แผนภูมิแกนต์คืออะไร? ควรใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์อย่างไรและเมื่อใด

แผนภูมิแกนต์ได้กลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้จัดการโครงการในอุตสาหกรรมต่างๆ Capterra ระบุ อุตสาหกรรมหลักบางประเภทที่ใช้แผนภูมิแกนต์ ได้แก่ การศึกษา การเงิน การตลาด ไอที และการก่อสร้าง

แผนภูมิแกนต์คืออะไร

แผนภูมิแกนต์ให้ภาพรวมที่มองเห็นได้ของโครงการที่มีอยู่ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการวางแผน การจัดการและการตรวจสอบโครงการอย่างรวดเร็วแต่มีประสิทธิภาพ แทนที่จะต้องดูรายงานและเอกสารที่น่าเบื่อหลายครั้ง แผนภูมิแกนต์จะให้ภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ เหตุการณ์สำคัญที่ทำได้ ขั้นตอนการวางแผน และปัญหาคอขวดและความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง

แผนภูมิแกนต์ยังสามารถใช้เพื่อแสดงการพึ่งพาระหว่างกิจกรรมต่างๆ ในโปรเจ็กต์และสถานะโปรเจ็กต์ได้อีกด้วย แผนภูมิแกนต์ออนไลน์นำเสนอวิธีที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นในการจัดการโครงการโดยแจ้งปัญหาโดยอัตโนมัติ เช่น ความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้เวลาส่วนเกินตามกิจกรรม

คุณสามารถมีภาพรวมของงานหลายงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการเดียวหรือมุมมองระดับสูงของหลายโครงการ

Melanie Haselmayr เป็นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์และนักลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ที่มี CURATED Melani กล่าวว่า "แผนภูมิแกนต์เหมาะที่สุดสำหรับโครงการที่ต้องขึ้นอยู่กับตารางเวลา เลย์เอาต์ของพวกเขาในรูปแบบไทม์ไลน์ช่วยให้คุณทันกำหนดเวลาและเก็บภาพรวมของความคืบหน้าของโครงการ”

แผนภูมิแกนต์และการทำงานร่วมกันของทีม

ข้อดีอย่างหนึ่งมากมายที่เครื่องมือการจัดการโครงการแผนภูมิแกนต์สามารถนำเสนอได้คือการทำงานเป็นทีมที่เพิ่มขึ้นและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมที่คล่องตัว เมื่อรวมกับปฏิทิน เครื่องมือการจัดการโครงการที่ครอบคลุมคุณลักษณะแผนภูมิแกนต์สามารถทำให้การวางแผนโครงการและการตรวจสอบง่ายขึ้นโดยทำให้ทีมอยู่ในหน้าเดียว

แอปแผนภูมิแกนต์บางแอปยังอนุญาตให้แสดงภาพเจ้าของงานกับงานบนไทม์ไลน์ได้อีกด้วย ด้วยโครงสร้างความสัมพันธ์ของโปรเจ็กต์และการพึ่งพาที่มีโครงสร้างอย่างโปร่งใส ง่ายกว่าในการสับเปลี่ยนลำดับความสำคัญของงาน แชร์ปริมาณงาน และจัดเตรียมการทดแทนในกรณีที่ทรัพยากรไม่พร้อมใช้งาน ซึ่งจะช่วยยับยั้งการทำงานมากเกินไป ระบุเจ้าของปัญหา และเร่งกระบวนการในการระบุสาเหตุของปัญหา

บทความโดย Scott Berinato บรรณาธิการอาวุโสของ Harvard Business Review กล่าวว่า "การสื่อสารด้วยภาพเป็นทักษะที่ผู้จัดการทุกคนต้องมี เพราะบ่อยครั้งขึ้นเรื่อยๆ นี่เป็นวิธีเดียวที่จะเข้าใจงานที่พวกเขาทำ"

ประโยชน์ของแผนภูมิแกนต์

ประโยชน์ 6 ประการของแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิผลมีดังนี้

1. ความเข้าใจที่ถูกต้องในทุกสิ่ง

เมื่อทำงานในโครงการ ทีมงานที่มีประสิทธิภาพจะเปิดรับการปรับเปลี่ยนเพื่อให้โครงการดีขึ้น เพื่อสิ่งนี้ พวกเขาต้องรวมการเปลี่ยนแปลงมากมายในตารางเวลาของพวกเขา ไม่ว่าพวกเขาจะเป็นอะไรและไม่ว่าจะมาที่ไหนก็ตาม นั่นคือที่มาของแผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์เป็นกุญแจสำคัญในการแก้ปัญหาตารางเวลาที่เข้มงวด คุณสามารถค้นหาช่องเปิดในกำหนดการของคุณซึ่งจำเป็นสำหรับการเพิ่มในโครงการใหม่ได้อย่างง่ายดายด้วยแผนภูมิเหล่านี้

2. มุมมองเดียวสำหรับทุกสิ่ง

ด้วยการมีอยู่ของแพลตฟอร์มการผลิตจำนวนมากในตลาด แผนภูมิ Gantt เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดูทุกอย่างพร้อมกับฟังก์ชันเพิ่มเติมในการแสดงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นระหว่างทาง

3. แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นชิ้นเล็กๆ ได้อย่างง่ายดาย

หากบริษัทไม่ได้ใช้กลยุทธ์การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม แผนภูมิ Gantt เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบในการจัดวางงานและโครงการทั้งหมดเพื่อให้ทั้งทีมได้เห็น จากมุมมองนี้ กิจกรรมทั้งหมดสามารถกระจายไปทั่วทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถจัดการปริมาณงานได้อย่างง่ายดาย

4. ตรวจสอบการพึ่งพา

คุณยังสามารถตรวจสอบการขึ้นต่อกันของงานซึ่งกันและกันได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณตรวจสอบงานที่คุณสามารถทำงานได้พร้อมกันและต้องพึ่งพากันและกัน ช่วยให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่าได้มาก

หากคุณต้องการสัมผัสกับ Task Dependency ให้ไปที่ nTask ซึ่งมีการกำหนดค่าที่สมบูรณ์แบบของคุณสมบัตินี้รวมอยู่ในซอฟต์แวร์ของพวกเขา

5. ตัวกำหนดตารางเวลาอัตโนมัติ

หากคุณต้องการให้แผนภูมิแกนต์ของคุณทำงานอย่างถูกต้อง คุณต้องลงมือทำ สิ่งที่คุณต้องทำคือ คุณต้องป้อนกรอบเวลาที่คาดหวังทั้งหมดที่งานของคุณกำลังจะทำ จากนั้นติดตาม ซึ่งจะให้ข้อมูลเพียงพอสำหรับแผนภูมิเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและคาดการณ์ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร? นี่คือการประมาณการของขั้นตอนที่คุณต้องปรับเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย และยังแสดงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณต้องทำ ซึ่งจะเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการพัฒนาของคุณ

6. ความโปร่งใส

ฟีเจอร์ที่น่าทึ่งที่สุดของ Gantt Charts คือมันโปร่งใสมากเกี่ยวกับงานที่ทำ มันแสดงข้อมูลทั้งหมดค่อนข้างชัดเจนเมื่อเทียบกับการประมาณค่าทั้งหมด นอกจากนี้ยังเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่เร็วที่สุดที่สามารถช่วยคุณตรวจสอบความคืบหน้าของงาน และยังสามารถแจ้งเตือนคุณถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ต้องทำ

จะสร้างแผนภูมิแกนต์ได้อย่างไร

แผนภูมิแกนต์สามารถกำหนดเป็นแผนภูมิแท่งที่แสดงกำหนดการโครงการผ่านโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ของโครงการเฉพาะได้ แผนภูมิ Gantt แรกเป็นที่รู้กันว่าคิดค้นโดย Karol Adamiecki ในช่วงกลางปี ​​1890

Adamiecki เป็นวิศวกรชาวโปแลนด์ที่ทำงานเกี่ยวกับแนวคิดและเทคนิคการจัดการ ต่อมา วิศวกรชาวอเมริกัน Henry Gantt ได้นำแนวคิดเรื่องแผนภูมิดังกล่าวมาใช้ระหว่างปี 1910 ถึง 1915 ในทางกลับกัน แผนภูมิเหล่านี้ก็เกี่ยวข้องกับชื่อของเขา

แผนภูมิแกนต์ประกอบด้วยองค์ประกอบพื้นฐานดังต่อไปนี้

• เครื่องมือ สร้างไทม์ไลน์ ที่กำหนด เช่น แสดงวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการ
• งานโครงการและกิจกรรม
• เจ้าของงาน
• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดสำหรับแต่ละงาน
• ระยะเวลาสำหรับแต่ละงาน
• ถ้าจำเป็น การจัดกลุ่มงานและการพึ่งพา/ความสัมพันธ์

ลองใช้แผนภูมิแกนต์แบบโต้ตอบกับ nTask เริ่ม การทดลองใช้ฟรี ของคุณ

ใครใช้แผนภูมิแกนต์

แผนภูมิแกนต์สามารถใช้ได้โดยทุกคนที่ต้องการตรวจสอบโครงการหรือเวิร์กโฟลว์ ไม่จำกัดเฉพาะอุตสาหกรรม หลายบทบาทสามารถใช้แผนภูมิแกนต์เดียวกันเพื่อดูแลความคืบหน้าจากระดับได้ บทบาททั่วไปบางส่วนที่ใช้แผนภูมิแกนต์ ได้แก่:

• C-Suite ได้แก่ CEO, CIO, CFO และ CTO
• ผู้จัดการทั่วไป
• ผู้จัดการโครงการ
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาด
• ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
• ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• ผู้ดูแลระบบ
• ผู้จัดการกำหนดการ
• หัวหน้าทีม

Laura Shin เป็นนักข่าว crypto/blockchain และโฮสต์ของพอดคาสต์ Unchained และ Unconfirmed ลอร่า พูดว่า:

“ฉันขอแนะนำแผนภูมิแกนต์สำหรับการจัดการโครงการ ไม่ว่าคุณจะทำงานเป็นทีมหรือเดี่ยว เป็นการแสดงภาพว่าแต่ละโครงการจะใช้เวลานานเท่าใดและวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของคุณคืออะไร มันมีประโยชน์อย่างมากไม่เพียงแต่ในการฉายไทม์ไลน์ในอนาคต แต่ยังช่วยกำหนดว่าเมื่อใดที่คุณมีงานมากเกินไปในจานของคุณ”

ข้อดีและข้อเสียของแผนภูมิแกนต์

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง แผนภูมิ Gantt ยังมาพร้อมกับข้อดีและข้อเสียของตัวเอง นี่คือปัจจัยบางประการที่คุณควรรู้ก่อนตัดสินใจว่าจะนำ ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์ มาใช้ในแนวทางปฏิบัติในการจัดการโครงการของคุณหรือไม่:

ข้อดี

ลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ให้เป็นกิจกรรมที่จัดการได้

แผนภูมิแกนต์สามารถลดงานที่ดูเหมือนล้นหลามลงในชุดงานที่สามารถจัดการได้ด้วยมุมมองที่โปร่งใส

จัดระเบียบงานและโครงการ

คุณสามารถจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ที่ซับซ้อนเป็นงานและโครงการได้ ซึ่งจะช่วยออกแบบและจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมหลักที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายแต่ละโครงการ

ช่วยกำหนดกรอบเวลาที่สมจริง

คุณสามารถกำหนดกรอบเวลาจริงสำหรับการเริ่มต้นและเสร็จสิ้นงาน

ระบุเส้นทางวิกฤติ

แผนภูมิแกนต์ช่วยระบุเส้นทางวิกฤตของโครงการ โดยพื้นฐานแล้ว มันคือเส้นทางที่กำหนดระยะเวลาขั้นต่ำที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น

อำนวยความสะดวกในการบรรลุเป้าหมาย

แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของโครงการเนื่องจากกรอบเวลาที่ใช้ได้จริงในทุกระดับ

ให้มุมมองที่โปร่งใสของงาน

ง่ายกว่าที่จะรักษาทุกรายละเอียดผ่านการแสดงภาพที่โปร่งใสของงานที่เกี่ยวข้อง

เน้นปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

แผนภูมิแกนต์สามารถช่วยเน้นปัญหาและความเสี่ยง รวมถึงการทับซ้อนของเวลา ความล่าช้าของเหตุการณ์สำคัญ หรือการใช้เวลาที่เกินจากกิจกรรมใดๆ

ข้อเสีย

อาจเพิ่มระดับความซับซ้อน

แม้ว่าจะมีจุดประสงค์เพื่อทำให้งานง่ายขึ้น ขึ้นอยู่กับจำนวนโครงการที่ได้รับการจัดการพร้อมกัน แผนภูมิ Gantt บางอย่างอาจกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนได้ มันต้องการรายละเอียดและทักษะการจัดการที่ดีและด้นสด

ต้องการการตรวจสอบและอัปเดตอย่างต่อเนื่อง

เพื่อให้แน่ใจว่าโปรเจ็กต์ได้รับการอธิบายอย่างถูกต้องเมื่อดำเนินไป สมาชิกในทีมทุกคนจะต้องคอยตรวจสอบแผนภูมิแกนต์เพื่อให้มีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ สิ่งสำคัญคือต้องมีการวางแผนทรัพยากรและงานของคุณอย่างรอบคอบเพื่อให้เกิดผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิภาพ

ไม่สามารถทำได้บนกระดาษ

แม้ว่าแผนภูมิแกนต์เริ่มต้นในรูปแบบทางกายภาพ แต่ก็ยากที่จะเก็บไว้บนกระดาษ ดังนั้น สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่จะถูกจำกัดและจัดการได้ดีที่สุดในระบบดิจิทัล กล่าวคือ ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพเหมือนกับที่ทำกับรายงานและเอกสารรูปแบบอื่นๆ

การใช้ nTask เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์

คุณลักษณะต่อไปนี้จำเป็นต่อการสร้างแผนภูมิแกนต์ที่มีประสิทธิภาพด้วย nTask ลองดูที่ทั้งหมดของพวกเขาในตัวอย่างแผนภูมิ nTask Gantt

1. โครงการและภารกิจ

เมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างโปรเจ็กต์ในเวิร์กสเปซในซอฟต์แวร์ nTask คุณจะต้องเติมเต็มด้วยงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ตามเกณฑ์ที่คุณกำหนดไว้ เปอร์เซ็นต์ความสำเร็จ/ความคืบหน้าของงานจะแสดงขึ้นบนอินเทอร์เฟซดังที่แสดงด้านล่าง

2. วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด

เมื่อคุณใช้ nTask กิจกรรมการจัดกำหนดการงานทั้งหมดของคุณจะง่ายขึ้นมาก เนื่องจากแอปพลิเคชันมีตัวเลือกในการกำหนดเวลาการส่งมอบตามวันที่ต่างกัน

วันที่เหล่านี้เป็นวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่จำเป็นในการติดตามการสมัครเหล่านั้นและตรวจสอบว่าตรงตามกำหนดเวลาหรือไม่

คุณสามารถกำหนดวันที่จากส่วนต่างๆ ตามที่แสดงในตัวอย่างแผนภูมิแกนต์ด้านล่าง นอกจากนี้ คุณมีตัวเลือกมากมายสำหรับวันที่ เช่น 'จริง' และ 'ตามแผน'

คุณสามารถเลือกจากหมวดหมู่เหล่านี้ได้อย่างง่ายดายตามความต้องการของคุณ

3. ผู้รับมอบหมาย

หลังจากสร้างงานและตั้งค่าการอัปเดตแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแต่งตั้งสมาชิกในทีมที่จะดำเนินการดังกล่าว

ผู้รับมอบหมายเหล่านี้สามารถกำหนดได้อย่างง่ายดายผ่านอินเทอร์เฟซโดยการเพิ่มที่อยู่อีเมลของพวกเขาในรายการผู้รับมอบหมายของงานนั้น ๆ

4. เหตุการณ์สำคัญ

มีเหตุการณ์สำคัญหลายประเภทที่คุณสามารถตั้งค่าในโครงการและงานของคุณโดยใช้ nTask เมื่อสร้างผ่านอินเทอร์เฟซแล้ว คุณสามารถตรวจสอบความคืบหน้าได้จากอินเทอร์เฟซเดียวกัน

5. รายการตรวจสอบ

ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างรายการตรวจสอบที่จะช่วยคุณติดตามงานและกระบวนการต่างๆ ที่ทีมกำลังทำงานอยู่

รายการเหล่านี้เป็นมาตรวัดความคืบหน้าของงานที่ให้คุณจับตาดูทุกสิ่งที่เกิดขึ้นและถ้าจะถึงกำหนดเวลาหรือไม่

6. สถานะงาน

ใน nTask คุณยังสามารถกำหนดสถานะของงานต่างๆ ทั้งหมดที่รวมอยู่ในโปรเจ็กต์ได้ คุณสามารถตั้งค่าตัวเลือกต่างๆ ได้ถึง 5 ตัวเลือกดังที่แสดงด้านล่าง เพื่อระบุความคืบหน้าของงาน

7. การพึ่งพา

เมื่อคุณใช้ nTask สำหรับการสร้างแผนภูมิ Gantt คุณสามารถสร้างการพึ่งพางานที่แตกต่างกันกับงานอื่นๆ การขึ้นต่อกันของงานด้วยเหตุการณ์สำคัญ และการขึ้นต่อกันของเหตุการณ์สำคัญกับเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ

คุณสามารถระบุการพึ่งพาเหล่านี้และเรียงลำดับได้ดังนี้:

• เริ่มกันเลย
• จบจนจบ
• เริ่มจนจบ
• เสร็จสิ้นเพื่อเริ่มต้น

8. ต้นทุนโครงการ

คุณยังสามารถติดตามงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดที่ดำเนินการอยู่ในกระบวนการพัฒนาโครงการ และสำหรับโครงการโดยรวมเมื่อคุณใช้ nTask เพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์ของคุณ

9. สรุปโครงการ

ในระหว่างเวิร์กโฟลว์ต่อเนื่อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่องานและโครงการโดยรวมเสร็จสมบูรณ์ nTask จะแสดงสรุปองค์ประกอบและกิจกรรมต่าง ๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในโครงการ ใช้เพื่อประโยชน์ของคุณในการวิเคราะห์ช่องโหว่ที่ถูกมองข้ามในครั้งแรก

ด้วยข้อมูลที่มีอยู่นี้ โครงการต่อไปของคุณสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพและก่อนกำหนดเส้นตาย

แผนภูมิแกนต์สำหรับการบริหารโครงการ

แม้จะมีเครื่องมือและกรอบการทำงานที่หลากหลายสำหรับการวางแผนโครงการ แต่แผนภูมิแกนต์ยังคงได้รับความนิยมจากผู้เชี่ยวชาญทั่วโลกอย่างต่อเนื่อง รวมอยู่ในการพัฒนาล่าสุดของโซลูชันการจัดการโครงการ การจัดการโครงการกลายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยใช้แผนภูมิแกนต์

โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตัวเลือกของงานที่สลับได้ระหว่างโครงการและงานที่ทำซ้ำ แผนภูมิแกนต์มีไดนามิกมากกว่าที่เคยเป็นมา

จากการสำรวจล่าสุดโดย Software Advice ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการจำนวนมากประมาณ 43% ยังคงดำเนินการวางแผนโครงการโดยใช้วิธีการแบบแมนนวล เช่น การสร้างและบำรุงรักษาแผนภูมิแกนต์ 35% ของผู้ตอบแบบสอบถามแสดงความโน้มเอียงในการใช้แผนภูมิแกนต์ภายในเครื่องมือการจัดการโครงการ

คุณใช้ซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์หรือไม่ ถ้าใช่ พวกเขาจะช่วยคุณในการจัดการโครงการและเวิร์กโฟลว์ของคุณอย่างไร แบ่งปันเรื่องราวของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง