Boşluk Analizi Nasıl Yapılır: 5 Adımlı Süreç (+ ÜCRETSİZ ŞABLON)

Çoğumuz, organizasyonumuzu nereye götürmek istediğimize dair en azından kaba bir vizyona sahibiz. Ancak bazen nereden ve nasıl başlayacağınızı bilmek zor olabilir. Boşluk analizi sürecinin devreye girdiği yer burasıdır.

Boşluk analizi, sadece bugün nerede olduğumuzu değil, daha da önemlisi nerede olmak istediğimizi ve oraya nasıl gideceğimizi tanımlamamız için bize geniş bir çerçeve sunan harika bir stratejik analiz aracıdır.

Bu yazıda şunları ele alacağız:

• Boşluk Analizi Nedir?
• Boşluk Analizinin faydaları nelerdir?
• Boşluk Analizi Örnekleri (Kullanım Örnekleri)
• Excel'de Boşluk Analizi Nasıl Yapılır: 5 Adımlı Süreç
• Boşluk Analizi Şablonları

Boşluklardan bahsetmişken, ekip üyeleri ve C-Suite yöneticileri arasındaki boşluk giderek büyüyor. 1.750 kişiye strateji yaklaşımları hakkında anket yapmak için SurveyMonkey'in iş kolu Momentive ile ortaklık kurduk. Strateji durumu raporunda ne bulduğumuza bir bakın!

Boşluk Analizi Nedir?

Boşluk analizi, mevcut durumunuzu gelecekteki istediğiniz durumla karşılaştırma işlemidir. Bu süreç, amaçların veya hedeflerin karşılanıp karşılanmadığını belirlemek için iş fonksiyonlarının dahili performansının değerlendirilmesini ve eğer sağlanmıyorsa, belirlenen boşluğu kapatacak bir dizi eylemin oluşturulmasını içerir.

Kuruluşunuzun dahili analizinin bir parçası olarak kullanmak için harika bir araçtır. Hemen hemen tüm büyük işletmeler genellikle bir boşluk analizi şablonunun tamamlanmasını proje yöneticilerine veya iş analistlerine atar.

Kuruluşunuz için bir boşluk analizi aslında oldukça basittir. Stratejik planlamaya yönelik bu yaklaşım, hedeflerinizi değerlendirmek için yapılandırılmış ve anlamlı bir yol sunar.

Boşluk Analizinin Faydaları Nelerdir?

Boşluk analizi, mevcut durumunuzu, gelecekte olmasını istediğiniz durumu, ikisi arasındaki boşlukları ve eylem planınızı çok yapılandırılmış ve net bir şekilde düşünmeye zorlar.

Ayrıca, stratejik bir plan oluşturma konusunda işbirliği yapmak için bir çerçeve sunar. Stratejik planlamaya birden fazla kişi dahil olduğunda, farklı yaklaşımları bazen birbiriyle çatışabilir.

Boşluk analizi şablonu, tutarlı bir stratejik plana entegre edilebilecek belirli sorulara yanıtlar gerektirerek bununla başa çıkmak için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar.

Son olarak, geçmiş performansı analiz etmenin bir yolu olarak bir boşluk analizi de kullanılabilir. Bir boşluk analizi sürecini ilk kez yürüttüğünüzde, işletmenizin mevcut performansını (hem niteliksel hem de niceliksel biçimlerde) açıkça yakalarsınız.

Bu nedenle, bir dahaki sefere yaptığınızda, en son performansınızı karşılaştırabileceğiniz bir karşılaştırma ölçütüne sahip olacaksınız.

Boşluk Analizi Örnekleri (Kullanım Örnekleri)

Boşluk analizi sürecinden geçmek için en iyi zaman ne zaman?

Boşluk analizi, en çok aşağıdakilere ihtiyacınız olduğunda kullanışlıdır:

• Ekibiniz için yeni bir strateji oluşturun ve şu anda nerede oturduğunuzu anlamak istiyorsanız
• Ekibiniz için doğru odak alanlarını belirleyin
• Ürününüz ve müşterilerinizin beklentileri arasındaki boşluğu ortaya çıkarın
• Neden önemli KPI'lara ve stratejik hedeflere ulaşamadığınızı öğrenin
• Bir değişiklik yönetimi stratejisi geliştirin, ancak önce mevcut ve istenen durum arasındaki boşluğu belirlemeniz gerekir.
• Mevcut süreçleri iyileştirme fırsatlarını belirleyin
• Bir denetime hazırlanın ve herhangi bir boşluğu proaktif olarak nasıl ele aldığınızı gösterin
• Stratejik bir plan hazırlayın ve kaynakları önceliklendirin

Excel'de Boşluk Analizi Nasıl Yapılır: 5 Adımlı Süreç

Dalmadan önce, nihai sonucun nasıl olması gerektiğine dair daha iyi bir fikir edinmek için ücretsiz Boşluk analizi şablonumuzu alın. Kendi verilerinizle doldurmak için veya kendi şablonunuzu oluşturmak için referans olarak kullanabilirsiniz.

Adım 1: Odak Alanlarınızı Tanımlayın

Bir boşluk analizi oluşturmanın ilk adımı, bazı sınırlar belirlemektir. Bunu, analizinizin kapsamını tanımlamak olarak da düşünebilirsiniz.

Arzu ettiğiniz gelecek durumu hakkında genel olarak görkemli terimlerle konuşmak kolay olacaktır:

“Gelecekteki arzum, Asya'nın en büyük ve en iyi şirketi olmak!!!”

Bu tür egzersizlerde çok az değer vardır. Bunun yerine, geliştirmek istediğiniz alanlar hakkında kabaca bir fikriniz olmalıdır.

Stratejik odak alanlarının nasıl oluşturulacağı hakkında kapsamlı bir şekilde yazmış olsak da, insanların genellikle üzerinde anlaştıkları bazı tipik alanlar şunlardır:

• Finansal büyüme
• Müşteri mükemmelliği
• yenilik
• çalışan mutluluğu
• Bilimsel başarı
• Topluluk etkisi

Kısacası, odak alanları, boşluk analizinizle neyi geliştirmeye çalıştığınızı hızlı bir şekilde tanımlamalıdır.

Odak alanlarına daha derine dalmak ister misiniz? Odak alanlarının nasıl tanımlanacağına ilişkin kılavuzumuzu okuyun veya odak alanlarının nasıl tanımlanacağına ilişkin ek talimatlar içeren boşluk analizi şablonumuzu indirin.

2. Adım: İstediğiniz Gelecekteki Durumunuzu Belirleyin

Dur bir saniye - gelecekteki durumdan ziyade mevcut durumla başlamamız gerekmez mi? Öyle sanırdınız değil mi - ve aslında diğer boşluk analizi kılavuzlarının çoğu size bunu yapmanızı söyler. Ama bir sorun var...

Kuruluşunuzun tek bir mevcut durumu yoktur - hangi takıma, hangi ölçüme ve hatta hangi kişiden bahsettiğinize bağlı olarak binlerce durumu vardır.

Bu nedenle, diğer boşluk analizi kılavuzlarında okuyabileceğinize rağmen, mevcut durumunuzu gelecekteki durumunuz hakkında hiçbir fikriniz olmadan tanımlamak, en iyi ihtimalle yararsız bir süreçtir (ve en kötü ihtimalle imkansız bir süreçtir).

Bunun yerine, gelecekteki durumumuzu tanımlayarak kendi boşluk analizi sürecimize başlıyoruz.

Stratejik odak alanlarına sahip olmanın gerçekten devreye girdiği yer burasıdır. Odak alanlarınızdan biri olarak 'İnovasyon'u seçtiğinizi varsayalım.

Yenilik için istediğiniz gelecekteki durumu oldukça geniş terimlerle çerçeveleyerek başlamak isteyeceksiniz (ileride daha spesifik olacağız).

Genel olarak konuşursak, İnovasyon için gelecekteki arzum şudur:

“Sektördeki en yenilikçi SaaS platformlarından biri olarak tanınmak.”

Unutmayın, bu aşamada işleri oldukça yüksek seviyede tutuyoruz - bu nedenle boşluk analizinizin bu bölümüne herhangi bir özel KPI veya ölçü eklemekten kaçının.

Bir dizi odak alanı için gelecekte arzu edilen durumlara ilişkin birkaç örnek daha:

Müşteri Mükemmelliği için gelecekteki durumum şudur:

"Pazar lideri müşteri tutma ve yönlendirmeler elde etmek için ."

Topluluk Etkisi için gelecekteki durumum:

“Toplumdaki insanların yaşamlarında kalıcı ve anlamlı değişiklikler yapmak .”

Odak alanlarınızın her biri için yüksek düzeyde arzu edilen bir gelecek durumu belirledikten sonra, analiz sürecimizin bir sonraki aşamasına geçme zamanı.

3. Adım: Mevcut Durumunuzu Değerlendirin

Bir boşluk analizi gerçekleştirmenin sonraki kısmı, bugün nerede olduğunuzu - mevcut durumunuzu daha iyi anlamayı içerir.

Boşluk analizimizi kapsamak için Adım 1'de tanımladığımız odak alanlarını bir kez daha kullanacağız. Yüksek seviyeden başlayacağız ve ardından 4. Adımda daha spesifik hale geleceğiz.

Odak alanlarınızın her biri için mevcut durumunuzun gerçekçi bir özetini veren bir cümle yazın. Yukarıda istediğiniz gelecek durumunu tanımlarken kullandığınız dil ve yapıyla benzer bir dil ve yapı kullanmaya çalışın.

Örneğin, İnovasyon odak alanımız için mevcut durumumuzu şöyle özetleyebiliriz:

"Şu anda yenilik konusunda tanınmıyoruz, ancak yazılımımız birkaç benzersiz özellik içeriyor."

Müşteri Mükemmelliği odak alanımız için şunları söyleyebiliriz:

"Enterprise segmentimizde yüksek müşteri memnuniyeti ve elde tutma oranına sahibiz, ancak daha küçük müşterilerimiz deneyimlerinden önemli ölçüde daha az memnunlar ."

Veya son olarak Topluluk Etkisi odak alanımız için şunları söyleyebiliriz:

“Yerel topluluğun çoğu üyesi şu anda varlığımızın farkında değil.”

Boşluk analizinizin bu bölümünde, güçlü ve zayıf yönleriniz konusunda %100 dürüst ve gerçekçi olmanın her zamankinden daha önemli olduğunu unutmayın.

Ve bunu yapmanın en iyi yolu bir SWOT analizi yapmaktır.

SWOT analizi

SWOT, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehdit analizi anlamına gelir. Dış, iç, mevcut ve gelecekteki fırsatları değerlendirir.

Kuruluşun kendisini sektörde nasıl konumlandırdığına gerçekçi ve gerçeklere dayalı bir bakış sunar. Başarılı olması için gerçek hayattaki kanıtlara ve bağlamlara odaklanması gerekir.

Güçlü Yönleri, Zayıf Yönleri, Fırsatları ve Tehditleri belirlemek için SWOT Analizi Şablonu .

SWOT analizi hakkında daha fazla bilgi edinebileceğiniz ve ÜCRETSİZ SWOT Analizi Şablonu alabileceğiniz bu makaleye göz atın .

PEST Analizi

SWOT analizinin en zorlu kısmı tehditleri ve fırsatları belirlemektir. Sektörü anlamadan, kolayca tahminde bulunabiliriz. O zaman tüm model toplanmaz ve boşluk analizimiz için gerekli değeri sağlamaz.

Daha geniş anlayışımızı geliştirmenin bir yolu, PESTLE veya PEST analizidir. Kısaltma şu anlama gelir:

• siyasi
• Ekonomik
• Sosyal
• Teknolojik
• çevre
• Yasal

Bu unsurların her birini araştırdıkça, sektörünüzdeki tehditleri ve fırsatları daha iyi anlayacaksınız. Mevcut durumunuzun doğru bir şekilde değerlendirilmesi için çok gerekli olan tüm çevrenin kuş bakışı görünümüdür.

Şimdiye kadar odak alanlarımızı belirledik, gelecekte arzu ettiğimiz durumu belirledik ve mevcut durumumuzun üst düzey bir değerlendirmesini yaptık. Şimdi neyi başarmak istediğimizi ve bunu nasıl yapacağımızı netleştirmenin zamanı geldi...

4. Adım: Boşluk Analizinize Metrikleri / TPG'leri Uygulayın

Fark edeceksiniz ki, şu ana kadar boşluk analizimiz, hem gelecekteki arzu ettiğimiz durumu hem de mevcut durumu nasıl ele aldığımız konusunda çok genel olmuştur. Bu, bu adımda değişir - çünkü odak alanlarımızın her biri için bazı özel ölçüler (KPI'ler) eklemeye başlamanın zamanı gelmiştir.

Boşluk analiziniz için doğru KPI'ları nasıl seçeceğinize dair birkaç ipucu ile başlayalım, ardından bazı örneklere geçelim:

• Gerçekte ölçebileceğiniz KPI'ları seçin ve KPI'yi seçmenin bir parçası olarak ölçüm yaklaşımınıza karar verin.
  
  
• Halihazırda bir temeliniz olan KPI'ları seçin, böylece kapatmanız gereken boşluk kolayca ölçülebilir.
  
  
• Odak alanlarınızın her biri için eksiksiz bir önlem seti elde etmek için hem önde gelen hem de gecikmeli KPI'ları uyguladığınızdan emin olun.

Boşluk analizinizin bir parçası olarak kullanabileceğiniz bazı özel KPI örneklerine geçelim. Bir kez daha, bunu odak alanlarımızın her biri için yapacağız.

İstenen gelecek durumumuz için hedefleri tanımlayarak başlayacağız ve altına bunun mevcut durumumuz için nasıl göründüğünü yazacağız.

İnovasyon odak alanımız için aşağıdaki gibi iki KPI seçebiliriz:

Öncü KPI: Geliştirici kaynaklarımızın en az %50'sini yeni özellikler oluşturmaya ayırın.

(mevcut durum: geliştirici kaynaklarının <%10'u yeni özellikler oluşturmaya yöneliktir)

Gecikmeli KPI: En az bir müşteri inceleme web sitesinde %80'in üzerinde bir 'İnovasyon' puanı elde edin.

(mevcut durum: g2crowd.com'daki 'İnovasyon' puanımız %60'ın altında)

Müşteri Mükemmelliği odak alanımız için aşağıdaki gibi iki KPI seçebiliriz:

Öncü KPI: Müşteriler bize ortalama olarak en az +7 NPS puanı verir.

(mevcut durum: NPS puanımız ortalama 3'ün altında)

Gecikmeli KPI: Genel brüt müşteri kaybı yüzdemiz yıllık %10'dan azdır.

(mevcut durum: Brüt müşteri kaybı yüzdemiz yıllık %20'den fazla)

Son olarak, Topluluk Etkisi odak alanımız için aşağıdaki gibi iki KPI seçebiliriz:

Öncü KPI: Topluluk farkındalığımız %70'in üzerinde.

(mevcut durum: Topluluk farkındalığımız %20'den az)

Gecikme KPI: En az 3 büyük siyasi girişimin izi doğrudan bizim katılımımıza bağlanabilir.

(mevcut durum: Hiçbir büyük siyasi girişimin izi doğrudan bizim katılımımıza dayandırılamaz)

Boşluk analizinizin 'boşluk' bileşeninin elbette mevcut durumunuzun KPI'ları ile istediğiniz gelecekteki durumunuz arasındaki fark olduğunu söylemeye gerek yok.

Örneğin, şu anki topluluk farkındalığı seviyemiz (%20) ile gelecekte arzu ettiğimiz topluluk farkındalığı durumumuz (%70) arasında %50'lik bir fark olduğunu söyleyebilirsiniz.

Boşluk analizi şablonumuzu henüz indirmediyseniz , oluşturmaya başladığınız KPI'ları izlemeyi çok daha kolay hale getirdiği için muhtemelen bunu şimdi yapmak isteyeceksiniz .

Adım 5: Bir Eylem Planı Oluşturun

Bir boşluk analizi oluştururken, son adımınız tartışmasız en zorlu adımdır. Belirlediğiniz boşlukları gidermek için belirli bir eylem planı formüle ettiğiniz yer burasıdır.

Boşluk analizi eylem planınızı odak alanlarınızın her biri için bir dizi proje olarak düşünebilirsiniz ve bittiğinde, büyük olasılıkla Adım 4'te belirlediğiniz boşluğun kapatılmasıyla sonuçlanacaktır.

Kaç proje oluşturmak istediğiniz size bağlıdır, ancak genellikle her boşluk için en az iki tane projeniz olur. Ayrıca, bu projelerin açığı kapatması muhtemel olup olmadığı konusunda kendi en iyi kararınızı kullanmanız gerekecek!

Uygulayabileceğiniz bazı özel boşluk analizi eylem planları örnekleri üzerinde beyin fırtınası yapalım.

İnovasyon odak alanımızla başlayacağız - ve özellikle, mevcut durumumuzdaki (%10) yeni özelliklerde sahip olduğumuz geliştirici kaynağı miktarı ile elimizdekiler arasındaki %40'lık farkı kapatmamıza yardımcı olabilecek bazı projelere bakacağız. istenen gelecek durumumuz olarak ayarlayın (%50).

1. Proje:

4 geliştirici daha işe alın ve onları yeni özellik geliştirmeye adayın.

Proje 2:

Kendi 'Yenilikçi' tanımımızı karşıladığından emin olmak için oluşturduğumuz tüm yeni özellikler için yeni bir 'İnovasyon Kontrolü' uygulayın.

Müşteri Mükemmelliği odak alanımız için bir eylem planı içeren bir boşluk analizi örneğine bakalım. Spesifik olarak, belirlediğimiz brüt müşteri kaybı yüzdemizdeki %10'luk boşluğu ele alacağız.

1. Proje:

İptal eden tüm müşterilere bir 'iptal nedeni' sormaları için yeni bir otomatik anket başlatın.

Proje 2:

Müşteri iptal isteklerini ele almak için müşteri hizmetleri alanımızda özel bir tutma ekibi oluşturun.

Son olarak, Topluluk Etkisi odak alanımıza bakalım - ve özellikle topluluk bilinci düzeyimizdeki %50'lik boşluğu kapatmaya yardımcı olabilecek bazı projelere bakalım.

1. Proje:

Yerel bir TV reklam kampanyası başlatın.

Proje 2:

Çevrimiçi reklamcılık harcamamızı ayda 5.000 ABD Doları artırın.

Gördüğünüz gibi, boşluk analizimizin bir parçası olarak belirlediğimiz boşlukları kapatmak için eylem planları oluşturmak aslında oldukça kolaydır - mevcut durumumuzu, arzu edilen geleceği açıkça tanımladığımız Adım 1 ila 4'te yaptığımız sıkı çalışmanın sonucunda durum ve boşluklar.

Bonus Adım: Planlamayı bırakmayın

Tebrikler, eylem planınızı geliştirdiniz ve başarıyı ölçmek için hedefler ve KPI'lar belirlediniz. Ama sırada ne var?

Planınız ancak dikkatli bir şekilde yürütüldüğünde hayata geçecek.

İlerlemenizi izleyin ve planınızı buna göre ayarlayın. Bunu elektronik tablolarla yapabilirsiniz, ancak değişimin yeni normal olduğu bir çağda, bu onu kesmeyecek.

Doğru izleme aracıyla, birden fazla projede üst düzey bir görünüm sağlarken ilerlemeyi gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz.

Örneğin, Cascade'de, belirlenen hedeflere yönelik ilerlemeyi izlemenize ve çok geç olmadan performans boşluklarını belirlemenize yardımcı oluyoruz.

Cascade gibi strateji yürütme yazılımını kullanarak, güncel olmayan bilgilerle dolu sonsuz elektronik tabloları kazmak yerine bir düğmeyi tıklayarak ilgili tüm verilere kolayca erişebilirsiniz.

Strateji yürütme yazılımı hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Bu kaynağı kontrol edin.

Boşluk Analizi Şablonu İndirmeleri

İhtiyaçlarınıza bağlı olarak faydalı bulabileceğiniz ek boşluk analizi şablonları aşağıdadır:

İş süreci iyileştirme şablonu için boşluk analizi

Boşluk analizi genellikle iş süreçlerini iyileştirmek için kullanılır. Ancak, çerçevenin biraz ayarlanması gerekiyor. İş süreçlerini optimize etmek için en iyi kullanılan biraz farklı bir yaklaşım sunuyoruz.

İş süreci iyileştirme şablonu için ücretsiz Boşluk analizini indirin

Ekibiniz için beceri açığı analizi şablonu

İşletmeler, bireysel bir ekip üyesinin (veya ekibin) ihtiyaç duyduğu ancak belirli işleri etkili bir şekilde gerçekleştirmesi gerekmeyen becerileri belirlemek için boşluk analizini kullanır.

Bir beceri boşluğu analizi ile kuruluşlar, ekiplerindeki boşlukları ortaya çıkarabilir ve kariyer geliştirme hedefleri belirleyebilir. Bu nedenle, esas olarak İK departmanı tarafından yapılır.

Süreç oldukça basittir ve çoğunlukla mevcut durumu tanımlamaya odaklanır. Her beceri için bir değerlendirme ölçeği oluşturun.

Ardından çalışanlarınıza her beceri için puan atayın. Kurumsal düzeyde hangi becerilerin az gelişmiş olduğunu belirlemenin en hızlı yolu budur.

Eksik becerileri belirledikten sonra eğitim planlarını uygulayabilir veya işe alım planınızı buna göre oluşturabilirsiniz.

Ücretsiz beceri açığı analizi şablonunu buradan indirin!

Ürün açığı analizi şablonu

Ürün boşluk analizi, ürününüz ile müşterilerinizin beklentileri arasındaki boşluğu vurgulamak için kullanılır. Sonraki adımlara öncelik vermenize ve ilk etapta belirlenen beklentileri karşılamanıza yardımcı olacaktır. Buradan indirin!

Mali boşluk analizi şablonu

Finansal boşluk analizi, standart şablonu hemen hemen takip eder. Ancak, daha kolay gezinme için finansla ilgili bazı örnekler ekledik. Buradan indirin!

Boşluk Analizi Araçları ve Çerçeveleri

Yarattığımız boşluk analizi şablonu harika bir başlangıç ​​noktasıdır. Ancak, çözmeye çalıştığınız boşluklar hakkında daha spesifik olmanıza yardımcı olmak için kullanabileceğiniz birkaç farklı çerçeve ve araç da vardır.

Boşluk analizi çerçeveleri açısından, burada faaliyetlerinizi kategorize etmenize ve boşlukları daha kolay belirlemenize yardımcı olmak için kuruluşunuza 'katmanlayabileceğiniz' kavramsal yaklaşımlardan bahsediyoruz.

Örneğin, dengeli bir puan kartı, iş faaliyetlerinizi bir dizi sonuç odaklı çeyreğe ("perspektifler" - Mali / Müşteriler / Süreç / İnsanlar) kategorize etmek için kullanışlı bir araçtır.

Ardından, boşluklarınızı ve bunlarla ilişkili eylem planlarını kategorize etmek ve önceliklendirmek için aynı kadranları yansıtabilirsiniz.

Boşluk analizi çerçevesinin bir başka örneği, McKinsey'in Büyümenin Üç Ufku'dur.

Bu çerçeve, işinizi her zamanki gibi zorunlu faaliyetlerinizi gerçekten yenilikçi büyüme itici güçlerinizden ayırmanıza yardımcı olan bir dizi zamana dayalı ufuk üzerinden iş ilerlemeniz hakkında düşünmeye zorlar.

Bu çerçevelerin bir boşluk analizi gerçekleştirmenin yerine geçmediğini, ancak boşluk analizinize ek bir derinlik katmanı ekleyebileceğini unutmayın.

Yürütme yoluyla boşluğu kapatın

Boşluk analizi, boşlukları belirlemek ve performansı artırmak için ne yapmanız gerektiğine karar vermek için harika bir araçtır. Ancak, boşluk analizi stratejik planlamada durmamalıdır. Eğer öyleyse, büyük fırsatları kaçıracaksınız. Pazar ihtiyaçlarını karşılayan harika ürünler, yeni gelir akışları veya değişime dayanıklı bir organizasyon oluşturmak gibi.

En önemli şey, eylem planınız ne kadar iyi olursa olsun, en önemli şeyin strateji uygulaması olduğunu hatırlamaktır.

Peki, stratejinizin temelini oluşturmaya hazır mısınız?

ÜCRETSİZ boşluk analizi şablonunuzu indirin , bir eylem planı yapın ve stratejinizi gerçeğe dönüştürün.