Profesyonel Proje Yöneticileri için Gantt Şemaları Planlama ve Çizelgeleme

Planlama ve çizelgeleme için Gantt çizelgelerini nasıl kullanacağınızı bilmek ister misiniz? Bu yazıda olduğu gibi doğru yerdesiniz, profesyonel bir proje yöneticisi olmak için Gantt çizelgelerini nasıl kullanacağınız konusunda size rehberlik edeceğiz.

Gantt Şemaları nedir?

Her şeyden önce, Gantt çizelgelerinin gerçekte ne olduğundan bahsedelim. Bu alanda yeni olan veya proje yönetimi paradigmasına aşina olmayan çoğu insan onlara aşina değildir.

Basitçe söylemek gerekirse, bir Gantt şeması, projenizle ilgili zaman içinde planlanmış tüm görevlerin görsel bir temsilidir. Her boyutta ve şekilde projeleri planlamak için kullanılırlar.

Neden? Niye? Çünkü belirli bir günde bir projede yapılması planlanan işi göstermek için inanılmaz bir araçtır. Ayrıca belirli bir projenin tüm kullanım süresini tek bir basit görünümde gösterirler.

Gantt Şemasında izleyebileceğiniz bir projenin bazı özellikleri burada verilmiştir.

• Bir projenin başlangıç ​​ve bitiş tarihleri
• proje görevleri nelerdir
• Her projede yer alan ekip üyeleri kimlerdir?
• Her bir görev üzerinde kim çalışıyor
• Her bir görevin süresi nedir?
• Tüm görevlerin nasıl bağlantılı veya birbirine bağımlı olduğu

Hala bu çizelgelerin önemini anlamıyor musunuz? Çok uzun zaman önce, insanlar herhangi bir dijital çözüm olmadığı için kağıt üzerinde planlar ya da tüm projeksiyonları renkli bloklarla gösterirdi. Gantt çizelgeleri tüm bunları değiştirdi.

Ayrıca, bu harika aracın zaman içindeki gelişimini kutladıkları sergileri de ziyaret edebilirsiniz.

Bugün, bu çizelgelerin çoğu Microsoft Excel'de veya nTask gibi daha gelişmiş proje yönetimi uygulamalarıyla kiralanmaktadır. Şimdi bu Gantt şeması yazılımlarından bahsedelim.

Aslında bir Gantt Şeması Yazılımı nedir?

Bilgisayar endüstrisi Gantt çizelgeleri yazılımına başladığında, proje yöneticileri sonunda Gantt çizelgelerini oluştururken ve yönetirken ne kadar zaman ve enerji tasarrufu yapabileceklerini anladılar. Bu, yazılım şirketlerine Gantt çizelgelerini yönetmek için giderek daha gelişmiş yazılımlar geliştirme konusunda gerçekten önemli bir destek verdi.

Gantt çizelgeleri yazılımı, temel olarak proje yöneticilerine veya bu çizelgeye erişimi olan diğer taraflara görevleri planlamak, yönetmek ve planlamak için yardımcı olan uygulamalardır. Ayrıca, görev bağımlılıkları oluşturma veya kilometre taşları ekleme kaotik sürecini otomatikleştirebilirler.

Geleneksel olarak, saygın şirketlerden bile proje yöneticilerinin çoğu, MS Project gibi yazılımlar kullandı ve dürüst olmak gerekirse, hala kullanıyorlar.

Ancak bugün, Gantt şeması yazılımı bulut bilişim dünyasına taşındığı için işler büyük ölçüde değişti.

Bu ne anlama geliyor? Bu, tüm proje verilerinizi bu uygulamalara yükleyebileceğiniz ve sizin için tüm Gantt şeması işlemlerini görüntüleyip otomatikleştirecekleri anlamına gelir. nTask gibi yazılımlar, daha sonra ekibinizle ve hissedarlarınızla paylaşabileceğiniz ek proje planlarıyla ortak Gantt çizelgeleri oluşturmanıza da olanak tanır.

Masaüstü ve Çevrimiçi Gantt Şeması Yazılımı arasındaki fark nedir?

Proje yönetimi yazılımı, ekiplerin çalışma şeklini tamamen değiştirdi. Aslında bu süreci birçok yönden geliştirdiler.

Desktop Gantt şeması yazılımı söz konusu olduğunda, genellikle çalışma stratejilerini ve projeksiyonlarını gizli tutmak isteyen proje yöneticilerine hitap ederler. Neden? Niye? Çünkü tüm planlarını kolayca paylaşma dürtüsüne sahip değiller.

Bu konuda MS Excel ve hatta MS Word gibi yazılımlarda farklı projeleri yönetmeye benzer şekilde, Gantt çizelgelerinin masaüstü uygulamaları kullanıcı lisansı başına yalnızca bir yerel sürüm sunar.

Çevrimiçi Gantt şeması uygulamaları tamamen farklı bir top oyunudur. Çalışmanızı ekibinizle ve diğer tüm ilgili taraflarla paylaşma ve ayrıca ortak proje planlaması gibi harika özellikler sunarlar.

Yazılım %100 online olduğu için herkese davetiye gönderebilir ve proje planınızı görebilirler. Buna ek olarak, görevlerini de güncelleyebilirler ve üzerinde çalıştıkları görevlere bağlanmak için birçok ek seçeneği vardır.

Ek olarak, maliyetler masaüstü uygulamalarına göre çok daha düşüktür. Neden? Niye? Çünkü her kullanıcı için ek pahalı sunucu kurulumları, ilişkili lisans maliyetleri ve sunucu entegrasyon maliyetleri yoktur.

Sonunda, çoğu proje yöneticisi nihayetinde çevrimiçi yazılımı tercih ediyor, çünkü temelde 2020'de hiç akıllıca değil.

Çevrimiçi Gantt Şeması Yazılımlarının faydaları nelerdir?

İşte Gantt çizelgelerinin 6 etkili faydası:

1. Her Şeyi Doğru Anlamak

Bir proje üzerinde çalışırken, verimli bir ekip, projeyi daha iyi hale getirmek için değişikliklere çok açıktır. Bunun için, ne olurlarsa olsunlar ve nereye gelirlerse gelsinler, programlarına birçok değişikliği dahil etmeleri gerekiyor. Gantt şemasının kendine geldiği yer burasıdır.

Gantt çizelgeleri, katı çizelgeleri çözmenin anahtarıdır. Yeni projelere eklenmesi gereken boşlukları bu çizelgeler sayesinde programınızda kolayca bulabilirsiniz.

2. Her Şey İçin Tek Bir Görünüm

Piyasada çok sayıda üretkenlik platformunun bulunmasıyla, Gantt çizelgeleri, yol boyunca ortaya çıkabilecek olası sorunları görüntülemenin ek işlevselliği ile birlikte her şeyi görmek için harika bir yöntemdir.

3. Projeleri Kolayca Küçük Parçalara Bölün

Şirket uygun kaynak yönetimi stratejilerini uygulamıyorsa, Gantt çizelgeleri tüm ekibin görmesi için tüm görevleri ve projeleri düzenlemenin mükemmel bir yoludur. Bu bakış açısıyla, tüm faaliyetler ekibin her yerine etkili bir şekilde dağıtılabilir ve iş yükü kolayca ele alınabilir.

4. Bağımlılıkları Kontrol Edin

Ayrıca görevlerin birbirlerine olan bağımlılıklarını da kontrol edebilirsiniz. Bu, aynı anda üzerinde çalışabileceğiniz ve birbirine bağlı olan görevleri kontrol etmenize yardımcı olacak ve size çok değerli zaman kazandıracaktır.

Bu Görev Bağımlılığını deneyimlemek istiyorsanız, yazılımlarında bu özelliğin mükemmel yapılandırmasına sahip olan nTask'a gidin.

5. Otomatik Zamanlayıcı

Gantt Şemanızın düzgün çalışmasını istiyorsanız, işe koyulmalısınız. Yapmanız gereken, görevlerinizin alacağı tüm beklenen zaman dilimlerini girmeniz ve ardından takip etmenizdir. Bu, çizelgelerin işini etkin bir şekilde yapması ve gerekli sonuçları yansıtması için yeterli bilgiyi sağlayacaktır.

Gerekli sonuçlar nelerdir? Bunlar, hedeflerinize ulaşmak için uyarlamanız gereken prosedürlerin projeksiyonlarıdır ve ayrıca geliştirme prosedürünüzü optimize edecek, yapmanız gereken tüm değişiklikleri gösterecektir.

6. Şeffaflık

Gantt Charts'ın en şaşırtıcı özelliği, yaptığı iş konusunda çok şeffaf olmasıdır. Tüm tahminlere kıyasla tüm bilgilerini oldukça net bir şekilde gösterir. Ayrıca, görev ilerlemelerini izlemenize yardımcı olabilecek ve yapılması gereken tüm değişiklikler konusunda sizi uyarabilecek en hızlı prosedürlerden biridir.

Gantt Şeması Çizelgesi nedir?

Bir Gantt şeması çizelgesi, esas olarak bir Gantt şeması biçiminde görüntülenen bir proje zaman çizelgesidir. Gannt çizelgesi çizelgesi, her bir görevin ilerlemesini temsil eden çubuklarla birlikte tam bir görev listesi içerir. Grafiğin genel görünümü, kullanıcıların performanslarını analiz etmelerine ve iyileştirme boşluklarını belirlemelerine yardımcı olur.

Bir proje çizelgesine karşı Gantt şeması çizelgesi nedir?

Gantt çizelgeleri, görevleri zamana karşı çizilen görsel araçlardır. Kullanıcıların performanslarını görmelerini ve değerlendirmelerini sağlar. Bir proje takvimi ise, bir gün içinde veya önümüzdeki günlerde tamamlanacak tüm görevleri gösteren basit bir liste veya takvimdir.

Gantt planlaması genellikle görev bağımlılıklarını vurgulamak istediğinizde yapılır. Kritik yolu belirlemek için Gantt planlamasını da kullanabilirsiniz.

Özünde, Gantt çizelgeleri daha ayrıntılı ve sezgisel olma eğilimindedir ve proje çizelgeleri, daha basit ve okunması daha kolay olmasına rağmen, daha az sezgiseldir ve esneklik için çok az yer sunar.

Gantt Grafiklerini kimler kullanır?

Yazılımın çevrimiçi varlığı nedeniyle, neredeyse herkes bu çizelgeleri görevlerini ve bu görevlerle ilgili ekibin performansını görselleştirmek için kullanabilir. Bilgisayar algoritmaları tarafından gerçekleştirilen tüm zor görevler nedeniyle, herkes bir görev listesi yapabilir, görevlerin süresini ekleyebilir ve ardından arkanıza yaslanıp yazılımın ilgili görevleri görüntüleyerek işi anında yapmasına izin verebilir.

Gantt çizelgelerinin mutluluk verdiği önemli rollerden bazıları şunlardır:

• Proje yöneticileri
• Takım Liderleri
• Genel müdürler
• Operasyon Yöneticileri
• Pazarlama Yöneticileri
• İş Yöneticileri
• Planlama Yöneticileri
• CEO'lar
• CTO'lar

Gantt şeması uygulamalarının çevrimiçi doğası gereği, ekipler bu çizelgeleri farklı çalışma türlerini birlikte planlamak ve izlemek için de kullanabilirler. Gantt Şemalarını kendi çıkarları için kullanan ekip üyeleri şunlardır:

• Proje Yönetim Ekipleri
• Hükümet Ekipleri
• Pazarlama Ekipleri
• İnşaat Ekipleri
• Sağlık Ekipleri
• Üretim Ekipleri
• Petrol ve Gaz Endüstrisi ekipleri
• Ürün Geliştirme Ekipleri
• BT ve Geliştirme Ekipleri
• Uzak Ekipler
• Mühendislik ve Mimari Ekipler
• Telekomünikasyon Ekipleri
• Profesyonel Servis Ekipleri
• Bayındırlık Ekipleri
• PMO'lar

Neden bu kadar çok ekip üyesinin Gantt Şemalarına erişimi var? Pekala, geçmişte tek bir yönetici bir proje için tek bir ekibe liderlik ederdi ve verilerini veya stratejilerini paylaşmaları gerekmiyordu ama artık bu değişti.

Günümüzde proje yöneticileri birden çok projeyi birden çok ekiple yönetiyor ve bu ekip üyelerinin çoğu farklı yöneticiler altında çalışıyor.

Bu nedenle, herhangi bir karışıklığı önlemek için, Gantt çizelgeleri tüm ekip üyelerine ve görevlerini ve kendileri için beklenen girdileri izleme daveti olan herkes tarafından kullanılabilir.

Gantt şeması kimin ne zaman ve kimin hangi proje üzerinde çalıştığını nasıl biliyor?

nTask gibi Gantt şeması yazılımınızda bir görev oluşturduğunuzda, görevin atandığı ekip üyesini ve ayrıca görevlerin süresini girmeniz gerekir. Bu, Gantt şemasının bu bilgileri izlemesine yardımcı olur.

Ayrıca yazılım, girdiğiniz verilerden çalışma süresi bilgilerini çeker ve kaynak çalışma saatlerini yazılım izler.

Çevrimiçi Gantt Şeması yazılımı güvenli mi?

Çevrimiçi Gantt Şeması yazılımını kullanırken birçok kişinin verilerinin kararlılığı ve güvenliği konusunda gerçek endişeleri vardır. Endişelenmelerine gerek yok, çünkü nTask gibi, bir sorun olması durumunda istemci verilerini ve veri kurtarmayı güvence altına almak için şifreleme ve çoklu güvenlik protokolleriyle mükemmel bir şekilde donatılmış banka düzeyinde güvenlik sunan yazılımlar.

Diğer Çevrimiçi Gantt Şeması Yazılımı:

Aşağıdakiler gibi başka çevrimiçi Gantt çizelgeleri yazılımı da vardır:

• Teamgantt
• ProjectManager.com'un Gantt Şeması Oluşturucusu
• GanttPro
• Gantt Projesi

Bağlantılarına giderek yukarıdaki Gantt şeması yazılımını deneyebilirsiniz.