تخلص من الإدارة المصغرة: قدم ملكية المشروع لإنقاذ اليوم

من أكثر المهام الإدارية تحديًا للقادة الجدد والمتمرسين فهم كيفية التفويض المناسب. أولئك الذين يعانون من التفويض يظهرون في كثير من الأحيان كمدراء تفصيليين ، مما يجعل موظفيهم يشعرون بأنهم مراقبون وانعدام الثقة.

يكره معظم الموظفين الخضوع للإدارة الدقيقة. وبالتالي ، فمن مصلحتك كقائد أن تتوقف عن هذا السلوك قبل أن يكون له عواقب سلبية مثل انخفاض الروح المعنوية ، ونقص الحافز ، ودوران الموظفين.

إن الثقة في فريقك للتعلم والتحسين والعمل بشكل مستقل في النهاية هو جزء من مسؤوليتك كمدير ، ومع ذلك قد تشعر الثقة وكأنك تتخلى عن السيطرة في بعض الأحيان. إذا كنت قلقًا بشأن ما يمكن أن يحدث إذا تخلت عن سيطرتك وأعطيت فريقك حرية أكبر ، ففكر فيما قد يحدث إذا لم تفعل ذلك.

وفقًا لدراسة أجرتها مؤسسة غالوب ، فإن 75٪ من أسباب استقالة الناس تعود إلى رؤسائهم. قد يحدث استياء الموظفين ، وفي النهاية ، دوران الموظفين من رئيس لا يوفر الملكية وبدلاً من ذلك يؤكد التأثير الفردي داخل المنظمة.

يقتنع فريق المشروع بأهمية المهمة بالنسبة للعملاء ومهنهم. أخيرًا ، لقد قمت بالتسليم في الموعد المحدد ، مما أسعد كل من أصحاب المصلحة والعملاء.

هذه القصص الإيجابية لا تظهر ببساطة. السر يكمن في ملكية المشروع.

ما هو الفرق بين مدير المشروع وصاحب المشروع؟

يتحمل مالكو المشروع مسؤولية فشل المشروع أو إنجازه ، بينما يسعى مديرو المشروع جاهدين لجعل المهام اليومية أسهل ما يمكن.

لتنفيذ هدف ، يحتاج كل مشروع إلى قائد وإدارة. يتواجد مدير المشروع ومالك المشروع في أعلى التسلسل الهرمي لإدارة المشروع. كثيرا ما تستخدم العناوين بالتبادل. ومع ذلك ، تختلف وظائفهم المهنية بشكل كبير.

عندما نركز على الأفكار الأساسية ، يمكننا فهم الاختلافات بين هاتين المهنتين بشكل أفضل.

الملكية هي مستوى عال من المساءلة في الحصول على الفضل في النجاح والمساءلة عن الفشل. هناك أيضًا شعور بالقوة ، خاصة عند اتخاذ خيارات كبيرة.

صاحب المشروع هو صاحب الرؤية. لقد حددوا المشكلة وهم على استعداد لمعالجتها. يضمنون أن المشروع مرتبط بالأهداف الأكبر للمؤسسة ، والحصول على تمويل من راعي المشروع ، وتسليم دراسة الجدوى إلى أصحاب المصلحة. يقوم صاحب المشروع أيضًا بتجميع فريق المشروع وإلهامه من خلال مساعدتهم في إدراك قيمة المشروع ، والاستماع إلى أفكارهم ، وتوفير الفرص لهم للنمو.

تشير الإدارة إلى العمليات اليومية لشيء يتحكم فيه شخص آخر في النهاية ، مثل مجموعة من الأشخاص أو ممتلكات أو مشروع. يعمل المديرون كجهات اتصال والزيت الذي يحافظ على دوران العجلات.

يأخذ مديرو المشاريع الرؤية وينظمون الجهود لتحقيقها. يرسمون الخطوات المطلوبة لتحقيق كل معلم وتخصيصها للأفراد المناسبين. تخطيط القدرات ، وإدارة التبعية ، والتخطيط الأسبوعي ، وإعداد التقارير المرحلية كلها مسؤوليات تقع على عاتق مدير المشروع.

فيما يلي وصف لمهام مدير المشروع ومالك المشروع:

• يشارك مدير المشروع في الأنشطة اليومية لفريق المنتج.
• مالك المشروع هو المتحكم في المشروع ككل.

يجب على صاحب المشروع أن يسأل ، "ما الذي ينجزه هذا المشروع؟" "ما هي أهمية المنظمة؟"

يضمن مدير المشروع استيفاء معايير صاحب المشروع. الأسئلة التي يجب على مالك المشروع مراعاتها هي "كيف؟" و من؟"

كلما كانت المنظمة أكبر أو أكثر نضجًا ، زاد احتمال قيام أشخاص مختلفين بمهام مختلفة. في العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم ، يكون مالك ومدير المشروع هم نفس الأشخاص. قد يكون الأمر شاقًا ، لذا حاول تفويض أكبر قدر ممكن من الأعمال حتى تتمكن من تخصيص ثلثي وقتك على الأقل للمشروع.

كيف تقرر من يجب أن يكون صاحب المشروع؟

• متحمس للمشروع وأهميته والنتائج النهائية
• قادر على شرح فوائد المشروع واكتساب دعم أصحاب المصلحة
• يتأثر بشكل مباشر بنتائج المشروع

ما هو دور صاحب المشروع؟

يتحمل صاحب المشروع المسؤولية التجارية لتنفيذ المشروع بنجاح. مدير المشروع مسؤول عن:

• مساعدة مدير المشروع في توفير القيادة والإشراف على تنفيذ الفريق لأنشطة المشروع
• بمثابة "بطل" للمشروع بالشراكة مع راعي المشروع
• مساعدة مدير المشروع في إعطاء القيادة نحو إنهاء المشروع
• شجع أصحاب المصلحة الآخرين في المشروع على المشاركة بنشاط

كما أنهم يصدرون أحكامًا عالية المستوى ، مثل تسوية خلاف حول الإستراتيجية العامة أو إعطاء الأولوية لمن هم ضروريون مقابل من يملكون.

مثال على ملكية المشروع

على سبيل المثال ، إذا تأخر المشروع عن موعده ، يجب على مالك المشروع تحديد ما إذا كان سيقطع النطاق أو يمدد الجدول الزمني أو يجند عمالًا إضافيين. من ناحية أخرى ، يجب ترك خيارات التنفيذ ، مثل ما إذا كانت الحملة تحتاج إلى صفحة مقصودة أو منشور مدونة ، لمتخصصي الموضوع في فريق المشروع.

لنفترض أن فريق المشروع يحتاج إلى خدمات مطور ويب لمدة أسبوع. في هذه الحالة ، سيتعاون مالك المشروع مع من يدير مطوري الويب لتحديد أولويات فريقهم وكيفية تأمين سبعة أيام من وقت شخص ما. وبالمثل ، إذا طلب مدير المشروع مساعدة في فك التبعيات أو فك عنق الزجاجة ، فيمكن تصعيد الأمر إلى مالك المشروع.

لماذا تعتبر ملكية المشروع مهمة؟

تحمل مسؤولية المشروع فوائد مختلفة ، بما في ذلك:

1. الشعور بالانتماء

تريد أن يشعر موظفيك بالراحة في العمل. هذا لأن الانتماء هو ما يسمح للموظفين بأن يكونوا على طبيعتهم.

هناك أدلة على أن التأكيد على ملكية المشروع قد يساعد في تنظيم مبادرات الإدماج في مكان العمل.

تعتبر ملكية المشروع أمرًا مهمًا للأشخاص الذين لا يشعرون بانتظام بأنهم مشمولين في العمل. يعتقد الموظفون أن الشركة تهتم بهم عندما يشعرون بأنهم متصلون تمامًا.

2. محاذاة الهدف والعمل

هل يفهم موظفوك إلى أين هم ذاهبون؟ خلاف ذلك ، قد يفتقر موظفوك إلى الدافع الشخصي لتحقيق أهداف مؤسستك. لحسن الحظ ، تجمع ملكية المشروع الجميع معًا وتدفع الجميع في نفس الاتجاه. كما أنه يمكّن الإدارة من إنشاء ثقافة مؤسسية تستند إلى مهمتها ورؤيتها وقيمها وأهدافها.

3. يستبعد الإدارة الدقيقة

الإدارة التفصيلية يمكن أن تضعف معنويات أسلوب الإدارة الخاص بك. هذا أمر شائع عندما لا يكون المشرفون على علم بالتزاماتهم.

تمكنك ملكية المشروع من تزويد موظفيك بالوقت والمساحة اللازمتين للبقاء والنمو.

نتيجة لذلك ، سيعمل الموظفون بجد ولن يستفيدوا من نقص الإشراف.

تلغي ملكية المشروع الحاجة إلى المراقبة المستمرة لأنشطة وإجراءات موظفيك والحصول على تقارير مرحلية منهم.

نتيجة لذلك ، ستكون قادرًا على تعزيز ثقافة يسعى فيها الموظفون إلى المساءلة والعمل بصفتهم أصحاب أعمال.

4. يعطي الفريق شعوراً بالملكية

يرغب أصحاب الأعمال في موظفين يفكرون مثل رواد الأعمال. وذلك لأن هذا النوع من الموظفين يعتبر الشركة امتدادًا لأنفسهم. من ناحية أخرى ، لا يمكنهم التفكير مثل المالكين إذا تم معاملتهم مثل الموظفين.

نتيجة لذلك ، يجب عليك ابتكار طريقة لمساعدة فريقك في استيعاب أهمية إنهاء المهمة وقبول المسؤولية عن المشروع.

كيف تصبح مالك مشروع جيد؟

يجب أن يمتلك مالك المشروع الناجح مزيجًا من الخصائص التالية الضرورية لأي قائد مشروع فعال حقًا.

1. مهارات اتصال استثنائية

سنبدأ بهذا لأنه بلا شك الأهم. يعد التواصل بوضوح وفعالية أثناء قيادة أي مشروع أو فريق أمرًا ضروريًا.

يجب أن يكون أصحاب المشروع قادرين على نقل رؤاهم ووصف الغرض من المشروع بطريقة يمكن للجميع فهمها بسرعة وببساطة.

2. الصدق

يحدد مدير المشروع ، من نواحٍ عديدة ، المعيار الذي يجب على بقية أعضاء الفريق اتباعه ، وأفضل مالك هو أولئك الذين يشعرون أن بإمكانهم الوثوق بهم لأنهم يتصرفون بشكل احترافي باستمرار.

عندما يتفهم فريقك جهودك المستمرة للمشروع ، فسيكونون أكثر احترامًا لك ، وسيكون جو العمل العام أكثر سعادة وإنتاجية.

3. العاطفة

نعتذر إذا فجرنا هذا الأمر من أجلك ، لكن صاحب المشروع الكئيب والسلبي سيؤدي بالتأكيد إلى زعزعة استقرار أي فريق.

يعد الاستماع إلى فريقك أمرًا ضروريًا للحصول على ملاحظات العملاء ، والانفتاح على الأفكار الجديدة ، وفهم أي صعوبات. نظرًا لأن كل "صعوبة في العمل" أو "عائق تكنولوجي" هي مشكلة أشخاص ، يجب التعامل مع الحلول برحمة وتعاطف.

4. التفكير النقدي

في سيناريو مثالي ، مع تخطيط صارم من البداية وهدف محدد بوضوح للجميع يسعى من أجله ، ستنجح جميع المشاريع دون أي خلل.

ومع ذلك ، كما نعلم جميعًا ، فإن الحياة ليست دائمًا سلسة ، ويجب قبول التحديات وقهرها حتى يتم الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد.

ليس من واجب مالك المشروع دائمًا إيجاد أفضل حل لكل مشكلة (على الرغم من أن هذا سيكون مفيدًا) لأن عضوًا آخر في الفريق قد يكون لديه قدرات أكثر ملاءمة للتعامل مع أي مشكلة معينة.

5. الكفاءة

يجب أن يكون صاحب المشروع على دراية بموضوعه وأن يكون قادرًا على إثباته لفريقه. توقع وقوع كارثة إذا كنت تتولى قيادة مجموعة من الأفراد الذين يعتقدون أنك لا تعرف مؤخرتك من كوعك.

6. القدرة على التفويض

يعد توزيع المهام على الأشخاص المناسبين عنصرًا حاسمًا في مسؤولية مدير المشروع.

وهذا يتطلب التعرف على مجموعة من الأشخاص جيدًا بما يكفي للتعرف على مواهبهم وقدراتهم الفريدة وفهمها. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك تعيين المهام الصحيحة للأفراد المناسبين والحصول على أفضل النتائج الممكنة.

وفقًا لاستطلاع أجرته مؤسسة غالوب ، شهدت 90٪ من الشركات العالمية التي اعتمدت ممارسات الإدارة القائمة على القوة زيادة في المبيعات والأرباح ومشاركة العملاء والموظفين المشاركين. عندما يستفيد القادة من نقاط قوة أعضاء فريقهم ، يستفيد الجميع.

5 نصائح لصاحب المشروع يجب عليك اتباعها في عام 2022

1. تجميع كافة البيانات المتعلقة بالمشروع.

بصفتك مدير المشروع ، عليك الإشراف على جميع جوانب المشروع وضمان تحقيق الهدف النهائي في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

للبدء ، حدد نطاق المشروع - العمل الذي يجب إنجازه لتحقيق الهدف النهائي.

2. اختر فريقك المثالي

لن تكون قادرًا على تحقيق هدف مشروعك بغض النظر عن مدى صعوبة المحاولة إذا لم يكن الفريق المناسب موجودًا.

في الواقع ، يتم تحديد نجاح المشروع من خلال خبرات وقدرات أعضاء الفريق. هذا هو السبب في أن تجميع أكبر فريق ممكن أمر بالغ الأهمية.

3. استخدام المخطط التنظيمي

تمنحك المخططات التنظيمية تمثيلاً رسوميًا لهيكل فريقك.

يوضح أدوار الموظفين ومسؤولياتهم ، مما يسهل تنظيم ومواءمة الموارد والمواهب المتاحة واختيار أفضل أعضاء الفريق قبل تعيين المهام.

4. توفير جميع الموارد اللازمة لفريقك

تتمثل المسؤولية الأساسية لمدير المشروع في تلبية متطلبات فريق المشروع. يجب عليك معالجة جميع المشكلات ، سواء كانت ساعات أكثر في غرفة الاجتماعات ، أو المعدات ، أو مشكلة صحية لأحد أعضاء فريق المشروع.

5. التركيز على فريق الاتصال

عندما يعمل الفريق معًا لتحقيق هدف مشترك ، يجب أن تكون هناك بيئة يستطيع فيها أعضاء الفريق التفاعل بنجاح مع بعضهم البعض. بدلاً من وضعهم في نفس الغرفة ، من الأسهل تعزيز التواصل بينهم باستخدام خدمات التعاون عبر الإنترنت مثل Skype أو Slack.

يمكنك أيضًا التحقق من بعض أفضل أدوات إدارة المشاريع.

انتهى اليك

كونك مالك مشروع ناجح ليس نزهة في الحديقة ...

إن معرفة الجانب النظري لملكية المشروع شيء واحد ، ولكن إذا كنت تعرف الأشياء الخاصة بك وتمتلك كل (أو معظم) الصفات الموجودة في هذه القائمة ، فيمكنك القيام بذلك بشكل منسق.