エグゼクティブ プロジェクト ステータス レポート: 1 つを書くための 6 つのベスト プラクティス

トランスフォーメーション リーダーとして、プロジェクト マネジメント オフィス (PMO) と会社の利害関係者は、あなたが会社のビジョンを実現することを望んでいます。 経営幹部は、組織のポートフォリオ全体の健全性に関する定期的なステータス レポートを期待しており、良いニュースだけを望んでいます。

しかし、現在の技術スタックはあなたを不安にさせています。 接続されていないツール、散らばったデータ、および散らかったドキュメント。 時間の無駄に思え、手作業は避けられません。また、チームの誰も、ワークフローでのすべての努力がプロジェクトの成功と会社の目標に効果的かどうか確信が持てません。

優れたエグゼクティブ プロジェクト ステータス レポートを使用すると、プロジェクトの進捗状況を追跡し、リスクを特定し、複数のプロジェクトを管理する際にすべての利害関係者に情報を提供できます。

この記事で取り上げる内容は次のとおりです。

• エグゼクティブステータスレポートとは何ですか？
• ステータス レポートにはどのような利点がありますか?
• さまざまなプロジェクト ステータス レポートの必需品
• 効果的なステータス レポートを作成するための 6 つのベスト プラクティス
• 進捗レポートを作成するためのトップ ツール

最終的には、プロジェクトの成功を判断する方法に自信が持てるようになり、信頼を確立し、組織がより賢明な意思決定を行うのに役立つ方法で関係者に情報を提示できるようになります。

エグゼクティブステータスレポートとは何ですか？

エグゼクティブの複数のプロジェクト ステータス レポートは、組織のプロジェクト ポートフォリオの現在の状態に関する簡潔でタイムリーな更新です。 多くの場合、1 ページのドキュメントであるこのスナップショットには、経営幹部や主要な利害関係者がポートフォリオが順調か、予定外か、リスクがあるかを確認するために必要な、最も関連性の高い概要情報のみが含まれています。

エグゼクティブ プロジェクト ステータス レポートは、特定のプロジェクトに関するリアルタイムの更新ではなく、プロジェクトのポートフォリオ全体にわたる主要なイベントを要約し、それらがどのように期待値を達成するかを説明します。

ステータスが重要な理由: エグゼクティブ ステータス レポートの 7 つの主なメリット

エンタープライズ ポートフォリオ管理の担当者にとって最大の課題は、企業プロジェクトのポートフォリオ全体の包括的で最新のビューを提供することです。

複数のプロジェクトにわたるプロジェクトの健全性を正確かつ全体的に把握していないとします。 その場合、あなたのビジネス リーダーは、わがままにつながる可能性のある現状について盲点を持つことになります。   意思決定  （そして、あなたの貧弱な情報のためにあなたの方向に不機嫌そうな顔が投げかけられます-あなたの信頼性に別れを告げてください）.

最新のプロジェクト ポートフォリオ レポート プラットフォームは、次のようなエグゼクティブ ステータス レポートの多くのメリットを活用するのに役立ちます。

1. 利害関係者の足並みをそろえる  リアルタイム データによるポートフォリオ ステータス。
2. ポートフォリオの健全性を追跡する  リスクとボトルネックを特定します。
3. 俊敏性を維持  手遅れになる前に問題を発見し、対応します。
4. 明確にする  チームメンバーの役割に関するコンテキスト。
5. アクセシビリティの向上  意思決定プロセスに必要な情報をタイムリーに提供します。
6. 無意味なステータス ミーティングを排除します。利用可能なときにデータをチェックすることで全員が最新情報を入手できるためです。
7. 時間を節約し、手作業を減らす  さまざまな場所から複数のプロジェクトのデータを収集する必要がないためです。

さまざまなプロジェクト ステータス レポートの必需品

各プロジェクト ステータス レポートの目的は異なりますが、最も一般的な 2 つのレポートに含まれる内容を見てみましょう。

個々のプロジェクト ステータス レポート

これは、プロジェクトの進捗状況に関する一般的な更新であり、通常は毎週配信されます。 このプロジェクトの概要は、取締役会全体ではなくプロジェクト所有者向けであるため、多くの場合、少数の利害関係者を対象としています。

毎週のプロジェクト ステータス レポートは、プロジェクト ライフサイクル全体の進行状況を最も関与している人々に包括的に表示することを目的としています。

プロジェクト ステータス レポートの必須項目は次のとおりです。

• プロジェクト名
• 紹介文
• 先週起こったことの要約
• 来週の予定の説明
• 今後のタスクとプロジェクトのマイルストーン
• 全体的なプロジェクト タイムラインの完了
• 予算状況
• アクションアイテム
• プロジェクトのリスク、問題、および軽減計画

エグゼクティブ ポートフォリオ ステータス レポート

個々のプロジェクト レポートとは異なり、エグゼクティブ ステータス レポートは、日常のアクションを超えた複数のプロジェクトの概要を提供します。 その主な目的は、経営幹部、リーダー、およびその他の主要な利害関係者に、ポートフォリオの健全性に関する情報を提供することです。

エグゼクティブ ステータス レポートの目的は、利害関係者が仮定を検証し、リソース割り当てを最適化し、意思決定を改善し、推進するのを支援することです。   会社の戦略。

プロジェクト ポートフォリオ ステータス レポートの必須項目は次のとおりです。

• エグゼクティブサマリー
• 実現されたメリットと計画されたメリット
• アーンド バリュー メトリック — プログラムおよびプロジェクト レベル
• 前回の報告期間以降に達成された主なマイルストーン
• 今後の主なマイルストーン
• 主な問題とリスク
• 成功への方向性を示す課題 (およびそれぞれの影響) を克服するための推奨事項を含むコメント。
• シニア リーダーシップ チームの主な「質問」への回答

進捗レポートはどのくらいの頻度で更新する必要がありますか?

ステータス レポートを共有する頻度は、特定のプロジェクト ポートフォリオによって異なります。 たとえば、ポートフォリオ内のプロジェクトが短期間のマイルストーンで急速に進行している場合、毎週のプロジェクト ステータス レポートを送信する必要があります。

一方、長期的な目標を持ったプロジェクトに取り組んでおり、長いタイムラインでゆっくりと進行している場合は、月次レポートを送信して全員に最新情報を提供することをお勧めします.

どのような頻度を選択するにしても、最も重要なことは、個々のプロジェクトが順調に進んでいるかどうかに関係なく、ポートフォリオ全体の健全性についてプロジェクトの利害関係者に常に最新情報を伝えることです。

専用をご利用​​いただけます  プロジェクト報告ツール  毎週または毎月レポートを作成するためのリマインダーを設定します (詳細は以下で説明します)。

効果的なステータス レポートを作成するための 6 つのベスト プラクティス

プロジェクト ポートフォリオ ステータス レポートに何を含め、どのくらいの頻度で送信するかがわかったところで、全員を感動させるレポートを作成する方法を考えてみましょう。

エグゼクティブ プロジェクト ステータス レポートを作成するための 5 つのベスト プラクティスを次に示します。

1. レポートを視覚化する
2. 進捗レポートを自動化する
3. 視聴者のニーズに合わせてカスタム レポートを作成する
4. プロジェクトの詳細に迷わないでください
5. エグゼクティブサマリーを書く
6. ダッシュボードを使用する

詳しく見てみましょう。

1. レポートを視覚化する

実際、画像を使用すると、レポートが見やすくなります。 テキストや複素数の壁をくぐり抜けたいと思う人はいません。 あなたはあなたの  KPI レポート  次のような視覚要素を追加すると、読みやすく理解しやすくなります。

• グラフ
• 円グラフ
• 棒グラフ
• マインドマップ
• 写真とビデオ

円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなど、さまざまなデータの視覚化を含めることができる強力なウィジェットを備えた Cascade のカスタマイズ可能なダッシュボードをこっそり見てみましょう。

ビジュアルエイドはデータを簡素化し、主要な利害関係者がプロジェクトポートフォリオ全体で何が起こっているかを短時間で把握するのに役立ちます。 洞察、意見、分析からデータと数値を切り離すと、レポートは読みにくくなりますが、より賢明なビジネス上の意思決定にも役立ちます。

2. 進捗レポートを自動化する

戦略のステータスをリアルタイムで確認したい場合は、ポートフォリオ管理ソフトウェアを使用する必要があります。 すべてのプロジェクトの中央プラットフォームを使用すると、進行中の作業を追跡できるため、レポートを簡単に編集できます。

さまざまなスプレッドシートやプログラムから情報を取得しているときに髪を引っ張る代わりに、数回クリックするだけですべてを 1 つの屋根の下で見つけることができます。

Cascade には 1000 以上の統合が含まれています  技術スタック全体からデータを接続します。 このシステムを使用すると、データの収集とレポート作成を自動化して、面倒な手作業をせずに包括的なレポートを作成できます。

3. 視聴者のニーズに合わせてカスタム レポートを作成する

レポートを書く前に、対象読者を考慮する必要があります。 ステータス レポートを彼らのニーズと期待に合わせて調整することは非常に重要です。 彼らにとって何が重要か自問してみてください。

あなたのレポートが、組織のポートフォリオ全体の概要について経営幹部、上級管理職、投資家に最新情報を伝えるものだとしましょう。 彼らは忙しい人たちだということを覚えておかなければなりません。 彼らは、何が起こっているのかを理解するために懸命に働いたり雑草の中を歩き回ったりしたくありません。

一方、特定のプロジェクト ポートフォリオに関するレポートを提供する場合は、誰がそれを読み、どのような詳細を理解したいかを検討してください。 たとえば、   変更管理  キャンペーンでは、従業員が新しいツールや慣行をどのように受け入れているか (またはボンゴ ドラムを叩く CFO が文化の変化に対する反乱をどのように主導しているか) について、詳細を共有することができます。

4. プロジェクトの詳細に迷わない

ほとんどの主要な利害関係者は、重要な詳細を取得するために、ステータス レポートにざっと目を通していきます。 そのため、簡潔で消化しやすく、関連するポイントに的を絞ったものにする必要があります。

利害関係者が理解したい、最も価値のある最新情報のみを含むプロジェクト ステータス レポートを作成することを目指します。 ポートフォリオの健全性が予算を超えている場合、失敗したプロジェクトの詳細や、誤って 7,000 キロのコーヒーを注文したのはナイジェルのせいであることを伝える必要はありません (再び)。 問題を整理中であり、すべてのプロジェクト計画が安全であることを彼らに知らせてください.

これは次のヒントにつながります。

5.エグゼクティブサマリーを書く

簡潔でわかりやすい文章を書くことに集中して、外出先で重要な洞察をつかむための簡単な TL;DR を誰もが持てるようにします。

優れたポートフォリオは問題を明らかにし、プロジェクトの課題を浮き彫りにしますが、優れたポートフォリオ マネージャーは解決策を示します。

ヒントは次のとおりです。プロジェクト ポートフォリオ全体で起こっていることの要約を書くことだけに集中しないでください。

次の方法で、エグゼクティブ サマリーを次のレベルに引き上げます。

• プロジェクトポートフォリオが当初の目的を達成するのを妨げる差し迫ったリスクを強調する
• 推奨事項とアクション ステップの詳細

6. ダッシュボードを使用する

彼女の塩分に値する優れたプロジェクトマネージャーは、すべてのプロジェクトで何が起こっているかをいつでも知っています。 さらに重要なことに、今後の予定と、変化球を処理する準備ができていることを人々に伝えることができます。 複数のプロジェクトにわたってこの洞察を得るには、ダッシュボードが必要です。

通常、レポートには特定のトピックまたはプロジェクトに関する詳細情報が含まれますが、ダッシュボードには、複数のプロジェクトのリアルタイム情報のスナップショットの概要が表示されます。 言い換えれば、ダッシュボードは、ビジネスの状況などの大きな質問に答えます。 私たちは破産するつもりですか？

Cascade の戦略実行プラットフォームにはダッシュボードがあります  組織内の全員が重要な情報にアクセスできるようにします。 統合によりすべてのデータを 1 か所で接続して、会社全体の可視性を向上させ、コンテキストの切り替えや手動エラーを排除できます。

プロジェクト ステータス レポートを作成するための主なツール

ポートフォリオとプロジェクト ステータス レポートの概念は、派手で現代的な傾向ではありません。 企業は、Microsoft Excel や PowerPoint などの従来のツールを使用して、何年にもわたってこれらのステータス更新をまとめてきました。

ええ、確かに、あなたの組織には、そのやり方を続けたいと思っている熱心なスプレッドシートのファンがおそらく何人かいるでしょう。 おそらく、これらの働き者は塹壕で忙しく働き、すべてのプロジェクトのデータを、接続されていない多数のツール、スプレッドシート、および会社の Dropbox と Google Drive のほこりっぽいコーナーから引き出しています。

しかし、このアプローチで時間を無駄にする必要はありません。 あなたのチームは、すべてのレポートが期限切れになる前に、深夜や週末のセッションを作成するために 7 トンのコーヒーに興奮する必要はありません。 プロジェクト ポートフォリオ レポートを作成するための新しい方法、つまりより優れた方法があります。

これを読む: 2022 年のポートフォリオ マネージャー向けのベスト 7 プロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェア (+ 正しいものを選択する方法)

Cascade がプロジェクト ステータス レポートのゲームをどのように変えるか

Cascade は、プロジェクト ポートフォリオ管理プラットフォーム、プロジェクト管理ソフトウェア、およびレポート ツールの最も効果的な要素を統合します。 クイック レポートを作成および自動化して、すべての利害関係者がプロジェクトの進捗状況に関する関連するタイムリーな洞察にアクセスできるようにすることができます。

カスケードが非常に効果的なステータス レポートの作成にどのように役立つかを次に示します。

• 実用的なダッシュボード  プロジェクト ポートフォリオ全体のハイレベルな概要を提供するため、利害関係者は、ビジネスに高い価値をもたらすプロジェクトを簡単に特定して優先順位を付けることができます。 グラフ、表、ガント チャート形式など、見栄えがよく理解しやすい形式でデータを表示できます。

以下は、オーディエンスのニーズに合わせて完全にカスタマイズできる Cascade のカスタマイズ可能なダッシュボードの例です。

• 目標追跡  ポートフォリオとプロジェクトの進捗状況をタイムラインに照らして測定し、目標の達成に向けて順調に進んでいるかどうかを確認します。
  
  
• KPI と OKR   戦略目標に沿って成功を追跡および測定し、チームが重要なことに集中できるようにします。
  
  
• 資源管理  は、適切なタイミングで適切なプロジェクトにリソースを割り当てるのに役立ち、すべてのプロジェクトが順調に進むために必要な予算、人員、およびサポートを提供します。
  
  
• リアルタイムの洞察を備えた自動レポート  誰もが遅延や誤解を招くデータなしで最新のプロジェクト情報を確実に入手できるようにします。 カスケードを使用すると、レポートをスケジュールして、上司の受信トレイに自動的に配信できます。
  
  
• データのエクスポート  PMO とプロジェクト マネージャーが、CSV や PDF などの読みやすいさまざまな形式でレポートを共有できるようにします。
  
  
• その他の機能には、色分け、ガント チャート ビュー、プロジェクトの依存関係の視覚化などの RAG ステータスが含まれます。 ゴールデック  個人またはチームのワークロードを管理する。

カスケード: ステータス レポートへの戦略主導のアプローチ

エグゼクティブ プロジェクト ステータス レポートは、組織にとって重要なツールです。 適切に作成された場合、優れたエグゼクティブ レポートは、PMO が利害関係者の信頼を獲得し、投資の増加やタイムラインの延長など、必要に応じてより多くのサポートを得るのに役立ちます。 しかし、メリットはそれだけではありません。

カスケードがすべてのデータを接続し、実用的なダッシュボード、データの視覚化、および自動化されたレポートを介して共有すると、ポートフォリオ全体のレポートの管理がはるかに簡単になり、時間効率が向上します。

数字を集めて処理する代わりに、時間があります。   戦略の実行を推進し、ビジネス プロセスを継続的に改善する  特別な注意が必要な領域に。

Cascade はお客様をサポ​​ートし、人材、プロジェクトの目標、および全体的な戦略を調整します。 誰もが何が起こっているのか、その理由を正確に把握していれば、戦略内の障害と機会をすばやく特定できます。 彼らは、より良い意思決定をより迅速に行うことができます。

戦略主導のステータスの力を活用することで、戦略を全員のビジネスにすることができます。これが、戦略を実際に実行するための最良の方法です。

より優れたエグゼクティブ プロジェクト ステータス レポートを作成しますか?   カスケードが無料デモでどのように役立つかをご覧ください  今日。