Apa Itu Gantt Chart? Bagaimana dan Kapan Menggunakan Perangkat Lunak Gantt Chart?

Gantt Chart telah menjadi salah satu alat paling penting bagi manajer proyek di berbagai industri. Menurut Capterra, beberapa industri besar yang menggunakan grafik Gantt termasuk pendidikan, keuangan, pemasaran, TI, dan konstruksi.

Apa itu Gantt Chart?

Bagan Gantt memberikan gambaran visual proyek yang ada, yang memfasilitasi perencanaan, manajemen, dan pemantauan proyek yang cepat namun efektif. Alih-alih harus melalui beberapa contoh laporan dan dokumen yang membosankan, Bagan Gantt memberikan gambaran umum tentang alur kerja, pencapaian yang dicapai, fase perencanaan, dan hambatan serta risiko terkait.

Gantt Charts juga dapat digunakan untuk menunjukkan ketergantungan antara aktivitas yang berbeda dalam sebuah proyek dan status proyek. Gantt Charts Online menawarkan cara manajemen proyek yang lebih cerdas dengan secara otomatis memberi tahu masalah seperti potensi penundaan konsumsi waktu berlebih oleh aktivitas.

Anda dapat memiliki gambaran umum tentang beberapa tugas yang terkait dengan satu proyek atau tampilan tingkat tinggi dari beberapa proyek.

Melanie Haselmayr adalah agen real estate dan investor real estate dengan CURATED. Menurut Melani, “Gantt Charts adalah yang terbaik untuk proyek yang bergantung pada jadwal. Tata letak mereka dalam format garis waktu memungkinkan Anda untuk tetap berada di atas tenggat waktu Anda, dan menyimpan gambaran umum tentang kemajuan proyek. ”

Gantt Charts dan Kolaborasi Tim

Salah satu dari banyak keuntungan yang dapat ditawarkan oleh alat manajemen proyek bagan Gantt adalah peningkatan kerja tim dan kolaborasi yang efisien di antara tim. Terintegrasi dengan Kalender, alat manajemen proyek yang mencakup fitur bagan Gantt dapat membuat perencanaan dan pemantauan proyek lebih mudah dengan menjaga tim tetap pada satu halaman.

Aplikasi bagan Gantt tertentu bahkan memungkinkan penggambaran pemilik tugas dengan tugas di timeline. Dengan hubungan dan ketergantungan proyek yang terstruktur secara transparan, lebih mudah untuk mengacak prioritas tugas, berbagi beban kerja, dan mengatur pengganti jika sumber daya tidak tersedia. Ini membantu mencegah kerja berlebihan, mengidentifikasi pemilik masalah, dan mempercepat proses untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah.

Menurut sebuah artikel oleh Scott Berinato, Editor Senior di Harvard Business Review, “komunikasi visual adalah keterampilan yang harus dimiliki semua manajer, karena semakin sering, itulah satu-satunya cara untuk memahami pekerjaan yang mereka lakukan.”

Manfaat Gantt Chart

Berikut adalah 6 manfaat efektif Gantt chart:

1. Pemahaman yang Benar tentang Segalanya

Saat mengerjakan sebuah proyek, tim yang efisien sangat terbuka terhadap modifikasi untuk membuat proyek menjadi lebih baik. Untuk itu, mereka harus memasukkan banyak perubahan dalam jadwal mereka, apa pun itu dan di mana pun mereka datang. Di situlah bagan Gantt muncul dengan sendirinya.

Gantt chart adalah kunci untuk mengurai jadwal yang kaku. Anda dapat dengan mudah menemukan lowongan dalam jadwal Anda yang diperlukan untuk menambahkan proyek baru, berkat bagan ini.

2. Satu Tampilan untuk Semuanya

Dengan hadirnya begitu banyak platform produktivitas di pasar, bagan Gantt adalah metode luar biasa untuk melihat masing-masing dan semuanya bersama-sama dengan juga fungsionalitas tambahan untuk menampilkan potensi masalah yang mungkin muncul di sepanjang jalan.

3. Dengan Mudah Memecah Proyek menjadi Potongan-potongan yang Lebih Kecil

Jika perusahaan tidak menerapkan strategi manajemen sumber daya yang tepat, bagan Gantt adalah cara sempurna untuk menyusun semua tugas dan proyek untuk dilihat seluruh tim. Dari pandangan ini, semua kegiatan dapat secara efektif tersebar ke seluruh tim dan beban kerja dapat dengan mudah ditangani.

4. Periksa Dependensi

Anda juga dapat memeriksa dependensi tugas satu sama lain. Ini akan membantu Anda memeriksa tugas-tugas yang dapat Anda kerjakan secara bersamaan dan yang bergantung satu sama lain, sehingga menghemat banyak waktu berharga Anda.

Jika Anda ingin mengalami Ketergantungan Tugas ini, pergilah ke nTask yang memiliki konfigurasi sempurna dari fitur ini yang tergabung dalam perangkat lunak mereka.

5. Penjadwal Otomatis

Jika Anda ingin Gantt Chart Anda berfungsi dengan baik, maka Anda harus memasukkannya ke dalam pekerjaan. Yang harus Anda lakukan adalah, Anda harus memasukkan semua kerangka waktu yang diharapkan untuk tugas Anda dan kemudian melacaknya. Ini akan memberikan informasi yang cukup bagi bagan untuk melakukan pekerjaannya secara efektif dan memproyeksikan hasil yang diperlukan.

Apa hasil yang diperlukan? Nah, ini adalah proyeksi prosedur yang harus Anda sesuaikan untuk memenuhi tujuan Anda, dan juga akan menampilkan semua perubahan yang perlu Anda buat yang akan mengoptimalkan prosedur pengembangan Anda.

6. Transparansi

Fitur paling menakjubkan dari Gantt Charts adalah sangat transparan tentang pekerjaan yang dilakukannya. Ini menampilkan semua informasinya dengan cukup jelas dibandingkan dengan semua perkiraan. Ini juga merupakan salah satu prosedur tercepat yang dapat membantu Anda memantau perkembangan tugas dan juga dapat mengingatkan Anda tentang semua perubahan yang perlu dilakukan.

Bagaimana cara membuat Gantt chart?

Bagan Gantt dapat didefinisikan sebagai bagan batang yang menggambarkan jadwal proyek melalui struktur rincian kerja (WBS) dari proyek tertentu. Bagan Gantt pertama diketahui dirancang oleh Karol Adamiecki pada pertengahan 1890-an.

Adamiecki adalah seorang insinyur Polandia yang mengerjakan ide dan teknik manajemen. Kemudian, seorang insinyur Amerika, Henry Gantt mengambil gagasan tentang bagan semacam itu antara tahun 1910 dan 1915. Pada gilirannya, bagan ini dikaitkan dengan namanya.

Bagan Gantt pada dasarnya terdiri dari elemen-elemen dasar berikut:

• Pembuat garis waktu yang ditentukan yaitu menunjukkan tanggal mulai dan berakhirnya proyek
• Tugas dan aktivitas proyek
• Pemilik tugas
• Tanggal mulai dan berakhir untuk setiap tugas
• Durasi waktu untuk setiap tugas
• Jika diperlukan, pengelompokan tugas dan dependensi/hubungan

Coba Gantt Charts interaktif dengan nTask. Mulai Uji Coba Gratis Anda.

Siapa yang Menggunakan Gantt Chart?

Bagan Gantt dapat digunakan oleh siapa saja yang perlu memeriksa proyek atau alur kerja. Ini tidak terbatas pada industri tertentu. Sebaliknya, beberapa peran dapat menggunakan bagan Gantt yang sama untuk mengawasi kemajuan dari level mereka. Beberapa peran umum menggunakan bagan Gantt meliputi:

• C-Suite yaitu CEO, CIO, CFO, dan CTO
• Manajer Umum
• Manajer Proyek
• Manajer Pemasaran
• Manajer Operasi
• Manajer SDM
• Administrator
• Manajer penjadwalan
• Pemimpin Tim

Laura Shin adalah jurnalis crypto/blockchain dan pembawa acara podcast Unchained dan Unconfirmed. Laura mengatakan:

“Saya sangat merekomendasikan bagan Gantt untuk manajemen proyek, baik Anda bekerja dalam tim atau solo. Mereka adalah representasi visual tentang berapa lama setiap proyek kemungkinan akan memakan waktu dan apa tanggal mulai dan selesai Anda. Ini sangat membantu tidak hanya dalam memproyeksikan garis waktu di masa depan tetapi juga menentukan kapan Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan di piring Anda.”

Pro dan Kontra Gantt Chart

Seperti yang lainnya, bagan Gantt juga dilengkapi dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri. Berikut adalah faktor-faktor tertentu yang harus Anda ketahui sebelum memutuskan apakah akan mengadopsi perangkat lunak bagan Gantt ke dalam praktik manajemen proyek Anda atau tidak:

kelebihan

Sederhanakan alur kerja yang kompleks menjadi aktivitas yang dapat dikelola

Bagan Gantt dapat mengurangi tugas yang tampaknya berlebihan menjadi serangkaian tugas yang dapat dikelola dengan tampilan transparan.

Mengatur tugas dan proyek

Anda dapat mengatur alur kerja yang kompleks ke dalam tugas dan proyek. Ini membantu merancang dan memprioritaskan aktivitas utama yang relevan dengan setiap tujuan proyek.

Bantu atur kerangka waktu yang realistis

Anda dapat mengatur kerangka waktu yang realistis untuk inisiasi dan penyelesaian tugas.

Identifikasi jalur kritis

Bagan Gantt membantu mengidentifikasi jalur kritis suatu proyek. Intinya, ini adalah jalur yang menentukan jumlah waktu minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek.

Memfasilitasi pencapaian tujuan

Bagan Gantt membantu Anda mencapai tujuan proyek Anda karena kerangka waktu praktis di semua tingkatan.

Berikan tampilan kerja yang transparan

Lebih mudah untuk tetap di atas setiap detail melalui visualisasi transparan dari tugas-tugas yang terlibat.

Soroti potensi masalah

Bagan Gantt dapat membantu menyoroti masalah dan risiko termasuk tumpang tindih waktu, penundaan pencapaian, atau konsumsi waktu berlebih oleh aktivitas apa pun.

Kontra

Dapat meningkatkan tingkat kompleksitas

Meskipun dimaksudkan untuk menyederhanakan pekerjaan, tergantung pada jumlah proyek yang dikelola secara bersamaan, bagan Gantt tertentu dapat menjadi rumit. Dibutuhkan mata untuk detail dan keterampilan manajemen dan improvisasi yang baik.

Perlu pemantauan dan pembaruan terus-menerus

Untuk memastikan proyek digambarkan dengan benar saat berjalan, bagan Gantt perlu dipantau untuk pembaruan yang konsisten, oleh semua anggota tim. Penting untuk memiliki sumber daya dan pekerjaan yang ditugaskan dengan hati-hati untuk memberikan hasil secara efisien.

Tidak layak di atas kertas

Meskipun grafik Gantt awal dimulai dalam bentuk fisik, ini sulit untuk dipertahankan di atas kertas. Oleh karena itu, sebagian besar terbatas dan paling baik dikelola secara digital yaitu tidak dapat dicetak secara efektif seperti yang dilakukan dengan laporan dan bentuk dokumentasi lainnya.

Menggunakan nTask untuk Membuat Gantt Chart

Atribut berikut sangat penting untuk membuat bagan Gantt yang efektif dengan nTask . Mari kita lihat semuanya dalam contoh bagan nTask Gantt.

1. Proyek dan Tugas

Setiap kali Anda membuat proyek di ruang kerja dalam perangkat lunak nTask, Anda akan mengisinya dengan berbagai tugas yang terkait dengannya.

Ketika tugas diselesaikan sesuai dengan kriteria yang Anda tetapkan untuknya, persentase/kemajuan penyelesaiannya akan muncul di antarmuka seperti yang ditunjukkan di bawah ini.

2. Tanggal Mulai & Akhir

Saat Anda menggunakan nTask, semua aktivitas penjadwalan tugas Anda akan menjadi jauh lebih mudah karena aplikasi menyediakan opsi untuk menjadwalkan kiriman menurut tanggal yang berbeda.

Tanggal-tanggal ini adalah tanggal mulai dan berakhir yang diperlukan untuk melacak aplikasi tersebut dan memeriksa apakah tenggat waktu telah dipenuhi atau tidak.

Anda dapat mengatur tanggal dari bagian masing-masing, seperti yang ditunjukkan pada contoh bagan Gantt di bawah ini. Juga, Anda memiliki beberapa opsi untuk tanggal, seperti; 'Aktual', dan 'Direncanakan'.

Anda dapat dengan mudah memilih dari kategori ini sesuai dengan kebutuhan Anda.

3. Penerima Tugas

Setelah membuat tugas dan mengatur pembaruan, langkah selanjutnya adalah menunjuk anggota tim yang akan melakukan tugas tersebut.

Penerima Tugas ini dapat dengan mudah ditunjuk melalui antarmuka dengan menambahkan alamat email mereka dalam daftar penerima tugas dari tugas tertentu.

4. Tonggak sejarah

Ada berbagai jenis pencapaian yang dapat Anda atur di dalam proyek dan tugas Anda, menggunakan nTask. Setelah dibuat melalui antarmuka, Anda dapat memeriksa kemajuannya dari antarmuka yang sama.

5. Daftar Periksa

Langkah selanjutnya adalah membuat daftar periksa yang akan membantu Anda melacak semua tugas dan proses berbeda yang sedang dikerjakan tim.

Daftar ini adalah pengukur kemajuan tugas yang memungkinkan Anda mengawasi semua yang sedang terjadi dan apakah tenggat waktu dipenuhi atau tidak.

6. Status Tugas

Di nTask, Anda juga dapat mengatur status semua tugas berbeda yang disertakan dalam proyek. Anda dapat mengaturnya ke 5 opsi berbeda, seperti yang ditunjukkan di bawah ini, untuk menunjukkan kemajuan tugas.

7. Ketergantungan

Saat Anda menggunakan nTask untuk Gantt charting, Anda dapat membuat dependensi tugas yang berbeda dengan tugas lain, dependensi tugas dengan milestone, dan dependensi milestone dengan milestone lainnya.

Anda dapat mengidentifikasi dependensi ini dan memesannya sebagai:

• Mulai untuk memulai
• Selesai sampai selesai
• Mulai sampai selesai
• Selesai untuk memulai

8. Biaya Proyek

Anda juga dapat melacak anggaran yang terkait dengan semua tugas yang dilakukan dalam proses pengembangan proyek, dan juga untuk keseluruhan proyek saat Anda menggunakan nTask untuk membuat bagan Gantt Anda.

9. Ringkasan Proyek

Selama alur kerja yang sedang berlangsung, terutama ketika tugas dan keseluruhan proyek selesai, nTask memberikan ringkasan dari semua elemen dan aktivitas berbeda yang terjadi dalam proyek. Gunakan mereka untuk keuntungan Anda untuk menganalisis celah yang diabaikan pertama kali.

Dengan data yang tersedia ini, proyek Anda berikutnya dapat diselesaikan secara efisien dan jauh sebelum tenggat waktu.

Gantt Charts untuk Manajemen Proyek

Terlepas dari berbagai alat dan kerangka kerja untuk perencanaan proyek, bagan Gantt melanjutkan tingkat popularitasnya secara global dengan para profesional. Tergabung dalam perkembangan terbaru dari solusi manajemen proyek, manajemen proyek menjadi lebih mudah dan lebih efisien menggunakan grafik Gantt.

Terutama dengan opsi tugas yang dapat dialihkan antara proyek dan tugas berulang, bagan Gantt jauh lebih dinamis daripada sebelumnya.

Menurut survei terbaru oleh Software Advice, sejumlah besar profesional manajemen proyek, sekitar 43%, masih melaksanakan perencanaan proyek menggunakan metode manual yaitu membuat dan memelihara grafik Gantt. 35% responden menunjukkan kecenderungan untuk menerapkan bagan Gantt dalam alat manajemen proyek.

Apakah Anda menggunakan perangkat lunak bagan Gantt? Jika ya, bagaimana mereka membantu Anda dalam mengelola proyek dan alur kerja Anda? Bagikan cerita Anda di komentar di bawah.