Was ist ein Gantt-Diagramm? Wie und wann verwendet man eine Gantt-Diagramm-Software?

Das Gantt-Diagramm ist zu einem der wichtigsten Werkzeuge für Projektmanager in verschiedenen Branchen geworden. Laut Capterra gehören Bildung, Finanzen, Marketing, IT und Bauwesen zu den wichtigsten Branchen, die Gantt-Diagramme verwenden.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Gantt-Diagramme bieten einen visuellen Überblick über das aktuelle Projekt, was eine schnelle und dennoch effektive Projektplanung, -verwaltung und -überwachung erleichtert. Anstatt mehrere Instanzen von langwierigen Berichten und Dokumenten durchgehen zu müssen, gibt ein Gantt-Diagramm einen bildlichen Überblick über den Arbeitsablauf, die erreichten Meilensteine, Planungsphasen und die damit verbundenen Engpässe und Risiken.

Gantt-Diagramme können auch verwendet werden, um Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten in einem Projekt und Projektstatus aufzuzeigen. Online-Gantt-Diagramme bieten eine intelligentere Art des Projektmanagements, indem sie automatisch über Probleme wie potenzielle Verzögerungen durch übermäßigen Zeitverbrauch von Aktivitäten informieren.

Sie können einen Überblick über mehrere Aufgaben haben, die einem einzelnen Projekt zugeordnet sind, oder eine allgemeine Ansicht mehrerer Projekte.

Melanie Haselmayr ist Immobilienmaklerin und Immobilieninvestorin bei CURATED. Laut Melani „sind Gantt-Diagramme am besten für zeitplanabhängige Projekte geeignet. Ihr Layout im Timeline-Format ermöglicht es Ihnen, Ihre Termine im Auge zu behalten und den Fortschritt des Projekts im Auge zu behalten.“

Gantt-Diagramme und Teamzusammenarbeit

Einer der zahlreichen Vorteile, die ein Gantt-Diagramm-Projektmanagement-Tool bieten kann, ist die verbesserte Teamarbeit und die optimierte Zusammenarbeit zwischen Teams. Ein in einen Kalender integriertes Projektmanagement-Tool mit Gantt-Diagrammfunktionen kann die Projektplanung und -überwachung vereinfachen, indem es das Team auf einer Seite hält.

Bestimmte Gantt-Diagramm-Apps ermöglichen sogar die Darstellung des Aufgabeninhabers mit der Aufgabe auf der Zeitachse. Mit transparent strukturierten Projektbeziehungen und Abhängigkeiten ist es einfacher, Aufgabenprioritäten zu verschieben, die Arbeitslast zu verteilen und Ersatz zu organisieren, falls Ressourcen nicht verfügbar sind. Dies trägt dazu bei, Überlastung zu verhindern, Problemverantwortliche zu identifizieren und den Prozess zur Identifizierung der Grundursachen von Problemen zu beschleunigen.

Laut einem Artikel von Scott Berinato, einem leitenden Redakteur bei Harvard Business Review, „ist visuelle Kommunikation eine unverzichtbare Fähigkeit für alle Manager, da sie immer häufiger die einzige Möglichkeit ist, ihrer Arbeit einen Sinn zu geben.“

Vorteile des Gantt-Diagramms

Hier sind 6 effektive Vorteile von Gantt-Diagrammen:

1. Richtiges Verständnis von allem

Bei der Arbeit an einem Projekt ist ein effizientes Team sehr offen für Änderungen, um das Projekt zu verbessern. Dafür müssen sie viele Änderungen in ihren Zeitplan aufnehmen, was auch immer sie sein mögen und wo auch immer sie herkommen. Hier kommt das Gantt-Diagramm ins Spiel.

Gantt-Diagramme sind der Schlüssel, um starre Zeitpläne zu entwirren. Dank dieser Diagramme können Sie leicht offene Stellen in Ihrem Zeitplan finden, die zum Hinzufügen neuer Projekte benötigt werden.

2. Eine einzige Ansicht für alles

Angesichts der Präsenz so vieler Produktivitätsplattformen auf dem Markt sind Gantt-Diagramme eine erstaunliche Methode, um alles zusammen zu sehen, sowie die zusätzliche Funktionalität, potenzielle Probleme anzuzeigen, die auf dem Weg auftreten können.

3. Zerlegen Sie Projekte einfach in kleinere Teile

Wenn das Unternehmen keine angemessenen Ressourcenmanagementstrategien implementiert, sind Gantt-Diagramme die perfekte Möglichkeit, alle Aufgaben und Projekte für das gesamte Team sichtbar darzustellen. Aus dieser Sicht können alle Aktivitäten effektiv über das gesamte Team verteilt und die Arbeitsbelastung einfach bewältigt werden.

4. Abhängigkeiten überprüfen

Sie können auch die Abhängigkeiten der Aufgaben voneinander überprüfen. So können Sie die Aufgaben, an denen Sie gleichzeitig arbeiten können und die voneinander abhängig sind, überprüfen und sparen viel wertvolle Zeit.

Wenn Sie diese Aufgabenabhängigkeit erleben möchten, gehen Sie zu nTask, das die perfekte Konfiguration dieser Funktion in seine Software integriert hat.

5. Automatischer Planer

Wenn Sie möchten, dass Ihr Gantt-Diagramm richtig funktioniert, müssen Sie die Arbeit investieren. Was Sie tun müssen, ist, Sie müssen alle erwarteten Zeitrahmen eingeben, die Ihre Aufgaben dauern werden, und sie dann verfolgen. Dadurch erhalten die Diagramme genügend Informationen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen und die erforderlichen Ergebnisse zu projizieren.

Was sind die erforderlichen Ergebnisse? Nun, dies sind Projektionen der Verfahren, die Sie anpassen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen, und es zeigt auch alle Änderungen an, die Sie vornehmen müssen, um Ihren Entwicklungsprozess zu optimieren.

6. Transparenz

Das Erstaunlichste an Gantt-Diagrammen ist, dass die Arbeit, die es leistet, sehr transparent ist. Es zeigt alle seine Informationen im Vergleich zu allen Schätzungen recht übersichtlich an. Es ist auch eines der schnellsten Verfahren, das Ihnen helfen kann, den Aufgabenfortschritt zu überwachen und Sie über alle erforderlichen Änderungen zu informieren.

Wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm kann als Balkendiagramm definiert werden, das einen Projektplan durch einen Projektstrukturplan (PSP) eines bestimmten Projekts darstellt. Es ist bekannt, dass das erste Gantt-Diagramm Mitte der 1890er Jahre von Karol Adamiecki entworfen wurde.

Adamiecki war ein polnischer Ingenieur, der an Managementideen und -techniken arbeitete. Später griff ein amerikanischer Ingenieur, Henry Gantt, zwischen 1910 und 1915 die Idee solcher Diagramme auf. Diese Diagramme wurden wiederum mit seinem Namen in Verbindung gebracht.

Ein Gantt-Diagramm besteht im Wesentlichen aus folgenden Grundelementen:

• Definierter Timeline-Maker, dh Start- und Enddatum des Projekts
• Projektaufgaben und Aktivitäten
• Aufgabenbesitzer
• Start- und Enddaten für jede Aufgabe
• Zeitdauer für jede Aufgabe
• Bei Bedarf Aufgabengruppierung und Abhängigkeiten/Beziehungen

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Wer verwendet Gantt-Diagramme?

Ein Gantt-Diagramm kann von jedem verwendet werden, der Projekte oder Arbeitsabläufe im Auge behalten muss. Es ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt. Vielmehr können mehrere Rollen dasselbe Gantt-Diagramm verwenden, um den Fortschritt auf ihrer Ebene zu überwachen. Einige der häufigsten Rollen, die Gantt-Diagramme verwenden, sind:

• Die C-Suite, dh CEOs, CIOs, CFOs und CTOs
• General Manager
• Projektmanager
• Marketing-Manager
• Betriebsleiter
• HR-Manager
• Administratoren
• Planungsmanager
• Teamleiter

Laura Shin ist Krypto-/Blockchain-Journalistin und Moderatorin der Podcasts „Unchained“ und „Unconfirmed“. Laura sagt:

„Ich empfehle Gantt-Diagramme sehr für das Projektmanagement, egal ob Sie im Team oder alleine arbeiten. Sie sind visuelle Darstellungen davon, wie lange jedes Projekt voraussichtlich dauern wird und was Ihre Start- und Enddaten sind. Es ist nicht nur bei der Planung zukünftiger Zeitpläne immens hilfreich, sondern auch bei der Bestimmung, wann Sie zu viel Arbeit auf Ihrem Teller haben.“

Vor- und Nachteile von Gantt-Diagrammen

Wie alles andere haben auch Gantt-Diagramme ihre eigenen Vor- und Nachteile. Hier sind einige Faktoren, die Sie kennen sollten, bevor Sie entscheiden, ob Sie eine Gantt-Diagramm-Software in Ihre Projektmanagement-Praktiken integrieren möchten oder nicht:

Vorteile

Vereinfachen Sie komplexe Workflows in überschaubare Aktivitäten

Gantt-Diagramme können eine scheinbar überwältigende Aufgabe in eine überschaubare Menge von Aufgaben mit einer transparenten Ansicht reduzieren.

Aufgaben und Projekte organisieren

Sie können komplexe Arbeitsabläufe in Aufgaben und Projekte organisieren. Dies hilft bei der Gestaltung und Priorisierung wichtiger Aktivitäten, die für jedes Projektziel relevant sind.

Helfen Sie dabei, realistische Zeitrahmen festzulegen

Sie können realistische Zeitrahmen für den Beginn und Abschluss von Aufgaben festlegen.

Identifizieren Sie den kritischen Pfad

Gantt-Diagramme helfen dabei, den kritischen Pfad eines Projekts zu identifizieren. Im Wesentlichen ist es der Weg, der die Mindestzeit bestimmt, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich ist.

Erleichtert die Zielerreichung

Gantt-Diagramme helfen Ihnen, Ihre Projektziele durch einen praktischen Zeitrahmen auf allen Ebenen zu erreichen.

Bieten Sie eine transparente Sicht auf die Arbeit

Durch eine transparente Visualisierung der anfallenden Aufgaben ist es einfacher, den Überblick über jedes Detail zu behalten.

Heben Sie potenzielle Probleme hervor

Gantt-Diagramme können helfen, Probleme und Risiken hervorzuheben, einschließlich zeitlicher Überschneidungen, Verzögerungen bei Meilensteinen oder übermäßigem Zeitverbrauch durch jede Aktivität.

Nachteile

Kann in der Komplexität zunehmen

Obwohl es zur Arbeitserleichterung gedacht ist, kann ein bestimmtes Gantt-Diagramm je nach Anzahl der gleichzeitig verwalteten Projekte komplex werden. Es braucht ein Auge fürs Detail und gute Management- und Improvisationsfähigkeiten.

Benötigen Sie ständige Überwachung und Updates

Um sicherzustellen, dass das Projekt korrekt dargestellt wird, muss das Gantt-Diagramm von allen Teammitgliedern auf konsistente Aktualisierungen überwacht werden. Es ist wichtig, dass Ihre Ressourcen und Ihre Arbeit sorgfältig geplant werden, um Ergebnisse effizient zu erzielen.

Auf dem Papier nicht machbar

Obwohl die ersten Gantt-Diagramme in physischer Form begannen, sind diese schwer auf Papier zu halten. Daher sind diese meist auf digital beschränkt und werden am besten digital verwaltet, dh sie können nicht effektiv gedruckt werden, wie dies bei Berichten und anderen Formen der Dokumentation der Fall ist.

Verwenden von nTask zum Erstellen eines Gantt-Diagramms

Die folgenden Attribute sind für die Erstellung eines effektiven Gantt-Diagramms mit nTask unerlässlich . Sehen wir uns alle in einem Beispiel für ein nTask-Gantt-Diagramm an.

1. Projekt und Aufgaben

Wann immer Sie ein Projekt in einem Arbeitsbereich in der nTask-Software erstellen, werden Sie es mit verschiedenen damit verbundenen Aufgaben füllen.

Wenn die Aufgaben gemäß den von Ihnen festgelegten Kriterien abgeschlossen sind, wird ihr Abschlussprozentsatz/Fortschritt auf der Benutzeroberfläche wie unten gezeigt angezeigt.

2. Start- und Enddaten

Wenn Sie nTask verwenden, werden alle Ihre Aufgabenplanungsaktivitäten viel einfacher, da die Anwendung die Option bietet, Leistungen nach unterschiedlichen Daten zu planen.

Diese Daten sind die Start- und Enddaten, die erforderlich sind, um diese Bewerbungen zu verfolgen und zu überprüfen, ob die Fristen eingehalten wurden oder nicht.

Sie können die Daten in den jeweiligen Abschnitten festlegen, wie im Beispiel des Gantt-Diagramms unten gezeigt. Außerdem haben Sie mehrere Optionen für Daten, wie z. „Ist“ und „Geplant“.

Aus diesen Kategorien können Sie ganz einfach nach Ihren Anforderungen auswählen.

3. Beauftragte

Nachdem Sie die Aufgaben erstellt und Aktualisierungen vorgenommen haben, besteht der nächste Schritt darin, Teammitglieder zu ernennen, die diese Aufgaben ausführen werden.

Diese Beauftragten können einfach über die Schnittstelle bestimmt werden, indem ihre E-Mail-Adressen in die Beauftragtenliste dieser bestimmten Aufgabe aufgenommen werden.

4. Meilensteine

Es gibt verschiedene Arten von Meilensteinen, die Sie mit nTask in Ihren Projekten und Aufgaben festlegen können. Sobald sie über die Schnittstelle erstellt wurden, können Sie ihren Fortschritt über dieselbe Schnittstelle überprüfen.

5. Checklisten

Der nächste Schritt besteht darin, die Checklisten zu erstellen, die Ihnen helfen werden, all die verschiedenen Aufgaben und Prozesse zu verfolgen, an denen das Team arbeitet.

Diese Listen sind die Fortschrittsanzeigen der Aufgaben, mit denen Sie alles im Auge behalten können, was vor sich geht, und ob die Fristen eingehalten werden oder nicht.

6. Aufgabenstatus

In nTask können Sie auch den Status aller verschiedenen Aufgaben festlegen, die in den Projekten enthalten sind. Sie können sie auf 5 verschiedene Optionen einstellen, wie unten gezeigt, um den Fortschritt der Aufgabe anzuzeigen.

7. Abhängigkeiten

Wenn Sie nTask für Gantt-Diagramme verwenden, können Sie verschiedene Aufgabenabhängigkeiten mit anderen Aufgaben, Aufgabenabhängigkeiten mit Meilensteinen und Meilensteinabhängigkeiten mit anderen Meilensteinen erstellen.

Sie können diese Abhängigkeiten identifizieren und wie folgt ordnen:

• Fangen Sie an, um anzufangen
• Ende zu Ende
• Anfang bis Ende
• Ende um anzufangen

8. Projektkosten

Sie können auch das Budget für alle Aufgaben verfolgen, die im Projektentwicklungsprozess durchgeführt werden, und auch für das Gesamtprojekt, wenn Sie nTask verwenden, um Ihre Gantt-Diagramme zu erstellen.

9. Projektzusammenfassung

Während eines laufenden Arbeitsablaufs, insbesondere wenn die Aufgaben und das Gesamtprojekt abgeschlossen sind, bietet nTask eine Zusammenfassung aller verschiedenen Elemente und Aktivitäten, die im Projekt aufgetreten sind. Nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil, um Schlupflöcher zu analysieren, die beim ersten Mal übersehen wurden.

Mit diesen verfügbaren Daten können Ihre nächsten Projekte effizient und weit vor Ablauf der Frist abgeschlossen werden.

Gantt-Diagramme für das Projektmanagement

Trotz verschiedener Tools und Frameworks für die Projektplanung erfreuen sich Gantt-Diagramme bei Fachleuten weltweit weiterhin großer Beliebtheit. Eingebettet in die neuesten Entwicklungen von Projektmanagementlösungen ist das Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen einfacher und effizienter geworden.

Insbesondere durch die Möglichkeit von zwischen Projekten umschaltbaren Aufgaben und sich wiederholenden Aufgaben sind Gantt-Diagramme weitaus dynamischer als je zuvor.

Laut einer kürzlich von Software Advice durchgeführten Umfrage führt eine beträchtliche Anzahl von Projektmanagement-Experten, etwa 43 %, die Projektplanung immer noch mit manuellen Methoden durch, dh mit der Erstellung und Pflege von Gantt-Diagrammen. 35 % der Befragten zeigen eine Neigung zur Verwendung von Gantt-Diagrammen in Projektmanagement-Tools.

Verwenden Sie eine Gantt-Diagramm-Software? Wenn ja, wie helfen sie Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Projekte und Arbeitsabläufe? Teilen Sie Ihre Geschichte in den Kommentaren unten.