O que é um gráfico de Gantt? Como e quando usar um software de gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt tornou-se uma das ferramentas mais críticas para gerentes de projeto em vários setores. De acordo com o Capterra, algumas das principais indústrias que empregam gráficos de Gantt incluem educação, finanças, marketing, TI e construção.

O que é um gráfico de Gantt?

Os gráficos de Gantt fornecem uma visão geral do projeto em questão, o que facilita o planejamento, o gerenciamento e o monitoramento do projeto de forma rápida e eficaz. Em vez de ter que passar por várias instâncias de relatórios e documentos tediosos, um gráfico de Gantt fornece uma visão geral pictórica do fluxo de trabalho, os marcos alcançados, as fases de planejamento e os gargalos e riscos associados.

Gráficos de Gantt também podem ser usados ​​para mostrar dependências entre diferentes atividades em um projeto e o status do projeto. Os gráficos de Gantt on-line oferecem uma maneira mais inteligente de gerenciamento de projetos, notificando automaticamente problemas como possíveis atrasos de consumo excessivo de tempo por atividades.

Você pode ter uma visão geral de várias tarefas associadas a um único projeto ou uma visão de alto nível de vários projetos.

Melanie Haselmayr é corretora de imóveis e investidora imobiliária da CURATED. De acordo com Melani, “Os gráficos de Gantt são melhores para projetos que dependem do cronograma. Seu layout em formato de linha do tempo permite que você fique em dia com seus prazos e mantenha uma visão geral do andamento do projeto.”

Gráficos de Gantt e colaboração em equipe

Uma das inúmeras vantagens que uma ferramenta de gerenciamento de projetos de gráfico de Gantt pode oferecer é o aumento do trabalho em equipe e a colaboração simplificada entre as equipes. Integrado com um Calendário, uma ferramenta de gerenciamento de projetos que abrange os recursos do gráfico de Gantt pode facilitar o planejamento e o monitoramento do projeto, mantendo a equipe em uma página.

Certos aplicativos de gráfico de Gantt permitem até mesmo descrever o proprietário da tarefa com a tarefa na linha do tempo. Com os relacionamentos e dependências do projeto estruturados de forma transparente, é mais fácil embaralhar as prioridades das tarefas, compartilhar a carga de trabalho e arranjar substitutos caso os recursos não estejam disponíveis. Isso ajuda a impedir o excesso de trabalho, identificar os proprietários de problemas e agilizar o processo para identificar as causas-raiz dos problemas.

De acordo com um artigo de Scott Berinato, editor sênior da Harvard Business Review, “a comunicação visual é uma habilidade obrigatória para todos os gerentes, porque, cada vez mais, é a única maneira de entender o trabalho que eles fazem”.

Benefícios do gráfico de Gantt

Aqui estão 6 benefícios eficazes dos gráficos de Gantt:

1. Compreensão adequada de tudo

Ao trabalhar em um projeto, uma equipe eficiente está muito aberta a modificações para tornar o projeto melhor. Para isso, eles precisam incorporar muitas mudanças em sua agenda, sejam elas quais forem e onde quer que venham. É aí que o gráfico de Gantt se destaca.

Os gráficos de Gantt são a chave para desvendar cronogramas rígidos. Você pode encontrar facilmente vagas em sua agenda que são necessárias para adicionar novos projetos, graças a esses gráficos.

2. Uma Visão Única para Tudo

Com a presença de tantas plataformas de produtividade no mercado, os gráficos de Gantt são um método incrível para ver tudo junto com a funcionalidade adicional de exibir quaisquer problemas potenciais que possam surgir ao longo do caminho.

3. Divida facilmente os projetos em partes menores

Se a empresa não estiver implementando estratégias adequadas de gerenciamento de recursos, os gráficos de Gantt são a maneira perfeita de apresentar todas as tarefas e projetos para que toda a equipe veja. A partir dessa visão, todas as atividades podem ser efetivamente dispersas por toda a equipe e a carga de trabalho pode ser facilmente tratada.

4. Verifique as dependências

Você também pode verificar as dependências das tarefas entre si. Isso ajudará você a verificar as tarefas nas quais você pode trabalhar simultaneamente e que dependem umas das outras, economizando muito tempo precioso.

Se você quiser experimentar essa Dependência de Tarefas, vá até o nTask, que possui a configuração perfeita desse recurso incorporado em seu software.

5. Agendador Automático

Se você deseja que seu gráfico de Gantt funcione corretamente, você precisa trabalhar. O que você precisa fazer é inserir todos os prazos esperados que suas tarefas levarão e, em seguida, rastreá-lo. Isso fornecerá informações suficientes para que os gráficos façam seu trabalho com eficiência e projetem os resultados necessários.

Quais são os resultados necessários? Bem, estas são projeções dos procedimentos que você precisa adaptar para atingir seus objetivos, e também exibirá todas as alterações que você precisa fazer para otimizar seu procedimento de desenvolvimento.

6. Transparência

A característica mais incrível dos gráficos de Gantt é que é muito transparente sobre o trabalho que faz. Ele exibe todas as suas informações de forma bastante clara em comparação com todas as estimativas. É também um dos procedimentos mais rápidos que podem ajudá-lo a monitorar as progressões das tarefas e também pode alertá-lo sobre todas as alterações que precisam ser feitas.

Como fazer um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt pode ser definido como um gráfico de barras que ilustra um cronograma de projeto por meio de uma estrutura analítica do projeto (WBS) de um projeto específico. Sabe-se que o primeiro gráfico de Gantt foi criado por Karol Adamiecki em meados da década de 1890.

Adamiecki foi um engenheiro polonês que trabalhou em ideias e técnicas de gestão. Mais tarde, um engenheiro americano, Henry Gantt, assumiu a ideia de tais cartas entre 1910 e 1915. Por sua vez, essas cartas ficaram associadas ao seu nome.

Um gráfico de Gantt é essencialmente composto pelos seguintes elementos básicos:

• Criador de cronograma definido, ou seja, mostrando as datas de início e término do projeto
• Tarefas e atividades do projeto
• Proprietário da tarefa
• Datas de início e término de cada tarefa
• Tempo de duração de cada tarefa
• Se necessário, agrupamento de tarefas e dependências/relacionamentos

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Quem usa gráficos de Gantt?

Um gráfico de Gantt pode ser usado por qualquer pessoa que precise acompanhar projetos ou fluxos de trabalho. Não se limita a uma indústria específica. Em vez disso, várias funções podem usar o mesmo gráfico de Gantt para supervisionar o progresso de seu nível. Algumas das funções comuns usando gráficos de Gantt incluem:

• O C-Suite, ou seja, CEOs, CIOs, CFOs e CTOs
• Gerentes Gerais
• Gerentes de projeto
• Gerentes de marketing
• Gerentes de Operações
• Gerentes de RH
• Administradores
• Gerenciadores de agendamento
• Líderes de equipe

Laura Shin é jornalista de cripto/blockchain e apresentadora dos podcasts Unchained e Unconfirmed. Laura diz:

“Eu recomendo gráficos de Gantt para gerenciamento de projetos, seja trabalhando em equipe ou sozinho. Eles são representações visuais de quanto tempo cada projeto provavelmente levará e quais são suas datas de início e término. É imensamente útil não apenas para projetar cronogramas futuros, mas também para determinar quando você tem muito trabalho no seu prato.”

Prós e contras dos gráficos de Gantt

Como em todo o resto, os gráficos de Gantt também vêm com seus próprios conjuntos de vantagens e desvantagens. Aqui estão alguns fatores que você deve saber antes de decidir se deve ou não adotar um software de gráfico de Gantt em suas práticas de gerenciamento de projetos:

Prós

Simplifique fluxos de trabalho complexos em atividades gerenciáveis

Os gráficos de Gantt podem reduzir uma tarefa aparentemente esmagadora em um conjunto gerenciável de tarefas com uma visão transparente.

Organize tarefas e projetos

Você pode organizar fluxos de trabalho complexos em tarefas e projetos. Isso ajuda a projetar e priorizar as principais atividades relevantes para cada objetivo do projeto.

Ajude a definir prazos realistas

Você pode definir prazos realistas para o início e a conclusão da tarefa.

Identifique o caminho crítico

Os gráficos de Gantt ajudam a identificar o caminho crítico de um projeto. Em essência, é o caminho que determina a quantidade mínima de tempo necessária para concluir um projeto.

Facilita o alcance de metas

Os gráficos de Gantt ajudam você a atingir as metas do seu projeto devido a um prazo prático em todos os níveis.

Forneça uma visão transparente do trabalho

É mais fácil acompanhar cada detalhe por meio de uma visualização transparente das tarefas envolvidas.

Destaque possíveis problemas

Os gráficos de Gantt podem ajudar a destacar problemas e riscos, incluindo sobreposições de tempo, atraso de marco ou consumo excessivo de tempo por qualquer atividade.

Contras

Pode aumentar os níveis de complexidade

Embora destinado a simplificar o trabalho, dependendo do número de projetos que estão sendo gerenciados simultaneamente, um determinado gráfico de Gantt pode se tornar complexo. Precisa de atenção aos detalhes e boas habilidades de gerenciamento e improvisação.

Precisa de monitoramento e atualizações constantes

Para garantir que o projeto seja retratado corretamente, o gráfico de Gantt precisa ser monitorado para atualizações consistentes, por todos os membros da equipe. É importante ter seus recursos e trabalho designados cuidadosamente planejados para renderizar resultados com eficiência.

Não é viável no papel

Embora os gráficos de Gantt iniciais tenham começado na forma física, eles são difíceis de manter no papel. Portanto, estes são principalmente limitados e melhor gerenciados digitalmente, ou seja, não podem ser impressos de forma eficaz como é feito com relatórios e outras formas de documentação.

Usando nTask para fazer um gráfico de Gantt

Os atributos a seguir são essenciais para criar um gráfico de Gantt eficaz com nTask . Vamos dar uma olhada em todos eles em um exemplo de gráfico de Gantt nTask.

1. Projeto e Tarefas

Sempre que você fizer um projeto em um espaço de trabalho no software nTask, você o preencherá com diferentes tarefas relacionadas a ele.

Quando as tarefas forem concluídas de acordo com os critérios que você definiu para elas, sua porcentagem/progresso de conclusão aparecerá na interface conforme mostrado abaixo.

2. Datas de início e término

Quando você estiver usando o nTask, todas as suas atividades de agendamento de tarefas ficarão muito mais fáceis, pois o aplicativo oferece a opção de agendar entregas de acordo com diferentes datas.

Essas datas são as datas de início e término necessárias para acompanhar essas inscrições e verificar se os prazos foram cumpridos ou não.

Você pode definir as datas de suas respectivas seções, conforme mostrado no exemplo do gráfico de Gantt abaixo. Além disso, você tem várias opções de datas, como; 'Real' e 'Planejado'.

Você pode facilmente escolher entre essas categorias de acordo com suas necessidades.

3. Cessionários

Depois de criar as tarefas e definir as atualizações, a próxima etapa é nomear os membros da equipe que realizarão essas tarefas.

Esses Responsáveis ​​podem ser facilmente designados por meio da interface, adicionando seus endereços de e-mail na lista de responsáveis ​​dessa tarefa específica.

4. Marcos

Existem diferentes tipos de marcos que você pode definir dentro de seus projetos e tarefas, usando o nTask. Uma vez que eles tenham sido criados através da interface, você pode verificar seu progresso na mesma interface.

5. Listas de verificação

A próxima etapa é criar as listas de verificação que o ajudarão a rastrear todas as diferentes tarefas e processos em que a equipe está trabalhando.

Essas listas são os medidores de andamento das tarefas que permitem que você fique de olho em tudo o que está acontecendo e se os prazos estão sendo cumpridos ou não.

6. Status da Tarefa

No nTask, você também pode definir o status de todas as diferentes tarefas incluídas nos projetos. Você pode configurá-los para 5 opções diferentes, conforme mostrado abaixo, para indicar o progresso da tarefa.

7. Dependências

Ao usar o gráfico nTask for Gantt, você pode criar diferentes dependências de tarefas com outras tarefas, dependências de tarefas com marcos e dependências de marcos com outros marcos.

Você pode identificar essas dependências e ordená-las como:

• Comece a começar
• Terminar para terminar
• Comece a terminar
• Terminar para começar

8. Custo do Projeto

Você também pode acompanhar o orçamento relacionado a todas as tarefas executadas no processo de desenvolvimento do projeto e também para o projeto geral ao usar o nTask para criar seus gráficos de Gantt.

9. Resumo do Projeto

Durante um fluxo de trabalho contínuo, especialmente quando as tarefas e o projeto geral são concluídos, o nTask fornece um resumo de todos os diferentes elementos e atividades que ocorreram no projeto. Use-os a seu favor para analisar quaisquer brechas que foram ignoradas na primeira vez.

Com esses dados disponíveis, seu(s) próximo(s) projeto(s) pode(m) ser concluído(s) com eficiência e muito antes do prazo.

Gráficos de Gantt para gerenciamento de projetos

Apesar de várias ferramentas e estruturas para planejamento de projetos, os gráficos de Gantt continuam seus níveis de popularidade globalmente com profissionais. Incorporado nos mais recentes desenvolvimentos de soluções de gerenciamento de projetos, o gerenciamento de projetos tornou-se mais fácil e eficiente usando gráficos de Gantt.

Especialmente com a opção de alternância de tarefas entre projetos e tarefas repetidas, os gráficos de Gantt são muito mais dinâmicos do que nunca.

De acordo com uma pesquisa recente da Software Advice, um número significativo de profissionais de gerenciamento de projetos, cerca de 43%, ainda realiza o planejamento de projetos usando métodos manuais, ou seja, criando e mantendo gráficos de Gantt. 35% dos entrevistados mostram uma inclinação para a aplicação de gráficos de Gantt nas ferramentas de gerenciamento de projetos.

Você usa um software de gráfico de Gantt? Se sim, como eles o ajudam no gerenciamento de seus projetos e fluxo de trabalho? Compartilhe sua história nos comentários abaixo.