Как выполнить гэп-анализ: процесс из 5 шагов (+ БЕСПЛАТНЫЙ ШАБЛОН)

У большинства из нас есть хотя бы приблизительное представление о том, куда мы хотели бы привести нашу организацию. Но иногда бывает сложно понять, с чего и как начать. Здесь в игру вступает процесс анализа пробелов.

Gap-анализ — отличный инструмент стратегического анализа, который дает нам широкую основу для определения не только того, где мы находимся сегодня, но, что более важно, того, где мы хотим быть и как мы собираемся туда добраться.

В этой статье мы рассмотрим:

• Что такое гэп-анализ
• Каковы преимущества Gap-анализа
• Примеры анализа пробелов (варианты использования)
• Как выполнить анализ пробелов в Excel: процесс из 5 шагов
• Шаблоны анализа пробелов

Говоря о пробелах, разрыв между членами команды и руководителями C-Suite продолжает увеличиваться. Мы сотрудничали с Momentive, бизнес-подразделением SurveyMonkey, чтобы опросить 1750 человек об их подходе к стратегии. Посмотрите, что мы нашли в отчете о состоянии стратегии!

Что такое гэп-анализ

Гэп-анализ — это процесс сравнения вашего текущего состояния с желаемым будущим состоянием. Этот процесс включает в себя оценку внутренней эффективности бизнес-функций, чтобы определить, достигаются ли цели или задачи, и, если нет, создание ряда действий, которые устранят выявленный пробел.

Это отличный инструмент для внутреннего анализа вашей организации. Почти все крупные предприятия обычно поручают заполнение шаблона анализа пробелов менеджерам проектов или бизнес-аналитикам.

Анализ пробелов для вашей организации на самом деле довольно прост. Этот подход к стратегическому планированию предлагает структурированный и осмысленный способ оценки ваших целей.

Каковы преимущества Gap-анализа?

Анализ пробелов заставляет вас думать о вашей текущей ситуации, желаемом будущем состоянии, промежутках между ними и вашем плане действий очень структурированным и четким образом.

Кроме того, он представляет собой основу для совместной работы над созданием стратегического плана. Когда в стратегическом планировании участвуют несколько человек, их разные подходы иногда могут конфликтовать друг с другом.

Шаблон анализа пробелов обеспечивает структурированный подход к решению этой проблемы, требуя ответов на конкретные вопросы, которые можно интегрировать в связный стратегический план.

Наконец, гэп-анализ также можно использовать как способ анализа исторической эффективности. При первом запуске процесса гэп-анализа вы четко фиксируете текущую эффективность вашего бизнеса (как в качественной, так и в количественной форме).

Поэтому в следующий раз, когда вы сделаете это, у вас будет контрольный показатель, с которым вы сможете сравнить свои последние результаты.

Примеры анализа пробелов (варианты использования)

Когда лучше всего пройти процесс гэп-анализа?

Гэп-анализ наиболее полезен, когда вам нужно:

• Создайте новую стратегию для своей команды и хотите понять, где вы сейчас находитесь
• Определите правильные направления деятельности вашей команды
• Выявите разрыв между вашим продуктом и ожиданиями клиентов
• Узнайте, почему вы не достигаете важных KPI и стратегических целей
• Разработайте стратегию управления изменениями, но сначала вам нужно определить разрыв между текущим и желаемым состоянием.
• Выявление возможностей для улучшения существующих процессов
• Подготовьтесь к аудиту и продемонстрируйте, как вы активно устраняете любые пробелы
• Подготовьте стратегический план и расставьте приоритеты ресурсов

Как выполнить анализ пробелов в Excel: процесс из 5 шагов

Прежде чем мы углубимся, возьмите наш бесплатный шаблон Gap-анализа, чтобы получить лучшее представление о том, как должен выглядеть окончательный результат. Вы можете использовать его для заполнения своими данными или в качестве ссылки для создания собственного шаблона.

Шаг 1: определите области вашего внимания

Первым шагом в создании анализа пробелов является установление некоторых границ. Вы также можете думать об этом как об определении области вашего анализа.

Легко было бы говорить о желаемом вами будущем состоянии в общих грандиозных выражениях:

«Мое желаемое будущее — стать самой большой и лучшей компанией в Азии!!!»

В таких упражнениях мало пользы. Вместо этого у вас должно быть приблизительное представление о том, какие области вы хотите улучшить.

Хотя мы много писали о том, как создавать стратегические области, вот некоторые типичные области, на которых люди часто останавливаются:

• Финансовый рост
• Превосходство клиентов
• Инновации
• Счастье сотрудников
• Научные достижения
• Влияние сообщества

Короче говоря, основные области должны быстро описывать то, что вы пытаетесь улучшить с помощью анализа пробелов.

Хотите глубже погрузиться в основные направления? Прочтите наше практическое руководство по определению приоритетных областей или загрузите наш шаблон анализа пробелов с дополнительными инструкциями по определению приоритетных областей.

Шаг 2: Определите свое желаемое будущее состояние

Ого... подождите секунду - разве мы не должны начинать с текущего состояния, а не с будущего состояния? Вы бы так подумали, не так ли - и действительно, большинство других руководств по анализу пробелов советуют вам сделать это. Но есть проблема...

У вашей организации нет одного единственного текущего состояния — их тысячи в зависимости от того, какая команда, какое измерение или даже о каком человеке вы говорите.

Таким образом, несмотря на то, что вы могли прочитать в других руководствах по гэп-анализу, определение вашего текущего состояния без какого-либо представления о вашем будущем состоянии в лучшем случае является бесполезным процессом (а в худшем — невозможным).

Поэтому вместо этого мы начинаем наш собственный процесс анализа пробелов с определения нашего будущего состояния.

Именно здесь в игру вступает наличие стратегических направлений деятельности. Предположим, что вы выбрали «Инновации» в качестве одной из своих основных областей.

Вы можете начать с того, что сформулируете желаемое будущее состояние инноваций в довольно общих чертах (позже мы будем более конкретны).

В общих чертах, мое желаемое будущее для инноваций таково :

«Быть ​​признанным одной из самых инновационных платформ SaaS в отрасли».

Помните, что на данном этапе мы держим все на достаточно высоком уровне, поэтому постарайтесь не добавлять какие-либо конкретные ключевые показатели эффективности или меры в эту часть вашего анализа пробелов.

Вот еще несколько примеров желаемого будущего состояния для ряда приоритетных областей:

Мое желаемое будущее состояние Customer Excellence :

«Чтобы добиться лучшего на рынке удержания клиентов и рекомендаций ».

Мое желаемое будущее состояние для воздействия на сообщество :

«Чтобы внести долгосрочные и значимые изменения в жизнь людей в сообществе ».

После того как вы определили желаемое будущее состояние высокого уровня для каждой из ваших основных областей, пришло время перейти к следующему этапу нашего процесса анализа.

Шаг 3: Оцените свое текущее состояние

Следующая часть гэп-анализа включает в себя получение лучшего понимания того, где вы находитесь сегодня – вашего текущего состояния .

Еще раз мы будем использовать основные области, которые мы определили на шаге 1, чтобы расширить наш анализ пробелов. Мы начнем с высокого уровня, а затем уточним его на шаге 4.

Для каждой области вашего внимания напишите предложение, которое дает реалистичное описание вашего текущего состояния. Попробуйте использовать язык и структуру, подобные тем, которые вы использовали при определении желаемого будущего состояния выше.

Например, для нашей области инноваций мы можем резюмировать наше текущее состояние следующим образом:

«В настоящее время мы не известны инновациями, однако наше программное обеспечение содержит несколько уникальных функций».

Что касается нашей области повышения качества обслуживания клиентов, мы можем сказать:

«У нас высокий уровень удовлетворенности и удержания клиентов в нашем корпоративном сегменте, но наши более мелкие клиенты значительно менее удовлетворены своим опытом ».

Или, наконец, для нашей области воздействия на сообщество мы могли бы сказать:

«Большинство членов местного сообщества в настоящее время не знают о нашем присутствии».

Помните, что для этой части вашего анализа пробелов как никогда важно быть на 100% честным и реалистичным в отношении своих сильных и слабых сторон.

И лучший способ сделать это — провести SWOT-анализ.

Анализ SWOT

SWOT означает анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Он оценивает внешние, внутренние, текущие и будущие возможности.

Он дает реалистичный и основанный на фактах взгляд на то, как организация позиционирует себя в отрасли. Чтобы он был успешным, он должен сосредоточиться на реальных фактах и ​​​​контекстах.

Шаблон SWOT-анализа для определения сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

Прочтите эту статью , где вы можете узнать больше о SWOT-анализе и получить БЕСПЛАТНЫЙ шаблон SWOT-анализа.

PEST-анализ

Наиболее сложной частью SWOT-анализа является определение угроз и возможностей. Не понимая отрасль, мы можем легко догадаться. Тогда вся модель просто не будет складываться и обеспечивать необходимое значение для нашего анализа пробелов.

Одним из способов улучшить наше более широкое понимание является анализ PESTLE или PEST. Аббревиатура означает:

• политический
• Экономический
• Социальное
• технологический
• Относящийся к окружающей среде
• Юридический

Изучая каждый из этих элементов, вы лучше поймете угрозы и возможности в вашей отрасли. Это вид с высоты птичьего полета на всю окружающую среду, который очень необходим для точной оценки вашего текущего состояния.

На данный момент мы определили наши приоритетные области, определили желаемое будущее состояние и дали высокоуровневую оценку нашего текущего состояния. Теперь пришло время уточнить, чего мы хотим достичь и как мы собираемся это сделать...

Шаг 4. Примените метрики / ключевые показатели эффективности к анализу пробелов

Вы заметите, что до сих пор наш анализ пробелов был очень общим как в том, как мы решали наше желаемое будущее состояние, так и в нашем текущем состоянии. На этом этапе все меняется — пора начинать добавлять некоторые конкретные показатели (KPI) для каждой из наших основных областей.

Давайте начнем с нескольких советов о том, как выбрать правильные ключевые показатели эффективности для анализа пробелов, а затем перейдем к некоторым примерам:

• Выберите KPI, которые вы действительно можете измерить, и определитесь с подходом к измерению как часть выбора KPI.
  
  
• Выберите ключевые показатели эффективности, для которых у вас уже есть базовый уровень, чтобы можно было легко измерить разрыв, который вам нужно преодолеть.
  
  
• Убедитесь, что вы применяете как опережающие, так и отстающие KPI, чтобы получить полный набор показателей для каждой из ваших приоритетных областей.

Давайте углубимся в некоторые конкретные примеры KPI, которые вы можете использовать как часть своего анализа пробелов. Еще раз, мы будем делать это для каждой из наших основных областей.

Мы начнем с определения целей для нашего желаемого будущего состояния, а внизу напишем, как это выглядит для нашего текущего состояния.

Для нашей области инноваций мы могли бы выбрать два KPI следующим образом:

Ведущий KPI: выделять не менее 50% наших ресурсов разработчиков на создание новых функций.

(текущее состояние: <10% ресурсов разработчиков расходуется на создание новых функций)

Отстающий KPI: Достигните показателя «Инновация» более 80 % хотя бы на одном веб-сайте отзывов клиентов.

(текущее состояние: наша оценка «Инновации» на g2crowd.com составляет менее 60%)

Для нашей области повышения качества обслуживания клиентов мы можем выбрать два следующих ключевых показателя эффективности:

Ведущий KPI: клиенты дают нам в среднем не менее +7 баллов NPS.

(текущее состояние: наш показатель NPS в среднем меньше 3)

Отстающий KPI: наш общий валовой процент оттока клиентов составляет менее 10% в год.

(текущее состояние: наш валовой процент оттока клиентов превышает 20% в год)

И, наконец, для нашей основной области « Влияние на сообщество » мы можем выбрать два следующих ключевых показателя эффективности:

Ведущий KPI: Осведомленность нашего сообщества составляет более 70%.

(текущее состояние: Осведомленность нашего сообщества составляет менее 20%)

Отстающие KPI: как минимум 3 крупные политические инициативы напрямую связаны с нашим участием.

(текущее состояние: никакие крупные политические инициативы не связаны напрямую с нашим участием)

Само собой разумеется, что компонент «разрыва» в вашем анализе разрыва — это, конечно же, разница между ключевыми показателями эффективности вашего текущего состояния и желаемого будущего состояния.

Например, вы можете сказать, что у нас есть разрыв в 50% между нашим текущим уровнем осведомленности сообщества (20%) и нашим желаемым будущим состоянием осведомленности сообщества (70%).

Если вы еще не загрузили наш шаблон анализа пробелов , вы, вероятно, захотите сделать это сейчас, так как это значительно упрощает отслеживание KPI, которые вы начинаете создавать .

Шаг 5: Создайте план действий

При проведении анализа пробелов ваш последний шаг, пожалуй, самый сложный. Здесь вы формулируете конкретный план действий по устранению выявленных пробелов.

Вы можете думать о своем плане действий по анализу пробелов в виде серии проектов для каждой из ваших основных областей, которые, когда они будут завершены, скорее всего , приведут к закрытию пробела, который вы определили на шаге 4.

Вам решать, сколько проектов вы хотите создать, но обычно у вас будет не менее двух на каждый пробел. Вы также должны будете использовать свое собственное суждение о том, могут ли эти проекты сократить разрыв!

Давайте обсудим некоторые конкретные примеры планов действий по анализу пробелов, которые вы могли бы реализовать.

Мы начнем с нашей области инноваций — и, в частности, рассмотрим некоторые проекты, которые могли бы помочь нам сократить разрыв в 40% между объемом ресурсов разработчиков, которые у нас есть на новые функции в нашем текущем состоянии (10%), и тем, что мы установить как желаемое будущее состояние (50%).

Проект 1:

Наймите еще 4 разработчиков и посвятите их разработке новых функций.

Проект 2:

Внедрите новую «Проверку инноваций» для всех новых функций, которые мы создаем, чтобы убедиться, что они соответствуют нашему собственному определению чего-то «Инновационного».

Давайте рассмотрим пример анализа пробелов с планом действий для нашей основной области повышения качества обслуживания клиентов . В частности, мы устраним разрыв в 10 % в общем проценте оттока клиентов, который мы выявили.

Проект 1:

Запустите новый автоматический опрос для всех клиентов, отказывающихся от подписки, чтобы узнать «причину отмены».

Проект 2:

Создайте специальную команду по удержанию в нашей зоне обслуживания клиентов для обработки запросов клиентов на отмену.

И, наконец, давайте посмотрим на нашу приоритетную область « Воздействие на сообщество » и, в частности, рассмотрим некоторые проекты, которые могли бы помочь закрыть 50-процентный разрыв в нашем уровне осведомленности сообщества.

Проект 1:

Запустите местную рекламную кампанию на телевидении.

Проект 2:

Увеличить наши расходы на интернет-рекламу на 5000 долларов в месяц.

Как видите, создание планов действий для преодоления пробелов, которые мы выявили в рамках нашего анализа пробелов, на самом деле довольно просто — в результате тяжелой работы, которую мы проделали на этапах с 1 по 4, где мы четко определили наше текущее состояние, желаемое будущее. состояние и пробелы.

Бонусный шаг: не останавливайтесь на планировании

Поздравляем, вы разработали план действий и установили цели и ключевые показатели эффективности для измерения успеха. Но что дальше?

Ваш план воплотится в жизнь только при тщательном исполнении.

Следите за своим прогрессом и соответствующим образом корректируйте свой план. Вы могли бы сделать это с помощью электронных таблиц, но в эпоху, когда изменения стали новой нормой, это просто не поможет.

С помощью правильного инструмента отслеживания вы можете отслеживать прогресс в режиме реального времени, сохраняя при этом общее представление о нескольких проектах.

Например, в Cascade мы помогаем вам отслеживать прогресс в достижении поставленных целей и выявлять пробелы в производительности, пока не стало слишком поздно.

Используя программное обеспечение для реализации стратегии, такое как Cascade, вы можете легко получить доступ ко всем соответствующим данным одним нажатием кнопки вместо того, чтобы копаться в бесконечных электронных таблицах, полных устаревшей информации.

Хотите узнать больше о программном обеспечении для реализации стратегии? Проверьте этот ресурс.

Загрузка шаблона анализа пробелов

Ниже приведены дополнительные шаблоны анализа пробелов, которые могут оказаться полезными в зависимости от ваших потребностей:

Шаблон анализа пробелов для улучшения бизнес-процессов

Gap-анализ часто используется для улучшения бизнес-процессов. Тем не менее, структура нуждается в некоторой корректировке. Мы представляем немного другой подход, который лучше всего подходит для оптимизации бизнес-процессов.

Скачайте бесплатный анализ пробелов для шаблона улучшения бизнес-процессов

Шаблон анализа пробелов в навыках для вашей команды

Предприятия используют анализ пробелов, чтобы определить навыки, которые необходимы отдельному члену команды (или команде), но не обязательно должны эффективно выполнять определенные работы.

С помощью анализа пробелов в навыках организации могут выявить пробелы в своих командах и установить цели развития карьеры. Таким образом, этим в основном занимается отдел кадров.

Процесс довольно прост и в основном сосредоточен на определении текущего состояния. Создайте шкалу оценки для каждого навыка.

Затем начисляйте баллы своим сотрудникам за каждый навык. Это самый быстрый способ определить, какие навыки недостаточно развиты на организационном уровне.

После того, как вы определили недостающие навыки, вы можете реализовать планы обучения или соответствующим образом настроить план найма.

Загрузите бесплатный шаблон анализа пробелов в навыках здесь!

Шаблон анализа недостатков продукта

Анализ пробелов в продукте используется для выявления разрыва между вашим продуктом и ожиданиями клиентов. Это поможет вам расставить приоритеты для следующих шагов и оправдать те ожидания, которые были установлены в первую очередь. Скачать здесь!

Шаблон анализа финансового разрыва

Анализ финансового разрыва в значительной степени следует стандартному шаблону. Однако мы добавили несколько примеров, связанных с финансами, для облегчения навигации. Скачать здесь!

Инструменты и рамки анализа пробелов

Созданный нами шаблон анализа пробелов является отличной отправной точкой. Но есть несколько различных фреймворков и инструментов, которые вы также можете использовать, чтобы помочь вам более точно определить пробелы, которые вы пытаетесь устранить.

Что касается структур анализа пробелов, здесь мы говорим о концептуальных подходах, которые вы можете «наслоить» на свою организацию, чтобы помочь вам классифицировать свою деятельность и упростить выявление пробелов.

Например, сбалансированная система показателей — это полезный инструмент для категоризации вашей бизнес-деятельности на ряд квадрантов, ориентированных на результат («перспективы» — Финансы/Клиенты/Процессы/Люди).

Затем вы можете зеркально отразить эти же квадранты, чтобы классифицировать и приоритизировать свои пробелы и связанные с ними планы действий.

Другим примером структуры гэп-анализа могут быть «Три горизонта роста» McKinsey.

Эта структура заставляет вас думать о развитии вашего бизнеса в течение ряда временных горизонтов, которые помогут вам изолировать ваши обязательные обычные действия от ваших действительно инновационных драйверов роста.

Обратите внимание, что эти рамки не заменяют собой анализ пробелов, а скорее могут добавить дополнительный уровень глубины поверх вашего анализа пробелов.

Закройте пробел через исполнение

Анализ пробелов — отличный инструмент для выявления пробелов и принятия решения о том, что вам следует сделать для повышения производительности. Однако анализ пробелов не должен ограничиваться стратегическим планированием. Если это произойдет, то вы упустите большие возможности. Например, отличные продукты, соответствующие потребностям рынка, новые источники дохода или создание организации, устойчивой к изменениям.

Самое главное — помнить, что каким бы хорошим ни был ваш план действий, главное — это реализация стратегии.

Итак, вы готовы заложить основу для своей стратегии?

Загрузите БЕСПЛАТНЫЙ шаблон анализа пробелов , составьте план действий и воплотите свою стратегию в жизнь.