Jak przeprowadzić analizę luk: proces 5-etapowy (+ DARMOWY SZABLON)

Większość z nas ma przynajmniej szorstką wizję tego, dokąd chcielibyśmy skierować naszą organizację. Ale czasami wiedza, gdzie i jak zacząć, może być wyzwaniem. W tym miejscu w grę wchodzi proces analizy luk.

Analiza luk to świetne narzędzie do analizy strategicznej, które daje nam szerokie ramy do definiowania nie tylko tego, gdzie jesteśmy dzisiaj, ale co ważniejsze, gdzie chcemy być i jak zamierzamy tam dotrzeć.

W tym artykule omówimy:

• Co to jest analiza luk
• Jakie są korzyści z analizy luk
• Przykłady analizy luk (przypadki użycia)
• Jak przeprowadzić analizę luk w programie Excel: 5-etapowy proces
• Szablony analizy luk

Mówiąc o lukach, przepaść między członkami zespołu a kadrą kierowniczą C-Suite stale się powiększa. Nawiązaliśmy współpracę z Momentive, ramieniem biznesowym SurveyMonkey, aby przeprowadzić ankietę wśród 1750 osób na temat ich podejścia do strategii. Sprawdź, co znaleźliśmy w raporcie o stanie strategii!

Co to jest analiza luk

Analiza luk to proces porównywania twojego obecnego stanu do pożądanego stanu przyszłego. Proces ten obejmuje ocenę wewnętrznej wydajności funkcji biznesowych w celu ustalenia, czy cele są osiągane, a jeśli nie, stworzenie serii działań, które wypełnią zidentyfikowaną lukę.

To świetne narzędzie do wykorzystania w ramach wewnętrznej analizy Twojej organizacji. Prawie wszystkie duże firmy zazwyczaj zlecają wykonanie szablonu analizy luk kierownikom projektów lub analitykom biznesowym.

Analiza luk dla Twojej organizacji jest w rzeczywistości dość prosta. Takie podejście do planowania strategicznego oferuje uporządkowany i znaczący sposób oceny Twoich celów.

Jakie są zalety analizy luk?

Analiza luk zmusza cię do przemyślenia swojej obecnej sytuacji, pożądanego przyszłego stanu, luk między nimi oraz planu działania w bardzo ustrukturyzowany i jasny sposób.

Ponadto przedstawia ramy współpracy przy tworzeniu planu strategicznego. Kiedy w planowanie strategiczne zaangażowanych jest wiele osób, ich różne podejścia mogą czasem kolidować ze sobą.

Szablon analizy luk zapewnia ustrukturyzowane podejście do radzenia sobie z tym problemem, wymagając odpowiedzi na konkretne pytania, które można włączyć do spójnego planu strategicznego.

Wreszcie, analizę luk można również wykorzystać jako sposób na analizę wyników historycznych. Gdy po raz pierwszy przeprowadzisz proces analizy luk, wyraźnie uchwycisz bieżące wyniki swojej firmy (zarówno w formie jakościowej, jak i ilościowej).

Dlatego następnym razem, gdy to zrobisz, będziesz mieć punkt odniesienia, z którym możesz porównać swoją najnowszą wydajność.

Przykłady analizy luk (przypadki użycia)

Kiedy najlepiej przejść przez proces analizy luk?

Analiza luk jest najbardziej przydatna, gdy musisz:

• Stwórz nową strategię dla swojego zespołu i chcesz zrozumieć, gdzie aktualnie siedzisz
• Określ odpowiednie obszary zainteresowania swojego zespołu
• Odkryj lukę między Twoim produktem a oczekiwaniami klientów
• Dowiedz się, dlaczego nie osiągasz ważnych wskaźników KPI i celów strategicznych
• Opracuj strategię zarządzania zmianą, ale najpierw musisz zidentyfikować lukę między stanem obecnym a pożądanym.
• Zidentyfikuj możliwości usprawnienia istniejących procesów
• Przygotuj się do audytu i pokaż, w jaki sposób aktywnie usuwasz wszelkie luki
• Przygotuj plan strategiczny i ustal priorytety zasobów

Jak przeprowadzić analizę luk w programie Excel: 5-etapowy proces

Zanim się zagłębimy, pobierz nasz darmowy szablon analizy luk, aby mieć lepsze wyobrażenie o tym, jak powinien wyglądać ostateczny wynik. Możesz go użyć do wypełnienia go własnymi danymi lub jako odniesienie do zbudowania własnego szablonu.

Krok 1: Zdefiniuj swoje obszary zainteresowania

Pierwszym krokiem w tworzeniu analizy luk jest wyznaczenie pewnych granic. Możesz też myśleć o tym jako o określeniu zakresu swojej analizy.

Łatwo byłoby mówić o swoim upragnionym przyszłym stanie w ogólnych, imponujących terminach:

„Moim upragnionym przyszłym stanem jest bycie największą i najlepszą firmą w Azji!!!”

Takie ćwiczenia mają niewielką wartość. Zamiast tego powinieneś mieć ogólne pojęcie o tym, które obszary chcesz poprawić.

Chociaż dużo pisaliśmy o tym, jak tworzyć strategiczne obszary zainteresowania, oto kilka typowych obszarów, na których ludzie często się decydują:

• Wzrost finansowy
• Doskonałość klienta
• Innowacja
• Szczęście pracownika
• Osiągnięcie naukowe
• Wpływ na społeczność

Krótko mówiąc, obszary zainteresowania powinny szybko opisywać, co próbujesz poprawić za pomocą analizy luk.

Chcesz głębiej zagłębić się w obszary zainteresowania? Przeczytaj nasz przewodnik dotyczący definiowania obszarów zainteresowania lub pobierz nasz szablon analizy luk z dodatkowymi instrukcjami dotyczącymi definiowania obszarów zainteresowania.

Krok 2: Zidentyfikuj swój pożądany stan w przyszłości

Whoa...poczekaj chwilę - czy nie powinniśmy zaczynać od obecnego , a nie od przyszłego stanu? Można by pomyśleć, że tak nie jest – i rzeczywiście większość innych przewodników po analizie luk każe ci to zrobić. Ale jest problem...

Twoja organizacja nie ma jednego aktualnego stanu - ma tysiące w zależności od tego, który zespół, jaki środek, a nawet osoba, o której mówisz.

Więc pomimo tego, co możesz przeczytać w innych przewodnikach po analizie luk, definiowanie swojego obecnego stanu bez żadnego pojęcia o swoim przyszłym stanie jest w najlepszym razie bezużytecznym procesem (a w najgorszym niemożliwym).

Więc zamiast tego zaczynamy własny proces analizy luk z definicją naszego przyszłego stanu.

W tym momencie naprawdę wchodzi w grę posiadanie strategicznych obszarów koncentracji. Załóżmy, że wybrałeś „Innowacje” jako jeden z obszarów, na których się koncentrujesz.

Będziesz chciał zacząć od sformułowania pożądanego przyszłego stanu dla Innowacji w dość ogólnych kategoriach (bardziej szczegółowo omówimy później).

Ogólnie rzecz biorąc, mój pożądany stan na przyszłość dla Innowacji to:

„Uznanie za jedną z najbardziej innowacyjnych platform SaaS w branży”.

Pamiętaj, że na tym etapie utrzymujemy sprawy na dość wysokim poziomie – staraj się więc unikać dodawania konkretnych wskaźników KPI lub miar do tej części analizy luk.

Oto kilka innych przykładów pożądanych przyszłych stanów dla szeregu obszarów zainteresowania:

Mój pożądany stan na przyszłość dla Customer Excellence to:

„Aby osiągnąć wiodącą na rynku retencję klientów i skierowania ”.

Mój pożądany stan na przyszłość dla wpływu na społeczność to:

„Dokonywanie trwałych i znaczących zmian w życiu ludzi w społeczności ”.

Po zidentyfikowaniu pożądanego stanu na wysokim poziomie dla każdego z obszarów zainteresowania, nadszedł czas, aby przejść do następnego etapu naszego procesu analizy.

Krok 3: Oceń swój obecny stan

Kolejna część wykonywania analizy luk obejmuje lepsze zrozumienie tego, gdzie jesteś dzisiaj – Twojego obecnego stanu .

Po raz kolejny użyjemy obszarów zainteresowania, które zdefiniowaliśmy w kroku 1, aby określić zakres naszej analizy luk. Zaczniemy od wysokiego poziomu, a następnie będziemy bardziej konkretni w kroku 4.

Dla każdego z obszarów, na których się koncentrujesz, napisz zdanie, które będzie realistycznym podsumowaniem Twojego obecnego stanu. Spróbuj użyć podobnego języka i struktury do tego, którego użyłeś podczas definiowania pożądanego przyszłego stanu powyżej.

Na przykład, w przypadku naszego obszaru zainteresowania Innowacje, możemy podsumować nasz obecny stan w następujący sposób:

„Obecnie nie jesteśmy znani z innowacji, jednak nasze oprogramowanie zawiera kilka unikalnych funkcji”.

Dla naszego obszaru zainteresowania Customer Excellence możemy powiedzieć:

„Mamy wysoką satysfakcję i utrzymanie klientów w naszym segmencie Enterprise, ale nasi mniejsi klienci są znacznie mniej zadowoleni ze swojego doświadczenia ”.

A na koniec, jeśli chodzi o nasz obszar, na którym koncentruje się wpływ na społeczność, możemy powiedzieć:

„Większość członków lokalnej społeczności nie jest obecnie świadoma naszej obecności”.

Pamiętaj, że w tej części analizy luk ważniejsze niż kiedykolwiek jest bycie w 100% szczerym i realistycznym w kwestii swoich mocnych i słabych stron.

A najlepszym sposobem na to jest wykonanie analizy SWOT.

Analiza SWOT

SWOT to analiza mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń. Ocenia zewnętrzne, wewnętrzne, obecne i przyszłe możliwości.

Daje realistyczne i oparte na faktach spojrzenie na to, jak organizacja pozycjonuje się w branży. Aby odnieść sukces, musi skupić się na rzeczywistych dowodach i kontekstach.

Szablon analizy SWOT do identyfikacji mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń.

Sprawdź ten artykuł , w którym możesz dowiedzieć się więcej o analizie SWOT i pobrać DARMOWY szablon analizy SWOT.

Analiza PEST

Najtrudniejszą częścią analizy SWOT jest określenie zagrożeń i szans. Bez zrozumienia branży możemy łatwo zgadywać. Wtedy cały model po prostu się nie sumuje i nie zapewni wymaganej wartości dla naszej analizy luk.

Jednym ze sposobów poprawy naszego szerszego zrozumienia jest analiza TŁUSZCZU lub PEST. Akronim oznacza:

• Polityczny
• Gospodarczy
• Społeczny
• Techniczny
• Środowiskowy
• Prawny

Badając każdy z tych elementów, zyskasz lepsze zrozumienie zagrożeń i możliwości w swojej branży. Jest to widok całego środowiska z lotu ptaka, który jest bardzo potrzebny do dokładnej oceny aktualnego stanu.

Do tej pory zdefiniowaliśmy obszary, na których się koncentrujemy, określiliśmy nasz pożądany przyszły stan i podaliśmy wysokopoziomową ocenę naszego obecnego stanu. Teraz nadszedł czas, aby sprecyzować, co chcemy osiągnąć i jak to zrobić...

Krok 4: Zastosuj wskaźniki / KPI do analizy luk

Zauważysz, że do tej pory nasza analiza luk była bardzo ogólna zarówno pod względem sposobu, w jaki poradziliśmy sobie z naszym pożądanym stanem przyszłym, jak i z naszym stanem obecnym. To się zmienia na tym etapie – nadszedł czas, aby zacząć dodawać konkretne miary (KPI) dla każdego z naszych obszarów zainteresowania.

Zacznijmy od kilku wskazówek, jak wybrać odpowiednie KPI do analizy luk, a następnie przejdźmy do kilku przykładów:

• Wybierz KPI, które możesz faktycznie zmierzyć, i zdecyduj o podejściu do pomiaru w ramach wyboru KPI.
  
  
• Wybierz KPI, dla których masz już punkt odniesienia, aby łatwo zmierzyć lukę, którą musisz wypełnić.
  
  
• Upewnij się, że stosujesz zarówno wiodące, jak i opóźnione KPI, aby osiągnąć pełny zestaw miar dla każdego z obszarów zainteresowania.

Przyjrzyjmy się kilku konkretnym przykładom KPI, które możesz wykorzystać w ramach analizy luk. Po raz kolejny będziemy to robić dla każdego z naszych obszarów, na których się koncentrujemy.

Zaczniemy od zdefiniowania celów dla naszego pożądanego przyszłego stanu, a poniżej zapiszmy, jak to wygląda dla naszego obecnego stanu.

W naszym obszarze skoncentrowanym na innowacjach możemy wybrać dwa kluczowe wskaźniki wydajności w następujący sposób:

Wiodący KPI: Poświęć co najmniej 50% naszych zasobów dla programistów na tworzenie nowych funkcji.

(stan obecny: <10% zasobów programistów zajmuje się tworzeniem nowych funkcji)

Opóźniony KPI: osiągnij wynik „Innowacji” na poziomie ponad 80% w co najmniej jednej witrynie z opiniami klientów.

(stan obecny: Nasz wynik „Innowacje” na g2crowd.com jest niższy niż 60%)

Dla naszego obszaru zainteresowania Customer Excellence możemy wybrać dwa kluczowe wskaźniki wydajności w następujący sposób:

Wiodący KPI: Klienci dają nam wynik NPS średnio co najmniej +7.

(stan obecny: Nasz wynik NPS jest średnio mniejszy niż 3)

Opóźniony wskaźnik KPI: Nasz ogólny procent odpływu klientów brutto wynosi mniej niż 10% rocznie.

(stan obecny: Odpływ klientów brutto w % jest wyższy niż 20% rocznie)

I na koniec, dla naszego obszaru, na którym koncentruje się wpływ na społeczność , możemy wybrać dwa kluczowe wskaźniki wydajności w następujący sposób:

Wiodący KPI: Świadomość naszej społeczności wynosi ponad 70%.

(stan obecny: Świadomość naszej społeczności jest mniejsza niż 20%)

Opóźniony KPI: Co najmniej 3 główne inicjatywy polityczne można bezpośrednio powiązać z naszym zaangażowaniem.

(stan obecny: Z naszym zaangażowaniem nie można bezpośrednio powiązać żadnych większych inicjatyw politycznych)

Nie trzeba dodawać, że składnik „luki” w analizie luk to oczywiście wariancja między wskaźnikami KPI obecnego stanu i pożądanym stanem przyszłym.

Na przykład, można powiedzieć, że między naszym obecnym poziomem świadomości społeczności (20%) a pożądanym przyszłym stanem świadomości społeczności (70%) istnieje różnica 50%.

Jeśli nie pobrałeś jeszcze naszego szablonu analizy luk , prawdopodobnie zechcesz to zrobić teraz , ponieważ znacznie ułatwi to śledzenie wskaźników KPI , które zaczynasz tworzyć .

Krok 5: Stwórz plan działania

Tworząc analizę luk, ostatni krok jest prawdopodobnie najtrudniejszym. W tym miejscu formułujesz konkretny plan działania, aby rozwiązać zidentyfikowane luki.

Możesz myśleć o swoim planie działania dotyczącym analizy luk jako serii projektów dla każdego z twoich obszarów zainteresowania, które po zakończeniu najprawdopodobniej doprowadzą do zamknięcia luki zidentyfikowanej w kroku 4.

Od Ciebie zależy, ile projektów chcesz utworzyć, ale zazwyczaj na każdą lukę przypada co najmniej dwa. Będziesz także musiał samodzielnie ocenić, czy te projekty mogą wypełnić lukę!

Zróbmy burzę mózgów kilka konkretnych przykładów planów działania dotyczących analizy luk, które możesz wdrożyć.

Zaczniemy od naszego obszaru koncentracji na innowacjach – a konkretnie przyjrzymy się niektórym projektom, które mogą pomóc nam zlikwidować 40% lukę między ilością zasobów deweloperskich, które posiadamy na nowe funkcje w naszym obecnym stanie (10%) a tym, co mamy ustawić jako nasz pożądany stan przyszły (50%).

Projekt 1:

Zatrudnij dodatkowych 4 programistów i przeznacz ich na rozwój nowych funkcji.

Projekt 2:

Zaimplementuj nową „Kontrolę innowacyjności” dla wszystkich nowych funkcji, które tworzymy, aby upewnić się, że spełniają one naszą własną definicję czegoś „innowacyjnego”.

Przyjrzyjmy się przykładowi analizy luk z planem działania dla naszego obszaru zainteresowania Customer Excellence . W szczególności zajmiemy się różnicą 10% w naszym % brutto odejść klientów, którą zidentyfikowaliśmy.

Projekt 1:

Uruchom nową automatyczną ankietę dla wszystkich klientów, którzy rezygnują z usługi, aby zapytać o „powód anulowania”.

Projekt 2:

Stwórz dedykowany zespół ds. utrzymania w naszym obszarze obsługi klienta do obsługi wniosków o anulowanie rezerwacji przez klientów.

I na koniec spójrzmy na nasz obszar, na którym koncentrujemy się na Wpływ na społeczność – a konkretnie przyjrzyjmy się niektórym projektom, które mogą pomóc w zlikwidowaniu 50% luki w naszym poziomie świadomości społeczności.

Projekt 1:

Rozpocznij lokalną kampanię reklamową w telewizji.

Projekt 2:

Zwiększ nasze wydatki na reklamę online o 5000 USD miesięcznie.

Jak widać, tworzenie planów działania w celu wypełnienia luk, które zidentyfikowaliśmy w ramach naszej analizy luk, jest w rzeczywistości dość łatwe - w wyniku ciężkiej pracy, którą wykonaliśmy w krokach od 1 do 4, gdzie jasno zdefiniowaliśmy nasz obecny stan, pożądaną przyszłość stan i luki.

Dodatkowy krok: nie zatrzymuj się na planowaniu

Gratulacje, opracowałeś swój plan działania i wyznaczyłeś cele oraz KPI, aby zmierzyć sukces. Ale co dalej?

Twój plan urzeczywistni się tylko dzięki starannemu wykonaniu.

Monitoruj swoje postępy i odpowiednio dostosuj swój plan. Możesz to zrobić za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, ale w erze, w której zmiana jest nową normą, to po prostu jej nie zaszkodzi.

Dzięki odpowiedniemu narzędziu do śledzenia możesz śledzić postępy w czasie rzeczywistym, zachowując jednocześnie widok na wysokim poziomie w wielu projektach.

Na przykład w Cascade pomagamy monitorować postępy w osiąganiu wyznaczonych celów i identyfikować luki w wydajności, zanim będzie za późno.

Korzystając z oprogramowania do realizacji strategii, takiego jak Cascade, możesz łatwo uzyskać dostęp do wszystkich istotnych danych za pomocą jednego kliknięcia, zamiast przekopywać się przez niekończące się arkusze kalkulacyjne pełne nieaktualnych informacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu do realizacji strategii? Sprawdź ten zasób.

Pobieranie szablonów analizy luk

Poniżej znajdują się dodatkowe szablony analizy luk, które mogą okazać się przydatne w zależności od potrzeb:

Analiza luk dla szablonu doskonalenia procesów biznesowych

Analiza luk jest często wykorzystywana do usprawniania procesów biznesowych. Ramy wymagają jednak pewnego dostosowania. Wprowadzamy nieco inne podejście, które najlepiej nadaje się do optymalizacji procesów biznesowych.

Pobierz bezpłatną analizę luk dla szablonu doskonalenia procesów biznesowych

Szablon analizy luki w umiejętnościach dla Twojego zespołu

Firmy wykorzystują analizę luk, aby zidentyfikować umiejętności, których potrzebuje poszczególny członek zespołu (lub zespół), ale niekoniecznie musi skutecznie wykonywać określone zadania.

Dzięki analizie luki w umiejętnościach organizacje mogą odkryć luki w swoich zespołach i ustalić cele rozwoju kariery. Tym samym zajmuje się tym głównie dział HR.

Proces jest dość prosty i skupia się głównie na identyfikacji aktualnego stanu. Utwórz skalę oceny dla każdej umiejętności.

Następnie przydziel swoim pracownikom punkty za każdą umiejętność. To najszybszy sposób na zidentyfikowanie, które umiejętności są słabo rozwinięte na poziomie organizacyjnym.

Po zidentyfikowaniu brakujących umiejętności możesz wdrożyć plany szkoleniowe lub odpowiednio skonfigurować plan zatrudnienia.

Pobierz bezpłatny szablon analizy luk w umiejętnościach tutaj!

Szablon analizy luk produktowych

Analiza luki produktowej służy do podkreślenia luki między Twoim produktem a oczekiwaniami klientów. Pomoże Ci ustalić priorytety kolejnych kroków i spełnić te oczekiwania, które postawiłeś na pierwszym miejscu. Pobierz tutaj!

Szablon analizy luki finansowej

Analiza luk finansowych w dużej mierze przebiega według standardowego szablonu. Dodaliśmy jednak kilka przykładów związanych z finansami, aby ułatwić nawigację. Pobierz tutaj!

Narzędzia i struktury analizy luk

Stworzony przez nas szablon analizy luk to świetny punkt wyjścia. Istnieje jednak kilka różnych struktur i narzędzi, których możesz również użyć, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat luk, które próbujesz rozwiązać.

Jeśli chodzi o ramy analizy luk, mówimy tutaj o podejściach koncepcyjnych, które możesz „nałożyć” na swoją organizację, aby pomóc Ci kategoryzować działania i łatwiej identyfikować luki.

Na przykład zrównoważona karta wyników jest użytecznym narzędziem do kategoryzowania działań biznesowych w serii kwadrantów ukierunkowanych na wyniki („perspektywy” — Finanse/Klienci/Proces/Ludzie).

Następnie możesz odzwierciedlić te same kwadranty, aby kategoryzować i priorytetyzować swoje luki i związane z nimi plany działania.

Innym przykładem ram analizy luk mogą być Trzy horyzonty wzrostu McKinseya.

Te ramy zmuszają Cię do myślenia o rozwoju Twojej firmy w szeregu horyzontów czasowych, które pomogą Ci oddzielić obowiązkowe działania typu business-as-usual od naprawdę innowacyjnych czynników wzrostu.

Pamiętaj, że te struktury nie zastępują analizy luk, ale raczej dodają dodatkową warstwę głębi do analizy luk.

Zamknij lukę poprzez egzekucję

Analiza luk jest doskonałym narzędziem do identyfikowania luk i decydowania, co należy zrobić, aby poprawić wydajność. Analiza luk nie powinna jednak kończyć się na planowaniu strategicznym. Jeśli tak się stanie, stracisz wspaniałe możliwości. Na przykład świetne produkty odpowiadające potrzebom rynku, nowe strumienie przychodów lub budowanie organizacji odpornej na zmiany.

Najważniejszą rzeczą jest pamiętanie, że bez względu na to, jak dobry jest Twój plan działania, to realizacja strategii liczy się najbardziej.

Czy jesteś więc gotowy, aby położyć podwaliny pod swoją strategię?

Pobierz DARMOWY szablon analizy luk , przygotuj plan działania i przekształć swoją strategię w rzeczywistość.