如何進行差距分析：5 步流程（+ 免費模板）
已發表: 2022-09-01我們中的大多數人至少對我們想把我們的組織帶到哪裡有一個粗略的看法。 但有時，知道從哪裡開始以及如何開始可能具有挑戰性。 這就是差距分析過程發揮作用的地方。
差距分析是一個偉大的戰略分析工具，它為我們提供了一個廣泛的框架，不僅可以定義我們今天的位置，更重要的是我們想成為什麼樣的人以及我們將如何到達那裡。
在本文中，我們將介紹：
- 什麼是差距分析
- 差距分析有什麼好處
- 差距分析示例（用例）
- 如何在 Excel 中進行差距分析：5 步過程
- 差距分析模板
說到差距，團隊成員和 C-Suite 高管之間的差距越來越大。 我們與 SurveyMonkey 的業務部門 Momentive 合作，對 1,750 人的戰略方法進行了調查。 查看我們在策略狀態報告中發現的內容！
什麼是差距分析
差距分析是將您當前的狀態與您期望的未來狀態進行比較的過程。 此過程包括評估業務職能的內部績效以確定目標或目的是否得到滿足，如果沒有，則創建一系列行動來彌補已識別的差距。
這是一個很好的工具，可用作組織內部分析的一部分。 幾乎所有主要的企業通常都會將差距分析模板的完成分配給項目經理或業務分析師。
對您的組織進行差距分析實際上非常簡單。 這種戰略規劃方法提供了一種結構化且有意義的方式來評估您的目標。
差距分析有什麼好處？
差距分析迫使您以非常結構化和清晰的方式思考您當前的情況、您期望的未來狀態、兩者之間的差距以及您的行動計劃。
此外，它還提供了一個合作制定戰略計劃的框架。 當多人參與戰略規劃時，他們的不同方法有時會相互衝突。
差距分析模板通過要求對可以整合到有凝聚力的戰略計劃中的特定問題的回應，提供了一種結構化的方法來處理這個問題。
最後，差距分析也可以用作分析歷史表現的一種方式。 第一次運行差距分析流程時，您將明確捕獲當前業務績效（以定性和定量形式）。
因此，下一次你做一個，你將有一個基準，你可以比較你最近的表現。
差距分析示例（用例）
何時進行差距分析流程的最佳時間？
當您需要：
- 為您的團隊制定新策略，並希望了解您目前所處的位置
- 為您的團隊找出正確的重點領域
- 發現您的產品與客戶期望之間的差距
- 找出您沒有達到重要 KPI 和戰略目標的原因
- 制定變更管理策略，但您首先需要確定當前狀態和期望狀態之間的差距。
- 識別改進現有流程的機會
- 準備審計並展示您如何主動解決任何差距
- 準備戰略計劃並優先考慮資源
如何在 Excel 中進行差距分析：5 步過程
在我們深入研究之前，請獲取我們的免費差距分析模板，以更好地了解最終結果應該是什麼樣子。 您可以使用它來填充您自己的數據或作為參考來構建您自己的模板。
第 1 步：定義您的重點領域
創建差距分析的第一步是設置一些界限。 您也可以將其視為定義分析範圍。
用一般的誇大詞來談論你想要的未來狀態是很容易的：
“我理想的未來狀態是成為亞洲最大最好的公司！！！”
這些練習沒有什麼價值。 相反，您應該對要改進的領域有一個粗略的了解。
雖然我們已經寫了大量關於如何創建戰略重點領域的文章，但這裡有一些人們經常選擇的典型領域：
- 財務增長
- 客戶卓越
- 創新
- 員工幸福
- 科學成就
- 社區影響
簡而言之，重點領域應該快速描述您通過差距分析嘗試改進的內容。
想深入了解重點領域？ 閱讀我們關於如何定義重點領域的入門指南或下載我們的差距分析模板以及如何定義重點領域的附加說明。
第 2 步：確定您期望的未來狀態
哇...等一下——我們不應該從當前狀態而不是未來狀態開始嗎？ 你會這麼想，你不會 - 事實上，大多數其他差距分析指南都告訴你這樣做。 但是有一個問題...
您的組織沒有一個單一的當前狀態 - 它有數千個，具體取決於哪個團隊、哪個衡量標準，甚至您在談論哪個人。
因此，儘管您可能會在其他差距分析指南中閱讀到內容，但在不知道未來狀態的情況下定義當前狀態充其量是一個無用的過程（最壞的情況是一個不可能的過程）。
因此，相反，我們從定義未來狀態開始我們自己的差距分析過程。
這就是戰略重點領域真正發揮作用的地方。 假設您選擇“創新”作為您的重點領域之一。
您首先要以相當寬泛的術語構想您想要的創新未來狀態（我們稍後會更具體）。
從廣義上講，我對創新的期望未來狀態是：
“被公認為業內最具創新性的 SaaS 平台之一。”
請記住，我們在此階段將事情保持在相當高的水平 - 因此請盡量避免在您的差距分析的這一部分中添加任何特定的 KPI 或度量。
以下是一系列重點領域所需的未來狀態的更多示例：
我對卓越客戶的期望未來狀態是：
“實現市場領先的客戶保留和推薦。”
我希望社區影響的未來狀態是：
“為社區中人們的生活做出持久而有意義的改變。”
一旦您確定了每個重點領域的高層次期望未來狀態，就該進入我們分析過程的下一階段了。
第 3 步：評估您當前的狀態
執行差距分析的下一部分涉及更好地了解您今天所處的位置 - 您當前的狀態。
我們將再次使用我們在步驟 1 中定義的重點領域來確定差距分析的範圍。 我們將從高層次開始，然後在第 4 步中變得更加具體。
對於您的每個重點領域，寫一個對您當前狀態進行現實總結的句子。 嘗試使用與您在上面定義所需的未來狀態時使用的語言和結構相似的語言和結構。
例如，對於我們的創新重點領域，我們可以將我們當前的狀態總結為：
“我們目前並不以創新而聞名，但是，我們的軟件確實包含一些獨特的功能。”
對於我們的客戶卓越關注領域，我們可能會說：
“我們在企業部門擁有很高的客戶滿意度和保留率，但我們的小客戶對他們的體驗的滿意度要低得多。”
或者最後對於我們的社區影響重點領域，我們可能會說：
“當地社區的大多數成員目前都不知道我們的存在。”
請記住，對於差距分析的這一部分，100% 誠實和現實地了解自己的優勢和劣勢比以往任何時候都更重要。
最好的方法是進行 SWOT 分析。
SWOT分析
SWOT 意味著優勢、劣勢、機會和威脅分析。 它評估外部、內部、當前和未來的機會。
它以現實和基於事實的方式看待組織如何在行業中定位自己。 為了成功，它需要關注現實生活中的證據和背景。
用於識別優勢、劣勢、機會、威脅的SWOT 分析模板。
查看這篇文章，您可以在其中了解有關 SWOT 分析的更多信息並獲取免費的 SWOT 分析模板。
PEST 分析
SWOT 分析中最具挑戰性的部分是確定威脅和機會。 如果不了解行業，我們很容易最終猜測。 那麼整個模型就不會加起來並為我們的差距分析提供所需的值。
提高我們更廣泛理解的一種方法是使用 PESTLE 或 PEST 分析。 首字母縮寫詞代表：
- 政治的
- 經濟的
- 社會的
- 技術
- 環境的
- 合法的
當您研究這些元素中的每一個時，您將更好地了解您所在行業中的威脅和機遇。 這是對整個環境的鳥瞰圖，對於準確評估您的當前狀態非常必要。
到目前為止，我們已經定義了我們的重點領域，指定了我們期望的未來狀態，並對我們當前的狀態進行了高級評估。 現在是時候具體說明我們想要實現的目標以及我們將如何實現它......
第 4 步：將指標/KPI 應用於差距分析
您會注意到，到目前為止，我們的差距分析在我們如何處理我們想要的未來狀態和我們當前的狀態方面都非常籠統。 這一步發生了變化——是時候開始為我們的每個重點領域添加一些特定的衡量標準 (KPI)。
讓我們從一些關於如何為差距分析選擇正確 KPI 的技巧開始，然後舉一些例子：
- 選擇您可以實際衡量的 KPI，並在選擇 KPI 時決定您的衡量方法。
- 選擇您已經有基準的 KPI，以便可以輕鬆衡量您需要彌合的差距。
- 確保您同時應用領先和落後的 KPI，以針對您的每個重點領域實現一套完整的衡量標準。
讓我們深入研究一些您可能會在差距分析中使用的特定 KPI 示例。 再一次，我們將為我們的每個重點領域這樣做。
我們將從定義我們期望的未來狀態的目標開始，並在下面寫下它如何尋找我們當前的狀態。
對於我們的創新重點領域，我們可能會選擇如下兩個 KPI：
領先的 KPI：將至少 50% 的開發人員資源用於創建新功能。
（當前狀態：<10% 的開發人員資源用於創建新功能）
落後的 KPI：在至少一個客戶評論網站上獲得超過 80% 的“創新”分數。
（當前狀態：我們在 g2crowd.com 上的“創新”分數低於 60%）
對於我們的客戶卓越關注領域，我們可能會選擇如下兩個 KPI：
領先的 KPI：客戶給我們的 NPS 得分平均至少為 +7。
（目前狀態：我們的NPS分數平均低於3）
滯後的 KPI：我們每年的總客戶流失率低於 10%。
（當前狀態：我們的總客戶流失率每年超過 20%）
最後，對於我們的社區影響重點領域，我們可能會選擇如下兩個 KPI：
領先的 KPI：我們的社區意識超過 70%。
（現狀：我們的社區認知度不到20%）
滯後的 KPI：至少有 3 項主要的政治舉措可以直接追溯到我們的參與。
（現狀：沒有任何重大的政治舉措可以直接追溯到我們的參與）
不言而喻，差距分析的“差距”部分當然是您當前狀態的 KPI 與您期望的未來狀態之間的差異。
例如，您可以說我們當前的社區意識水平 (20%) 與我們期望的未來社區意識狀態 (70%) 之間存在 50% 的差距。
如果您還沒有下載我們的差距分析模板，您現在可能想要下載，因為它可以更輕鬆地跟踪您開始創建的 KPI 。
第 5 步：制定行動計劃
在創建差距分析時，您的最後一步可以說是最具挑戰性的一步。 這是您制定具體行動計劃以解決您發現的差距的地方。
您可以將您的差距分析行動計劃視為您每個重點領域的一系列項目，這些項目完成後，很可能會縮小您在第 4 步中確定的差距。
您要創建多少個項目取決於您，但通常情況下，每個間隔至少有兩個。 您還必須使用自己的最佳判斷來判斷這些項目是否有可能縮小差距！
讓我們集思廣益，討論您可以實施的差距分析行動計劃的一些具體示例。
我們將從我們的創新重點領域開始 - 具體來說，看看一些可以幫助我們縮小當前狀態下新功能開發人員資源數量 (10%) 與我們現有的 40% 差距的項目設置為我們想要的未來狀態（50%）。
項目一：
僱用額外的 4 名開發人員，並將他們專門用於新功能開發。
項目二：
對我們創建的所有新功能實施新的“創新檢查”，以確保它們符合我們自己對“創新”的定義。
讓我們看一個差距分析示例，其中包含我們的客戶卓越重點領域的行動計劃。 具體來說，我們將解決我們確定的客戶流失率中 10% 的差距。
項目一：
向所有取消訂單的客戶發起一項新的自動調查，詢問“取消原因”。
項目二：
在我們的客戶服務區創建一個專門的保留團隊來處理客戶的取消請求。
最後，讓我們看看我們的社區影響重點領域——特別是一些可以幫助縮小我們社區意識水平 50% 差距的項目。
項目一：
發起本地電視廣告活動。
項目二：
每月將在線廣告支出增加 5,000 美元。
正如您所看到的，創建行動計劃來彌合我們在差距分析中確定的差距實際上非常容易 - 由於我們在步驟 1 到 4 中所做的艱苦工作，我們清楚地定義了我們當前的狀態，期望的未來狀態和差距。
獎勵步驟：不要停留在計劃上
恭喜，您已經制定了行動計劃並設定了目標和 KPI 來衡量成功。 但接下來是什麼？
只有認真執行，您的計劃才能實現。
監控您的進度並相應地調整您的計劃。 你可以用電子表格來做到這一點，但在一個改變是新常態的時代，這根本不會削減它。
使用正確的跟踪工具，您可以實時跟踪進度，同時保持跨多個項目的高級視圖。
例如，在 Cascade，我們可以幫助您監控設定目標的進度，並在為時已晚之前發現績效差距。
通過使用 Cascade 等策略執行軟件，您只需單擊一個按鈕即可輕鬆訪問所有相關數據，而無需翻閱充滿過時信息的無窮無盡的電子表格。
想了解更多關於策略執行軟件的信息嗎？ 檢查此資源。
差距分析模板下載
以下是您可能會發現有用的其他差距分析模板，具體取決於您的需要：
業務流程改進模板的差距分析
差距分析通常用於改進業務流程。 但是，框架需要一些調整。 我們正在引入一種最適合用於優化業務流程的不同方法。
下載業務流程改進模板的免費差距分析
團隊的技能差距分析模板
企業使用差距分析來確定單個團隊成員（或團隊）需要但不一定必須有效執行某些工作的技能。
通過技能差距分析，組織可以發現團隊中的差距並設定職業發展目標。 因此，它主要由人力資源部門完成。
這個過程相當簡單，主要集中在識別當前狀態。 為每項技能創建一個評估量表。
然後為您的員工分配每項技能的分數。 這是確定組織層面哪些技能不發達的最快方法。
一旦您確定了缺少的技能，您就可以實施培訓計劃或相應地設置您的招聘計劃。
在此處下載免費的技能差距分析模板！
產品差距分析模板
產品差距分析用於突出您的產品與客戶期望之間的差距。 它將幫助您優先考慮接下來的步驟，並首先滿足這些期望。 在這裡下載！
財務缺口分析模板
財務缺口分析幾乎遵循標準模板。 但是，我們添加了一些與財務相關的示例，以便於導航。 在這裡下載！
差距分析工具和框架
我們創建的差距分析模板是一個很好的起點。 但是，您還可以使用一些不同的框架和工具來幫助您更具體地了解您正在嘗試解決的差距。
就差距分析框架而言，我們在這裡討論的是概念性方法，您可以將這些方法“分層”到您的組織中，以幫助您對活動進行分類並更輕鬆地識別差距。
例如，平衡計分卡是一種有用的工具，可以將您的業務活動分類為一系列以結果為中心的象限（“觀點”——財務/客戶/流程/人員）。
然後，您可以鏡像這些相同的象限，對您的差距及其相關的行動計劃進行分類和優先級排序。
另一個差距分析框架的例子是麥肯錫的三個增長視野。
該框架迫使您在一系列基於時間的範圍內考慮您的業務進展，這些時間範圍可幫助您將強制性的一切照舊活動與真正創新的增長驅動力隔離開來。
請注意，這些框架不能替代執行差距分析，而是可以在差距分析的基礎上增加一層深度。
通過執行縮小差距
差距分析是一個很好的工具，可以識別差距並決定應該採取哪些措施來提高績效。 然而，差距分析不應停留在戰略規劃上。 如果是這樣，那麼您將錯失良機。 例如滿足市場需求的優秀產品、新的收入來源，或者建立一個能夠適應變化的組織。
最重要的是要記住，無論你的行動計劃有多好，最重要的是戰略執行。
那麼，您準備好為您的戰略奠定基礎了嗎？
下載您的免費差距分析模板，制定行動計劃並將您的戰略變為現實。