什麼是甘特圖？ 如何以及何時使用甘特圖軟件？

甘特圖已成為各行業項目經理最重要的工具之一。 根據 Capterra 的說法，使用甘特圖的一些主要行業包括教育、金融、營銷、IT 和建築。

什麼是甘特圖？

甘特圖提供手頭項目的可視化概覽，有助於快速而有效的項目規劃、管理和監控。 甘特圖不必通過繁瑣的報告和文檔的多個實例，而是以圖形方式概述工作流程、實現的里程碑、規劃階段以及相關的瓶頸和風險。

甘特圖還可用於顯示項目中不同活動之間的依賴關係和項目狀態。 在線甘特圖提供了一種更智能的項目管理方式，通過自動通知問題，例如活動過度消耗時間消耗的潛在延遲。

您可以概覽與單個項目相關的多個任務或多個項目的高級視圖。

Melanie Haselmayr 是 CURATED 的一名房地產經紀人和房地產投資者。 根據 Melani 的說法，“甘特圖最適合依賴於時間表的項目。 他們以時間線格式的佈局使您能夠及時掌握最後期限，並隨時了解項目的進度。”

甘特圖和團隊協作

甘特圖項目管理工具可以提供的眾多優勢之一是增加團隊合作並簡化團隊之間的協作。 與日曆集成，包含甘特圖功能的項目管理工具可以通過將團隊保持在一個頁面上來簡化項目規劃和監控。

某些甘特圖應用程序甚至允許用時間軸上的任務來描繪任務所有者。 通過以透明方式構建項目關係和依賴關係，可以更輕鬆地調整任務優先級、分擔工作量並在資源不可用的情況下安排替代品。 這有助於阻止過度工作、確定問題所有者並加快確定問題根本原因的過程。

根據《哈佛商業評論》高級編輯 Scott Berinato 的一篇文章，“視覺溝通是所有管理者必備的技能，因為越來越多的時候，這是理解他們所做工作的唯一方法。”

甘特圖的好處

以下是甘特圖的 6 個有效好處：

1.正確理解一切

在處理項目時，一個高效的團隊非常願意進行修改以使項目更好。 為此，他們必須在他們的日程安排中加入很多變化，無論他們在哪裡，無論他們來自哪裡。 這就是甘特圖發揮作用的地方。

甘特圖是解開僵化時間表的關鍵。 借助這些圖表，您可以輕鬆地在日程安排中找到添加新項目所需的空缺。

2. 統一視圖

隨著市場上存在如此多的生產力平台，甘特圖是一種令人驚嘆的方法，可以查看所有內容以及顯示沿途可能出現的任何潛在問題的附加功能。

3. 輕鬆將項目分解成更小的部分

如果公司沒有實施適當的資源管理策略，甘特圖是佈置所有任務和項目以供整個團隊查看的完美方式。 從這個角度來看，所有的活動都可以有效地分散在整個團隊中，工作量也可以輕鬆處理。

4.檢查依賴

您還可以檢查任務之間的依賴關係。 這將幫助您檢查您可以同時處理的任務以及相互依賴的任務，從而為您節省大量寶貴的時間。

如果您想體驗這種任務依賴關係，請前往 nTask，它在他們的軟件中包含此功能的完美配置。

5.自動調度器

如果您希望甘特圖正常工作，那麼您必須投入工作。 您需要做的是，您必須輸入您的任務將採取的所有預期時間範圍，然後對其進行跟踪。 這將為圖表提供足夠的信息以有效地完成其工作並預測所需的結果。

要求的結果是什麼？ 好吧，這些是您必須適應以滿足您的目標的程序的預測，它還將顯示您需要進行的所有更改，以優化您的開發程序。

6. 透明度

甘特圖最令人驚奇的特點是它所做的工作非常透明。 與所有估計相比，它非常清楚地顯示了所有信息。 它也是最快的程序之一，可以幫助您監控任務進度，還可以提醒您需要進行的所有更改。

如何製作甘特圖？

甘特圖可以定義為通過特定項目的工作分解結構 (WBS) 說明項目進度的條形圖。 眾所周知，第一張甘特圖是由 Karol Adamiecki 在 1890 年代中期設計的。

Adamiecki 是一位波蘭工程師，致力於研究管理理念和技術。 後來，一位美國工程師亨利甘特在 1910 年至 1915 年之間提出了此類圖表的想法。反過來，這些圖表與他的名字相關聯。

甘特圖基本上由以下基本元素組成：

• 定義的時間表製作者，即顯示項目的開始和結束日期
• 項目任務和活動
• 任務所有者
• 每個任務的開始和結束日期
• 每個任務的持續時間
• 如果需要，任務分組和依賴/關係

嘗試使用 nTask 製作交互式甘特圖。 開始您的免費試用。

誰使用甘特圖？

任何需要檢查項目或工作流程的人都可以使用甘特圖。 它不限於特定行業。 相反，多個角色可以使用同一個甘特圖來監督他們級別的進度。 使用甘特圖的一些常見角色包括：

• C-Suite 即 CEO、CIO、CFO 和 CTO
• 總經理
• 項目經理
• 營銷經理
• 運營經理
• 人力資源經理
• 管理員
• 調度管理器
• 團隊負責人

Laura Shin 是一名加密/區塊鏈記者，也是 Unchained 和 Unconfirmed 播客的主持人。 勞拉 說：

“我強烈推薦甘特圖用於項目管理，無論您是團隊合作還是單獨工作。 它們是每個項目可能需要多長時間以及您的開始和結束日期的直觀表示。 它不僅對預測未來的時間表非常有幫助，而且還有助於確定您何時有太多工作要做。”

甘特圖的優缺點

與其他一切一樣，甘特圖也有自己的優點和缺點。 在決定是否在項目管理實踐中採用甘特圖軟件之前，您應該了解以下某些因素：

優點

將復雜的工作流程簡化為可管理的活動

甘特圖可以將看似繁重的任務簡化為具有透明視圖的可管理任務集。

組織任務和項目

您可以將復雜的工作流程組織成任務和項目。 這有助於設計和優先考慮與每個項目目標相關的主要活動。

幫助設定切合實際的時間表

您可以為任務啟動和完成設置現實的時間範圍。

確定關鍵路徑

甘特圖有助於識別項目的關鍵路徑。 從本質上講，它是決定完成一個項目所需的最短時間的路徑。

促進目標達成

由於各個級別的實際時間框架，甘特圖可幫助您實現項目目標。

提供透明的工作視圖

通過所涉及任務的透明可視化，更容易掌握每個細節。

突出潛在問題

甘特圖可以幫助突出問題和風險，包括任何活動的時間重疊、里程碑延遲或過多的時間消耗。

缺點

可能會增加複雜性級別

儘管旨在簡化工作，但根據同時管理的項目數量，某個甘特圖可能會變得複雜。 它需要關注細節以及良好的管理和即興創作技巧。

需要持續監控和更新

為確保項目在進行時得到正確描述，所有團隊成員都需要監控甘特圖以確保一致的更新。 仔細計劃分配的資源和工作以有效地呈現結果非常重要。

紙上談兵不可行

儘管最初的甘特圖以物理形式開始，但這些很難保留在紙上。 因此，這些大多僅限於並最好以數字方式進行管理，即不能像使用報告和其他形式的文檔那樣有效地打印。

使用 nTask 製作甘特圖

以下屬性對於使用nTask製作有效的甘特圖至關重要。 讓我們在一個 nTask 甘特圖示例中查看所有這些。

一、項目與任務

每當您在 nTask 軟件的工作區中創建一個項目時，您都會用與其相關的不同任務來填充它。

當任務按照您為它們設置的標準完成時，它們的完成百分比/進度將顯示在界面上，如下所示。

2. 開始和結束日期

當您使用 nTask 時，您的所有任務調度活動都將變得更加容易，因為該應用程序提供了根據不同日期安排可交付成果的選項。

這些日期是跟踪這些申請並檢查是否已滿足截止日期所必需的開始和結束日期。

您可以從各自的部分設置日期，如下面的甘特圖示例所示。 此外，您有多種日期選項，例如； “實際”和“計劃”。

您可以根據自己的要求輕鬆地從這些類別中進行選擇。

3. 受讓人

創建任務並設置更新後，下一步是指定將執行這些任務的團隊成員。

通過在該特定任務的受讓人列表中添加他們的電子郵件地址，可以通過界面輕鬆指定這些受讓人。

4. 里程碑

您可以使用 nTask 在項目和任務中設置不同類型的里程碑。 通過界面創建它們後，您可以從同一界面檢查它們的進度。

5. 清單

下一步是創建清單，以幫助您跟踪團隊正在處理的所有不同任務和流程。

這些列表是任務的進度表，可讓您密切關注正在發生的所有事情以及是否達到最後期限。

6. 任務狀態

在 nTask 中，您還可以設置項目中包含的所有不同任務的狀態。 您可以將它們設置為 5 個不同的選項，如下所示，以指示任務的進度。

7. 依賴

當您將 nTask 用於甘特圖時，您可以創建與其他任務的不同任務依賴關係、與里程碑的任務依賴關係以及與其他里程碑的里程碑依賴關係。

您可以識別這些依賴項並將它們排序為：

• 開始開始
• 完成完成
• 開始到結束
• 完成開始

8. 項目成本

您還可以跟踪與項目開發過程中正在執行的所有任務相關的預算，也可以在使用 nTask 創建甘特圖時跟踪整個項目的預算。

九、項目總結

在正在進行的工作流程中，尤其是當任務和整個項目完成時，nTask 提供項目中發生的所有不同元素和活動的摘要。 利用它們來分析第一次被忽略的任何漏洞。

有了這些可用數據，您的下一個項目可以在截止日期之前高效完成。

項目管理甘特圖

儘管項目規劃有各種工具和框架，甘特圖在全球範圍內繼續受到專業人士的歡迎。 結合項目管理解決方案的最新發展，使用甘特圖使項目管理變得更加容易和高效。

尤其是可以在項目和重複任務之間切換任務的選項，甘特圖比以往任何時候都更加動態。

根據 Software Advice 最近的一項調查，相當數量的項目管理專業人員（約 43%）仍然使用手動方法進行項目規劃，即創建和維護甘特圖。 35% 的受訪者傾向於在項目管理工具中應用甘特圖。

你用甘特圖軟件嗎？ 如果是，它們如何幫助您管理項目和工作流程？ 在下面的評論中分享您的故事。