Gantt Charts Planning n' Scheduling for Professional Project Managers

คุณต้องการทราบวิธีการใช้แผนภูมิแกนต์สำหรับการวางแผนและการจัดกำหนดการหรือไม่? คุณมาถูกที่แล้ว ในโพสต์นี้ เราจะแนะนำวิธีใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อเป็นผู้จัดการโครงการมืออาชีพ

แผนภูมิแกนต์คืออะไร

อย่างแรกเลย เรามาคุยกันว่าจริงๆ แล้วแผนภูมิแกนต์คืออะไร คนส่วนใหญ่ที่ยังใหม่ในสาขาหรือไม่คุ้นเคยกับกระบวนทัศน์การจัดการโครงการจะไม่คุ้นเคยกับพวกเขา

แผนภูมิแกนต์คือการแสดงภาพงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณตามกำหนดเวลา ใช้ในการวางแผนโครงการทุกขนาดและรูปร่าง

ทำไม เพราะเป็นเครื่องมือที่น่าทึ่งในการแสดงงานที่กำหนดให้ทำในโครงการในวันใดวันหนึ่ง พวกเขายังแสดงระยะเวลาทั้งหมดของโครงการหนึ่งๆ ในมุมมองง่ายๆ เดียว

นี่คือคุณสมบัติบางอย่างของโปรเจ็กต์ที่คุณสามารถตรวจสอบได้บนแผนภูมิแกนต์

• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ
• งานของโครงการคืออะไร
• ใครคือสมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้องในแต่ละโครงการ
• ใครกำลังทำงานในแต่ละงาน
• แต่ละงานมีระยะเวลาเท่าใด
• งานทั้งหมดมีการเชื่อมโยงหรือพึ่งพาซึ่งกันและกันอย่างไร

ยังไม่เข้าใจถึงความสำคัญของแผนภูมิเหล่านี้? ไม่นานมานี้ ผู้คนเคยวางแผนบนกระดาษหรือฉายภาพทั้งหมดด้วยบล็อคสีเพราะไม่มีโซลูชันดิจิทัล แผนภูมิแกนต์เปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง

คุณยังสามารถเยี่ยมชมนิทรรศการที่พวกเขาเฉลิมฉลองวิวัฒนาการของเครื่องมือที่น่าทึ่งนี้เมื่อเวลาผ่านไป

ในปัจจุบัน แผนภูมิเหล่านี้จำนวนมากได้รับการว่าจ้างใน Microsoft Excel หรือด้วยแอปพลิเคชันการจัดการโครงการขั้นสูง เช่น nTask ให้เราพูดถึงซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์เหล่านี้ตอนนี้

ซอฟต์แวร์ Gantt Chart คืออะไร?

เมื่ออุตสาหกรรมคอมพิวเตอร์เริ่มใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ ผู้จัดการโครงการก็ตระหนักว่าสามารถประหยัดเวลาและพลังงานได้มากเพียงใดในขณะที่สร้างและจัดการแผนภูมิแกนต์ นั่นช่วยส่งเสริมบริษัทซอฟต์แวร์อย่างมากสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์ขั้นสูงขึ้นเรื่อยๆ เพื่อจัดการแผนภูมิแกนต์

ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์เป็นแอปพลิเคชันที่ช่วยผู้จัดการโครงการหรือฝ่ายอื่นๆ ที่มีสิทธิ์เข้าถึงแผนภูมินั้นเพื่อวางแผน จัดการ และกำหนดเวลางาน พวกเขายังสามารถทำให้กระบวนการที่วุ่นวายในการสร้างการพึ่งพางานหรือเพิ่มเหตุการณ์สำคัญเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตามเนื้อผ้า ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่แม้กระทั่งจากบริษัทที่มีชื่อเสียงก็ใช้ซอฟต์แวร์เช่น MS Project และบอกตามตรงว่าพวกเขายังใช้อยู่

แต่วันนี้ สิ่งต่างๆ ได้เปลี่ยนไปอย่างมากเนื่องจากซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ได้ย้ายไปยังโลกของการประมวลผลแบบคลาวด์

นั่นหมายความว่าอย่างไร? หมายความว่าคุณสามารถอัปโหลดข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณบนแอปพลิเคชันเหล่านี้ และพวกเขาจะแสดงและทำให้กระบวนการแผนภูมิแกนต์ทั้งหมดเป็นแบบอัตโนมัติสำหรับคุณ ซอฟต์แวร์อย่าง nTask ยังช่วยให้คุณสร้างแผนภูมิ Gantt ที่ทำงานร่วมกันได้ด้วยแผนโครงการเพิ่มเติม ซึ่งคุณสามารถแชร์กับทีมและผู้ถือหุ้นของคุณในภายหลัง

ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์สำหรับเดสก์ท็อปและออนไลน์แตกต่างกันอย่างไร

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้เปลี่ยนวิธีการทำงานของทีมโดยสิ้นเชิง พวกเขาได้ปรับปรุงกระบวนการนั้นในหลาย ๆ ด้าน

เมื่อพูดถึงซอฟต์แวร์แผนภูมิ Gantt ของเดสก์ท็อป โดยทั่วไปแล้วจะดึงดูดผู้จัดการโครงการที่ต้องการรักษากลยุทธ์การทำงานและการคาดการณ์ไว้เป็นส่วนตัว ทำไม เพราะพวกเขาไม่ต้องการแบ่งปันแผนทั้งหมดของพวกเขาอย่างง่ายดายในทันที

คล้ายกับการจัดการโปรเจ็กต์ต่างๆ ในซอฟต์แวร์ เช่น MS Excel หรือแม้แต่ MS Word สำหรับเรื่องนั้น แอปพลิเคชันเดสก์ท็อปของแผนภูมิแกนต์มีเวอร์ชันท้องถิ่นเพียงเวอร์ชันเดียวต่อใบอนุญาตผู้ใช้

แอปพลิเคชั่นแผนภูมิแกนต์ออนไลน์เป็นเกมบอลที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง พวกเขานำเสนอคุณสมบัติที่น่าทึ่งเช่นการแบ่งปันงานของคุณกับทีมและฝ่ายที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ และการวางแผนโครงการร่วมกัน

เนื่องจากซอฟต์แวร์ออนไลน์ 100% คุณจึงส่งคำเชิญให้ใครก็ได้และพวกเขาจะเห็นแผนโครงการของคุณ นอกจากนั้น พวกเขายังสามารถอัปเดตงานของพวกเขา และมีตัวเลือกสิ่งที่แนบมามากมายที่จะเชื่อมต่อกับงานที่พวกเขากำลังทำงานอยู่

นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายยังต่ำกว่าแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปอย่างมาก ทำไม เนื่องจากไม่มีการติดตั้งเซิร์ฟเวอร์ที่มีราคาแพง ค่าลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง และค่าใช้จ่ายในการรวมเซิร์ฟเวอร์สำหรับผู้ใช้แต่ละราย

ในที่สุด ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่ก็เลือกใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์ในที่สุด เพราะโดยพื้นฐานแล้วมันไม่ใช่เรื่องง่ายในปี 2020

โปรแกรมแผนภูมิแกนต์ออนไลน์มีประโยชน์อย่างไร

ประโยชน์ 6 ประการของแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิผลมีดังนี้

1. ความเข้าใจที่ถูกต้องในทุกสิ่ง

เมื่อทำงานในโครงการ ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะเปิดรับการปรับเปลี่ยนเพื่อให้โครงการดีขึ้น เพื่อสิ่งนี้ พวกเขาต้องรวมการเปลี่ยนแปลงมากมายในตารางเวลาของพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นอะไรและไม่ว่าจะมาที่ไหนก็ตาม นั่นคือที่มาของแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นกุญแจสำคัญในการแก้ปัญหาตารางเวลาที่เข้มงวด คุณสามารถค้นหาช่องเปิดในกำหนดการของคุณซึ่งจำเป็นสำหรับการเพิ่มในโครงการใหม่ได้อย่างง่ายดายด้วยแผนภูมิเหล่านี้

2. มุมมองเดียวสำหรับทุกสิ่ง

ด้วยการมีอยู่ของแพลตฟอร์มการผลิตจำนวนมากในตลาด แผนภูมิ Gantt เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูทุกอย่างพร้อมกับฟังก์ชันเพิ่มเติมในการแสดงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทาง

3. แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นชิ้นเล็กๆ ได้อย่างง่ายดาย

หากบริษัทไม่ได้ใช้กลยุทธ์การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม แผนภูมิ Gantt เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการจัดวางงานและโครงการทั้งหมดเพื่อให้ทั้งทีมได้เห็น จากมุมมองนี้ กิจกรรมทั้งหมดสามารถกระจายไปทั่วทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถจัดการปริมาณงานได้อย่างง่ายดาย

4. ตรวจสอบการพึ่งพา

คุณยังสามารถตรวจสอบการขึ้นต่อกันของงานซึ่งกันและกันได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบงานที่คุณสามารถทำงานได้พร้อมกันและต้องพึ่งพากันและกัน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่าได้มาก

หากคุณต้องการสัมผัสกับ Task Dependency ให้ไปที่ nTask ซึ่งมีการกำหนดค่าที่สมบูรณ์แบบของคุณสมบัตินี้รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของพวกเขา

5. ตัวกำหนดตารางเวลาอัตโนมัติ

หากคุณต้องการให้แผนภูมิแกนต์ของคุณทำงานอย่างถูกต้อง คุณต้องลงมือทำ สิ่งที่คุณต้องทำคือ คุณต้องป้อนกรอบเวลาที่คาดหวังทั้งหมดที่งานของคุณกำลังจะทำ จากนั้นติดตาม ซึ่งจะให้ข้อมูลเพียงพอสำหรับแผนภูมิเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและคาดการณ์ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร? นี่คือการประมาณการของขั้นตอนที่คุณต้องปรับเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และยังแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณต้องทำ ซึ่งจะปรับขั้นตอนการพัฒนาของคุณให้เหมาะสมที่สุด

6. ความโปร่งใส

ฟีเจอร์ที่น่าทึ่งที่สุดของ Gantt Charts คือมันโปร่งใสมากเกี่ยวกับงานที่ทำ มันแสดงข้อมูลทั้งหมดค่อนข้างชัดเจนเมื่อเทียบกับการประมาณค่าทั้งหมด นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่เร็วที่สุดที่สามารถช่วยคุณตรวจสอบความคืบหน้าของงาน และยังสามารถแจ้งเตือนคุณถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ต้องทำ

ตารางแผนภูมิแกนต์คืออะไร

กำหนดการของแผนภูมิแกนต์คือไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์ที่แสดงในรูปแบบของแผนภูมิแกนต์ ตารางแผนภูมิ Gannt ประกอบด้วยรายการงานทั้งหมดพร้อมแถบแสดงความคืบหน้าของแต่ละงาน มุมมองโดยรวมของแผนภูมิช่วยให้ผู้ใช้วิเคราะห์ประสิทธิภาพและระบุช่องว่างสำหรับการปรับปรุง

กำหนดการแผนภูมิแกนต์เทียบกับกำหนดการของโครงการคืออะไร

แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่มองเห็นได้พร้อมงานที่วางแผนตามเวลา อนุญาตให้ผู้ใช้ดูและประเมินประสิทธิภาพของตน ในทางกลับกัน กำหนดการของโครงการคือรายการหรือปฏิทินง่ายๆ ที่แสดงงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จภายในวันเดียวหรือในอีกไม่กี่วันข้างหน้า

การวางแผน Gantt มักจะเสร็จสิ้นเมื่อคุณต้องการเน้นการขึ้นต่อกันของงาน คุณยังสามารถใช้การวางแผนของแกนต์เพื่อระบุเส้นทางวิกฤติได้อีกด้วย

โดยพื้นฐานแล้ว แผนภูมิ Gantt มักจะซับซ้อนและเข้าใจง่ายกว่า และกำหนดการของโครงการ แม้ว่าจะอ่านง่ายและอ่านง่ายกว่า แต่ก็ใช้งานง่ายกว่าและให้พื้นที่เพียงเล็กน้อยสำหรับความยืดหยุ่น

ใครใช้แผนภูมิแกนต์

เนื่องจากซอฟต์แวร์มีอยู่บนโลกออนไลน์ เกือบทุกคนสามารถใช้แผนภูมิเหล่านี้เพื่อแสดงภาพงานและประสิทธิภาพของทีมที่เกี่ยวข้องกับงานเหล่านั้นได้ เนื่องจากงานยากทั้งหมดที่ดำเนินการโดยอัลกอริทึมของคอมพิวเตอร์ ทุกคนสามารถสร้างรายการงาน เพิ่มระยะเวลาของงาน จากนั้นนั่งลงและปล่อยให้ซอฟต์แวร์ทำงานทันทีเพื่อแสดงงานที่เกี่ยวข้อง

ต่อไปนี้คือบทบาทสำคัญบางประการที่ทำให้แผนภูมิแกนต์เป็นที่พึงพอใจ:

• ผู้จัดการโครงการ
• หัวหน้าทีม
• ผู้จัดการทั่วไป
• ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
• ผู้จัดการงาน
• ผู้จัดการการจัดตารางเวลา
• ซีอีโอ
• CTOs

เนื่องจากลักษณะออนไลน์ของแอปพลิเคชันแผนภูมิแกนต์ ทีมงานสามารถใช้แผนภูมิเหล่านี้เพื่อวางแผนและติดตามงานประเภทต่างๆ ได้พร้อมกัน ต่อไปนี้คือสมาชิกในทีมที่ใช้แผนภูมิแกนต์เพื่อประโยชน์ของตน:

• ทีมงานบริหารโครงการ
• ทีมรัฐบาล
• ทีมการตลาด
• ทีมงานก่อสร้าง
• ทีมดูแลสุขภาพ
• ทีมงานผลิต
• ทีมอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ
• ทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์
• ทีมไอทีและนักพัฒนา
• ทีมระยะไกล
• ทีมวิศวกรรมและสถาปัตยกรรม
• ทีมโทรคมนาคม
• ทีมงานบริการมืออาชีพ
• ทีมงานโยธา
• PMOs

ทำไมสมาชิกในทีมจำนวนมากจึงสามารถเข้าถึงแผนภูมิแกนต์ได้ ในอดีต ผู้จัดการคนเดียวเคยเป็นผู้นำทีมเดียวสำหรับโครงการ และพวกเขาไม่จำเป็นต้องแบ่งปันข้อมูลหรือกลยุทธ์ของพวกเขาทั้งหมด แต่ตอนนี้มันเปลี่ยนไปแล้ว

ทุกวันนี้ ผู้จัดการโครงการจัดการโครงการหลายโครงการด้วยหลายทีม และสมาชิกในทีมเหล่านี้ส่วนใหญ่ทำงานภายใต้ผู้จัดการที่แตกต่างกัน

ดังนั้นเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน แผนภูมิแกนต์จึงพร้อมให้สมาชิกในทีมและทุกคนได้รับเชิญให้ตรวจสอบงานและข้อมูลที่คาดหวังสำหรับพวกเขา

แผนภูมิแกนต์รู้ได้อย่างไรว่าเมื่อใดและใครทำงานในโครงการใด

เมื่อคุณสร้างงานบนซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ เช่น nTask คุณต้องป้อนสมาชิกในทีมที่งานได้รับมอบหมายและระยะเวลาของงานด้วย ซึ่งจะช่วยให้แผนภูมิแกนต์ตรวจสอบข้อมูลดังกล่าวได้

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ยังดึงข้อมูลเวลาทำงานจากข้อมูลที่คุณป้อนและชั่วโมงการทำงานของทรัพยากร ซอฟต์แวร์จะตรวจสอบ

ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ปลอดภัยหรือไม่

หลายคนมีความกังวลอย่างแท้จริงเกี่ยวกับความเสถียรและความปลอดภัยของข้อมูลขณะใช้ซอฟต์แวร์ Online Gantt Chart พวกเขาไม่ต้องกังวลเพราะซอฟต์แวร์อย่าง nTask เสนอการรักษาความปลอดภัยระดับธนาคารที่เพียบพร้อมไปด้วยการเข้ารหัสและโปรโตคอลความปลอดภัยที่หลากหลายเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลไคลเอนต์และการกู้คืนข้อมูลหากมีปัญหา

ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ออนไลน์อื่นๆ:

มีซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ออนไลน์อื่นๆ เช่น:

• Teamgantt
• เครื่องสร้างแผนภูมิแกนต์ของ ProjectManager.com
• GanttPro
• GanttProject

คุณสามารถลองใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ด้านบนได้โดยไปที่ลิงก์