Ce este o diagramă Gantt? Cum și când să utilizați un software de diagramă Gantt?

Diagrama Gantt a devenit unul dintre cele mai critice instrumente pentru managerii de proiect din diverse industrii. Potrivit Capterra, unele dintre industriile majore care folosesc diagramele Gantt includ educația, finanțele, marketingul, IT și construcțiile.

Ce este o diagramă Gantt?

Diagramele Gantt oferă o imagine de ansamblu vizuală a proiectului în cauză, ceea ce facilitează planificarea, managementul și monitorizarea rapidă, dar eficientă a proiectului. În loc să fie nevoit să treacă prin mai multe cazuri de rapoarte și documente plictisitoare, o diagramă Gantt oferă o imagine de ansamblu a fluxului de lucru, etapele de referință atinse, fazele de planificare și blocajele și riscurile asociate.

Diagramele Gantt pot fi, de asemenea, utilizate pentru a arăta dependențele dintre diferite activități dintr-un proiect și starea proiectului. Diagramele Gantt online oferă o modalitate mai inteligentă de gestionare a proiectelor prin notificarea automată a problemelor, cum ar fi potențialele întârzieri ale consumului excesiv de timp de către activități.

Puteți avea o vedere de ansamblu asupra mai multor sarcini asociate unui singur proiect sau o vedere la nivel înalt a mai multor proiecte.

Melanie Haselmayr este agent imobiliar și investitor imobiliar la CURATED. Potrivit Melani, „Diagramele Gantt sunt cele mai bune pentru proiectele care depind de orar. Aspectul lor în format cronologie vă permite să rămâneți la curent cu termenele limită și să păstrați o imagine de ansamblu asupra progresului proiectului.”

Diagramele Gantt și colaborarea în echipă

Unul dintre numeroasele avantaje pe care un instrument de gestionare a proiectelor diagramă Gantt le poate oferi este munca în echipă sporită și colaborarea eficientă între echipe. Integrat cu un calendar, un instrument de management al proiectelor care cuprinde caracteristicile diagramei Gantt poate facilita planificarea și monitorizarea proiectului, menținând echipa pe o singură pagină.

Anumite aplicații pentru diagrame Gantt permit chiar reprezentarea proprietarului sarcinii cu sarcina pe cronologia. Cu relațiile de proiect și dependențele structurate într-o manieră transparentă, este mai ușor să amestecați prioritățile sarcinilor, să împărțiți volumul de muncă și să aranjați înlocuitori în cazul în care resursele nu sunt disponibile. Acest lucru ajută la descurajarea suprasolicitarii, la identificarea proprietarilor problemelor și la accelerarea procesului de identificare a cauzelor principale ale problemelor.

Potrivit unui articol al lui Scott Berinato, editor senior la Harvard Business Review, „comunicarea vizuală este o abilitate obligatorie pentru toți managerii, deoarece din ce în ce mai des, este singura modalitate de a înțelege munca pe care o fac”.

Beneficiile diagramei Gantt

Iată 6 beneficii eficiente ale diagramelor Gantt:

1. Înțelegerea corectă a totul

Atunci când lucrează la un proiect, o echipă eficientă este foarte deschisă la modificări pentru a îmbunătăți proiectul. Pentru asta, trebuie să încorporeze o mulțime de schimbări în programul lor, oricare ar fi acestea și oriunde ar veni. Acolo se realizează diagrama Gantt.

Diagramele Gantt sunt cheia pentru a descurca programele rigide. Puteți găsi cu ușurință deschideri în programul dvs. care sunt necesare pentru a adăuga proiecte noi, datorită acestor diagrame.

2. O singură viziune pentru tot

Având în vedere prezența atâtor platforme de productivitate pe piață, diagramele Gantt sunt o metodă uimitoare de a vedea fiecare și totul, împreună cu funcționalitatea adăugată de afișare a eventualelor probleme care pot apărea pe parcurs.

3. Împărțiți cu ușurință proiectele în bucăți mai mici

Dacă compania nu implementează strategii adecvate de gestionare a resurselor, diagramele Gantt sunt modalitatea perfectă de a prezenta toate sarcinile și proiectele pentru ca întreaga echipă să le vadă. Din acest punct de vedere, toate activitățile pot fi dispersate în mod eficient în întreaga echipă, iar volumul de muncă poate fi ușor gestionat.

4. Verificați Dependențe

De asemenea, puteți verifica dependențele sarcinilor unul față de celălalt. Acest lucru vă va ajuta să verificați sarcinile la care puteți lucra simultan și care depind unele de altele, economisindu-vă mult timp prețios.

Dacă doriți să experimentați această dependență de sarcină, mergeți la nTask, care are configurația perfectă a acestei caracteristici încorporată în software-ul lor.

5. Programator automat

Dacă doriți ca diagrama Gantt să funcționeze corect, atunci trebuie să lucrați. Ceea ce trebuie să faceți este să introduceți toate intervalele de timp așteptate pe care le vor lua sarcinile dvs. și apoi să le urmăriți. Acest lucru va oferi suficiente informații pentru ca diagramele să-și facă în mod eficient munca și să proiecteze rezultatele necesare.

Care sunt rezultatele cerute? Ei bine, acestea sunt proiecții ale procedurilor pe care trebuie să le adaptați pentru a vă îndeplini obiectivele și, de asemenea, va afișa toate modificările pe care trebuie să le faceți, care vă vor optimiza procedura de dezvoltare.

6. Transparență

Cea mai uimitoare caracteristică a diagramelor Gantt este că este foarte transparent în ceea ce privește munca pe care o face. Afișează toate informațiile sale destul de clar în comparație cu toate estimările. Este, de asemenea, una dintre cele mai rapide proceduri care vă poate ajuta să monitorizați progresele sarcinii și, de asemenea, vă poate avertiza cu privire la toate modificările care trebuie făcute.

Cum se face o diagramă Gantt?

O diagramă Gantt poate fi definită ca o diagramă cu bare care ilustrează un program de proiect printr-o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) a unui anumit proiect. Se știe că prima diagramă Gantt a fost concepută de Karol Adamiecki la mijlocul anilor 1890.

Adamiecki a fost un inginer polonez care a lucrat la idei și tehnici de management. Mai târziu, un inginer american, Henry Gantt a preluat ideea unor astfel de diagrame între 1910 și 1915. La rândul lor, aceste diagrame au devenit asociate cu numele său.

O diagramă Gantt este alcătuită în esență din următoarele elemente de bază:

• Creator de cronologie definit, adică afișând datele de început și de sfârșit ale proiectului
• Sarcini și activități ale proiectului
• Proprietarul sarcinii
• Datele de început și de sfârșit pentru fiecare sarcină
• Durata de timp pentru fiecare sarcină
• Dacă este necesar, gruparea sarcinilor și dependențele/relațiile

Încercați diagramele Gantt interactive cu nTask. Începeți perioada de încercare gratuită .

Cine folosește diagramele Gantt?

O diagramă Gantt poate fi folosită de oricine trebuie să verifice proiectele sau fluxurile de lucru. Nu se limitează la o anumită industrie. Mai degrabă, mai multe roluri pot folosi aceeași diagramă Gantt pentru a supraveghea progresul de la nivelul lor. Unele dintre rolurile comune care folosesc diagramele Gantt includ:

• C-Suite, adică CEO, CIO, CFO și CTO
• Directori generali
• Manageri de proiect
• Managerii de marketing
• Manageri de operațiuni
• Managerii HR
• Administratorii
• Managerii de programare
• Liderii echipei

Laura Shin este jurnalistă cripto/blockchain și gazdă a podcasturilor Unchained și Unconfirmed. Laura spune:

„Recomand cu căldură diagramele Gantt pentru managementul proiectelor, indiferent dacă lucrați în echipă sau singur. Acestea sunt reprezentări vizuale ale cât de mult va dura fiecare proiect și care sunt datele dvs. de început și de sfârșit. Este extrem de util nu numai pentru a proiecta viitoarele perioade de timp, ci și pentru a determina când aveți prea multă muncă în lucru.”

Avantajele și dezavantajele diagramelor Gantt

Ca și în orice altceva, diagramele Gantt vin cu propriile seturi de avantaje și dezavantaje. Iată anumiți factori pe care ar trebui să îi cunoașteți înainte de a decide dacă să adoptați sau nu un software de diagramă Gantt în practicile dvs. de management de proiect:

Pro

Simplificați fluxurile de lucru complexe în activități gestionabile

Diagramele Gantt pot reduce o sarcină aparent copleșitoare într-un set gestionabil de sarcini cu o vedere transparentă.

Organizați sarcini și proiecte

Puteți organiza fluxuri de lucru complexe în sarcini și proiecte. Acest lucru ajută la proiectarea și prioritizarea activităților majore relevante pentru fiecare obiectiv al proiectului.

Ajută la stabilirea unor intervale de timp realiste

Puteți seta intervale de timp realiste pentru inițierea și finalizarea sarcinilor.

Identificați calea critică

Diagramele Gantt ajută la identificarea căii critice a unui proiect. În esență, este calea care determină perioada minimă de timp necesară pentru finalizarea unui proiect.

Facilitează atingerea scopului

Diagramele Gantt vă ajută să vă atingeți obiectivele proiectului datorită unui interval de timp practic la toate nivelurile.

Oferiți o vedere transparentă asupra muncii

Este mai ușor să țineți cont de fiecare detaliu printr-o vizualizare transparentă a sarcinilor implicate.

Evidențiați problemele potențiale

Diagramele Gantt pot ajuta la evidențierea problemelor și riscurilor, inclusiv suprapunerile de timp, întârzierea etapelor de referință sau consumul excesiv de timp de către orice activitate.

Contra

Poate crește în niveluri de complexitate

Deși este destinat să simplifice munca, în funcție de numărul de proiecte care sunt gestionate simultan, o anumită diagramă Gantt poate deveni complexă. Are nevoie de un ochi pentru detalii și de bune abilități de management și improvizație.

Necesită monitorizare și actualizări constante

Pentru a vă asigura că proiectul este descris corect pe măsură ce merge, diagrama Gantt trebuie monitorizată pentru actualizări consistente, de către toți membrii echipei. Este important să aveți resursele și munca alocată planificate cu atenție pentru a obține rezultate în mod eficient.

Nu este fezabil pe hârtie

Deși diagramele Gantt inițiale au început în formă fizică, acestea sunt greu de reținut pe hârtie. Prin urmare, acestea sunt în mare parte limitate și gestionate cel mai bine digital, adică nu pot fi tipărite eficient, așa cum se face cu rapoartele și alte forme de documentație.

Folosind nTask pentru a crea o diagramă Gantt

Următoarele atribute sunt esențiale pentru realizarea unei diagrame Gantt eficiente cu nTask . Să le aruncăm o privire pe toate într-un exemplu de diagramă Gantt nTask.

1. Proiect și sarcini

Ori de câte ori realizați un proiect într-un spațiu de lucru în software-ul nTask, îl veți completa cu diferite sarcini legate de acesta.

Când sarcinile sunt finalizate conform criteriilor pe care le-ați stabilit pentru ele, procentul/progresul lor de finalizare va apărea pe interfață, așa cum se arată mai jos.

2. Date de început și de sfârșit

Când utilizați nTask, toate activitățile dvs. de programare a sarcinilor vor deveni mult mai ușoare, deoarece aplicația oferă opțiunea de a programa livrabile în funcție de date diferite.

Aceste date sunt datele de început și de încheiere necesare pentru a urmări aplicațiile respective și pentru a verifica dacă termenele au fost respectate sau nu.

Puteți seta datele din secțiunile respective, așa cum se arată în exemplul diagramei Gantt de mai jos. De asemenea, aveți mai multe opțiuni pentru date, cum ar fi; „Actual” și „Planificat”.

Puteți alege cu ușurință din aceste categorii în funcție de cerințele dumneavoastră.

3. Cesionari

După crearea sarcinilor și setarea actualizărilor, următorul pas este numirea membrilor echipei care urmează să îndeplinească acele sarcini.

Acești cesionari pot fi desemnați cu ușurință prin intermediul interfeței, adăugând adresele lor de e-mail în lista de desemnați pentru respectiva sarcină.

4. Repere

Există diferite tipuri de etape pe care le puteți seta în cadrul proiectelor și sarcinilor dvs., folosind nTask. Odată ce au fost create prin interfață, le puteți verifica progresul din aceeași interfață.

5. Liste de verificare

Următorul pas este să creați listele de verificare care vă vor ajuta să urmăriți toate sarcinile și procesele la care lucrează echipa.

Aceste liste sunt contoarele de progres ale sarcinilor care vă permit să urmăriți tot ceea ce se întâmplă și dacă termenele sunt respectate sau nu.

6. Starea sarcinii

În nTask, puteți, de asemenea, seta starea tuturor sarcinilor diferite incluse în proiecte. Le puteți seta la 5 opțiuni diferite, așa cum se arată mai jos, pentru a indica progresul sarcinii.

7. Dependenţe

Când utilizați nTask pentru diagrame Gantt, puteți crea diferite dependențe de sarcini cu alte sarcini, dependențe de sarcini cu etape și dependențe de etape cu alte etape.

Puteți identifica aceste dependențe și le puteți ordona ca:

• Începeți să începeți
• Terminare pentru a termina
• De la inceput la sfarsit
• Termină pentru a începe

8. Costul proiectului

De asemenea, puteți urmări bugetul legat de toate sarcinile efectuate în procesul de dezvoltare a proiectului și, de asemenea, pentru întregul proiect atunci când utilizați nTask pentru a vă crea diagramele Gantt.

9. Rezumatul proiectului

În timpul unui flux de lucru în desfășurare, în special atunci când sarcinile și proiectul general sunt finalizate, nTask oferă un rezumat al tuturor elementelor și activităților diferite care au avut loc în proiect. Folosiți-le în avantajul dvs. pentru a analiza orice lacune care au fost trecute cu vederea prima dată.

Cu aceste date disponibile, următorul (proiectele) dvs. pot fi finalizate eficient și cu mult înainte de termenul limită.

Diagrame Gantt pentru managementul proiectelor

În ciuda diferitelor instrumente și cadre pentru planificarea proiectelor, diagramele Gantt își continuă nivelul de popularitate la nivel global în rândul profesioniștilor. Încorporat în cele mai recente dezvoltări ale soluțiilor de management de proiect, managementul de proiect a devenit mai ușor și mai eficient folosind diagramele Gantt.

În special cu opțiunea de comutare a sarcinilor între proiecte și sarcini repetate, diagramele Gantt sunt mult mai dinamice decât oricând.

Conform unui sondaj recent realizat de Software Advice, un număr semnificativ de profesioniști în managementul proiectelor, aproximativ 43%, efectuează în continuare planificarea proiectelor folosind metode manuale, adică crearea și menținerea diagramelor Gantt. 35% dintre respondenți manifestă o înclinație spre aplicarea diagramelor Gantt în instrumentele de management de proiect.

Folosiți un software pentru diagrame Gantt? Dacă da, cum vă ajută să vă gestionați proiectele și fluxul de lucru? Împărtășește-ți povestea în comentariile de mai jos.