Gantt Şeması Nedir? Gantt Şeması Yazılımı Nasıl ve Ne Zaman Kullanılır?

Gantt Şeması, çeşitli sektörlerdeki proje yöneticileri için en kritik araçlardan biri haline geldi. Capterra'ya göre, Gantt çizelgelerini kullanan başlıca endüstrilerden bazıları eğitim, finans, pazarlama, BT ve inşaattır.

Gantt Şeması nedir?

Gantt çizelgeleri, hızlı ancak etkili proje planlama, yönetim ve izlemeyi kolaylaştıran, eldeki projeye görsel bir genel bakış sağlar. Bir Gantt Şeması, çok sayıda sıkıcı rapor ve belge örneğini gözden geçirmek yerine, iş akışına, ulaşılan kilometre taşlarına, planlama aşamalarına ve ilgili darboğazlar ve risklere ilişkin resimli bir genel bakış sunar.

Gantt Şemaları, bir projedeki farklı etkinlikler ve proje durumu arasındaki bağımlılıkları göstermek için de kullanılabilir. Çevrimiçi Gantt Şemaları, faaliyetler tarafından fazla zaman tüketiminin olası gecikmeleri gibi sorunları otomatik olarak bildirerek daha akıllı bir proje yönetimi yolu sunar.

Tek bir projeyle ilişkili birden çok görevin genel görünümüne veya birden çok projenin üst düzey görünümüne sahip olabilirsiniz.

Melanie Haselmayr, CURATED ile bir emlakçı ve emlak yatırımcısıdır. Melani'ye göre, “Gantt Şemaları, zaman çizelgesine bağlı projeler için en iyisidir. Zaman çizelgesi biçimindeki yerleşimleri, son teslim tarihlerinize uymanıza ve projenin ilerlemesine ilişkin genel bir bakış açısına sahip olmanıza olanak tanır."

Gantt Şemaları ve Ekip İşbirliği

Bir Gantt şeması proje yönetimi aracının sunabileceği sayısız avantajlardan biri, artan ekip çalışması ve ekipler arasında kolaylaştırılmış işbirliğidir. Gantt şeması özelliklerini kapsayan bir proje yönetim aracı olan Calendar ile entegre, ekibi tek bir sayfada tutarak proje planlama ve izlemeyi kolaylaştırabilir.

Bazı Gantt şeması uygulamaları, görev sahibinin zaman çizelgesinde görevle birlikte gösterilmesine bile izin verir. Şeffaf bir şekilde yapılandırılmış proje ilişkileri ve bağımlılıkları ile, görev önceliklerini karıştırmak, iş yükünü paylaşmak ve kaynakların mevcut olmadığı durumlarda yedekleri düzenlemek daha kolaydır. Bu, fazla çalışmayı caydırmaya, sorun sahiplerini belirlemeye ve sorunların temel nedenlerini belirleme sürecini hızlandırmaya yardımcı olur.

Harvard Business Review'da Kıdemli Editör olan Scott Berinato'nun bir makalesine göre, "görsel iletişim tüm yöneticiler için olmazsa olmaz bir beceridir, çünkü giderek daha sık olarak, yaptıkları işi anlamlandırmanın tek yolu budur."

Gantt Grafiğinin Faydaları

İşte Gantt çizelgelerinin 6 etkili faydası:

1. Her Şeyi Doğru Anlamak

Bir proje üzerinde çalışırken, verimli bir ekip, projeyi daha iyi hale getirmek için değişikliklere çok açıktır. Bunun için, ne olurlarsa olsunlar ve nereye gelirlerse gelsinler, programlarına birçok değişikliği dahil etmeleri gerekiyor. Gantt şemasının kendine geldiği yer burasıdır.

Gantt çizelgeleri, katı çizelgeleri çözmenin anahtarıdır. Yeni projelere eklenmesi gereken boşlukları bu çizelgeler sayesinde programınızda kolayca bulabilirsiniz.

2. Her Şey İçin Tek Bir Görünüm

Piyasada çok sayıda üretkenlik platformunun bulunmasıyla, Gantt çizelgeleri, yol boyunca ortaya çıkabilecek olası sorunları görüntülemenin ek işlevselliği ile birlikte her şeyi görmek için harika bir yöntemdir.

3. Projeleri Kolayca Küçük Parçalara Bölün

Şirket uygun kaynak yönetimi stratejilerini uygulamıyorsa, Gantt çizelgeleri tüm ekibin görmesi için tüm görevleri ve projeleri düzenlemenin mükemmel bir yoludur. Bu bakış açısıyla, tüm faaliyetler ekibin her yerine etkili bir şekilde dağıtılabilir ve iş yükü kolayca ele alınabilir.

4. Bağımlılıkları Kontrol Edin

Ayrıca görevlerin birbirlerine olan bağımlılıklarını da kontrol edebilirsiniz. Bu, aynı anda üzerinde çalışabileceğiniz ve birbirine bağlı olan görevleri kontrol etmenize yardımcı olacak ve size çok değerli zaman kazandıracaktır.

Bu Görev Bağımlılığını deneyimlemek istiyorsanız, yazılımlarında bu özelliğin mükemmel yapılandırmasına sahip olan nTask'a gidin.

5. Otomatik Zamanlayıcı

Gantt Şemanızın düzgün çalışmasını istiyorsanız, işe koyulmalısınız. Yapmanız gereken, görevlerinizin alacağı tüm beklenen zaman dilimlerini girmeniz ve ardından takip etmenizdir. Bu, çizelgelerin işini etkin bir şekilde yapması ve gerekli sonuçları yansıtması için yeterli bilgiyi sağlayacaktır.

Gerekli sonuçlar nelerdir? Bunlar, hedeflerinize ulaşmak için uyarlamanız gereken prosedürlerin projeksiyonlarıdır ve ayrıca geliştirme prosedürünüzü optimize edecek, yapmanız gereken tüm değişiklikleri gösterecektir.

6. Şeffaflık

Gantt Charts'ın en şaşırtıcı özelliği, yaptığı iş konusunda çok şeffaf olmasıdır. Tüm tahminlere kıyasla tüm bilgilerini oldukça net bir şekilde gösterir. Ayrıca, görev ilerlemelerini izlemenize yardımcı olabilecek ve yapılması gereken tüm değişiklikler konusunda sizi uyarabilecek en hızlı prosedürlerden biridir.

Gantt şeması nasıl yapılır?

Bir Gantt şeması, belirli bir projenin iş kırılım yapısı (WBS) aracılığıyla bir proje çizelgesini gösteren bir çubuk grafik olarak tanımlanabilir. İlk Gantt şemasının 1890'ların ortalarında Karol Adamiecki tarafından tasarlandığı bilinmektedir.

Adamiecki, yönetim fikirleri ve teknikleri üzerinde çalışan Polonyalı bir mühendisti. Daha sonra, Amerikalı bir mühendis olan Henry Gantt, 1910 ve 1915 yılları arasında bu tür çizelgeler fikrini benimsedi. Sırasıyla, bu çizelgeler onun adıyla ilişkilendirildi.

Bir Gantt şeması temel olarak aşağıdaki temel unsurlardan oluşur:

• Tanımlanmış zaman çizelgesi oluşturucu , yani projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini gösterir
• Proje görevleri ve faaliyetleri
• Görev sahibi
• Her görev için başlangıç ​​ve bitiş tarihleri
• Her görev için süre
• Gerekirse, görev gruplaması ve bağımlılıklar/ilişkiler

nTask ile etkileşimli Gantt Grafiklerini deneyin. Ücretsiz Denemenizi başlatın.

Gantt çizelgelerini kimler kullanır?

Gantt şeması, projeleri veya iş akışlarını kontrol etmesi gereken herkes tarafından kullanılabilir. Belirli bir sektörle sınırlı değildir. Bunun yerine, birden çok rol, kendi seviyelerindeki ilerlemeyi denetlemek için aynı Gantt şemasını kullanıyor olabilir. Gantt çizelgelerini kullanan yaygın rollerden bazıları şunlardır:

• C-Suite, yani CEO'lar, CIO'lar, CFO'lar ve CTO'lar
• Genel müdürler
• Proje yöneticileri
• Pazarlama Yöneticileri
• Operasyon Yöneticileri
• İK Yöneticileri
• Yöneticiler
• Planlama yöneticileri
• Takım Liderleri

Laura Shin bir kripto/blockchain gazetecisidir ve Unchained ve Unconfirmed podcast'lerinin sunucusudur. Laura diyor ki:

“İster bir ekipte ister tek başına çalışıyor olun, proje yönetimi için Gantt çizelgelerini şiddetle tavsiye ederim. Her bir projenin ne kadar süreceğinin ve başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinizin ne kadar süreceğinin görsel temsilleridir. Yalnızca gelecekteki zaman çizelgelerini tasarlamada değil, aynı zamanda tabağınızda ne zaman çok fazla işiniz olduğunu belirlemede de son derece yardımcı oluyor.”

Gantt Şemalarının Artıları ve Eksileri

Her şeyde olduğu gibi, Gantt çizelgeleri de kendi avantaj ve dezavantajlarına sahiptir. Bir Gantt şeması yazılımını proje yönetimi uygulamalarınıza dahil edip etmemeye karar vermeden önce bilmeniz gereken bazı faktörler şunlardır:

Artıları

Karmaşık iş akışlarını yönetilebilir etkinliklere dönüştürün

Gantt çizelgeleri, görünüşte ezici bir görevi, şeffaf bir görünümle yönetilebilir bir dizi göreve indirgeyebilir.

Görevleri ve projeleri düzenleyin

Karmaşık iş akışlarını görevler ve projeler halinde düzenleyebilirsiniz. Bu, her bir proje hedefiyle ilgili ana faaliyetlerin tasarlanmasına ve önceliklendirilmesine yardımcı olur.

Gerçekçi zaman dilimleri belirlemeye yardımcı olun

Görev başlatma ve tamamlama için gerçekçi zaman dilimleri belirleyebilirsiniz.

Kritik yolu tanımlayın

Gantt çizelgeleri, bir projenin kritik yolunu belirlemeye yardımcı olur. Özünde, bir projeyi tamamlamak için gereken minimum süreyi belirleyen yoldur.

Hedefe ulaşmayı kolaylaştırır

Gantt çizelgeleri, tüm seviyelerde pratik bir zaman çerçevesi nedeniyle proje hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur.

Şeffaf bir iş görünümü sağlayın

İlgili görevlerin şeffaf bir şekilde görselleştirilmesiyle her ayrıntıyı takip etmek daha kolaydır.

Potansiyel sorunları vurgulayın

Gantt çizelgeleri, zaman çakışmaları, kilometre taşı gecikmesi veya herhangi bir faaliyet tarafından fazla zaman tüketimi gibi sorunları ve riskleri vurgulamaya yardımcı olabilir.

Eksileri

Karmaşıklık seviyelerinde artış olabilir

İşi basitleştirmeyi amaçlasa da, aynı anda yönetilen projelerin sayısına bağlı olarak, belirli bir Gantt şeması karmaşık hale gelebilir. Ayrıntı ve iyi yönetim ve doğaçlama becerileri için bir göze ihtiyacı var.

Sürekli izleme ve güncellemelere ihtiyaç var

Projenin olduğu gibi doğru bir şekilde tasvir edilmesini sağlamak için, Gantt şemasının tüm ekip üyeleri tarafından tutarlı güncellemeler için izlenmesi gerekir. Sonuçları verimli bir şekilde elde etmek için kaynaklarınızın ve işinizin dikkatli bir şekilde planlanması önemlidir.

Kağıt üzerinde mümkün değil

İlk Gantt çizelgeleri fiziksel biçimde başlamış olsa da, bunları kağıt üzerinde tutmak zordur. Bu nedenle, bunlar çoğunlukla dijital olarak sınırlıdır ve en iyi şekilde yönetilir, yani raporlar ve diğer dokümantasyon biçimleriyle yapıldığı gibi etkili bir şekilde yazdırılamaz.

Gantt Şeması Oluşturmak için nTask'ı Kullanma

Aşağıdaki nitelikler, nTask ile etkili bir Gantt şeması oluşturmak için gereklidir. Bir nTask Gantt şeması örneğinde hepsine bir göz atalım.

1. Proje ve Görevler

nTask yazılımında bir çalışma alanında bir proje yaptığınızda, onu bununla ilgili farklı görevlerle dolduracaksınız.

Görevler, belirlediğiniz kriterlere göre tamamlandığında, tamamlanma yüzdesi/ilerlemeleri aşağıda gösterildiği gibi arayüzde görünecektir.

2. Başlangıç ​​ve Bitiş Tarihleri

nTask'ı kullandığınızda, uygulama teslimatları farklı tarihlere göre planlama seçeneği sunduğundan, tüm görev planlama faaliyetleriniz çok daha kolay hale gelecektir.

Bu tarihler, bu başvuruları takip etmek ve son başvuru tarihlerinin karşılanıp karşılanmadığını kontrol etmek için gerekli olan başlangıç ​​ve bitiş tarihleridir.

Aşağıdaki Gantt şeması örneğinde gösterildiği gibi tarihleri ​​ilgili bölümlerinden ayarlayabilirsiniz. Ayrıca, tarihler için birden fazla seçeneğiniz vardır; 'Gerçek' ve 'Planlı'.

Bu kategorilerden ihtiyaçlarınıza göre kolayca seçim yapabilirsiniz.

3. Atananlar

Görevleri oluşturup güncellemeleri ayarladıktan sonraki adım, bu görevleri gerçekleştirecek ekip üyelerini belirlemektir.

Bu Atananlar, e-posta adreslerini söz konusu görevin atanan listesine ekleyerek arayüz aracılığıyla kolayca atanabilir.

4. Kilometre Taşları

nTask'ı kullanarak projelerinizde ve görevlerinizde ayarlayabileceğiniz farklı türde kilometre taşları vardır. Arayüz aracılığıyla oluşturulduktan sonra, ilerlemelerini aynı arayüzden kontrol edebilirsiniz.

5. Kontrol Listeleri

Bir sonraki adım, ekibin üzerinde çalıştığı tüm farklı görevleri ve süreçleri izlemenize yardımcı olacak kontrol listelerini oluşturmaktır.

Bu listeler, olup biten her şeyi ve son teslim tarihlerinin karşılanıp karşılanmadığını gözlemlemenizi sağlayan görevlerin ilerleme göstergeleridir.

6. Görev Durumu

nTask'ta, projelerde yer alan tüm farklı görevlerin durumunu da ayarlayabilirsiniz. Görevin ilerleyişini belirtmek için aşağıda gösterildiği gibi 5 farklı seçeneğe ayarlayabilirsiniz.

7. Bağımlılıklar

Gantt şeması için nTask kullandığınızda, diğer görevlerle farklı görev bağımlılıkları, kilometre taşlarıyla görev bağımlılıkları ve diğer kilometre taşlarıyla kilometre taşı bağımlılıkları oluşturabilirsiniz.

Bu bağımlılıkları tanımlayabilir ve şu şekilde sıralayabilirsiniz:

• Başlamak için başla
• Bitirmek için bitirmek
• Bitirmek için başla
• Başlamak için bitir

8. Proje Maliyeti

Ayrıca proje geliştirme sürecinde gerçekleştirilen tüm görevlerle ilgili bütçeyi ve ayrıca Gantt çizelgelerinizi oluşturmak için nTask'ı kullandığınızda genel proje için bütçeyi de takip edebilirsiniz.

9. Proje Özeti

Devam eden bir iş akışı sırasında, özellikle görevler ve genel proje tamamlandığında, nTask projede meydana gelen tüm farklı unsurların ve faaliyetlerin bir özetini sağlar. İlk seferde gözden kaçan boşlukları analiz etmek için bunları kendi yararınıza kullanın.

Bu mevcut verilerle, bir sonraki projeniz/projeleriniz son teslim tarihinden önce verimli bir şekilde tamamlanabilir.

Proje Yönetimi için Gantt Şemaları

Proje planlaması için çeşitli araçlara ve çerçevelere rağmen, Gantt çizelgeleri profesyoneller arasında dünya çapında popülerlik seviyelerini sürdürüyor. Proje yönetimi çözümlerindeki en son gelişmelere dahil olan proje yönetimi, Gantt çizelgeleri kullanılarak daha kolay ve verimli hale geldi.

Özellikle projeler ve yinelenen görevler arasında geçiş yapılabilen görevler seçeneğiyle Gantt çizelgeleri her zamankinden çok daha dinamiktir.

Software Advice tarafından yakın zamanda yapılan bir ankete göre, önemli sayıda proje yönetimi uzmanı, yaklaşık %43'ü, hala Gantt çizelgeleri oluşturma ve sürdürme gibi manuel yöntemler kullanarak proje planlamasını yürütmektedir. Ankete katılanların %35'i proje yönetimi araçları içinde Gantt şemalarını uygulamaya yönelik bir eğilim göstermektedir.

Bir Gantt şeması yazılımı kullanıyor musunuz? Evet ise, projelerinizi ve iş akışınızı yönetmede size nasıl yardımcı oluyorlar? Hikayenizi aşağıdaki yorumlarda paylaşın.