ما هو مخطط جانت؟ كيف ومتى يتم استخدام برنامج Gantt Chart؟

أصبح مخطط جانت أحد أكثر الأدوات أهمية لمديري المشاريع في مختلف الصناعات. وفقًا لكابتيرا ، تشمل بعض الصناعات الرئيسية التي تستخدم مخططات جانت التعليم والتمويل والتسويق وتكنولوجيا المعلومات والبناء.

ما هو مخطط جانت؟

توفر مخططات جانت نظرة عامة مرئية على المشروع قيد البحث ، مما يسهل التخطيط السريع والفعال للمشروع وإدارته ومراقبته. بدلاً من الاضطرار إلى المرور بحالات متعددة من التقارير والمستندات المملة ، يقدم مخطط جانت نظرة عامة مصورة لسير العمل ، والمعالم التي تم تحقيقها ، ومراحل التخطيط ، والاختناقات والمخاطر المرتبطة بها.

يمكن أيضًا استخدام مخططات جانت لإظهار التبعيات بين الأنشطة المختلفة في حالة المشروع والمشروع. توفر مخططات جانت عبر الإنترنت طريقة أكثر ذكاءً لإدارة المشروع من خلال الإخطار التلقائي بالمشكلات مثل التأخيرات المحتملة لاستهلاك الوقت الزائد بواسطة الأنشطة.

يمكنك الحصول على نظرة عامة حول المهام المتعددة المرتبطة بمشروع واحد أو طريقة عرض عالية المستوى لمشاريع متعددة.

ميلاني هاسيلماير هي وكيل عقارات ومستثمر عقاري مع CURATED. وفقًا لميلاني ، "مخططات جانت هي الأفضل للمشاريع التي تعتمد على الجدول الزمني. يتيح لك تخطيطها في تنسيق الجدول الزمني البقاء على اطلاع بالمواعيد النهائية ، والاحتفاظ بنظرة عامة على تقدم المشروع ".

مخططات جانت وتعاون الفريق

واحدة من المزايا العديدة التي يمكن أن تقدمها أداة إدارة مشروع مخطط جانت هي زيادة العمل الجماعي والتعاون المبسط بين الفرق. متكامل مع التقويم ، أداة إدارة المشروع التي تشمل ميزات مخطط جانت يمكن أن تجعل تخطيط المشروع ومراقبته أسهل من خلال إبقاء الفريق في صفحة واحدة.

تسمح بعض تطبيقات مخطط جانت بتصوير صاحب المهمة بالمهمة على المخطط الزمني. مع علاقات المشروع والتبعيات المنظمة بطريقة شفافة ، يكون من الأسهل تبديل أولويات المهام ومشاركة عبء العمل وترتيب البدائل في حالة عدم توفر الموارد. يساعد ذلك في ردع العمل الزائد ، وتحديد أصحاب المشكلات ، والإسراع في العملية لتحديد الأسباب الجذرية للمشكلات.

وفقًا لمقال بقلم سكوت بيريناتو ، كبير المحررين في Harvard Business Review ، "الاتصال المرئي مهارة لا غنى عنها لجميع المديرين ، لأنه في كثير من الأحيان ، هو الطريقة الوحيدة لفهم العمل الذي يقومون به."

فوائد مخطط جانت

فيما يلي 6 فوائد فعالة لمخططات جانت:

1. الفهم الصحيح لكل شيء

عند العمل في مشروع ما ، يكون الفريق الفعال منفتحًا جدًا على التعديلات لجعل المشروع أفضل. لذلك ، يتعين عليهم دمج الكثير من التغييرات في جدولهم الزمني ، مهما كانت وأينما كانوا. هذا هو المكان الذي يأتي فيه مخطط جانت بمفرده.

مخططات جانت هي المفتاح لفك الجداول الصارمة. يمكنك بسهولة العثور على الفتحات في جدولك والتي تحتاجها لإضافة مشاريع جديدة ، وذلك بفضل هذه المخططات.

2. عرض واحد لكل شيء

مع وجود العديد من منصات الإنتاجية في السوق ، تعد مخططات جانت طريقة رائعة لرؤية كل شيء بالإضافة إلى الوظيفة الإضافية لعرض أي مشاكل محتملة قد تنشأ على طول الطريق.

3. تقسيم المشاريع بسهولة إلى أجزاء أصغر

إذا كانت الشركة لا تنفذ استراتيجيات مناسبة لإدارة الموارد ، فإن مخططات جانت هي الطريقة المثلى لتخطيط جميع المهام والمشاريع ليراها الفريق بأكمله. من وجهة النظر هذه ، يمكن توزيع جميع الأنشطة بشكل فعال في جميع أنحاء الفريق ويمكن التعامل مع عبء العمل بسهولة.

4. تحقق من التبعيات

يمكنك أيضًا التحقق من تبعيات المهام على بعضها البعض. سيساعدك هذا في التحقق من المهام التي يمكنك العمل عليها في وقت واحد والتي تعتمد على بعضها البعض ، مما يوفر لك الكثير من الوقت الثمين.

إذا كنت ترغب في تجربة تبعية المهام هذه ، فانتقل إلى nTask الذي يحتوي على التكوين المثالي لهذه الميزة المضمنة في برامجهم.

5. مجدول تلقائي

إذا كنت تريد أن يعمل مخطط جانت الخاص بك بشكل صحيح ، فعليك البدء في العمل. ما عليك القيام به هو ، عليك إدخال جميع الأطر الزمنية المتوقعة التي ستستغرقها مهامك ثم تتبعها. سيوفر هذا معلومات كافية للمخططات للقيام بعملها بشكل فعال وعرض النتائج المطلوبة.

ما هي النتائج المطلوبة؟ حسنًا ، هذه توقعات للإجراءات التي يتعين عليك تكييفها لتحقيق أهدافك ، وستعرض أيضًا جميع التغييرات التي تحتاج إلى إجرائها والتي من شأنها تحسين إجراءات التطوير لديك.

6. الشفافية

الميزة الأكثر روعة في مخططات جانت هي أنها شفافة للغاية بشأن العمل الذي تقوم به. يعرض جميع المعلومات الخاصة به بوضوح تام مقارنة بجميع التقديرات. إنها أيضًا واحدة من أسرع الإجراءات التي يمكن أن تساعدك في مراقبة تقدم المهام ويمكنها أيضًا تنبيهك بجميع التغييرات التي يجب إجراؤها.

كيف تصنع مخطط جانت؟

يمكن تعريف مخطط جانت على أنه مخطط شريطي يوضح جدول المشروع من خلال هيكل تقسيم العمل (WBS) لمشروع معين. من المعروف أن مخطط جانت الأول ابتكره كارول أداميكي في منتصف تسعينيات القرن التاسع عشر.

كان Adamiecki مهندسًا بولنديًا عمل على أفكار وتقنيات الإدارة. لاحقًا ، تبنى المهندس الأمريكي هنري جانت فكرة مثل هذه المخططات بين عامي 1910 و 1915. وفي المقابل ، ارتبطت هذه المخططات باسمه.

يتكون مخطط جانت بشكل أساسي من العناصر الأساسية التالية:

• مُصمم الجدول الزمني المحدد ، أي إظهار تواريخ البدء والانتهاء للمشروع
• مهام وأنشطة المشروع
• صاحب المهمة
• تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة
• المدة الزمنية لكل مهمة
• إذا لزم الأمر ، تجميع المهام والتبعيات / العلاقات

جرب مخططات جانت التفاعلية مع nTask. ابدأ تجربتك المجانية .

من يستخدم مخططات جانت؟

يمكن استخدام مخطط جانت من قبل أي شخص يحتاج إلى التحقق من المشاريع أو مهام سير العمل. لا يقتصر الأمر على صناعة معينة. بدلاً من ذلك ، يمكن أن تستخدم الأدوار المتعددة نفس مخطط جانت للإشراف على التقدم من مستواها. تتضمن بعض الأدوار الشائعة باستخدام مخططات جانت ما يلي:

• C-Suite أي المديرين التنفيذيين والمدراء التنفيذيين والمدراء الماليين والمدراء التنفيذيين
• المدراء العامين
• مدراء مشروع
• مدراء التسويق
• مدراء العمليات
• مدراء الموارد البشرية
• المسؤولين
• مديري الجدولة
• قادة الفريق

لورا شين هي صحفية تشفير / بلوكتشين ومضيفة للبودكاست غير المقيد وغير المؤكد. لورا تقول:

"أوصي بشدة باستخدام مخططات جانت لإدارة المشاريع ، سواء كنت تعمل ضمن فريق أو بمفردك. إنها تمثيلات مرئية للمدة التي من المحتمل أن يستغرقها كل مشروع وما هي تواريخ البدء والانتهاء. إنه مفيد للغاية ليس فقط في توقع الجداول الزمنية في المستقبل ولكن أيضًا في تحديد متى يكون لديك الكثير من العمل على لوحة الخاص بك. "

إيجابيات وسلبيات مخططات جانت

كما هو الحال مع كل شيء آخر ، تأتي مخططات جانت أيضًا مع مجموعاتها الخاصة من المزايا والعيوب. فيما يلي بعض العوامل التي يجب أن تعرفها قبل اتخاذ قرار بشأن اعتماد برنامج مخطط جانت في ممارسات إدارة المشروع أم لا:

الايجابيات

تبسيط سير العمل المعقد في أنشطة يمكن إدارتها

يمكن لمخططات جانت أن تقلل من مهمة تبدو مرهقة إلى مجموعة مهام يمكن إدارتها مع عرض شفاف.

تنظيم المهام والمشاريع

يمكنك تنظيم مهام سير العمل المعقدة في مهام ومشاريع. يساعد ذلك في تصميم وتحديد أولويات الأنشطة الرئيسية ذات الصلة بهدف كل مشروع.

ساعد في وضع أطر زمنية واقعية

يمكنك تعيين أطر زمنية واقعية لبدء المهمة وإكمالها.

تحديد المسار الحرج

تساعد مخططات جانت في تحديد المسار الحرج للمشروع. في الأساس ، هو المسار الذي يحدد الحد الأدنى من الوقت اللازم لإكمال المشروع.

يسهل تحقيق الهدف

تساعدك مخططات جانت على تحقيق أهداف مشروعك بسبب إطار زمني عملي على جميع المستويات.

قدم رؤية شفافة للعمل

من الأسهل الحفاظ على كل التفاصيل من خلال تصور شفاف للمهام المعنية.

سلط الضوء على المشاكل المحتملة

يمكن أن تساعد مخططات جانت في إبراز المشكلات والمخاطر بما في ذلك التداخلات الزمنية أو تأخير الأحداث الرئيسية أو استهلاك الوقت الزائد بواسطة أي نشاط.

سلبيات

قد يزيد في مستويات التعقيد

على الرغم من أن الغرض منه هو تبسيط العمل ، اعتمادًا على عدد المشاريع التي تتم إدارتها في وقت واحد ، يمكن أن يصبح مخطط جانت معينًا معقدًا. يحتاج إلى عين للتفاصيل والإدارة الجيدة ومهارات الارتجال.

بحاجة إلى المراقبة والتحديثات المستمرة

لضمان تصوير المشروع بشكل صحيح كما هو ، يجب مراقبة مخطط جانت من قبل جميع أعضاء الفريق للحصول على تحديثات متسقة. من المهم أن يتم التخطيط بعناية لمواردك وعملك لتقديم النتائج بكفاءة.

غير ممكن على الورق

على الرغم من أن مخططات جانت الأولية بدأت في شكل مادي ، إلا أنه من الصعب الاحتفاظ بها على الورق. لذلك ، فإن هذه تقتصر في الغالب على وأفضل إدارتها رقميًا ، أي لا يمكن طباعتها بشكل فعال كما هو الحال مع التقارير وأشكال التوثيق الأخرى.

استخدام nTask لعمل مخطط جانت

السمات التالية ضرورية لإنشاء مخطط جانت الفعال باستخدام nTask . دعنا نلقي نظرة عليها جميعًا في مثال مخطط جانت nTask.

1. المشروع والمهام

عندما تقوم بإنشاء مشروع في مساحة عمل في برنامج nTask ، فسوف تملأه بمهام مختلفة متعلقة به.

عند اكتمال المهام وفقًا للمعايير التي حددتها لها ، ستظهر نسبة الإنجاز / التقدم على الواجهة كما هو موضح أدناه.

2. تواريخ البدء والانتهاء

عندما تستخدم nTask ، ستصبح جميع أنشطة جدولة المهام أسهل كثيرًا حيث يوفر التطبيق خيار جدولة التسليمات وفقًا لتواريخ مختلفة.

هذه التواريخ هي تواريخ البدء والانتهاء الضرورية لتتبع تلك التطبيقات ومعرفة ما إذا تم الوفاء بالمواعيد النهائية أم لا.

يمكنك تعيين التواريخ من الأقسام الخاصة بها ، كما هو موضح في مثال مخطط جانت أدناه. أيضًا ، لديك خيارات متعددة للتواريخ ، مثل ؛ "فعلي" و "مخطط".

يمكنك بسهولة الاختيار من بين هذه الفئات وفقًا لمتطلباتك.

3. المعينين

بعد إنشاء المهام وإعداد التحديثات ، فإن الخطوة التالية هي تعيين أعضاء الفريق الذين سيقومون بأداء تلك المهام.

يمكن تعيين هؤلاء المعينين بسهولة عبر الواجهة عن طريق إضافة عناوين بريدهم الإلكتروني في قائمة المحال إليهم لتلك المهمة المعينة.

4. معالم

هناك أنواع مختلفة من المعالم التي يمكنك تعيينها داخل مشروعاتك ومهامك باستخدام nTask. بمجرد إنشائها عبر الواجهة ، يمكنك التحقق من تقدمها من نفس الواجهة.

5. قوائم المراجعة

تتمثل الخطوة التالية في إنشاء قوائم المراجعة التي ستساعدك على تتبع جميع المهام والعمليات المختلفة التي يعمل عليها الفريق.

هذه القوائم هي مقاييس التقدم للمهام التي تتيح لك مراقبة كل ما يجري وما إذا تم الوفاء بالمواعيد النهائية أم لا.

6. حالة المهمة

في nTask ، يمكنك أيضًا تعيين حالة جميع المهام المختلفة المضمنة في المشاريع. يمكنك تعيينهم على 5 خيارات مختلفة ، كما هو موضح أدناه ، للإشارة إلى تقدم المهمة.

7. التبعيات

عند استخدام nTask لـ Gantt charting ، يمكنك إنشاء تبعيات مهام مختلفة مع مهام أخرى ، وتبعيات المهام مع الأحداث الرئيسية ، وتبعيات الأحداث الرئيسية مع الأحداث الرئيسية الأخرى.

يمكنك تحديد هذه التبعيات وترتيبها على النحو التالي:

• ابدأ في البدء
• إنهاء حتى النهاية
• البداية وحتى النهاية
• انتهي للبدء

8. تكلفة المشروع

يمكنك أيضًا تتبع الميزانية المتعلقة بجميع المهام التي يتم تنفيذها في عملية تطوير المشروع ، وكذلك للمشروع الكلي عند استخدام nTask لإنشاء مخططات جانت الخاصة بك.

9. ملخص المشروع

أثناء سير العمل المستمر ، خاصة عند اكتمال المهام والمشروع العام ، يوفر nTask ملخصًا لجميع العناصر والأنشطة المختلفة التي ظهرت في المشروع. استخدمها لصالحك لتحليل أي ثغرات تم التغاضي عنها في المرة الأولى.

باستخدام هذه البيانات المتاحة ، يمكن إكمال مشروعك (مشاريعك) التالية بكفاءة وبطريقة قبل الموعد النهائي.

مخططات جانت لإدارة المشاريع

على الرغم من الأدوات والأطر المختلفة لتخطيط المشاريع ، تواصل مخططات جانت مستويات شعبيتها على مستوى العالم مع المحترفين. أدرجت في أحدث التطورات لحلول إدارة المشاريع ، وأصبحت إدارة المشاريع أسهل وأكثر كفاءة باستخدام مخططات جانت.

خاصة مع خيار المهام القابلة للتبديل بين المشاريع وتكرار المهام ، أصبحت مخططات جانت أكثر ديناميكية من أي وقت مضى.

وفقًا لاستطلاع حديث أجرته Software Advice ، لا يزال عدد كبير من المتخصصين في إدارة المشاريع ، حوالي 43٪ ، ينفذون تخطيط المشروع باستخدام الأساليب اليدوية مثل إنشاء وصيانة مخططات جانت. أظهر 35٪ من المستجيبين ميلًا نحو تطبيق مخططات جانت ضمن أدوات إدارة المشروع.

هل تستخدم برنامج مخطط جانت؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، كيف يمكنهم مساعدتك في إدارة مشاريعك وسير العمل؟ شارك قصتك في التعليقات أدناه.