Informes de estado de proyectos ejecutivos: 6 mejores prácticas para escribir uno
Publicado: 2022-09-01Como líder de transformación, su oficina de gestión de proyectos (PMO) y las partes interesadas de la empresa quieren verlo hacer realidad la visión de la empresa. Los miembros de C-suite esperan informes de estado regulares sobre la salud de toda la cartera de la organización, y solo esperan buenas noticias.
Pero su pila tecnológica actual le está dando nerviosismo. Herramientas desconectadas, datos dispersos y un lío de documentos. Parece una pérdida de tiempo y el trabajo manual es inevitable, y nadie en el equipo está seguro de si todos sus esfuerzos en el flujo de trabajo son efectivos para los proyectos exitosos y los objetivos de la empresa.
Con buenos informes de estado de proyectos ejecutivos, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, identificar riesgos y mantener informadas a todas las partes interesadas mientras administra múltiples proyectos.
Esto es lo que cubriremos en este artículo:
- ¿Qué es un informe de estado ejecutivo?
- ¿Cuáles son los beneficios de los informes de estado?
- Elementos imprescindibles de los diferentes informes de estado del proyecto
- 6 mejores prácticas para escribir informes de estado efectivos
- Las mejores herramientas para hacer informes de estado
Al final, tendrá confianza en cómo juzga el éxito del proyecto y podrá presentar la información a las partes interesadas de una manera que establezca su credibilidad y ayude a su organización a tomar decisiones más inteligentes.
¿Qué es un informe de estado ejecutivo?
Un informe ejecutivo de estado de múltiples proyectos es una actualización concisa y oportuna sobre el estado actual de la cartera de proyectos de una organización. A menudo, un documento de una página, esta instantánea en el tiempo incluye solo la información de alto nivel más relevante que los miembros de C-suite y las partes interesadas clave necesitan para confirmar si la cartera está en el buen camino, fuera del camino o en riesgo.
En lugar de una actualización en tiempo real sobre un proyecto específico, un informe de estado del proyecto ejecutivo resume los eventos clave en toda la cartera de proyectos y explica cómo entregan el valor esperado.
Por qué es importante el estado: 7 beneficios clave de los informes de estado ejecutivos
El mayor desafío para cualquier persona a cargo de la gestión de la cartera empresarial es proporcionar una visión completa y actualizada de toda la cartera de proyectos de la empresa.
Suponga que no tiene una visión precisa y holística del estado del proyecto en varios proyectos. En ese caso, los líderes de su negocio tendrán puntos ciegos sobre el estado actual que pueden conducir a decisiones descarriadas. Toma de decisiones (y miradas de mal humor lanzadas en su dirección por su mala información - diga adiós a su credibilidad).
Una plataforma moderna de informes de cartera de proyectos lo ayudará a aprovechar los muchos beneficios de los informes de estado ejecutivos, ya que puede:
- Mantenga a las partes interesadas alineadas sobre el estado de la cartera con datos en tiempo real.
- Seguimiento de la salud de la cartera para identificar riesgos y cuellos de botella.
- Manténgase ágil y reactivo a medida que detecta problemas antes de que sea demasiado tarde.
- Proporcionar claridad y contexto para los miembros de su equipo en torno a sus roles.
- Mejorar la accesibilidad al brindar a las personas la información oportuna que necesitan para el proceso de toma de decisiones.
- Elimine las reuniones de estado sin sentido , ya que todos pueden mantenerse actualizados al verificar los datos cuando están disponibles.
- Ahorre tiempo y reduzca el trabajo manual ya que no necesita recopilar datos para múltiples proyectos desde diferentes lugares.
Elementos imprescindibles de los diferentes informes de estado del proyecto
El propósito de cada informe de estado del proyecto es diferente, pero veamos qué debe incluirse en dos de los informes más comunes:
Un informe de estado de proyecto individual
Esta es una actualización general sobre el progreso de un proyecto, que generalmente se entrega semanalmente. Este resumen del proyecto a menudo atiende a menos partes interesadas, ya que es para los propietarios del proyecto en lugar de para toda la junta.
El informe de estado del proyecto semanal tiene como objetivo brindar a las personas más involucradas una visión integral del progreso a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Estos son los elementos imprescindibles del informe de estado del proyecto:
- Nombre del proyecto
- nota introductoria
- Breve resumen ejecutivo de lo ocurrido la semana pasada
- Explicación de lo que está planeado para la próxima semana.
- Próximas tareas e hitos del proyecto
- Finalización general del cronograma del proyecto
- Estado del presupuesto
- Elementos de acción
- Riesgos del proyecto, problemas y planes de mitigación
Un informe de estado de la cartera ejecutiva
A diferencia de los informes de proyectos individuales, los informes de estado ejecutivo ofrecen una descripción general de alto nivel de múltiples proyectos más allá de las acciones diarias. Su objetivo principal es mantener informados a los miembros de la suite C, líderes y otras partes interesadas clave sobre el estado de su cartera.
El propósito de los informes de estado ejecutivo es ayudar a las partes interesadas a validar suposiciones, optimizar la asignación de recursos, mejorar la toma de decisiones e impulsar estrategia de la empresa.
Estos son los elementos imprescindibles del informe de estado de la cartera de proyectos:
- Resumen ejecutivo
- Beneficios realizados frente a los previstos
- Métricas de valor ganado: a nivel de programa y proyecto
- Hitos clave logrados desde el último período del informe
- Próximos hitos clave
- Principales problemas y riesgos
- Comentarios con recomendaciones para superar desafíos (y el impacto de cada uno) que apuntan en la dirección del éxito.
- Respuestas a las "preguntas" clave del equipo de liderazgo sénior
¿Con qué frecuencia debe actualizar sus informes de estado?
La frecuencia con la que comparta los informes de estado dependerá de su cartera de proyectos específica. Por ejemplo, si los proyectos dentro de la cartera avanzan rápidamente, con hitos a corto plazo, debe enviar informes de estado de proyecto semanales.
Por otro lado, si está trabajando en proyectos con objetivos a largo plazo y avanza lentamente en un cronograma extenso, es mejor enviar informes mensuales para mantener a todos actualizados.
Independientemente de la cadencia que elija, recuerde que lo más importante es asegurarse de mantener informados a los interesados del proyecto sobre el estado general de la cartera, independientemente de si un proyecto individual va por buen camino o no.
Puede utilizar un dedicado herramienta de informes de proyectos para configurar recordatorios para crear sus informes a tiempo cada semana o mes (¡más sobre eso a continuación!)
6 mejores prácticas para escribir informes de estado efectivos
Ahora que sabe qué incluir en los informes de estado de su cartera de proyectos y con qué frecuencia enviarlos, consideremos cómo puede hacer informes que impresionen a todos.
Aquí hay cinco mejores prácticas para crear sus informes de estado de proyectos ejecutivos:
- Visualizar informes
- Automatice sus informes de estado
- Cree informes personalizados para las necesidades de su audiencia
- No te pierdas en los detalles del proyecto
- Escribir un resumen ejecutivo
- Usar tableros
Miremos más de cerca.
1. Visualiza informes
Acéptelo: las imágenes hacen que los informes sean más agradables a la vista. Nadie quiere navegar a través de paredes de texto y números complejos. puedes hacer tu Informes KPI más fácil de leer y comprender cuando agrega elementos visuales, como:
- gráficos
- Gráficos circulares
- Gráfica de barras
- Mapas mentales
- fotos y videos
Aquí hay un adelanto de los paneles personalizables de Cascade con potentes widgets para que pueda incluir diferentes visualizaciones de datos, como gráficos circulares, gráficos de barras o gráficos de líneas.
Las ayudas visuales simplifican los datos, lo que ayuda a las partes interesadas clave a comprender lo que sucede en toda la cartera de proyectos en menos tiempo. Una vez que separe los datos y las cifras de sus conocimientos, opiniones y análisis, sus informes no serán más legibles, pero también guiarán decisiones comerciales más inteligentes.
2. Automatice sus informes de estado
Si desea verificar el estado de su estrategia en tiempo real, debe usar un software de gestión de cartera. Con una plataforma central para todos los proyectos, puede realizar un seguimiento de su trabajo sobre la marcha, lo que facilita la compilación de sus informes.
En lugar de tirarte de los pelos mientras buscas información de diferentes hojas de cálculo y programas, encontrarás todo bajo un mismo techo con solo unos pocos clics.
Cascade incluye más de 1000+ integraciones para conectar sus datos de toda su pila tecnológica. Con este sistema, puede automatizar la recopilación de datos y la creación de informes para crear informes completos sin el tedioso trabajo manual.
3. Cree informes personalizados para las necesidades de su audiencia
Antes de escribir sus informes, debe considerar su público objetivo. Es crucial adaptar sus informes de estado para que se ajusten a sus necesidades y expectativas. Pregúntese qué es importante para ellos.
Supongamos que su informe es para actualizar a los miembros de C-suite, ejecutivos de alto nivel e inversores sobre la descripción general de la cartera completa de la organización. Debes recordar que son personas ocupadas. No quieren trabajar duro o caminar entre la maleza para entender lo que está sucediendo, les importa más el panorama general.
Por otro lado, si entregas un informe sobre una cartera de proyectos específica, considera quién lo leerá y qué detalles quieren entender. Por ejemplo, para informes de estado en su gestión del cambio campaña, puede compartir detalles finos sobre cómo los empleados adoptan las nuevas herramientas y prácticas (o cómo un director financiero que toca el bongo está liderando una revuelta contra el cambio cultural).
4. No te pierdas en los detalles del proyecto
La mayoría de las partes interesadas clave revisarán rápidamente los informes de estado para obtener los detalles importantes. Por lo tanto, debe mantenerlo conciso, digerible y enfocado con láser en los puntos relevantes.
Trate de crear informes de estado del proyecto que solo incluyan las actualizaciones más valiosas que las partes interesadas deseen comprender. Si la salud de su cartera está por encima del presupuesto, no necesita decirles los detalles esenciales de un proyecto fallido o que es culpa de Nigel por pedir accidentalmente 7.000 kilos de café (nuevamente). Solo hágales saber que está solucionando el problema y que todos sus planes de proyecto están seguros.
Esto me lleva al siguiente consejo.
5. Escribe un resumen ejecutivo
Concéntrese en escribir breve y dulce para que todos tengan un TL; DR rápido para obtener las ideas esenciales sobre la marcha.
Recuerde, una buena cartera descubre problemas o destaca los desafíos del proyecto, pero un excelente administrador de cartera apunta hacia las soluciones.
Este es nuestro consejo: no se concentre solo en escribir un resumen de lo que sucede en la cartera de proyectos.
Lleve su resumen ejecutivo al siguiente nivel:
- Destacar los riesgos inminentes que impiden que la cartera de proyectos logre sus objetivos originales
- Detallar las recomendaciones y los pasos a seguir
6. Usa tableros
Cualquier buen gerente de proyectos que se precie sabrá qué está pasando con todos sus proyectos en cualquier momento. Más concretamente, podrá decirle a la gente lo que se avecina y cómo está listo para manejar las curvas. Para tener esta información en varios proyectos, necesita un tablero.
Mientras que un informe generalmente contiene información detallada sobre un tema o proyecto específico, un tablero le brinda una descripción general instantánea de la información en tiempo real para múltiples proyectos. En otras palabras, un tablero responde las grandes preguntas, como ¿cómo va el negocio? ¿Vamos a ir a la quiebra?
La plataforma de ejecución de estrategias de Cascade tiene paneles para hacer que la información crítica sea accesible para todos en su organización. Puede conectar todos sus datos en un solo lugar con integraciones para mejorar la visibilidad de toda la empresa y eliminar el cambio de contexto y los errores manuales.
Las mejores herramientas para hacer informes de estado de proyectos
El concepto de informes de estado de proyectos y carteras no es una tendencia moderna y elegante. Las empresas han estado reuniendo estas actualizaciones de estado durante años, a menudo en herramientas tradicionales como Microsoft Excel y PowerPoint.
Y sí, claro, probablemente haya algunos fanáticos acérrimos de las hojas de cálculo en su organización que quieran seguir haciendo las cosas de esa manera. Quizás estos caballos de batalla estén felices de estar ocupados en las trincheras, extrayendo datos para cada proyecto de una gran cantidad de herramientas desconectadas, hojas de cálculo y rincones polvorientos de Dropbox y Google Drive de la empresa.
Pero no necesita perder el tiempo con este enfoque. Su equipo no tiene que emborracharse con siete toneladas de café para trabajar hasta altas horas de la noche y las sesiones de fin de semana antes de la fecha de entrega de cada informe. Existe una nueva forma de generar informes de cartera de proyectos: una forma mejor.
Lea esto: Los 7 mejores software de gestión de carteras de proyectos para gestores de carteras en 2022 (+ Cómo elegir el correcto)
Cómo Cascade cambia el juego para los informes de estado del proyecto
Cascade une los elementos más eficaces de las plataformas de gestión de carteras de proyectos, el software de gestión de proyectos y las herramientas de generación de informes. Puede crear y automatizar informes rápidos para brindar a cada parte interesada acceso a información relevante y oportuna sobre el progreso del proyecto.
Así es como Cascade lo ayuda a crear informes de estado altamente efectivos:
- Paneles accionables ofrecer una visión general de alto nivel de toda la cartera de proyectos, de modo que las partes interesadas puedan identificar y priorizar fácilmente los proyectos que ofrecen un alto valor para el negocio. Puede presentar sus datos en formas visualmente sorprendentes que son fáciles de entender, incluidos gráficos, tablas y formatos de diagramas de Gantt.
Este es un ejemplo de paneles personalizables de Cascade que se pueden adaptar completamente a las necesidades de su audiencia.
- Seguimiento de objetivos mide el progreso de la cartera y el proyecto en comparación con los plazos para saber si está en camino de lograr sus objetivos.
- KPI y OKR para rastrear y medir el éxito de acuerdo con sus objetivos estratégicos, ayudando a su equipo a mantenerse enfocado en lo que importa.
- Administracion de recursos lo ayuda a asignar recursos a los proyectos correctos en el momento correcto, brindando a cada proyecto el presupuesto, las personas y el apoyo que necesita para mantenerse encaminado.
- Informes automatizados con información en tiempo real para garantizar que todos tengan la información más reciente del proyecto sin demoras ni datos engañosos. Con Cascade, puede programar informes y enviarlos automáticamente a la bandeja de entrada de su jefe.
- Exportaciones de datos Permita que las PMO y los gerentes de proyectos compartan informes en una variedad de formatos que son fáciles de leer, incluidos CSV y PDF.
- Otras funcionalidades incluyen: estado de RAG para codificación de colores, vistas de diagramas de Gantt, visualización de dependencias de proyectos y GoalDeck para gestionar la carga de trabajo individual o del equipo.
Cascade: el enfoque basado en la estrategia para los informes de estado
Los informes de estado de proyectos ejecutivos son una herramienta crucial para las organizaciones. Cuando se hace correctamente, un buen informe ejecutivo puede ayudar a las PMO a ganarse la confianza de las partes interesadas y obtener más apoyo si lo necesitan, como una mayor inversión o plazos más extensos. Sin embargo, ahí no es donde terminan los beneficios.
Cuando Cascade conecta todos sus datos y los comparte a través de paneles procesables, visualizaciones de datos e informes automatizados, hace que la administración de informes en una cartera sea mucho más fácil y eficiente en el tiempo.
En lugar de recopilar y procesar números, tiene tiempo para impulsar la ejecución de la estrategia y mejorar continuamente los procesos comerciales en las áreas que requieren atención especial.
Cascade está ahí para apoyarlo y alinear a su gente, objetivos del proyecto y estrategia general. Cuando todos tienen una imagen precisa de lo que está sucediendo y por qué, pueden identificar rápidamente obstáculos y oportunidades dentro de su estrategia. Están facultados para tomar mejores decisiones más rápido.
Aprovechar el poder del estado impulsado por la estrategia ayuda a que la estrategia sea un asunto de todos, ¡y esa es la mejor manera de garantizar que realmente se ejecute!
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