프로젝트 종속성을 관리하기 위한 매우 효과적인 3가지 전략

프로젝트 위험 관리의 큰 부분은 프로젝트 종속성을 관리하는 것입니다.

상호 의존적인 프로젝트 포트폴리오가 있는 전략에서 성공은 또한 프로젝트 종속성의 효과적인 관리에 의해 결정됩니다. 실패한 프로젝트가 계획의 성공에 미치는 영향을 과소평가하면 실행 부분이 손상됩니다.

이 기사에서는 다양한 프로젝트 종속성을 설명하고 이를 처리하기 위한 세 가지 매우 효과적인 전략을 제공합니다.

프로젝트 종속성이란 무엇입니까?

프로젝트 중 하나 또는 둘 모두의 성공이 다른 프로젝트의 성공에 좌우되는 경우 두 프로젝트 간에 종속성이 있습니다. 대부분의 다중 프로젝트 노력에는 실행을 복잡하게 만드는 많은 종속성이 있습니다.

프로젝트 종속성을 관리하는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

프로젝트 종속성을 선택하지 않은 상태로 두는 것은 나쁜 생각입니다.

가장 높은 위험 요소이기 때문입니다. 그것이 프로젝트의 예산과 일정을 망치는 가장 쉬운 방법입니다. 그리고 상호의존적인 프로젝트의 긴 사슬이 있을 때, 사슬에서 하나의 링크를 부수는 것은 재앙적인 연쇄 효과를 초래할 것입니다. 사업 계획의 타임라인을 쉽게 비현실적으로 만들 수 있는 효과.

제대로 관리되지 않는 프로젝트 종속성은 회사의 전략적 계획에 위험이 됩니다.

프로젝트 관리의 종속성 유형은 무엇입니까?

4가지 종류의 의존성

두 프로젝트가 완료 일정과 관련하여 서로 의존하는 네 가지 방법이 있습니다.

시작하기 위해 끝내기

프로젝트 1이 완료될 때까지 프로젝트 2를 시작할 수 없습니다.

예를 들어 , 건물이 지어질 때까지 사무실을 꾸밀 수 없습니다.

마침에서 마침

프로젝트 1이 완료될 때까지 프로젝트 2를 완료할 수 없습니다.

예를 들어 , 파종을 마치기 전에 전체 밭을 파야 합니다.

시작부터 끝까지

프로젝트 1이 시작될 때까지 프로젝트 2를 완료할 수 없습니다.

예를 들어 , 주문 작업을 시작하지 않으면 고객에게 청구할 수 없습니다.

시작하기 시작하기

프로젝트 1이 이미 시작되지 않으면 프로젝트 2를 시작할 수 없습니다.

예를 들어 , 책을 읽기 시작하지 않으면 책 요약 쓰기를 시작할 수 없습니다.

모든 종속성이 동일한 빈도로 발생하는 것은 아닙니다. 종료 후 시작은 매우 특정한 경우에 발생하는 시작 후 종료보다 훨씬 더 빈번한 종속성입니다.

의존성에 대한 2가지 유형의 영향

프로젝트의 위험을 관리하는 것은 프로젝트 종속성에 대해 명령하는 영향에 달려 있습니다.

영향에는 두 가지 종류가 있습니다.   직접   그리고   간접 .

그리고 그들은 사람들의 행동에 영향을 미치는 당신의 능력에 달려 있습니다. 예를 들어 외부 파트너의 행동이나 결정에 영향을 줄 수 없습니다. 당신은 그들을 안내하고 날짜, 요구 사항 및 기대치를 지시할 수 있지만 무엇을 하거나 실행하는 방법을 말할 수는 없습니다. 당신의 요구를 충족시키는 것은 그들에게 달려 있습니다. 따라서 당신은 명령   간접적인 영향   그들에.

이는 일반적으로 부서 간 협업에서도 마찬가지입니다.

반면에, 당신은 할 수 있습니다   직접적인 영향   당신의 팀에 있는 사람들의 결정과 행동. 따라서 팀이 책임지고 있는 프로젝트의 결과와 요구 사항을 충족하는지 여부를 더 잘 제어할 수 있습니다.

프로젝트 종속성을 관리하는 방법: 매우 효과적인 3가지 팁

프로젝트 종속성을 관리하는 것은 효과를 발휘하기 위해 다양한 기술이 필요한 프로세스입니다. 프로젝트 또는 포트폴리오 관리자가 필요한 모든 기술을 보유할 필요는 없지만 팀이 함께 수행할 수 있어야 합니다.

이러한 기술은 프로젝트가 예산, 일정 내에서 완료되도록 하기 위해 배포된 다양한 전략과 관련이 있습니다. 및 사양. 다음은 상호 의존적인 프로젝트의 성공 확률을 높이는 데 사용할 수 있는 매우 효과적인 세 가지 전략입니다.

1. 의존성 수 줄이기

이것은 귀하가 취할 수 있는 첫 번째이자 아마도 가장 영향력 있는 조치입니다.

프로젝트 간의 종속성을 매핑한 다음 각 프로젝트를 하나씩 처리합니다. 더 긴 종속 프로젝트 체인으로 시작하는 것이 좋습니다. 그것들을 더 작은 것으로 나누고 해결해야 하는 단일 실패 지점을 파악하십시오.

간접적인 영향을 미치는 종속성은 가장 높은 위험 요소를 나타내므로 특히 주의하십시오. 문제가 발생하면 신속하게 수정하고 다른 사람이 메시지에 응답할 때까지 기다리지 않기를 원합니다.

프로젝트 또는 해당 작업을 재구성하고 재분배하는 데 노력을 집중하여 종속 프로젝트의 단일 체인에 관련된 당사자가 가능한 한 적게 되도록 합니다. 그런 다음 팀과 당사자 간의 인센티브를 조정하여 원활한 협업 가능성을 높입니다. 기한, 사양과 같은 프로젝트 범위에 보상을 추가하고 상호 의존적인 프로젝트에서 작업하는 여러 팀이 메트릭 및 목표를 공유하도록 하는 것과 같은 작업은 많은 도움이 됩니다.

종속성을 제거하고 긴 사슬을 끊으십시오. 할 수 없다면 관련 당사자 간에 인센티브를 조정하십시오.

2. 효과적인 커뮤니케이션에 투자

60% 이상의 조직이 프로젝트를 제시간에 예산 내에서 완전한 혜택으로 제공하지 못합니다.

종종 간과되는 중요한 요소는 관련 당사자 간의 의사 소통이 원활하지 않다는 것입니다. 이해 관계자를 참여시키는 것은 프로젝트의 성공을 위한 매우 가치 있는 활동입니다.

프로젝트 종속성을 최소화한 후 각 종속성에 대한 효율적인 커뮤니케이션 프로세스를 수립해야 합니다. 선호하는 커뮤니케이션 채널을 미리 지정하고 기대치를 명확히 하십시오. 다음 사항에 대해 논의하고 동의해야 합니다.

• 작업 또는 프로젝트의 소유자입니다.
• 소유권이 명확하지 않은 경우에 대비하여 연락하는 사람, 즉 연락하는 한 사람의 연락처입니다.
• 후속 날짜 및 이정표의 마감일.
• 보고서에 포함된 정보입니다. 시간이 있으면 몇 가지 템플릿을 준비하고 배포하십시오.
• 활성 통신 채널을 확인하고 백업 채널을 결정합니다.

의사 소통에서 컨텍스트는 모든 것입니다.

사람들은 결정의 즉각적인 영향을 이해할 때 더 책임감 있게 행동합니다. 프로젝트에 직접적인 영향을 미치는 사람들에게 기한을 놓친 결과 또는 수준 이하의 프로젝트 결과물에 대해 알립니다. 프로젝트 범위를 보상과 성공적으로 연결했다면 파트너에게 상기시키십시오.

위협하지 마세요. 목표는 관계를 파괴하는 것이 아니라 투명하게 신뢰를 구축하는 것입니다.

효과적인 의사 소통은 강력한 관계를 위한 촉매이며, 강력한 관계는 프로젝트 사양과 마감일을 존중합니다.

3. 올바른 도구에 투자

위험을 없애거나 즉시 실행 가능한 솔루션을 제공하는 마법의 도구는 없습니다.

도구는 스스로 결정을 내리고 솔루션을 개발하는 데 도움이 됩니다. 그러나 부가 가치를 유지하면서 장기적으로 지속 가능해야 합니다. 여기에 전형적인   포트폴리오 관리   대본:

• 팀은 모든 프로젝트, 일정, 예산, ROI 및 가능한 한 많은 세부 정보가 포함된 Excel 시트를 작성합니다. 기술 지식이 있으면 Gantt 차트도 작성합니다.
• 첫 번째 변경 사항이 적용되기 시작하고 팀에서 스프레드시트를 업데이트합니다.
• 더 많은 변화가 일어납니다. 스프레드시트 업데이트는 뒷전이고 팀은 화재를 진압하고 마감일을 맞추는 데 집중합니다.
• 변경 사항이 너무 많아서 원본 스프레드시트를 업데이트할 시간을 찾을 때까지 다른 문서에서 변경 사항을 추적하려고 합니다.
• 원본 스프레드시트는 더 이상 사용되지 않으며 복잡성은 해결되며 프로젝트 업데이트 및 마감일을 따라잡습니다.
• 언제 모든 것이 옆으로 갔습니까?

이 예제는 약간 단순화된 것처럼 보입니다. 그러나 불행히도 대부분의 프로젝트 관리자가 편안하게 인정하는 것보다 진실에 더 가깝습니다. 차선책은 디지털 플랫폼을 채택하여 프로젝트를 추적하고 관리하는 것입니다. 프로젝트가 너무 많거나   포트폴리오 관리 플랫폼   저 밖에.

따라서 질문은 어떻게 가장 좋은 것을 선택할 수 있습니까?

엄격한   프로젝트 관리   관점에서 볼 때 시장에 있는 대부분의 소프트웨어로 충분합니다. 하지만 포트폴리오 관리를 위해서는 더 선택해야 합니다. 당신이 찾아야 할 자질은 다음과 같습니다.

확장 가능합니다.   많은 사람들이 플랫폼에 액세스하고 업데이트할 수 있기를 바랍니다. 한 사람이 변경 사항을 수집하고 계획을 업데이트하는 데 시간을 보내는 것은 장기적으로 지속 가능하지 않습니다. 작업이 프로젝트 소유자에게 위임될 때 훨씬 더 잘 진행됩니다.

충분히 고급스럽습니다.   예를 들어 Gantt 차트를 지원하지 않는 플랫폼은 포트폴리오 관리와 관련하여 그다지 유용하지 않습니다. 반면에 작업 관리 기능은 가치를 제공하지 않으면서 산만한 소음을 추가합니다. 여러 프로젝트 및 해당 종속성을 관리하면 불필요한 정보를 빼고 필수 사항에 집중할 수 있습니다.

보고를 용이하게 합니다.   진행 상황을 검토하고 판단 요구 사항을 논의하려면 현재 진행 상황을 정확하게 표현해야 합니다. 프로젝트 상태에 대한 간단한 개요는 즉각적인 주의가 필요한 사항에 대한 대화를 불러일으킵니다. 선택한 플랫폼은 검토 대화를 지원하고 추진할 수 있어야 합니다.

다시 말하지만 마법 같은 솔루션은 없으며 대규모로 소프트웨어를 채택하려면 약간의 문화적 변화도 필요합니다. 그러나 누락이나 잘못된 추적의 실수를 방지하는 데 도움이 되기 때문에 그만한 가치가 있습니다.

대부분의 포트폴리오 관리자가 놀라울 정도로 흔하고 지나치게 중요하지 않은 누락은 잘못 관리된 프로젝트 종속성이 비즈니스 전략에 미치는 영향입니다. 몇 가지 사소한 기한을 놓치고 의사 소통이 원활하지 않고 표준 이하의 배송이 재앙적인 연쇄 반응으로 발전하면 장기 계획은 환상이됩니다.

복잡성을 관리하고 현대적인 도구를 채택하기로 결정한 인간의 제한된 능력을 인식하는 포트폴리오(및 프로젝트) 관리자는 조직이 전략을 실행하는 데 상당한 이점을 제공합니다.

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