاية إلى البداية أكثر تكرارا من التبعية من البداية إلى النهاية ، والتي تحدث في مناسبات محددة للغاية.
نوعا التأثير على التبعيات
تعتمد إدارة مخاطر مشروعك على التأثير الذي تحكمه على تبعيات المشروع.
هناك نوعان من التأثير: مباشرة و غير مباشر .
ويتعلق الأمر بقدرتك على التأثير في سلوك الناس. على سبيل المثال ، لا يمكنك التأثير على سلوك أو قرارات الشركاء الخارجيين. يمكنك إرشادهم وإملاء التواريخ والمتطلبات والتوقعات ، لكن لا يمكنك إخبارهم بما يجب عليهم فعله أو كيفية التنفيذ. الأمر متروك لهم لتلبية مطالبكم. هكذا تأمر تأثير غير مباشر عليهم.
عادة ما يكون هذا صحيحًا بالنسبة للتعاون بين الإدارات أيضًا.
من ناحية أخرى ، يمكنك ذلك تأثير مباشر قرارات وسلوك الأشخاص في فريقك. وبالتالي ، لديك سيطرة أعلى على نتيجة المشروع الذي يكون فريقك مسؤولاً عنه وما إذا كنت تفي بالمتطلبات أم لا.
كيفية إدارة تبعيات المشروع: 3 نصائح فعالة للغاية
إدارة تبعيات المشروع هي عملية تتطلب مجموعة متنوعة من المهارات لتكون فعالة. ليس من الضروري أن يمتلك مدير المشروع أو مدير الحافظة جميع المهارات المطلوبة ، ولكن يجب أن يكون فريقهم قادرًا بشكل جماعي على الاستمرار.
تتعلق هذه المهارات بالاستراتيجيات المختلفة المستخدمة لضمان اكتمال المشاريع ضمن الميزانية والجدول الزمني. والمواصفات. فيما يلي ثلاث استراتيجيات فعالة للغاية يمكنك استخدامها لتحسين احتمالات النجاح لمشاريعك المترابطة.
1. تقليل عدد التبعيات
هذا هو الإجراء الأول وربما الأكثر تأثيرًا الذي يمكنك اتخاذه.
عيّن التبعيات بين مشاريعك ثم حدد كل واحد منهم. نقترح البدء بسلاسل أطول للمشاريع التابعة. قسّمهم إلى نقاط أصغر واكتشف نقاط الفشل الفردية التي يجب عليك معالجتها.
انتبه جيدًا إلى التبعيات التي لديك تأثير غير مباشر عليها لأنها تمثل عامل الخطر الأكبر. إذا حدث خطأ ما ، فأنت تريد أن تكون قادرًا على إصلاحه بسرعة وعدم انتظار رد الآخرين على رسائلك.
ركز جهودك على إعادة هيكلة المشاريع أو مهامها وإعادة توزيعها ، بحيث يكون هناك أقل عدد ممكن من الأطراف المشاركة في سلسلة واحدة من المشاريع التابعة قدر الإمكان. ثم قم بمواءمة الحوافز بين الفرق والأطراف لزيادة احتمالات التعاون السلس. أشياء مثل إرفاق المكافآت بنطاق المشروع ، على سبيل المثال ، المواعيد النهائية والمواصفات ووجود فرق مختلفة تعمل في مشاريع مترابطة تشترك في المقاييس والأهداف تقطع شوطًا طويلاً.
تخلص من التبعيات وكسر السلاسل الطويلة. إذا لم تستطع ، فقم بمواءمة الحوافز بين الأطراف المعنية.
2. الاستثمار في الاتصال الفعال
أكثر من 60٪ من المؤسسات تفشل في تسليم مشاريعها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وبفوائد كاملة.
من العوامل المهمة التي غالبًا ما يتم تجاهلها ضعف التواصل بين الأطراف المعنية. يعد إشراك أصحاب المصلحة نشاطًا ذا قيمة عالية لنجاح المشروع.
بعد تقليل تبعيات المشروع إلى الحد الأدنى ، تحتاج إلى إنشاء عمليات اتصال فعالة لكل تبعية. حدد مسبقًا قناة الاتصال المفضلة لديك وقم بتوضيح التوقعات. تأكد من أنك تناقش وتوافق على:
- أصحاب المهام أو المشاريع.
- جهة الاتصال الخاصة بك ، أي الشخص الوحيد الذي تتواصل معه ، في حالة عدم وضوح الملكية.
- مواعيد المتابعة والمواعيد النهائية للمعالم.
- المعلومات الواردة في التقارير. قم بإعداد بعض القوالب ، إذا كان لديك الوقت ، ووزعها.
- قنوات الاتصال النشطة وتحديد القنوات الاحتياطية.
في التواصل ، السياق هو كل شيء.
يتصرف الناس بمسؤولية أكبر عندما يفهمون التأثير المباشر لقراراتهم. قم بإخطار الأشخاص الذين لديهم تأثير مباشر على المشاريع بعواقب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو مخرجات المشروع دون المستوى. إذا نجحت في ربط نطاق المشروع بالمكافأة ، فذكر شركاءك.
لا تشكل تهديدًا. الهدف هو تعزيز الثقة بشفافية ، وليس تدمير العلاقة.
يعد الاتصال الفعال حافزًا للعلاقات القوية ، وتحترم العلاقات القوية مواصفات المشروع والمواعيد النهائية.
3. استثمر في الأدوات الصحيحة
لا توجد أدوات سحرية تبخر المخاطر أو تقدم حلولاً جاهزة للتنفيذ.
تساعدك الأدوات في اتخاذ القرارات وتطوير الحل بنفسك. لكن يجب أن تكون مستدامة على المدى الطويل مع الاحتفاظ بقيمتها المضافة. هنا نموذجي إدارة المحافظ سيناريو:
- يبني الفريق ورقة إكسل تحتوي على جميع المشاريع ، وجداولها الزمنية ، وميزانياتها ، وعائد الاستثمار ، وأكبر قدر ممكن من التفاصيل. إذا كانت هناك معرفة تقنية ، فإنهم يقومون أيضًا ببناء مخطط جانت.
- تبدأ التغييرات الأولى في الظهور ، ويقوم الفريق بتحديث جدول البيانات.
- تحدث المزيد من التغييرات. يحتل تحديث جدول البيانات المقعد الخلفي ، ويركز الفريق على إخماد الحرائق والوفاء بالمواعيد النهائية.
- التغييرات كثيرة جدًا ، تحاول تتبعها في مستند مختلف حتى تجد الوقت لتحديث جدول البيانات الأصلي.
- جدول البيانات الأصلي عفا عليه الزمن ، والتعقيد بعيد المنال ، وأنت تلعب مع تحديثات المشروع والمواعيد النهائية.
- متى سارت الأمور بشكل جانبي؟
هذا المثال يبدو مبسطًا بعض الشيء ، وهو كذلك. لكن لسوء الحظ ، هذا أقرب إلى الحقيقة مما يشعر معظم مديري المشاريع بالراحة عند الاعتراف به. الحل التالي الأفضل هو اعتماد منصة رقمية لتتبع وإدارة المشاريع. هناك عدد كبير من المشاريع أو منصات إدارة المحافظ في الخارج.
إذن ، السؤال هو ، كيف يمكنك اختيار الأفضل؟
من صارم ادارة مشروع منظور ، معظم البرامج في السوق كافية. لكن بالنسبة لإدارة المحافظ ، يجب أن تكون أكثر انتقائية. إليك الصفات التي يجب أن تبحث عنها:
إنها قابلة للتطوير. تريد أن يتمكن العديد من الأشخاص من الوصول إلى النظام الأساسي وإجراء التحديثات. ليس من المستدام على المدى الطويل أن يقوم شخص واحد بجمع التغييرات ثم قضاء الوقت في تحديث الخطة. يتدفق بشكل أفضل بكثير عندما يتم تفويض العمل إلى مالكي المشروع.
إنه متطور بما فيه الكفاية. النظام الأساسي الذي لا يدعم مخطط جانت ، على سبيل المثال ، ليس مفيدًا جدًا عندما يتعلق الأمر بإدارة المحافظ. من ناحية أخرى ، تضيف ميزات إدارة المهام ضوضاء مشتتة دون تقديم قيمة. تستفيد إدارة المشاريع المتعددة وتبعياتها من طرح المعلومات غير المفيدة والتركيز على الأساسيات.
يسهل الإبلاغ. تتطلب مراجعة التقدم ومناقشة استدعاءات الحكم تمثيلًا دقيقًا للتقدم الحالي. نظرة عامة بسيطة على حالة المشاريع تثير النقاش نحو الأشياء التي تحتاج إلى اهتمام فوري. يجب أن يكون النظام الأساسي الذي تختاره قادرًا على دعم وقيادة محادثات المراجعة.
مرة أخرى ، لا توجد حلول سحرية ، كما أن اعتماد البرامج على نطاق واسع يتطلب بعض التغييرات الثقافية أيضًا. لكن الأمر يستحق ذلك لأنه يساعد في منع أخطاء الإغفال أو التتبع السيئ.
من المثير للدهشة أن الإغفال الشائع والمفاجئ لمعظم مديري المحافظ هو تأثير اعتماد المشروع على استراتيجية العمل. عندما يتطور عدد قليل من المواعيد النهائية الضائعة ، وسوء الاتصال ، والتسليم دون المستوى إلى ردود فعل متسلسلة كارثية ، تصبح الخطط طويلة الأجل خيالات.
يقدم مديرو المحافظ (والمشاريع) الذين يدركون قدرتهم البشرية المحدودة على إدارة التعقيد ويقررون اعتماد أدوات حديثة لمؤسستهم ميزة كبيرة في تنفيذ استراتيجيتها.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول كيفية مساعدة Cascade لك إدارة محفظة مشروعك أثناء المواءمة مع استراتيجية عملك ، ابدأ نسخة تجريبية مجانية أو القفز على العرض مع فريقنا ، وسنرشدك إلى كل ما تحتاج إلى معرفته.