Отчеты о статусе исполнительного проекта: 6 лучших практик для написания одного

Как лидер трансформации, ваш офис управления проектами (PMO) и заинтересованные стороны компании хотят, чтобы вы претворяли в жизнь видение компании. Члены высшего руководства ожидают регулярных отчетов о состоянии всего портфеля организации и надеются только на хорошие новости.

Но ваш текущий технологический стек вызывает у вас дрожь. Отключенные инструменты, разбросанные данные и беспорядок в документах. Кажется, что потерянное время и ручная работа неизбежны — и никто в команде не уверен, что все их усилия в рабочем процессе эффективны для успешных проектов и целей компании.

С помощью качественных отчетов о состоянии проектов вы можете отслеживать ход проекта, выявлять риски и информировать всех заинтересованных лиц по мере управления несколькими проектами.

Вот что мы рассмотрим в этой статье:

• Что такое исполнительный отчет о статусе?
• Каковы преимущества отчетов о состоянии?
• Обязательные элементы различных отчетов о состоянии проекта
• 6 лучших практик для написания эффективных отчетов о состоянии
• Лучшие инструменты для создания отчетов о состоянии

К концу вы будете уверены в том, как вы судите об успехе проекта, и сможете представлять информацию заинтересованным сторонам таким образом, который укрепляет доверие к вам и помогает вашей организации принимать более взвешенные решения.

Что такое исполнительный отчет о статусе?

Исполнительный отчет о состоянии нескольких проектов представляет собой краткую и своевременную информацию о текущем состоянии портфеля проектов организации. Часто одностраничный документ, этот моментальный снимок во времени включает только самую важную высокоуровневую информацию, которая необходима членам высшего руководства и ключевым заинтересованным сторонам для подтверждения того, находится ли портфель в планах, вне графика или под угрозой.

Вместо обновления в режиме реального времени по конкретному проекту отчет о статусе проекта для руководителей обобщает ключевые события по всему портфелю проектов и объясняет, как они приносят ожидаемую пользу.

Почему статус имеет значение: 7 ключевых преимуществ отчетов о статусе руководства

Самая большая проблема для любого, кто отвечает за управление корпоративным портфелем, состоит в том, чтобы обеспечить всестороннее и актуальное представление всего портфеля проектов компании.

Предположим, у вас нет точного целостного представления о работоспособности нескольких проектов. В этом случае у ваших бизнес-лидеров будут слепые пятна относительно текущего статуса, что может привести к своенравным действиям.   принятие решения   (и сердитые взгляды, брошенные в вашу сторону из-за вашей плохой информации - попрощайтесь с вашим авторитетом).

Современная платформа отчетности по портфелю проектов поможет вам воспользоваться многочисленными преимуществами отчетов о статусе руководства, а именно:

1. Поддерживать согласованность заинтересованных сторон   о состоянии портфеля с данными в режиме реального времени.
2. Отслеживайте состояние портфеля   выявить риски и узкие места.
3. Оставайтесь гибкими   и реагировать, когда вы замечаете проблемы, пока не стало слишком поздно.
4. Обеспечьте ясность   и контекст для членов вашей команды вокруг их ролей.
5. Улучшить доступность   путем предоставления людям своевременной информации, необходимой им для процесса принятия решений.
6. Избавьтесь от бессмысленных совещаний по статусу , так как каждый может оставаться в курсе, проверяя данные, когда они доступны.
7. Экономьте время и сократите ручную работу   поскольку вам не нужно собирать данные для нескольких проектов из разных мест.

Обязательные элементы различных отчетов о состоянии проекта

Назначение каждого отчета о состоянии проекта различается, но давайте посмотрим, что должно быть включено в два наиболее распространенных отчета:

Индивидуальный отчет о статусе проекта

Это общее обновление о ходе проекта, которое обычно доставляется еженедельно. Это резюме проекта часто предназначено для меньшего числа заинтересованных сторон, поскольку оно предназначено для владельцев проекта, а не для всего совета.

Еженедельный отчет о состоянии проекта призван дать наиболее вовлеченным людям всестороннее представление о прогрессе на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Вот обязательные отчеты о состоянии проекта:

• Название проекта
• Вступительное примечание
• Краткое резюме того, что произошло на прошлой неделе
• Объяснение того, что запланировано на неделю вперед
• Предстоящие задачи и этапы проекта
• Выполнение общего графика проекта
• Статус бюджета
• Пункты действий
• Риски, проблемы и планы по смягчению последствий проекта

Отчет о статусе исполнительного портфеля

В отличие от отчетов по отдельным проектам, отчеты о статусе руководителей предлагают общий обзор нескольких проектов, выходящий за рамки повседневных действий. Его основная цель — держать членов высшего руководства, руководителей и других ключевых заинтересованных лиц в курсе состояния вашего портфеля.

Отчеты о статусе руководства предназначены для того, чтобы помочь заинтересованным сторонам проверить предположения, оптимизировать распределение ресурсов, улучшить процесс принятия решений и стимулировать   стратегия компании.

Вот обязательные отчеты о состоянии портфеля проектов:

• Управляющее резюме
• Реализованные выгоды по сравнению с запланированными
• Показатели освоенного объема — на уровне программы и проекта
• Ключевые вехи, достигнутые с момента последнего отчетного периода
• Ключевые предстоящие вехи
• Основные проблемы и риски
• Комментарии с рекомендациями по преодолению проблем (и влияние каждой из них), которые указывают на успех.
• Ответы на ключевые «вопросы» высшего руководства

Как часто вы должны обновлять отчеты о состоянии?

Как часто вы делитесь отчетами о состоянии, будет зависеть от вашего конкретного портфеля проектов. Например, если проекты в портфеле продвигаются быстро, с краткосрочными вехами, вам следует отправлять еженедельные отчеты о статусе проекта.

С другой стороны, если вы работаете над проектами с долгосрочными целями и медленно продвигаетесь вперед в течение длительного периода времени, лучше отправлять ежемесячные отчеты, чтобы держать всех в курсе.

Какую бы частоту вы ни выбрали, помните, что самое главное — держать заинтересованные стороны проекта в курсе общего состояния портфеля — независимо от того, идет ли речь об отдельном проекте или нет.

Вы можете использовать специальный   инструмент отчетности по проектам   настроить напоминания о своевременном создании отчетов каждую неделю или месяц (подробнее об этом ниже!)

6 лучших практик для написания эффективных отчетов о состоянии

Теперь вы знаете, что включать в отчеты о состоянии вашего портфеля проектов и как часто их отправлять, давайте рассмотрим, как вы можете сделать отчеты, которые впечатлят всех.

Вот пять лучших практик для создания отчетов о статусе ваших исполнительных проектов:

1. Визуализируйте отчеты
2. Автоматизируйте отчеты о состоянии
3. Создавайте настраиваемые отчеты для нужд вашей аудитории
4. Не теряйтесь в деталях проекта
5. Напишите исполнительное резюме
6. Используйте информационные панели

Давайте посмотрим поближе.

1. Визуализируйте отчеты

Признайте это — изображения облегчают восприятие отчетов. Никто не хочет пробираться сквозь стены текста и комплексных чисел. Вы можете сделать свой   KPI-отчеты   легче читать и понимать, когда вы добавляете визуальные элементы, такие как:

• Графики
• Круговые диаграммы
• Гистограммы
• Интеллект-карты
• Фотографии и видео

Вот краткий обзор настраиваемых информационных панелей Cascade с мощными виджетами, позволяющими включать различные визуализации данных, такие как круговые диаграммы, гистограммы или линейные графики.

Наглядные пособия упрощают данные, помогая ключевым заинтересованным сторонам понять, что происходит во всем портфеле проектов, за меньшее время. Как только вы отделите данные и цифры от своих идей, мнений и анализа, ваши отчеты не станут более читабельными, но они также помогут принимать более разумные бизнес-решения.

2. Автоматизируйте отчеты о состоянии

Если вы хотите проверять состояние своей стратегии в режиме реального времени, вам следует использовать программное обеспечение для управления портфелем. Благодаря центральной платформе для всех проектов вы можете отслеживать свою работу в процессе работы, что упрощает составление отчетов.

Вместо того, чтобы рвать на себе волосы, когда вы бегаете, собирая информацию из разных электронных таблиц и программ, вы найдете все под одной крышей всего за несколько кликов.

Cascade включает более 1000 интеграций   для подключения ваших данных из всего вашего технологического стека. С помощью этой системы вы можете автоматизировать сбор данных и отчетность для создания всеобъемлющих отчетов без утомительной ручной работы.

3. Создавайте настраиваемые отчеты для нужд вашей аудитории

Прежде чем писать отчеты, вы должны рассмотреть свою целевую аудиторию. Адаптация отчетов о состоянии в соответствии с их потребностями и ожиданиями имеет решающее значение. Спросите себя, что для них важно?

Допустим, ваш отчет предназначен для того, чтобы проинформировать членов высшего руководства, руководителей высокого уровня и инвесторов об обзоре всего портфеля организации. Вы должны помнить, что они занятые люди. Они не хотят упорно трудиться или рыться в зарослях, чтобы понять, что происходит — их больше заботит общая картина.

С другой стороны, если вы представляете отчет по определенному портфелю проектов, подумайте, кто будет его читать и какие детали они хотят понять. Например, для отчетов о состоянии в вашем   управление изменениями   кампании, вы можете поделиться подробностями о том, как сотрудники принимают новые инструменты и методы (или как финансовый директор, играющий на бонго, поднимает восстание против культурного сдвига).

4. Не теряйтесь в деталях проекта

Большинство ключевых заинтересованных сторон быстро просматривают отчеты о состоянии, чтобы получить важные детали. Таким образом, вы должны сделать его кратким, удобоваримым и четко сфокусированным на важных моментах.

Стремитесь создавать отчеты о состоянии проекта, которые включают только самые ценные обновления, которые ваши заинтересованные стороны хотят понять. Если состояние вашего портфеля выходит за рамки бюджета, вам не нужно сообщать им мельчайшие детали неудачного проекта или что Найджел виноват в том, что случайно заказал 7000 кг кофе (снова). Просто дайте им знать, что вы решаете проблему и что все их планы проекта в безопасности.

Это подводит меня к следующему совету.

5. Напишите резюме

Сосредоточьтесь на том, чтобы писать кратко и красиво, чтобы у каждого был быстрый TL;DR, чтобы получать важные идеи на ходу.

Помните, что хорошее портфолио выявляет проблемы или выявляет трудности проекта, но хороший портфельный менеджер указывает на решения.

Итак, вот наш совет: не сосредотачивайтесь только на написании резюме того, что происходит в портфеле проектов.

Поднимите свое резюме на новый уровень:

• Выделение надвигающихся рисков, которые мешают портфелю проектов достичь своих первоначальных целей
• Детализация рекомендаций и действий

6. Используйте информационные панели

Любой хороший руководитель проектов, достойный ее внимания, всегда знает, что происходит со всеми ее проектами. Более того, вы сможете рассказать людям, что происходит и как вы готовы справляться с трудностями. Чтобы иметь это представление о нескольких проектах, вам нужна панель инструментов.

В то время как отчет обычно содержит подробную информацию по определенной теме или проекту, информационная панель дает вам краткий обзор информации в реальном времени для нескольких проектов. Другими словами, информационная панель отвечает на важные вопросы, например, как продвигается бизнес? Мы собираемся разориться?

Платформа реализации стратегии Cascade имеет информационные панели   чтобы сделать важную информацию доступной для всех в вашей организации. Вы можете объединить все свои данные в одном месте с помощью интеграций, чтобы улучшить видимость в масштабах всей компании и исключить переключение контекста и ручные ошибки.

Лучшие инструменты для создания отчетов о состоянии проекта

Концепция портфолио и отчетов о статусе проекта — это не какая-то причудливая современная тенденция. Компании собирали эти обновления статуса в течение многих лет — часто с помощью традиционных инструментов, таких как Microsoft Excel и PowerPoint.

И да, конечно, в вашей организации, вероятно, есть несколько несгибаемых поклонников электронных таблиц, которые хотят продолжать работать в том же духе. Возможно, эти рабочие лошадки счастливы работать в окопах, извлекая данные для каждого проекта из множества автономных инструментов, электронных таблиц и пыльных уголков Dropbox и Google Drive компании.

Но вам не нужно тратить время с этим подходом. Вашей команде не нужно напиваться семью тоннами кофе, чтобы работать допоздна и на выходных до того, как будет сдан отчет. Существует новый способ составления отчетов о портфеле проектов — лучший способ.

Прочтите это: 7 лучших программ для управления портфелем проектов для менеджеров портфелей в 2022 году (+ Как правильно выбрать)

Как Cascade меняет игру для отчетов о статусе проекта

Cascade объединяет наиболее эффективные элементы платформ управления портфелем проектов, программного обеспечения для управления проектами и инструментов отчетности. Вы можете создавать и автоматизировать быстрые отчеты, чтобы предоставить всем заинтересованным сторонам доступ к актуальной и своевременной информации о ходе проекта.

Вот как Cascade помогает вам создавать высокоэффективные отчеты о состоянии:

• Интерактивные информационные панели   предлагают высокоуровневый обзор всего портфеля проектов, чтобы заинтересованные стороны могли легко определить и расставить приоритеты проектов, которые приносят большую пользу для бизнеса. Вы можете представить свои данные в визуально привлекательных формах, которые легко понять, включая графики, таблицы и форматы диаграмм Ганта.

Вот пример настраиваемых информационных панелей Cascade, которые можно полностью адаптировать к потребностям вашей аудитории.

• Отслеживание целей   измеряет прогресс портфолио и проекта по срокам, чтобы знать, находитесь ли вы на пути к достижению своих целей.
  
  
• KPI и OKR   для отслеживания и измерения успеха в соответствии с вашими стратегическими целями, помогая вашей команде сосредоточиться на том, что действительно важно.
  
  
• Управление ресурсами   помогает вам распределять ресурсы для нужных проектов в нужное время, предоставляя каждому проекту бюджет, людей и поддержку, необходимые для того, чтобы он не сбивался с пути.
  
  
• Автоматизированные отчеты с аналитикой в ​​реальном времени   чтобы у всех была самая свежая информация о проекте без каких-либо задержек или вводящих в заблуждение данных. Используя Cascade, вы можете планировать отчеты и автоматически доставлять их в почтовый ящик вашего начальника.
  
  
• Экспорт данных   Позвольте PMO и менеджерам проектов обмениваться отчетами в различных форматах, которые легко читаются, включая CSV и PDF.
  
  
• Другие функции включают в себя: статус RAG для цветового кодирования, представления диаграммы Ганта, визуализацию зависимостей проекта и GoalDeck   для управления рабочей нагрузкой человека или команды.

Cascade: стратегический подход к отчетам о состоянии

Отчеты о статусе исполнительного проекта являются важным инструментом для организаций. Если все сделано правильно, хороший исполнительный отчет может помочь PMO завоевать доверие заинтересованных сторон и получить дополнительную поддержку, если они в ней нуждаются, например, увеличение инвестиций или увеличение сроков. Но на этом преимущества не заканчиваются.

Когда Cascade объединяет все ваши данные и предоставляет к ним общий доступ с помощью интерактивных информационных панелей, визуализаций данных и автоматических отчетов, управление отчетами по всему портфелю становится намного проще и эффективнее с точки зрения времени.

Вместо того, чтобы собирать и перемалывать цифры, у вас есть время   стимулировать выполнение стратегии и постоянно улучшать бизнес-процессы   в областях, требующих особого внимания.

Cascade поддерживает вас и согласовывает ваших людей, цели проекта и общую стратегию. Когда у всех есть точная картина того, что происходит и почему, они могут быстро определить препятствия и возможности в рамках вашей стратегии. У них есть возможность быстрее принимать правильные решения.

Использование силы статуса, ориентированного на стратегию, помогает сделать стратегию делом каждого — и это лучший способ убедиться, что она действительно реализована!

Вы хотите создавать более качественные отчеты о состоянии проекта?   Узнайте, как Cascade может помочь с бесплатной демоверсией   Cегодня.