실행 프로젝트 상태 보고서: 작성을 위한 6가지 모범 사례

혁신 리더로서 PMO(프로젝트 관리 사무소) 및 회사 이해 관계자는 귀하가 회사 비전을 현실로 만드는 것을 보고 싶어합니다. 최고 경영진은 조직 전체 포트폴리오의 상태에 대한 정기적인 상태 보고를 기대하며 좋은 소식만 기대합니다.

그러나 현재 기술 스택은 당신에게 불안감을 주고 있습니다. 연결이 끊긴 도구, 분산된 데이터, 엉망인 문서. 시간 낭비와 수동 작업은 불가피한 것 같습니다. 팀의 누구도 워크플로에 대한 모든 노력이 성공적인 프로젝트와 회사 목표에 효과적인지 확신할 수 없습니다.

우수한 실행 프로젝트 상태 보고서를 사용하면 여러 프로젝트를 관리할 때 프로젝트 진행 상황을 추적하고 위험을 식별하며 모든 이해 관계자에게 정보를 제공할 수 있습니다.

이 기사에서 다룰 내용은 다음과 같습니다.

• 경영진 현황 보고서란 무엇입니까?
• 상태 보고서의 이점은 무엇입니까?
• 다양한 프로젝트 상태 보고서의 필수품
• 효과적인 상태 보고서 작성을 위한 6가지 모범 사례
• 상태 보고서 작성을 위한 최고의 도구

결국에는 프로젝트 성공을 판단하는 방법에 대해 확신을 갖게 될 것이며 신뢰를 구축하고 조직이 더 현명한 결정을 내리는 데 도움이 되는 방식으로 정보를 이해 관계자에게 제공할 수 있습니다.

경영진 현황 보고서란 무엇입니까?

중역 다중 프로젝트 상태 보고서는 조직의 프로젝트 포트폴리오의 현재 상태에 대한 간결하고 시기적절한 업데이트입니다. 종종 한 페이지 분량의 문서인 이 스냅샷에는 최고 경영진과 주요 이해 관계자가 포트폴리오가 정상 궤도에 있는지, 궤도를 벗어나고 있는지 또는 위험에 처해 있는지 확인하는 데 필요한 가장 관련성이 높은 상위 수준 정보만 포함되어 있습니다.

특정 프로젝트에 대한 실시간 업데이트가 아니라 실행 프로젝트 상태 보고서는 전체 프로젝트 포트폴리오의 주요 이벤트를 요약하고 예상 가치를 제공하는 방법을 설명합니다.

상태가 중요한 이유: 경영진 상태 보고서의 7가지 주요 이점

기업 포트폴리오 관리를 담당하는 사람에게 가장 큰 과제는 회사 프로젝트의 전체 포트폴리오에 대한 포괄적이고 최신 정보를 제공하는 것입니다.

여러 프로젝트에서 프로젝트 상태에 대한 정확하고 전체적인 보기가 없다고 가정합니다. 이 경우 비즈니스 리더는 현재 상태에 대해 사각 지대를 갖게되어 방향을 잃을 수 있습니다.   의사결정   (그리고 당신의 빈약한 정보에 대해 당신을 향해 던진 심술궂은 표정 - 당신의 신뢰성에 작별 인사를 하십시오).

최신 프로젝트 포트폴리오 보고 플랫폼은 다음과 같이 경영진 상태 보고서의 많은 이점을 활용하는 데 도움이 됩니다.

1. 이해 관계자를 정렬 유지   실시간 데이터로 포트폴리오 현황에 대해
2. 포트폴리오 상태 추적   위험과 병목 현상을 식별합니다.
3. 민첩성 유지   너무 늦기 전에 문제를 발견하면 반응합니다.
4. 명확성 제공   역할에 대한 팀 구성원의 컨텍스트.
5. 접근성 향상   사람들에게 의사 결정 과정에 필요한 정보를 시기적절하게 제공함으로써
6. 모든 사람이 사용 가능한 데이터를 확인하여 최신 상태를 유지할 수 있으므로 무의미한 상태 회의를 제거 합니다.
7. 시간 절약 및 수작업 감소   다른 장소에서 여러 프로젝트에 대한 데이터를 수집할 필요가 없기 때문입니다.

다양한 프로젝트 상태 보고서의 필수품

각 프로젝트 상태 보고서의 목적은 다르지만 가장 일반적인 두 가지 보고서에 무엇이 포함되어야 하는지 살펴보겠습니다.

개별 프로젝트 상태 보고서

이것은 일반적으로 매주 제공되는 프로젝트 진행 상황에 대한 일반적인 업데이트입니다. 이 프로젝트 요약은 전체 이사회가 아닌 프로젝트 소유자를 위한 것이기 때문에 종종 소수의 이해 관계자를 대상으로 합니다.

주간 프로젝트 상태 보고서는 가장 관련된 사람들에게 프로젝트 수명 주기 전반의 진행 상황에 대한 포괄적인 보기를 제공하는 것을 목표로 합니다.

다음은 프로젝트 상태 보고서 필수 항목입니다.

• 프로젝트 이름
• 소개 메모
• 지난주에 일어난 일에 대한 간략한 요약
• 앞으로 일주일 계획에 대한 설명
• 예정된 작업 및 프로젝트 이정표
• 전체 프로젝트 일정 완료
• 예산 상태
• 작업 항목
• 프로젝트 위험, 문제 및 완화 계획

경영진 포트폴리오 상태 보고서

개별 프로젝트 보고서와 달리 경영진 상태 보고서는 일상적인 작업을 넘어 여러 프로젝트에 대한 높은 수준의 개요를 제공합니다. 주요 목적은 포트폴리오 상태에 대한 루프에서 C-suite 구성원, 리더 및 기타 주요 이해 관계자를 유지하는 것입니다.

경영진 상태 보고서의 목적은 이해 관계자가 가정을 검증하고, 자원 할당을 최적화하고, 의사 결정을 개선하고,   회사 전략.

다음은 프로젝트 포트폴리오 상태 보고서 필수 항목입니다.

• 요약
• 실현된 이점과 계획된 이점
• 획득 가치 측정항목 - 프로그램 및 프로젝트 수준
• 마지막 보고 기간 이후 달성한 주요 이정표
• 향후 주요 이정표
• 주요 문제 및 위험
• 성공 방향을 가리키는 도전 과제(및 각각의 영향)를 극복하기 위한 권장 사항이 포함된 의견.
• 고위 리더십 팀의 주요 "질문"에 대한 답변

얼마나 자주 상태 보고서를 업데이트해야 합니까?

상태 보고서를 공유하는 빈도는 특정 프로젝트 포트폴리오에 따라 다릅니다. 예를 들어, 포트폴리오 내의 프로젝트가 단기 마일스톤으로 빠르게 이동하는 경우 주간 프로젝트 상태 보고서를 보내야 합니다.

반면에 장기적인 목표가 있는 프로젝트에서 작업하고 연장된 일정에 따라 천천히 진행하는 경우 모든 사람에게 최신 정보를 제공할 수 있도록 월별 보고서를 보내는 것이 가장 좋습니다.

어떤 케이던스를 선택하든 가장 중요한 것은 개별 프로젝트가 순조롭게 진행되고 있는지 여부에 관계없이 전체 포트폴리오 상태에 대한 루프에서 프로젝트 이해 관계자를 유지하는 것입니다.

전용기를 사용할 수 있습니다   프로젝트 보고 도구   매주 또는 매월 정시에 보고서를 작성하도록 미리 알림을 설정하려면 아래에서 자세히 설명합니다.

효과적인 상태 보고서 작성을 위한 6가지 모범 사례

이제 프로젝트 포트폴리오 상태 보고서에 포함할 항목과 전송 빈도를 알았으니 모든 사람에게 감동을 주는 보고서를 만들 수 있는 방법을 고려해 보겠습니다.

다음은 중역 프로젝트 상태 보고서를 작성하기 위한 5가지 모범 사례입니다.

1. 보고서 시각화
2. 상태 보고서 자동화
3. 청중의 요구에 맞는 맞춤형 보고서 작성
4. 프로젝트 세부 사항에서 길을 잃지 마십시오
5. 요약 작성
6. 대시보드 사용

자세히 살펴보겠습니다.

1. 보고서 시각화

직시하십시오. 이미지를 사용하면 보고서를 더 쉽게 볼 수 있습니다. 아무도 텍스트와 복잡한 숫자의 벽을 헤매고 싶어하지 않습니다. 당신은 당신의   KPI 보고서   다음과 같은 시각적 요소를 추가하면 더 쉽게 읽고 이해할 수 있습니다.

• 그래프
• 파이 차트
• 막대 차트
• 마인드맵
• 사진 및 비디오

파이 차트, 막대 차트 또는 선 그래프와 같은 다양한 데이터 시각화를 포함할 수 있는 강력한 위젯이 포함된 Cascade의 사용자 지정 가능한 대시보드를 살짝 살펴보겠습니다.

시각 자료는 데이터를 단순화하여 주요 이해 관계자가 전체 프로젝트 포트폴리오에서 진행 중인 상황을 더 짧은 시간에 파악할 수 있도록 도와줍니다. 통찰력, 의견 및 분석에서 데이터와 수치를 분리하면 보고서를 더 잘 읽을 수 없지만 더 현명한 비즈니스 결정을 내릴 수 있습니다.

2. 상태 보고서 자동화

전략 현황을 실시간으로 확인하려면 포트폴리오 관리 소프트웨어를 사용해야 합니다. 모든 프로젝트를 위한 중앙 플랫폼을 사용하여 이동하면서 작업을 추적할 수 있으므로 보고서를 쉽게 편집할 수 있습니다.

다른 스프레드시트와 프로그램에서 정보를 얻으면서 머리를 묶는 대신 몇 번의 클릭만으로 한 지붕 아래에서 모든 것을 찾을 수 있습니다.

Cascade에는 1000개 이상의 통합이 포함됩니다.   전체 기술 스택의 데이터를 연결합니다. 이 시스템을 사용하면 데이터 수집 및 보고를 자동화하여 지루한 수동 작업 없이 포괄적인 보고서를 작성할 수 있습니다.

3. 청중의 요구에 맞는 맞춤형 보고서 작성

보고서를 작성하기 전에 대상 고객을 고려해야 합니다. 그들의 필요와 기대에 맞게 상태 보고서를 조정하는 것이 중요합니다. 그들에게 무엇이 중요한지 스스로에게 물어보십시오.

보고서가 조직의 전체 포트폴리오에 대한 개요에 대해 최고 경영진, 고위 경영진 및 투자자에게 업데이트하는 것이라고 가정해 보겠습니다. 그들은 바쁜 사람들이라는 것을 기억해야 합니다. 그들은 무슨 일이 일어나고 있는지 이해하기 위해 열심히 일하거나 잡초 사이로 터벅터벅 걸어가는 것을 원하지 않습니다. 그들은 큰 그림에 더 관심이 있습니다.

반면에 특정 프로젝트 포트폴리오에 대한 보고서를 제공하는 경우 누가 그것을 읽을 것이며 어떤 세부 사항을 이해하고 싶은지 고려하십시오. 예를 들어 상태 보고서의 경우   변경 관리   캠페인에서 직원들이 새로운 도구와 관행을 수용하는 방법(또는 봉고 드럼 연주 CFO가 문화적 변화에 대한 반란을 주도하는 방법)에 대한 세부 사항을 공유할 수 있습니다.

4. 프로젝트 세부 사항에서 길을 잃지 마십시오

대부분의 주요 이해 관계자는 상태 보고서를 빠르게 훑어보고 중요한 세부 정보를 얻습니다. 따라서 간결하고 이해하기 쉬우며 관련 요점에 집중해야 합니다.

이해 관계자가 이해하고자 하는 가장 가치 있는 업데이트만 포함하는 프로젝트 상태 보고서를 만드는 것을 목표로 합니다. 포트폴리오 상태가 예산을 초과하는 경우 실패한 프로젝트의 핵심 세부 사항이나 실수로 7,000kg의 커피를 주문한 Nigel의 잘못이라고 (다시) 말할 필요가 없습니다. 문제를 분류하고 있으며 모든 프로젝트 계획이 안전하다는 것을 알리십시오.

이것은 나를 다음 팁으로 안내합니다.

5. 요약문 작성

모든 사람이 이동 중에도 필수적인 통찰력을 얻을 수 있는 빠른 TL;DR을 가질 수 있도록 짧고 간결하게 작성하는 데 집중하세요.

좋은 포트폴리오는 문제를 발견하거나 프로젝트 과제를 강조하지만 훌륭한 포트폴리오 관리자는 솔루션을 가리킵니다.

여기 우리의 팁이 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 전체에서 일어나는 일에 대한 요약을 작성하는 데에만 집중하지 마십시오.

다음을 통해 요약 요약을 한 단계 업그레이드하십시오.

• 프로젝트 포트폴리오가 원래 목표를 달성하는 것을 방해하는 임박한 위험 강조
• 권장 사항 및 조치 단계를 자세히 설명합니다.

6. 대시보드 사용

그녀의 가치가 있는 훌륭한 프로젝트 관리자는 언제든지 그녀의 모든 프로젝트에서 무슨 일이 일어나고 있는지 알 것입니다. 더 중요한 것은 사람들에게 앞으로 일어날 일과 커브볼을 다룰 준비가 된 방법을 알릴 수 있다는 것입니다. 여러 프로젝트에서 이러한 통찰력을 얻으려면 대시보드가 ​​필요합니다.

보고서에는 일반적으로 특정 주제 또는 프로젝트에 대한 자세한 정보가 포함되어 있지만 대시보드는 여러 프로젝트에 대한 실시간 정보의 개요 개요를 제공합니다. 즉, 대시보드는 비즈니스가 어떻게 진행되고 있는지와 같은 큰 질문에 대한 답을 제공합니다. 우리는 파산할 것인가?

Cascade의 전략 실행 플랫폼에는 대시보드가 ​​있습니다.   조직의 모든 사람이 중요한 정보에 액세스할 수 있도록 합니다. 통합을 통해 모든 데이터를 한 곳에서 연결하여 전사적 가시성을 개선하고 컨텍스트 전환 및 수동 오류를 제거할 수 있습니다.

프로젝트 상태 보고서 작성을 위한 최고의 도구

포트폴리오 및 프로젝트 상태 보고서의 개념은 화려하고 현대적인 추세가 아닙니다. 기업들은 수년 동안 이러한 상태 업데이트를 통합해 왔으며 종종 Microsoft Excel 및 PowerPoint와 같은 기존 도구를 사용합니다.

그리고 네, 물론, 조직에 계속 그런 식으로 일하기를 원하는 열성적인 스프레드시트 팬이 몇 명 있을 것입니다. 아마도 이 작업자들은 연결이 끊긴 수많은 도구, 스프레드시트, 회사 Dropbox 및 Google 드라이브의 먼지가 많은 구석에서 모든 프로젝트에 대한 데이터를 가져와 참호에서 바쁘게 지내는 것을 기쁘게 생각합니다.

그러나 이 방법으로 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 당신의 팀은 모든 보고서가 마감되기 전에 늦은 밤과 주말 세션을 시작하기 위해 7톤의 커피를 마셔야 할 필요가 없습니다. 더 나은 방법으로 프로젝트 포트폴리오 보고를 수행하는 새로운 방법이 있습니다.

읽어보기: 2022년 포트폴리오 관리자를 위한 최고의 7 프로젝트 포트폴리오 관리 소프트웨어 (+ 올바른 것을 선택하는 방법)

Cascade가 프로젝트 상태 보고서의 판도를 바꾸는 방법

Cascade는 프로젝트 포트폴리오 관리 플랫폼, 프로젝트 관리 소프트웨어 및 보고 도구의 가장 효과적인 요소를 통합합니다. 빠른 보고서를 생성하고 자동화하여 모든 이해 관계자에게 프로젝트 진행 상황에 대한 적절하고 시기적절한 통찰력을 제공할 수 있습니다.

다음은 Cascade가 매우 효과적인 상태 보고서를 만드는 데 도움이 되는 방법입니다.

• 실행 가능한 대시보드   이해 관계자가 비즈니스에 높은 가치를 제공하는 프로젝트를 쉽게 식별하고 우선 순위를 지정할 수 있도록 전체 프로젝트 포트폴리오에 대한 높은 수준의 개요를 제공합니다. 그래프, 표 및 Gantt 차트 형식을 포함하여 이해하기 쉬운 시각적으로 멋진 형식으로 데이터를 표시할 수 있습니다.

다음은 청중의 요구에 완벽하게 맞출 수 있는 Cascade 맞춤형 대시보드의 예입니다.

• 목표 추적   일정에 따라 포트폴리오 및 프로젝트 진행 상황을 측정하여 목표를 달성하고 있는지 알 수 있습니다.
  
  
• KPI 및 OKR   전략적 목표에 따라 성공을 추적하고 측정하여 팀이 중요한 일에 집중할 수 있도록 합니다.
  
  
• 자원 관리   적시에 적절한 프로젝트에 리소스를 할당하여 모든 프로젝트에 예산, 인력 및 지원을 제공하여 순조롭게 진행되도록 도와줍니다.
  
  
• 실시간 인사이트가 포함된 자동화된 보고서   모든 사람이 지연이나 오해의 소지가 있는 데이터 없이 최신 프로젝트 정보를 얻을 수 있도록 합니다. Cascade를 사용하면 보고서를 예약하고 자동으로 상사의 받은 편지함으로 전달할 수 있습니다.
  
  
• 데이터 내보내기   PMO와 프로젝트 관리자가 CSV 및 PDF를 포함하여 읽기 쉬운 다양한 형식으로 보고서를 공유할 수 있습니다.
  
  
• 기타 기능 에는 색상 코딩을 위한 RAG 상태, Gantt 차트 보기, 프로젝트 종속성 시각화 및 골덱   개인 또는 팀의 작업량을 관리합니다.

캐스케이드: 상태 보고서에 대한 전략 중심 접근 방식

실행 프로젝트 상태 보고서는 조직에 중요한 도구입니다. 제대로 작성되면 PMO가 이해 관계자의 신뢰를 얻고 필요한 경우 투자 증가 또는 일정 연장과 같은 더 많은 지원을 받는 데 좋은 실행 보고서가 도움이 될 수 있습니다. 그러나 그것으로 혜택이 끝나는 것은 아닙니다.

Cascade가 모든 데이터를 연결하고 실행 가능한 대시보드, 데이터 시각화 및 자동화된 보고서를 통해 공유하면 포트폴리오 전체에서 보고서를 훨씬 쉽고 시간 효율적으로 관리할 수 있습니다.

숫자를 수집하고 정리하는 대신 시간이 있습니다.   전략 실행을 주도하고 비즈니스 프로세스를 지속적으로 개선   특별한주의가 필요한 분야.

Cascade는 귀하를 지원하고 인력, 프로젝트 목표 및 전체 전략을 조정합니다. 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 왜 일어나는지에 대한 정확한 그림을 가지고 있으면 전략 내에서 장애물과 기회를 빠르게 식별할 수 있습니다. 더 나은 결정을 더 빨리 내릴 수 있습니다.

전략 중심 상태의 힘을 활용하면 전략을 모든 사람의 비즈니스로 만드는 데 도움이 됩니다. 이것이 실제로 실행되도록 하는 가장 좋은 방법입니다!

더 나은 실행 프로젝트 상태 보고서를 만들고 싶으십니까?   Cascade가 무료 데모를 지원하는 방법 알아보기   오늘.