ガントチャートとはガントチャートソフトウェアを使用する方法とタイミング

公開: 2019-03-22

ガントチャートは、さまざまな業界のプロジェクトマネージャーにとって最も重要なツールの 1 つになりました。 Capterra によると、ガントチャートを採用している主要な業界には、教育、金融、マーケティング、IT、建設などがあります。

ガントチャートとは

ガントチャートは、目前のプロジェクトの視覚的な概要を提供し、迅速かつ効果的なプロジェクトの計画、管理、および監視を容易にします。面倒なレポートやドキュメントのインスタンスを何度も確認する代わりに、ガントチャートを使用すると、ワークフロー、達成されたマイルストーン、計画フェーズ、および関連するボトルネックとリスクの概要を図で確認できます。

ガントチャートは、プロジェクト内のさまざまなアクティビティ間の依存関係とプロジェクトステータスを示すためにも使用できます。オンラインガントチャートは、活動による過剰な時間消費の潜在的な遅延などの問題を自動的に通知することにより、プロジェクト管理のよりスマートな方法を提供します。

1 つのプロジェクトに関連付けられた複数のタスクの概要、または複数のプロジェクトの概要を表示できます。

Melanie Haselmayr は CURATED の不動産エージェント兼不動産投資家です。 Melani 氏によると、「ガントチャートは、スケジュールに依存するプロジェクトに最適です。タイムライン形式のレイアウトにより、締め切りを常に把握し、プロジェクトの進捗状況の概要を把握できます。」

ガントチャートとチームコラボレーション

ガントチャートプロジェクト管理ツールが提供できる数多くの利点の 1 つは、チームワークの向上とチーム間の共同作業の合理化です。カレンダーと統合されたガントチャート機能を含むプロジェクト管理ツールは、チームを 1 ページにまとめることで、プロジェクトの計画と監視を容易にします。

特定のガントチャートアプリでは、タスクの所有者をタイムラインに表示することもできます。プロジェクトの関係と依存関係が透明な方法で構造化されているため、タスクの優先順位をシャッフルし、ワークロードを共有し、リソースが利用できない場合に代替を手配することが容易になります。これにより、過重労働を防ぎ、問題の所有者を特定し、問題の根本原因を特定するプロセスを促進します。

Harvard Business Review の上級編集者である Scott Berinato の記事によると、「ビジュアルコミュニケーションは、すべてのマネージャーにとって必須のスキルです。これは、ますます多くの場合、彼らの仕事を理解する唯一の方法だからです。」

ガントチャートの利点

ガントチャートの 6 つの効果的な利点を次に示します。

1. すべてを正しく理解する

プロジェクトに取り組むとき、効率的なチームは、プロジェクトをより良くするための変更に対して非常にオープンです。そのためには、彼らがどこにいても、スケジュールに多くの変更を組み込む必要があります。ここでガントチャートが真価を発揮します。

ガントチャートは、厳格なスケジュールを解くための鍵です。これらのチャートのおかげで、新しいプロジェクトを追加するために必要なスケジュールの空きを簡単に見つけることができます。

2. すべてを 1 つのビューで

市場には非常に多くの生産性プラットフォームが存在するため、ガントチャートは、途中で発生する可能性のある潜在的な問題を表示する追加機能とともに、すべてをすべて見るための素晴らしい方法です.

3. プロジェクトを簡単に細かく分割する

会社が適切なリソース管理戦略を実施していない場合、ガントチャートは、チーム全体が確認できるようにすべてのタスクとプロジェクトをレイアウトするのに最適な方法です。この観点から、すべてのアクティビティをチーム全体に効果的に分散させることができ、ワークロードを簡単に処理できます。

4.依存関係を確認する

相互のタスクの依存関係を確認することもできます。これにより、同時に作業できるタスクと相互に依存しているタスクを確認できるため、貴重な時間を大幅に節約できます。

このタスクの依存関係を体験したい場合は、この機能の完全な構成がソフトウェアに組み込まれている nTask に進んでください。

5. 自動スケジューラ

ガントチャートを適切に機能させたい場合は、作業を行う必要があります。あなたがしなければならないことは、タスクにかかると予想されるすべての時間枠を入力し、それを追跡する必要があるということです. これにより、チャートが効果的に作業を行い、必要な結果を予測するのに十分な情報が提供されます。

必要な結果は何ですか？これらは、目標を達成するために適応しなければならない手順の予測であり、開発手順を最適化するために必要なすべての変更も表示されます。

6.透明性

ガントチャートの最も驚くべき機能は、ガントチャートの作業が非常に透明であることです。すべての見積もりと比較して、すべての情報が非常に明確に表示されます。これは、タスクの進行状況を監視するのに役立つ最速の手順の 1 つであり、必要なすべての変更を警告することもできます。

ガントチャートの作成方法

ガントチャートは、特定のプロジェクトの作業分解構造 (WBS) を通じてプロジェクトスケジュールを示す棒グラフとして定義できます。最初のガントチャートは、1890 年代半ばに Karol Adamiecki によって考案されたことが知られています。

Adamiecki は、管理のアイデアとテクニックに取り組んだポーランドのエンジニアでした。その後、アメリカ人エンジニアのヘンリー・ガントが 1910 年から 1915 年にかけてこのようなチャートのアイデアを採用しました。その後、これらのチャートは彼の名前に関連付けられるようになりました。

ガントチャートは、基本的に次の基本要素で構成されています。

プロジェクトの開始日と終了日を示す定義済みのタイムラインメーカー
プロジェクトのタスクと活動
タスク所有者
各タスクの開始日と終了日
各タスクの所要時間
必要に応じて、タスクのグループ化と依存関係/関係

nTask でインタラクティブなガントチャートを試してください。無料トライアルを開始します。

ガントチャートを使用するのは誰ですか?

ガントチャートは、プロジェクトやワークフローをチェックする必要がある人なら誰でも使用できます。特定の業界に限定されるものではありません。むしろ、複数の役割が同じガントチャートを使用して、それぞれのレベルから進捗を監視できます。ガントチャートを使用する一般的な役割には、次のようなものがあります。

Cスイート、つまりCEO、CIO、CFO、CTO
ゼネラルマネージャー
プロジェクトマネージャー
マーケティングマネージャー
運用管理者
人事マネージャー
管理者
スケジュール管理者
チームリーダー

Laura Shin は暗号/ブロックチェーンのジャーナリストであり、Unchained および Unconfirmed ポッドキャストのホストです。ローラ言います:

「チームでもソロでも、プロジェクト管理にはガントチャートを強くお勧めします。これらは、各プロジェクトにかかる可能性のある時間と、開始日と終了日を視覚的に表したものです。将来のタイムラインを予測するだけでなく、自分の仕事が多すぎる時期を判断するのにも非常に役立ちます。」

ガントチャートの長所と短所

他のすべてのものと同様に、ガントチャートにも独自の長所と短所があります。プロジェクト管理の実践にガントチャートソフトウェアを採用するかどうかを決定する前に、知っておくべき特定の要素を次に示します。

長所

複雑なワークフローを管理可能なアクティビティに簡素化

ガントチャートを使用すると、一見圧倒的なタスクを、透過的なビューを使用して管理しやすい一連のタスクに減らすことができます。

タスクとプロジェクトを整理する

複雑なワークフローをタスクとプロジェクトに編成できます。これは、各プロジェクトの目標に関連する主要な活動を設計し、優先順位を付けるのに役立ちます。

現実的な時間枠を設定するのに役立ちます

タスクの開始と完了に現実的な時間枠を設定できます。

クリティカルパスを特定する

ガントチャートは、プロジェクトのクリティカルパスを特定するのに役立ちます。本質的には、プロジェクトを完了するために必要な最小時間を決定するのはパスです。

目標達成を促進する

ガントチャートは、すべてのレベルでの実用的な時間枠により、プロジェクトの目標を達成するのに役立ちます。

仕事の透明なビューを提供する

関連するタスクを透過的に視覚化することで、すべての詳細を把握しやすくなります。

潜在的な問題を強調する

ガントチャートは、時間の重複、マイルストーンの遅延、アクティビティによる余分な時間の消費など、問題やリスクを強調するのに役立ちます。

短所

複雑さのレベルが上がる可能性があります

作業を簡素化することを目的としていますが、同時に管理するプロジェクトの数によっては、特定のガントチャートが複雑になる場合があります。細部に目を配り、優れた管理と即興のスキルが必要です。

継続的な監視と更新が必要

プロジェクトの進行状況が正しく描かれていることを確認するには、すべてのチームメンバーがガントチャートの一貫した更新を監視する必要があります。結果を効率的に表示するには、リソースと作業を慎重に計画して割り当てることが重要です。

紙面では無理

初期のガントチャートは物理的な形で始まりましたが、紙に残すのは困難です。したがって、これらはほとんどがデジタルに限定され、最もよく管理されます。つまり、レポートやその他の形式のドキュメントのように効果的に印刷することはできません。

nTask を使用してガントチャートを作成する

nTaskで効果的なガントチャートを作成するには、次の属性が不可欠です。 nTask ガントチャートの例で、それらすべてを見てみましょう。

1. プロジェクトとタスク

nTask ソフトウェアのワークスペースでプロジェクトを作成するときはいつでも、それに関連するさまざまなタスクでいっぱいになります。

設定した基準に従ってタスクが完了すると、以下に示すように、完了率/進行状況がインターフェイスに表示されます。

2. 開始日と終了日

nTask を使用している場合、アプリケーションがさまざまな日付に従って成果物をスケジュールするオプションを提供するため、すべてのタスクスケジュールアクティビティが非常に簡単になります。

これらの日付は、それらのアプリケーションを追跡し、期限が守られているかどうかを確認するために必要な開始日と終了日です。

以下のガントチャートの例に示すように、それぞれのセクションから日付を設定できます。また、日付には次のような複数のオプションがあります。「実績」と「計画」です。

要件に応じて、これらのカテゴリから簡単に選択できます。

3. 譲受人

タスクを作成して更新を設定したら、次のステップは、それらのタスクを実行するチームメンバーを任命することです。

これらの担当者は、その特定のタスクの担当者リストに電子メールアドレスを追加することで、インターフェイスを介して簡単に指定できます。

4. マイルストーン

nTask を使用してプロジェクトやタスク内に設定できるさまざまな種類のマイルストーンがあります。インターフェイスを介して作成されたら、同じインターフェイスから進行状況を確認できます。

5. チェックリスト

次のステップは、チームが取り組んでいるさまざまなタスクとプロセスをすべて追跡するのに役立つチェックリストを作成することです。

これらのリストは、進行中のすべてのタスクと、締め切りに間に合っているかどうかを監視できるタスクの進行状況メーターです。

6. タスクのステータス

nTask では、プロジェクトに含まれるさまざまなタスクすべてのステータスを設定することもできます。以下に示すように、5 つの異なるオプションに設定して、タスクの進行状況を示すことができます。

7.依存関係

ガントチャートに nTask を使用すると、他のタスクとのさまざまなタスクの依存関係、マイルストーンとのタスクの依存関係、および他のマイルストーンとのマイルストーンの依存関係を作成できます。

これらの依存関係を識別し、次のように並べ替えることができます。

開始する
仕上げから仕上げまで
仕上げを始める
終了から開始

8. 事業費

プロジェクト開発プロセスで実行されるすべてのタスクに関連する予算を追跡することもできます。また、nTask を使用してガントチャートを作成すると、プロジェクト全体についても追跡できます。

9. プロジェクトの概要

進行中のワークフロー中、特にタスクとプロジェクト全体が完了すると、nTask はプロジェクトで発生したすべてのさまざまな要素とアクティビティの概要を提供します。最初に見落とされた抜け穴を分析するために、それらを有利に使用してください。

この利用可能なデータを使用して、次のプロジェクトを効率的に締め切り前に完了することができます。

プロジェクト管理のガントチャート

プロジェクト計画のためのさまざまなツールやフレームワークにもかかわらず、ガントチャートは世界中の専門家の間で引き続き人気があります。プロジェクト管理ソリューションの最新の開発に組み込まれたプロジェクト管理は、ガントチャートを使用してより簡単かつ効率的になりました。

特に、プロジェクト間で切り替え可能なタスクと反復タスクのオプションにより、ガントチャートはこれまで以上にダイナミックになります。

Software Advice による最近の調査によると、かなりの数のプロジェクト管理専門家 (約 43%) が、ガントチャートの作成と保守など、手動の方法を使用してプロジェクト計画を実行しています。回答者の 35% が、プロジェクト管理ツール内でガントチャートを適用する傾向を示しています。

ガントチャートソフトウェアを使用していますか。はいの場合、プロジェクトとワークフローを管理する際にどのように役立ちますか? 以下のコメントであなたのストーリーを共有してください。

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