ギャップ分析の実行方法: 5 ステップのプロセス (+ 無料のテンプレート)

私たちのほとんどは、組織をどこに導きたいかについて、少なくとも大まかなビジョンを持っています。 しかし、場合によっては、どこからどのように始めればよいかを知ることが難しい場合があります。 ここで、ギャップ分析のプロセスの出番です。

ギャップ分析は優れた戦略的分析ツールであり、現在の状況だけでなく、さらに重要なこととして、私たちがどこに行きたいか、どのようにそこに到達するかを定義するための幅広いフレームワークを提供してくれます。

この記事では、以下について説明します。

• ギャップ分析とは
• ギャップ分析の利点は何ですか
• ギャップ分析例（ユースケース）
• Excel でギャップ分析を行う方法: 5 ステップのプロセス
• ギャップ分析テンプレート

ギャップといえば、チーム メンバーと経営幹部の間のギャップはますます大きくなっています。 私たちは、SurveyMonkey の事業部門である Momentive と提携して、戦略へのアプローチについて 1,750 人を調査しました。 攻略レポートの様子をチェック！

ギャップ分析とは

ギャップ分析は、現在の状態と望ましい将来の状態を比較するプロセスです。 このプロセスには、ビジネス機能の内部パフォーマンスを評価して、目標または目的が達成されているかどうかを判断し、達成されていない場合は、特定されたギャップを埋める一連のアクションを作成することが含まれます。

これは、組織の内部分析の一部として使用する優れたツールです。 ほとんどすべての主要な企業は通常、ギャップ分析テンプレートの完成をプロジェクト マネージャーまたはビジネス アナリストに割り当てます。

組織のギャップ分析は、実際には非常に単純です。 戦略的計画へのこのアプローチは、目標を評価するための構造化された有意義な方法を提供します。

ギャップ分析の利点は何ですか?

ギャップ分析では、現在の状況、望ましい将来の状態、2 つのギャップ、およびアクション プランについて、非常に構造化された明確な方法で考える必要があります。

さらに、戦略計画の作成で協力するためのフレームワークを提示します。 複数の人が戦略計画に関与している場合、それぞれのアプローチが互いに衝突することがあります。

ギャップ分析テンプレートは、まとまりのある戦略計画に統合できる特定の質問への回答を要求することにより、これに対処するための構造化されたアプローチを提供します。

最後に、ギャップ分析は、過去のパフォーマンスを分析する方法としても使用できます。 ギャップ分析プロセスを初めて実行するときは、ビジネスの現在のパフォーマンスを (定性的および定量的な形式で) 明示的に把握します。

したがって、次回実行するときは、最新のパフォーマンスを比較できるベンチマークが得られます。

ギャップ分析例（ユースケース）

ギャップ分析プロセスを実行するのに最適な時期はいつですか?

ギャップ分析は、次の場合に最も役立ちます。

• チームの新しい戦略を作成し、現在の状況を理解したい
• チームにとって適切な重点分野を見つけ出す
• 製品と顧客の期待とのギャップを明らかにする
• 重要な KPI と戦略目標を達成できない理由を見つける
• 変更管理戦略を策定しますが、まず現在の状態と望ましい状態の間のギャップを特定する必要があります。
• 既存のプロセスを改善する機会を特定する
• 監査の準備をし、ギャップにどのように積極的に対処しているかを示します
• 戦略計画を準備し、リソースに優先順位を付ける

Excel でギャップ分析を行う方法: 5 ステップのプロセス

飛び込む前に、無料のギャップ分析テンプレートを入手して、最終的な結果がどのように見えるかをよりよく理解してください. これを使用して、独自のデータを入力したり、独自のテンプレートを作成するための参照として使用したりできます。

ステップ 1: 重点分野を定義する

ギャップ分析を作成する最初のステップは、いくつかの境界を設定することです。 これは、分析の範囲を定義するものと考えることもできます。

あなたの望む将来の状態について、一般的な壮大な言葉で話すのは簡単です。

「私の望む将来像は、アジアで最大かつ最高の企業になることです!!!」

この種の演習にはほとんど価値がありません。 代わりに、どの領域を改善したいかについて大まかな考えを持っている必要があります。

戦略的な重点分野を作成する方法について詳しく説明してきましたが、ここでは、人々がよく決める典型的な分野をいくつか紹介します。

• 財務の成長
• カスタマーエクセレンス
• 革新
• 従業員の幸福
• 科学的業績
• コミュニティへの影響

要するに、重点分野は、ギャップ分析で改善しようとしていることをすばやく説明する必要があります。

重点分野をさらに深く掘り下げたいですか？ フォーカス エリアを定義する方法に関するガイドを読むか、ギャップ分析テンプレートをダウンロードして、フォーカス エリアを定義する方法に関する追加の手順を参照してください。

ステップ 2: 望ましい将来の状態を特定する

おっと... ちょっと待ってください。未来の状態ではなく、現在の状態から始めるべきではないでしょうか? 実際、他のほとんどのギャップ分析ガイドでは、そうするように指示されています。 しかし、問題があります...

組織の現在の状態は 1 つではありません。どのチーム、どの尺度、またはどの人物について話しているかによって、何千もの状態があります。

したがって、他のギャップ分析ガイドで何を読んでも、将来の状態をまったく考えずに現在の状態を定義することは、せいぜい役に立たないプロセスです (最悪の場合、不可能なプロセスです)。

その代わりに、将来の状態を定義して、独自のギャップ分析プロセスを開始します。

これは、戦略的な重点分野を持つことが実際に機能する場所です。 重点分野の 1 つとして「イノベーション」を選択したとします。

イノベーションの望ましい将来の状態をかなり広い意味で組み立てることから始めたいと思うでしょう (後でより具体的に説明します)。

大まかに言えば、私が望むイノベーションの将来の状態は次のとおりです。

「業界で最も革新的な SaaS プラットフォームの 1 つとして認められること。」

この段階ではかなり大まかに説明していることを忘れないでください。そのため、ギャップ分析のこの部分に特定の KPI やメジャーを追加しないようにしてください。

さまざまな重点分野について、望ましい将来の状態の例をさらにいくつか示します。

カスタマー エクセレンスについて私が望む将来の状態は次のとおりです。

「市場をリードする顧客維持と紹介を達成すること。」

コミュニティへの影響について私が望む将来の状態は次のとおりです。

「コミュニティの人々の生活に永続的かつ有意義な変化をもたらすこと。」

重点分野ごとに高レベルの望ましい将来の状態を特定したら、分析プロセスの次の段階に進みます。

ステップ 3: 現在の状態を評価する

ギャップ分析を実行する次の部分は、現在の状況、つまり現在の状態をよりよく理解することです。

もう一度、ステップ 1 で定義した重点分野を使用して、ギャップ分析の範囲を設定します。 概要から始めて、ステップ 4 でより具体的に説明します。

重点分野ごとに、現在の状態を現実的に要約した文章を書いてください。 上記で希望する将来の状態を定義するときに使用したものと同様の言語と構造を使用するようにしてください。

たとえば、イノベーションの重点分野については、現在の状態を次のように要約できます。

「私たちは現在イノベーションで知られているわけではありませんが、私たちのソフトウェアにはいくつかのユニークな機能が含まれています。」

カスタマー エクセレンスの重点分野については、次のように言えます。

「当社のエンタープライズ セグメントでは高い顧客満足度と顧客維持率を達成していますが、小規模な顧客はエクスペリエンスに対する満足度が大幅に低下しています。」

または最後に、コミュニティへの影響の重点分野については、次のように言うかもしれません。

「現在、地域コミュニティのほとんどのメンバーは、私たちの存在に気付いていません。」

ギャップ分析のこの部分では、自分の長所と短所について 100% 正直で現実的になることがこれまで以上に重要であることを忘れないでください。

そのための最良の方法は、SWOT分析を実行することです。

SWOT分析

SWOTとは、強み、弱み、機会、脅威の分析を意味します。 外部、内部、現在、および将来の機会を評価します。

組織が業界内でどのように位置付けられているかについて、現実的かつ事実に基づいた見方を提供します。 それが成功するためには、実際の証拠と文脈に焦点を当てる必要があります。

強み、弱み、機会、脅威を特定するSWOT 分析テンプレート。

この記事をチェックして、SWOT 分析の詳細を学び、無料の SWOT 分析テンプレートを入手してください。

PEST分析

SWOT 分析の最も難しい部分は、脅威と機会を判断することです。 業界を理解していないと、簡単に推測してしまいます。 そうすると、モデル全体が足し合わず、ギャップ分析に必要な価値が得られません。

理解を深める 1 つの方法は、PESTLE または PEST 分析を使用することです。 頭字語は次の略です。

• 政治的
• 経済的
• 社交
• 技術的な
• 環境
• 法的

これらの各要素を調査すると、業界内の脅威と機会をよりよく理解できるようになります。 これは、現在の状態を正確に評価するために非常に必要な、環境全体の鳥瞰図です。

ここまでで、重点分野を定義し、望ましい将来の状態を特定し、現在の状態の高レベルの評価を行いました。 では、何を達成したいのか、どのようにそれを行うのかを具体的に説明する時が来ました...

ステップ 4: メトリクス / KPI をギャップ分析に適用する

これまでのところ、私たちのギャップ分析は、望ましい将来の状態と現在の状態の両方にどのように取り組んだかという点で非常に一般的であったことに気付くでしょう。 それがこのステップで変わります。重点分野ごとに特定の指標 (KPI) を追加し始めるときです。

ギャップ分析に適した KPI を選択する方法に関するいくつかのヒントから始めて、いくつかの例に進みましょう。

• 実際に測定できる KPI を選択し、KPI の選択の一環として測定アプローチを決定します。
  
  
• 埋める必要があるギャップを簡単に測定できるように、すでにベースラインがある KPI を選択します。
  
  
• 先行 KPI と遅行 KPI の両方を適用して、重点分野ごとに完全な測定セットを達成するようにしてください。

ギャップ分析の一部として使用できる特定の KPI の例をいくつか見てみましょう。 繰り返しますが、これを重点分野ごとに行います。

望ましい将来の状態の目標を定義することから始め、その下に現在の状態がどのように見えるかを書き留めます。

イノベーションの重点分野では、次の 2 つの KPI を選択できます。

主な KPI:開発者リソースの少なくとも 50% を新機能の作成に充てます。

(現状: 開発者リソースの 10% 未満が新機能の作成に割り当てられています)

遅れているKPI:少なくとも 1 つのカスタマー レビュー Web サイトで 80% を超える「イノベーション」スコアを達成します。

(現在の状態: g2crowd.com での「イノベーション」スコアは 60% 未満です)

カスタマー エクセレンスの重点分野では、次の 2 つの KPI を選択できます。

主な KPI:顧客から平均 +7 以上の NPS スコアが得られます。

(現状: 当社の NPS スコアは平均 3 未満です)

遅行 KPI:当社の総顧客離れ率は年間 10% 未満です。

(現在の状態: 当社のグロス % 顧客解約率は年間 20% を超えています)

そして最後に、コミュニティへの影響の重点分野として、次の 2 つの KPI を選択します。

主な KPI:コミュニティの認知度は 70% を超えています。

（現状：当コミュニティの認知度は20％未満）

遅れているKPI:少なくとも 3 つの主要な政治的イニシアチブが、私たちの関与に直接関係しています。

（現状：当社の関与に直接起因する主要な政治的イニシアチブはありません）

言うまでもなく、ギャップ分析の「ギャップ」コンポーネントは、現在の状態と望ましい将来の状態の KPI 間の差異です。

たとえば、コミュニティの認知度の現在のレベル (20%) とコミュニティの認知度の望ましい将来の状態 (70%) の間には 50% のギャップがあると言えます。

ギャップ分析テンプレートをまだダウンロードしていない場合は、これから作成する KPI の追跡がはるかに簡単になるため、今すぐダウンロードすることをお勧めします。

ステップ 5: アクション プランを作成する

ギャップ分析の作成において、最終ステップは間違いなく最も困難なステップです。 これは、特定したギャップに対処するための具体的な行動計画を策定する場所です。

ギャップ分析アクション プランは、重点分野ごとの一連のプロジェクトと考えることができます。これが完了すると、ステップ 4で特定したギャップを埋める結果になる可能性が高くなります。

作成するプロジェクトの数は自由ですが、通常、ギャップごとに少なくとも 2 つのプロジェクトを作成します。 また、これらのプロジェクトがギャップを埋める可能性があるかどうかについて、自分で最善の判断を下す必要があります。

実施できるギャップ分析アクション プランの具体的な例をブレインストーミングしましょう。

まず、イノベーションの重点分野から始めます。具体的には、現在の状態で新機能を開発するために持っている開発者リソースの量 (10%) と私たちが持っているものとの間の 40% のギャップを埋めるのに役立つプロジェクトをいくつか見ていきます。望ましい将来の状態 (50%) として設定します。

プロジェクト 1:

さらに 4 人の開発者を雇い、新機能の開発に専念させます。

プロジェクト 2:

私たちが作成するすべての新機能に対して、新しい「革新チェック」を実装して、「革新的」という独自の定義を満たしていることを確認します。

カスタマー エクセレンスの重点分野のアクション プランを含むギャップ分析の例を見てみましょう。 具体的には、当社が特定した顧客離れ率の総 % における 10% のギャップに対処します。

プロジェクト 1:

キャンセルするすべての顧客に新しい自動調査を開始して、「キャンセルの理由」を尋ねます。

プロジェクト 2:

カスタマーサービスエリアに専任の保持チームを作成して、顧客のキャンセルリクエストを処理します.

そして最後に、コミュニティへの影響の重点分野を見てみましょう。具体的には、コミュニティの意識レベルの 50% のギャップを埋めるのに役立ついくつかのプロジェクトを見てみましょう。

プロジェクト 1:

ローカル テレビ広告キャンペーンを開始します。

プロジェクト 2:

オンライン広告への支出を月額 5,000 ドル増やします。

ご覧のとおり、ギャップ分析の一環として特定したギャップを埋めるためのアクション プランを作成することは、実際には非常に簡単です。現在の状態、望ましい将来を明確に定義したステップ 1 から 4 で懸命に取り組んだ結果です。状態、およびギャップ。

おまけ: 計画を立てるだけにとどまらない

おめでとうございます。アクション プランを策定し、成功を測定するための目標と KPI を設定しました。 しかし、次は何ですか？

あなたの計画は、慎重に実行することによってのみ実現します。

進捗状況を監視し、それに応じて計画を調整します。 スプレッドシートでこれを行うこともできますが、変化がニューノーマルである時代では、それではうまくいきません。

適切な追跡ツールを使用すると、進行状況をリアルタイムで追跡しながら、複数のプロジェクトの概要を把握できます。

たとえば、Cascade では、設定された目標に対する進捗状況を監視し、手遅れになる前にパフォーマンスのギャップを特定するお手伝いをします。

Cascade のような戦略実行ソフトウェアを使用すると、古い情報でいっぱいのエンドレスなスプレッドシートを掘り下げる代わりに、ボタンをクリックするだけですべての関連データに簡単にアクセスできます。

戦略実行ソフトウェアについて詳しく知りたいですか? このリソースを確認してください。

ギャップ分析テンプレートのダウンロード

以下は、必要に応じて役立つ追加のギャップ分析テンプレートです。

業務改善テンプレートのギャップ分析

ギャップ分析は、ビジネス プロセスの改善によく使用されます。 ただし、フレームワークには多少の調整が必要です。 ビジネス プロセスの最適化に最適な、少し異なるアプローチを紹介します。

ビジネス プロセス改善のための無料のギャップ分析テンプレートをダウンロードする

チームのスキル ギャップ分析テンプレート

企業はギャップ分析を使用して、個々のチーム メンバー (またはチーム) が必要とするスキルを特定しますが、特定の仕事を効果的に実行する必要はありません。

スキル ギャップ分析により、組織はチーム内のギャップを発見し、キャリア開発の目標を設定できます。 したがって、それは主に人事部門によって行われます。

プロセスはかなり単純で、主に現在の状態を特定することに重点が置かれています。 各スキルの評価スケールを作成します。

次に、すべてのスキルに対して従業員にポイントを割り当てます。 これは、組織レベルで未開発のスキルを特定する最速の方法です。

不足しているスキルを特定したら、それに応じてトレーニング計画を実施したり、雇用計画を設定したりできます。

ここから無料のスキル ギャップ分析テンプレートをダウンロードしてください。

製品ギャップ分析テンプレート

製品ギャップ分析は、製品と顧客の期待との間のギャップを強調するために使用されます。 次のステップに優先順位を付け、最初に設定した期待に応えるのに役立ちます。 ここからダウンロード！

財務ギャップ分析テンプレート

財務ギャップ分析は、標準的なテンプレートにほぼ従っています。 ただし、ナビゲーションを容易にするために、金融関連の例をいくつか追加しました。 ここからダウンロード！

ギャップ分析ツールとフレームワーク

私たちが作成したギャップ分析テンプレートは、出発点として最適です。 ただし、解決しようとしているギャップをより具体的に把握するために使用できるフレームワークやツールがいくつかあります。

ここでは、ギャップ分析フレームワークに関して、活動を分類し、ギャップをより簡単に特定するために組織に「重ねる」ことができる概念的アプローチについて説明します。

たとえば、バランス スコアカードは、ビジネス活動を一連の結果重視の象限 (「視点」 - 財務 / 顧客 / プロセス / 人) に分類するための便利なツールです。

次に、これらの同じ象限をミラーリングして、ギャップとそれに関連するアクション プランを分類し、優先順位を付けることができます。

ギャップ分析フレームワークのもう 1 つの例は、McKinsey の Three Horizo​​ns of Growth です。

このフレームワークは、一連の時間ベースの視野にわたってビジネスの進行について考えるように強制し、真に革新的な成長の原動力から必須の通常業務を分離するのに役立ちます。

これらのフレームワークは、ギャップ分析の実行に代わるものではなく、ギャップ分析の上にさらに深みのある層を追加できることに注意してください。

実行によってギャップを埋める

ギャップ分析は、ギャップを特定し、パフォーマンスを改善するために何をすべきかを決定するための優れたツールです。 ただし、ギャップ分析は戦略計画にとどまるべきではありません。 そうなると、大きなチャンスを逃してしまいます。 市場のニーズに合った優れた製品、新しい収益源、変化に強い組織の構築などです。

最も重要なことは、アクション プランがどれほど優れていても、最も重要なのは戦略の実行であることを忘れないことです。

では、戦略の基盤を設定する準備はできていますか?

無料のギャップ分析テンプレートをダウンロードして、アクション プランを作成し、戦略を現実のものにしましょう。