Что такое диаграмма Ганта? Как и когда использовать программное обеспечение для создания диаграмм Ганта?

Диаграмма Ганта стала одним из наиболее важных инструментов для менеджеров проектов в различных отраслях. Согласно Capterra, некоторые из основных отраслей, использующих диаграммы Ганта, включают образование, финансы, маркетинг, информационные технологии и строительство.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграммы Ганта обеспечивают визуальный обзор текущего проекта, что облегчает быстрое, но эффективное планирование, управление и мониторинг проекта. Вместо того, чтобы просматривать несколько экземпляров утомительных отчетов и документов, диаграмма Ганта дает наглядное представление о рабочем процессе, достигнутых вехах, этапах планирования и связанных с ними узких местах и ​​рисках.

Диаграммы Ганта также можно использовать для отображения зависимостей между различными действиями в проекте и статусом проекта. Онлайн-диаграммы Ганта предлагают более разумный способ управления проектами, автоматически уведомляя о таких проблемах, как потенциальные задержки или чрезмерное потребление времени действиями.

У вас может быть обзор нескольких задач, связанных с одним проектом, или высокоуровневое представление нескольких проектов.

Мелани Хазельмайр — агент по недвижимости и инвестор в недвижимость компании CURATED. По словам Мелани, «диаграммы Ганта лучше всего подходят для проектов, которые зависят от графика. Их макет в формате временной шкалы позволяет вам не отставать от сроков и следить за ходом проекта».

Диаграммы Ганта и совместная работа в команде

Одним из многочисленных преимуществ, которые может предложить инструмент управления проектами с диаграммами Ганта, является повышение командной работы и оптимизация сотрудничества между командами. Интегрированный с календарем инструмент управления проектами, включающий функции диаграммы Ганта, может упростить планирование и мониторинг проекта, удерживая команду на одной странице.

Некоторые приложения с диаграммами Ганта даже позволяют отображать владельца задачи с задачей на временной шкале. Благодаря прозрачной структуре взаимосвязей и зависимостей между проектами упрощается перетасовка приоритетов задач, распределение рабочей нагрузки и поиск заменителей в случае нехватки ресурсов. Это помогает предотвратить переутомление, определить владельцев проблем и ускорить процесс выявления основных причин проблем.

Согласно статье Скотта Беринато, старшего редактора Harvard Business Review, «визуальная коммуникация является обязательным навыком для всех менеджеров, потому что все чаще и чаще это единственный способ понять смысл своей работы».

Преимущества диаграммы Ганта

Вот 6 эффективных преимуществ диаграмм Ганта:

1. Правильное понимание всего

Работая над проектом, эффективная команда очень открыта для модификаций, чтобы сделать проект лучше. Для этого они должны внести множество изменений в свой график, какими бы они ни были и куда бы они ни пришли. Вот где диаграмма Ганта вступает в свои права.

Диаграммы Ганта — ключ к распутыванию жестких графиков. Благодаря этим таблицам вы можете легко найти свободные места в своем расписании, необходимые для добавления новых проектов.

2. Один вид для всего

При наличии на рынке такого большого количества платформ для повышения производительности диаграммы Ганта — это отличный способ увидеть все вместе, а также дополнительные функции отображения любых потенциальных проблем, которые могут возникнуть на этом пути.

3. Легко разбивайте проекты на более мелкие части

Если компания не реализует надлежащие стратегии управления ресурсами, диаграммы Ганта — идеальный способ представить все задачи и проекты для всей команды. С этой точки зрения все действия могут быть эффективно распределены по всей команде, и рабочая нагрузка может быть легко решена.

4. Проверьте зависимости

Вы также можете проверить зависимости задач друг от друга. Это поможет вам проверить задачи, над которыми вы можете работать одновременно и которые зависят друг от друга, сэкономив вам много драгоценного времени.

Если вы хотите испытать эту зависимость от задач, перейдите к nTask, у которого есть идеальная конфигурация этой функции, встроенная в их программное обеспечение.

5. Автоматический планировщик

Если вы хотите, чтобы ваша диаграмма Ганта работала должным образом, вам придется потрудиться. Что вам нужно сделать, так это ввести все ожидаемые сроки выполнения ваших задач, а затем отслеживать их. Это предоставит достаточно информации, чтобы диаграммы могли эффективно выполнять свою работу и прогнозировать требуемые результаты.

Каковы требуемые результаты? Что ж, это прогнозы процедур, которые вы должны адаптировать для достижения своих целей, а также они будут отображать все изменения, которые вам необходимо внести, чтобы оптимизировать вашу процедуру разработки.

6. Прозрачность

Самая удивительная особенность диаграмм Ганта заключается в том, что они очень прозрачны в отношении работы, которую они выполняют. Он отображает всю свою информацию довольно четко по сравнению со всеми оценками. Это также одна из самых быстрых процедур, которая может помочь вам отслеживать ход выполнения задачи, а также может предупредить вас обо всех изменениях, которые необходимо внести.

Как сделать диаграмму Ганта?

Диаграмма Ганта может быть определена как столбчатая диаграмма, которая иллюстрирует расписание проекта через структурную декомпозицию работ (WBS) конкретного проекта. Известно, что первая диаграмма Ганта была разработана Каролем Адамецки в середине 1890-х годов.

Адамецкий был польским инженером, работавшим над идеями и методами управления. Позже американский инженер Генри Гантт подхватил идею таких диаграмм между 1910 и 1915 годами. В свою очередь, эти диаграммы стали ассоциироваться с его именем.

Диаграмма Ганта состоит из следующих основных элементов:

• Создатель определенной временной шкалы, т. е. отображение дат начала и окончания проекта.
• Задачи и мероприятия проекта
• Владелец задачи
• Даты начала и окончания каждой задачи
• Длительность каждой задачи
• При необходимости группировка задач и зависимости/отношения

Попробуйте интерактивные диаграммы Ганта с помощью nTask. Начните бесплатную пробную версию .

Кто использует диаграммы Ганта?

Диаграмму Ганта могут использовать все, кому нужно следить за проектами или рабочими процессами. Он не ограничивается конкретной отраслью. Скорее, несколько ролей могут использовать одну и ту же диаграмму Ганта для наблюдения за прогрессом на своем уровне. Некоторые из распространенных ролей, использующих диаграммы Ганта, включают:

• C-Suite, то есть генеральные директора, ИТ-директора, финансовые директора и технические директора
• Генеральные менеджеры
• Руководители проекта
• Менеджеры по маркетингу
• Операционные менеджеры
• Менеджеры по персоналу
• Администраторы
• Менеджеры по планированию
• Лидеры команд

Лора Шин — крипто/блокчейн-журналист и ведущая подкастов Unchained и Unconfirmed. Лора говорит:

«Я настоятельно рекомендую диаграммы Ганта для управления проектами, независимо от того, работаете ли вы в команде или в одиночку. Они представляют собой визуальное представление того, сколько времени, вероятно, займет каждый проект, и каковы ваши даты начала и окончания. Это чрезвычайно полезно не только для прогнозирования будущих сроков, но и для определения того, когда у вас слишком много работы на вашей тарелке».

Плюсы и минусы диаграмм Ганта

Как и все остальное, диаграммы Ганта также имеют свои преимущества и недостатки. Вот некоторые факторы, которые вы должны знать, прежде чем принимать решение о том, следует ли использовать программное обеспечение для создания диаграмм Ганта в своей практике управления проектами:

Плюсы

Превратите сложные рабочие процессы в управляемые действия

Диаграммы Ганта могут превратить кажущуюся непосильной задачу в управляемый набор задач с прозрачным представлением.

Систематизируйте задачи и проекты

Вы можете организовать сложные рабочие процессы в задачи и проекты. Это помогает планировать и расставлять приоритеты по основным видам деятельности, относящимся к каждой цели проекта.

Помогите установить реалистичные сроки

Вы можете установить реалистичные временные рамки для запуска и завершения задачи.

Определить критический путь

Диаграммы Ганта помогают определить критический путь проекта. По сути, это путь, который определяет минимальное количество времени, необходимое для завершения проекта.

Способствует достижению цели

Диаграммы Ганта помогут вам достичь целей вашего проекта благодаря практическим временным рамкам на всех уровнях.

Обеспечьте прозрачное представление о работе

Легче быть в курсе каждой детали благодаря прозрачной визуализации связанных задач.

Выделите потенциальные проблемы

Диаграммы Ганта могут помочь выявить проблемы и риски, включая совпадения во времени, задержку вех или избыточное потребление времени какой-либо деятельностью.

Минусы

Может увеличиваться уровень сложности

Хотя диаграмма Ганта предназначена для упрощения работы, в зависимости от количества проектов, управляемых одновременно, определенная диаграмма Ганта может стать сложной. Это требует внимания к деталям и хороших навыков управления и импровизации.

Нужен постоянный мониторинг и обновления

Чтобы убедиться, что проект правильно отображается в том виде, в котором он идет, диаграмма Ганта должна постоянно обновляться всеми членами команды. Важно, чтобы ваши ресурсы и назначенная работа были тщательно спланированы, чтобы эффективно отображать результаты.

Невозможно на бумаге

Хотя первоначальные диаграммы Ганта были созданы в физической форме, их трудно сохранить на бумаге. Следовательно, они в основном ограничены и лучше всего управляются в цифровом виде, т.е. не могут быть эффективно распечатаны, как это делается с отчетами и другими формами документации.

Использование nTask для создания диаграммы Ганта

Следующие атрибуты необходимы для создания эффективной диаграммы Ганта с помощью nTask . Давайте рассмотрим их все на примере диаграммы Ганта nTask.

1. Проект и задачи

Всякий раз, когда вы создаете проект в рабочей области в программном обеспечении nTask, вы собираетесь заполнить его различными задачами, связанными с ним.

Когда задачи будут выполнены в соответствии с критериями, которые вы для них установили, их процент выполнения/прогресс отобразится в интерфейсе, как показано ниже.

2. Даты начала и окончания

Когда вы используете nTask, все ваши действия по планированию задач станут намного проще, поскольку приложение предоставляет возможность планировать результаты в соответствии с разными датами.

Эти даты являются датами начала и окончания, которые необходимы для отслеживания этих приложений и проверки соблюдения сроков или нет.

Вы можете установить даты из соответствующих разделов, как показано в примере диаграммы Ганта ниже. Кроме того, у вас есть несколько вариантов дат, например; «Фактическое» и «Запланированное».

Вы можете легко выбрать из этих категорий в соответствии с вашими требованиями.

3. Правопреемники

После создания задач и настройки обновлений следующим шагом будет назначение членов команды, которые будут выполнять эти задачи.

Этих уполномоченных можно легко назначить через интерфейс, добавив их адреса электронной почты в список уполномоченных для этой конкретной задачи.

4. Вехи

Существуют различные типы вех, которые вы можете установить в своих проектах и ​​задачах с помощью nTask. После того, как они были созданы через интерфейс, вы можете проверить их прогресс из того же интерфейса.

5. Контрольные списки

Следующим шагом будет создание контрольных списков, которые помогут вам отслеживать все различные задачи и процессы, над которыми работает команда.

Эти списки представляют собой индикаторы выполнения задач, которые позволяют вам следить за всем, что происходит, и за тем, соблюдаются ли сроки или нет.

6. Статус задачи

В nTask вы также можете установить статус всех различных задач, включенных в проекты. Вы можете установить для них 5 различных параметров, как показано ниже, чтобы указать ход выполнения задачи.

7. Зависимости

Когда вы используете nTask для диаграммы Ганта, вы можете создавать различные зависимости задач с другими задачами, зависимости задач с вехами и зависимости вех с другими вехами.

Вы можете идентифицировать эти зависимости и упорядочить их как:

• Начать, чтобы начать
• Готово, чтобы закончить
• Начать, чтобы закончить
• Готово, чтобы начать

8. Стоимость проекта

Вы также можете отслеживать бюджет, связанный со всеми задачами, выполняемыми в процессе разработки проекта, а также для всего проекта, когда вы используете nTask для создания диаграмм Ганта.

9. Резюме проекта

Во время текущего рабочего процесса, особенно когда задачи и проект в целом завершены, nTask предоставляет сводку всех различных элементов и действий, которые произошли в проекте. Используйте их в своих интересах, чтобы проанализировать любые лазейки, которые были упущены из виду в первый раз.

С этими доступными данными ваш следующий проект (проекты) может быть завершен эффективно и намного раньше установленного срока.

Диаграммы Ганта для управления проектами

Несмотря на различные инструменты и рамки для планирования проектов, диаграммы Ганта продолжают пользоваться популярностью среди профессионалов во всем мире. Включенные в последние разработки решений для управления проектами, управление проектами стало проще и эффективнее с использованием диаграмм Ганта.

Особенно с возможностью переключения задач между проектами и повторяющимися задачами диаграммы Ганта стали гораздо более динамичными, чем когда-либо прежде.

Согласно недавнему опросу, проведенному Software Advice, значительное число специалистов по управлению проектами, около 43%, по-прежнему осуществляют планирование проектов вручную, т.е. создают и поддерживают диаграммы Ганта. 35% респондентов склонны использовать диаграммы Ганта в инструментах управления проектами.

Используете ли вы программное обеспечение для создания диаграмм Ганта? Если да, то как они помогают вам в управлении вашими проектами и рабочим процессом? Поделитесь своей историей в комментариях ниже.