Comment effectuer une analyse des écarts : processus en 5 étapes (+ MODÈLE GRATUIT)

La plupart d'entre nous ont au moins une vision approximative de l'endroit où nous aimerions mener notre organisation. Mais parfois, savoir où et comment commencer peut être difficile. C'est là que le processus d'analyse des écarts entre en jeu.

L'analyse des écarts est un excellent outil d'analyse stratégique qui nous donne un cadre général pour définir non seulement où nous en sommes aujourd'hui, mais surtout où nous voulons être et comment nous allons y arriver.

Dans cet article, nous couvrirons :

• Qu'est-ce que l'analyse des écarts
• Quels sont les avantages d'une analyse des écarts
• Exemples d'analyse des écarts (cas d'utilisation)
• Comment faire une analyse des écarts dans Excel : le processus en 5 étapes
• Modèles d'analyse des écarts

En parlant d'écarts, l'écart entre les membres de l'équipe et les dirigeants de C-Suite ne cesse de s'agrandir. Nous nous sommes associés à Momentive, la branche commerciale de SurveyMonkey, pour interroger 1 750 personnes sur leur approche de la stratégie. Découvrez ce que nous avons trouvé dans le rapport sur l'état de la stratégie !

Qu'est-ce que l'analyse des écarts

Une analyse des écarts est un processus de comparaison de votre état actuel à votre état futur souhaité. Ce processus comprend l'évaluation de la performance interne des fonctions commerciales pour déterminer si les buts ou les objectifs sont atteints et, si ce n'est pas le cas, la création d'une série d'actions qui combleront l'écart identifié.

C'est un excellent outil à utiliser dans le cadre d'une analyse interne de votre organisation. Presque toutes les grandes entreprises attribuent généralement la réalisation d'un modèle d'analyse des écarts aux chefs de projet ou aux analystes commerciaux.

Une analyse des écarts pour votre organisation est en fait assez simple. Cette approche de la planification stratégique offre un moyen structuré et significatif d'évaluer vos objectifs.

Quels sont les avantages d'une analyse des écarts ?

L'analyse des écarts vous oblige à réfléchir à votre situation actuelle, à votre état futur souhaité, aux écarts entre les deux et à votre plan d'action de manière très structurée et claire.

De plus, il présente un cadre de collaboration à la création d'un plan stratégique. Lorsque plusieurs personnes sont impliquées dans la planification stratégique, leurs différentes approches peuvent parfois entrer en conflit les unes avec les autres.

Le modèle d'analyse des lacunes fournit une approche structurée pour y faire face en exigeant des réponses à des questions spécifiques qui peuvent être intégrées dans un plan stratégique cohérent.

Enfin, une analyse des écarts peut également être utilisée comme moyen d'analyser les performances historiques. La première fois que vous exécutez un processus d'analyse des écarts, vous capturez explicitement les performances actuelles de votre entreprise (sous des formes qualitatives et quantitatives).

Par conséquent, la prochaine fois que vous en ferez un, vous aurez une référence à laquelle vous pourrez comparer vos performances les plus récentes.

Exemples d'analyse des écarts (cas d'utilisation)

Quel est le meilleur moment pour passer par le processus d'analyse des écarts ?

L'analyse des écarts est particulièrement utile lorsque vous devez :

• Créez une nouvelle stratégie pour votre équipe et souhaitez comprendre où vous en êtes actuellement
• Déterminez les bons domaines d'intérêt pour votre équipe
• Découvrez l'écart entre votre produit et les attentes des clients
• Découvrez pourquoi vous n'atteignez pas les KPI importants et les objectifs stratégiques
• Développez une stratégie de gestion du changement, mais vous devez d'abord identifier l'écart entre l'état actuel et l'état souhaité.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus existants
• Préparez-vous à un audit et montrez comment vous abordez de manière proactive les lacunes
• Préparer un plan stratégique et prioriser les ressources

Comment faire une analyse des écarts dans Excel : le processus en 5 étapes

Avant de plonger, prenez notre modèle gratuit d'analyse des écarts pour avoir une meilleure idée de ce à quoi devrait ressembler le résultat final. Vous pouvez l'utiliser pour le remplir avec vos propres données ou comme référence pour créer votre propre modèle.

Étape 1 : Définissez vos domaines d'intervention

La première étape de la création d'une analyse des écarts consiste à définir des limites. Vous pouvez également considérer cela comme définissant la portée de votre analyse.

Il serait facile de parler de votre état futur souhaité en termes grandioses généraux :

"Mon futur état souhaité est d'être la plus grande et la meilleure entreprise d'Asie !!!"

Il y a peu de valeur dans ce genre d'exercices. Au lieu de cela, vous devriez avoir une idée approximative des domaines que vous souhaitez améliorer.

Bien que nous ayons beaucoup écrit sur la façon de créer des domaines d'intérêt stratégiques, voici quelques domaines typiques sur lesquels les gens s'installent souvent :

• Croissance financière
• Excellence client
• Innovation
• Le bonheur des employés
• Réalisation scientifique
• Impact sur la communauté

En bref, les domaines prioritaires doivent décrire rapidement ce que vous essayez d'améliorer avec votre analyse des écarts.

Vous voulez approfondir les domaines d'intérêt ? Lisez notre guide de référence sur la façon de définir les domaines d'intervention ou téléchargez notre modèle d'analyse des écarts avec des instructions supplémentaires sur la façon de définir les domaines d'intervention.

Étape 2 : Identifiez votre état futur souhaité

Whoa ... attendez une seconde - ne devrions-nous pas commencer par l'état actuel plutôt que par l'état futur ? Vous penseriez que oui, n'est-ce pas - et en effet la plupart des autres guides d'analyse des écarts vous disent de le faire. Mais il y a un problème...

Votre organisation n'a pas un seul état actuel - elle en a des milliers selon l'équipe, la mesure ou même la personne dont vous parlez.

Ainsi, malgré ce que vous pourriez lire dans d'autres guides d'analyse des écarts, définir votre état actuel sans aucune idée de votre état futur est au mieux un processus inutile (et au pire impossible).

Donc, à la place, nous commençons notre propre processus d'analyse des écarts avec la définition de notre état futur .

C'est là que le fait d'avoir des domaines d'intervention stratégiques entre vraiment en jeu. Supposons que vous ayez sélectionné « Innovation » comme l'un de vos domaines d'intérêt.

Vous voudrez commencer par définir votre état futur souhaité pour l'innovation en termes assez généraux (nous deviendrons plus précis plus tard).

D'une manière générale, mon état futur souhaité pour l' innovation est :

"Être reconnu comme l'une des plateformes SaaS les plus innovantes du secteur."

N'oubliez pas que nous maintenons les choses à un niveau assez élevé à ce stade - essayez donc d'éviter d'ajouter des KPI ou des mesures spécifiques à cette partie de votre analyse des écarts.

Voici quelques exemples supplémentaires d'états futurs souhaités pour une gamme de domaines d'intervention :

Mon état futur souhaité pour l' excellence client est :

"Pour atteindre les meilleurs taux de fidélisation et de référencement des clients sur le marché ."

Mon état futur souhaité pour Community Impact est :

"Apporter des changements durables et significatifs à la vie des gens de la communauté ."

Une fois que vous avez identifié un état futur souhaité de haut niveau pour chacun de vos domaines d'intervention, il est temps de passer à l'étape suivante de notre processus d'analyse.

Étape 3 : Évaluez votre état actuel

La prochaine partie de l'exécution d'une analyse des lacunes consiste à mieux comprendre où vous en êtes aujourd'hui, votre état actuel .

Encore une fois, nous utiliserons les domaines d'intervention que nous avons définis à l'étape 1 pour étendre notre analyse des lacunes. Nous commencerons par le haut niveau, puis nous deviendrons plus précis à l'étape 4.

Pour chacun de vos domaines d'intérêt, écrivez une phrase qui donne un résumé réaliste de votre état actuel. Essayez d'utiliser un langage et une structure similaires à ceux que vous avez utilisés pour définir l'état futur souhaité ci-dessus.

Par exemple, pour notre domaine d'intervention Innovation, nous pourrions résumer notre état actuel comme suit :

"Nous ne sommes pas actuellement connus pour l'innovation, cependant, notre logiciel contient quelques fonctionnalités uniques."

Pour notre domaine d'intervention Excellence client, nous pourrions dire :

"Nous avons une satisfaction et une fidélisation élevées de la clientèle dans notre segment Enterprise, mais nos petits clients sont nettement moins satisfaits de leur expérience ."

Ou enfin, pour notre domaine d'intervention Impact communautaire, nous pourrions dire :

"La plupart des membres de la communauté locale ne sont pas actuellement au courant de notre présence."

N'oubliez pas que pour cette partie de votre analyse des écarts, il est plus important que jamais d'être 100 % honnête et réaliste quant à vos forces et vos faiblesses.

Et la meilleure façon de le faire est d'effectuer une analyse SWOT.

Analyse SWOT

SWOT signifie analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces. Il évalue les opportunités externes, internes, actuelles et futures.

Il donne un aperçu réaliste et factuel de la façon dont l'organisation se positionne au sein de l'industrie. Pour réussir, il doit se concentrer sur des preuves et des contextes réels.

Modèle d'analyse SWOT pour identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces.

Consultez cet article où vous pourrez en savoir plus sur l'analyse SWOT et récupérer le modèle d'analyse SWOT GRATUIT.

Analyse PEST

La partie la plus difficile de l'analyse SWOT consiste à déterminer les menaces et les opportunités. Sans comprendre l'industrie, nous pouvons facilement finir par deviner. Ensuite, l'ensemble du modèle ne s'additionnera tout simplement pas et ne fournira pas la valeur nécessaire pour notre analyse des écarts.

Une façon d'améliorer notre compréhension plus large est avec l'analyse PESTLE ou PEST. L'acronyme signifie :

• Politique
• Économique
• Social
• Technologique
• Environnement
• Juridique

En faisant des recherches sur chacun de ces éléments, vous acquerrez une meilleure compréhension des menaces et des opportunités au sein de votre secteur. C'est une vue à vol d'oiseau de l'ensemble de l'environnement qui est indispensable pour une évaluation précise de votre état actuel.

Jusqu'à présent, nous avons défini nos domaines d'intervention, précisé notre état futur souhaité et donné une évaluation de haut niveau de notre état actuel. Il est maintenant temps de préciser ce que nous voulons réaliser et comment nous allons le faire...

Étape 4 : Appliquer des métriques/KPI à votre analyse des écarts

Vous remarquerez que jusqu'à présent, notre analyse des lacunes a été très générale à la fois dans la façon dont nous avons abordé notre état futur souhaité et notre état actuel. Cela change dans cette étape - car il est temps de commencer à ajouter des mesures spécifiques (KPI) pour chacun de nos domaines d'intervention.

Commençons par quelques conseils sur la manière de sélectionner les bons KPI pour votre analyse des écarts, puis passons à quelques exemples :

• Sélectionnez les KPI que vous pouvez réellement mesurer et décidez de votre approche de mesure dans le cadre de la sélection du KPI.
  
  
• Choisissez des indicateurs de performance clés pour lesquels vous disposez déjà d'une base de référence, afin que l'écart que vous devez combler puisse être facilement mesuré.
  
  
• Assurez-vous d'appliquer à la fois des KPI avancés et retardés pour obtenir un ensemble complet de mesures pour chacun de vos domaines d'intervention.

Plongeons-nous dans quelques exemples spécifiques de KPI que vous pourriez utiliser dans le cadre de votre analyse des écarts. Encore une fois, nous le ferons pour chacun de nos domaines d'intervention.

Nous commencerons par définir les objectifs de notre état futur souhaité, et en dessous, écrivons à quoi cela ressemble pour notre état actuel.

Pour notre domaine d'intervention Innovation , nous pourrions sélectionner deux KPI comme suit :

Indicateur de performance clé principal : consacrez au moins 50 % de nos ressources de développement à la création de nouvelles fonctionnalités.

(état actuel : <10 % des ressources des développeurs sont consacrées à la création de nouvelles fonctionnalités)

KPI en retard : obtenez un score "Innovation" de plus de 80 % sur au moins un site Web d'avis de clients.

(état actuel : Notre score 'Innovation' sur g2crowd.com est inférieur à 60%)

Pour notre domaine d'intervention " Excellence client ", nous pouvons sélectionner deux KPI comme suit :

KPI principal : les clients nous attribuent un score NPS d'au moins +7 en moyenne.

(état actuel : Notre score NPS est inférieur à 3 en moyenne)

KPI à la traîne : notre pourcentage brut global de désabonnement des clients est inférieur à 10 % par an.

(état actuel : notre taux de désabonnement brut est supérieur à 20 % par an)

Et enfin, pour notre domaine d'intervention Impact sur la communauté , nous pourrions sélectionner deux KPI comme suit :

KPI principal : notre notoriété auprès de la communauté est supérieure à 70 %.

(état actuel : la notoriété de notre communauté est inférieure à 20 %)

KPI en retard : Au moins 3 initiatives politiques majeures peuvent être directement liées à notre implication.

(état actuel : aucune initiative politique majeure ne peut être directement attribuée à notre implication)

Il va sans dire que la composante « écart » de votre analyse des écarts est bien sûr l'écart entre les KPI de votre état actuel et votre état futur souhaité.

Par exemple, vous pourriez dire que nous avons un écart de 50 % entre notre niveau actuel de sensibilisation de la communauté (20 %) et notre état futur souhaité de sensibilisation de la communauté (70 %).

Si vous n'avez pas encore téléchargé notre modèle d'analyse des écarts , vous souhaiterez probablement le faire maintenant, car il facilite grandement le suivi des KPI que vous commencez à créer .

Étape 5 : Créer un plan d'action

Lors de la création d'une analyse des écarts, votre dernière étape est sans doute la plus difficile. C'est là que vous formulez un plan d'action spécifique pour combler les lacunes que vous avez identifiées.

Vous pouvez considérer votre plan d'action d'analyse des écarts comme une série de projets pour chacun de vos domaines d'intervention, qui, une fois terminés, permettront très probablement de combler l'écart que vous avez identifié à l' étape 4.

C'est à vous de décider combien de projets vous souhaitez créer, mais généralement, vous en aurez au moins deux pour chaque espace. Vous devrez également utiliser votre propre jugement pour savoir si ces projets sont susceptibles de combler l'écart !

Réfléchissons à quelques exemples spécifiques de plans d'action d'analyse des écarts que vous pourriez mettre en œuvre.

Nous commencerons par notre domaine d'intérêt Innovation - et plus précisément, examinerons certains projets qui pourraient nous aider à combler l'écart de 40 % entre la quantité de ressources de développement que nous avons sur les nouvelles fonctionnalités dans notre état actuel (10 %) par rapport à ce que nous défini comme notre état futur souhaité (50 %).

Projet 1:

Embauchez 4 développeurs supplémentaires et consacrez-les au développement de nouvelles fonctionnalités.

Projet 2 :

Implémentez un nouveau « contrôle de l'innovation » pour toutes les nouvelles fonctionnalités que nous créons afin de nous assurer qu'elles répondent à notre propre définition de quelque chose « d'innovant ».

Examinons un exemple d'analyse des écarts avec un plan d'action pour notre domaine d'intervention Excellence client . Plus précisément, nous allons combler l'écart de 10 % dans notre pourcentage brut de désabonnement des clients que nous avons identifié.

Projet 1:

Lancez une nouvelle enquête automatisée auprès de tous les clients qui annulent pour demander une « raison de l'annulation ».

Projet 2 :

Créez une équipe de rétention dédiée dans notre zone de service client pour gérer les demandes d'annulation des clients.

Et enfin, examinons notre domaine d'intervention Impact sur la communauté - et examinons plus particulièrement certains projets qui pourraient aider à combler l'écart de 50 % dans notre niveau de sensibilisation à la communauté.

Projet 1:

Lancer une campagne de publicité TV locale.

Projet 2 :

Augmenter nos dépenses en publicité en ligne de 5 000 $ par mois.

Comme vous pouvez le voir, créer des plans d'action pour combler les lacunes que nous avons identifiées dans le cadre de notre analyse des lacunes est en fait assez facile - à la suite du travail acharné que nous avons effectué aux étapes 1 à 4 où nous avons clairement défini notre état actuel, l'avenir souhaité l'état et les lacunes.

Étape bonus : ne vous arrêtez pas à la planification

Félicitations, vous avez élaboré votre plan d'action et défini des objectifs et des KPI pour mesurer le succès. Mais quelle est la prochaine étape ?

Votre plan ne prendra vie qu'avec une exécution minutieuse.

Surveillez vos progrès et ajustez votre plan en conséquence. Vous pouvez le faire avec des feuilles de calcul, mais à une époque où le changement est la nouvelle norme, cela ne suffira tout simplement pas.

Avec le bon outil de suivi, vous pouvez suivre les progrès en temps réel, tout en conservant une vue de haut niveau sur plusieurs projets.

Par exemple, chez Cascade, nous vous aidons à suivre les progrès vers les objectifs fixés et à identifier les écarts de performance avant qu'il ne soit trop tard.

En utilisant un logiciel d'exécution de stratégie comme Cascade, vous pouvez facilement accéder à toutes les données pertinentes d'un simple clic au lieu de fouiller dans des feuilles de calcul sans fin remplies d'informations obsolètes.

Vous voulez en savoir plus sur les logiciels d'exécution de stratégie ? Vérifiez cette ressource.

Téléchargements de modèles d'analyse des écarts

Voici d'autres modèles d'analyse des écarts qui pourraient vous être utiles, selon vos besoins :

Modèle d'analyse des écarts pour l'amélioration des processus métier

L'analyse des écarts est souvent utilisée pour améliorer les processus métier. Cependant, le cadre nécessite quelques ajustements. Nous introduisons une approche un peu différente qui est mieux utilisée pour optimiser les processus métier.

Téléchargez gratuitement le modèle d'analyse des lacunes pour l'amélioration des processus métier

Modèle d'analyse des écarts de compétences pour votre équipe

Les entreprises utilisent l'analyse des écarts pour identifier les compétences dont un membre de l'équipe (ou une équipe) a besoin, mais qui ne doivent pas nécessairement effectuer certaines tâches efficacement.

Grâce à une analyse des lacunes en matière de compétences, les organisations peuvent découvrir les lacunes de leurs équipes et définir des objectifs de développement de carrière. Ainsi, il est principalement effectué par le service RH.

Le processus est assez simple et se concentre principalement sur l'identification de l'état actuel. Créer une échelle d'évaluation pour chaque compétence.

Attribuez ensuite des points à vos employés pour chaque compétence. C'est le moyen le plus rapide d'identifier les compétences sous-développées au niveau organisationnel.

Une fois que vous avez identifié les compétences manquantes, vous pouvez mettre en place des plans de formation ou établir votre plan d'embauche en conséquence.

Téléchargez le modèle gratuit d'analyse des écarts de compétences ici !

Modèle d'analyse des écarts de produit

L'analyse des écarts de produit est utilisée pour mettre en évidence l'écart entre votre produit et les attentes des clients. Cela vous aidera à hiérarchiser les prochaines étapes et à répondre aux attentes définies en premier lieu. Télécharger ici!

Modèle d'analyse des écarts financiers

L'analyse des écarts financiers suit à peu près le modèle standard. Cependant, nous avons ajouté quelques exemples liés aux finances pour faciliter la navigation. Télécharger ici!

Outils et cadres d'analyse des écarts

Le modèle d'analyse des écarts que nous avons créé est un excellent point de départ. Mais il existe quelques cadres et outils différents que vous pouvez également utiliser pour vous aider à être plus précis sur les lacunes que vous essayez de résoudre.

En termes de cadres d'analyse des écarts, nous parlons ici d'approches conceptuelles que vous pouvez « superposer » à votre organisation pour vous aider à catégoriser vos activités et à identifier plus facilement les écarts.

Par exemple, un tableau de bord prospectif est un outil utile pour catégoriser vos activités commerciales en une série de quadrants axés sur les résultats (les « perspectives » - Financières / Clients / Processus / Personnes).

Vous pouvez ensuite refléter ces mêmes quadrants pour catégoriser et hiérarchiser vos lacunes et leurs plans d'action associés.

Un autre exemple de cadre d'analyse des écarts serait les trois horizons de croissance de McKinsey.

Ce cadre vous oblige à réfléchir à la progression de votre entreprise sur une série d'horizons temporels qui vous aident à isoler vos activités habituelles obligatoires de vos moteurs de croissance véritablement innovants.

Notez que ces cadres ne remplacent pas l'exécution d'une analyse des écarts, mais peuvent plutôt ajouter une couche supplémentaire de profondeur au-dessus de votre analyse des écarts.

Combler l'écart par l'exécution

L'analyse des lacunes est un excellent outil pour identifier les lacunes et décider ce que vous devez faire pour améliorer les performances. Cependant, l'analyse des écarts ne doit pas s'arrêter à la planification stratégique. Si c'est le cas, vous raterez de belles opportunités. Comme des produits de qualité qui correspondent aux besoins du marché, de nouvelles sources de revenus ou la création d'une organisation résiliente au changement.

La chose la plus importante est de se rappeler que peu importe la qualité de votre plan d'action, c'est l'exécution de la stratégie qui compte le plus.

Alors, êtes-vous prêt à jeter les bases de votre stratégie ?

Téléchargez votre modèle GRATUIT d'analyse des écarts , établissez un plan d'action et concrétisez votre stratégie.