Mikro Yönetimden Kurtulun: Günü Kurtarmak için Proje Sahipliğini Tanıtın

Yeni ve deneyimli liderler için en zorlu yönetim görevlerinden biri, uygun şekilde nasıl yetki devredileceğini anlamaktır. Delegasyonla mücadele edenler genellikle mikro yöneticiler olarak görünürler ve bu da çalışanlarının izlendiğini ve güvenilmez olduğunu hissettirir.

Çoğu çalışan mikro yönetilmeyi sevmez. Bu nedenle, düşük moral, motivasyon eksikliği ve personel değişimi gibi olumsuz sonuçlara yol açmadan bu davranışı durdurmak bir lider olarak sizin yararınızadır.

Ekibinizin öğrenmesi, gelişmesi ve nihayetinde bağımsız çalışmasına güvenmek, bir yönetici olarak sorumluluğunuzun bir parçasıdır, ancak güven bazen kontrolü bırakmak gibi gelebilir. Tuttuğunuzu bırakıp ekibinize daha fazla özgürlük verirseniz neler olabileceği konusunda endişeleriniz varsa, bunu yapmazsanız neler olabileceğini bir düşünün.

Gallop'un yaptığı bir araştırmaya göre, insanların işten ayrılma sebeplerinin %75'i patronlarından kaynaklanıyor. Personel memnuniyetsizliği ve nihayetinde çalışan devri, sahiplik sağlamayan ve bunun yerine bir organizasyon içindeki bireysel etkiyi vurgulayan bir patrondan kaynaklanabilir.

Proje ekibi, görevin müşteriler ve onların kariyerleri için önemine ikna olmuştur. Son olarak, hem paydaşları hem de müşterileri memnun edecek şekilde zamanında teslim ettiniz.

Bu olumlu hikayeler basitçe ortaya çıkmaz. İşin sırrı, Proje Sahipliğinde yatmaktadır.

Proje Yöneticisi ile Proje Sahibi Arasındaki Fark Nedir?

Proje sahipleri, projenin başarısızlığından veya başarısından sorumludur, proje yöneticileri ise günlük işleri olabildiğince kolaylaştırmak için çaba gösterir.

Bir hedefi gerçekleştirmek için her projenin bir lidere ve yönetime ihtiyacı vardır. Proje yöneticisi ve proje sahibi, proje yönetimi hiyerarşisinin en üstündedir. Başlıklar sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Bununla birlikte, profesyonel işlevleri önemli ölçüde farklılık gösterir.

Temel fikirlere odaklandığımızda bu iki kariyer arasındaki farkları daha iyi anlayabiliriz.

Sahiplik , başarı için kredi kazanma ve başarısızlıktan sorumlu tutulma konusunda yüksek düzeyde bir sorumluluktur. Özellikle büyük seçimler yapılırken bir güç duygusu da vardır.

Proje sahibi vizyona sahip olandır. Sorunu belirlediler ve ele almaya hazırlar. Projenin kuruluşun daha büyük amaçlarıyla bağlantılı olmasını, bir proje sponsorundan finansman almasını ve iş gerekçesini paydaşlara iletmesini sağlarlar. Proje sahibi ayrıca proje ekibini bir araya getirir ve projenin değerini anlamalarına, fikirlerini dinlemelerine ve büyümeleri için fırsatlar sunmalarına yardımcı olarak onlara ilham verir.

Yönetim , bir grup insan, bir mülk veya bir proje gibi nihai olarak başkası tarafından kontrol edilen bir şeyin günlük operasyonlarını ifade eder. Yöneticiler hem irtibat hem de çarkların dönmesini sağlayan yağ görevi görür.

Proje yöneticileri vizyonu alır ve onu gerçekleştirme çabasını organize eder. Her bir dönüm noktasına ulaşmak için gereken adımları çizer ve bunları uygun kişilere tahsis ederler. Kapasite planlaması, bağımlılık yönetimi, haftalık planlama ve ilerleme raporlaması, proje yöneticisinin tüm sorumluluklarıdır.

Aşağıda proje yöneticisinin ve proje sahibinin görevleri açıklanmaktadır:

• Proje yöneticisi, ürün ekibinin günlük faaliyetlerine katılır.
• Proje sahibi, genel projenin kontrolü altındadır.

Bir proje sahibi, “Bu proje neyi başarıyor?” diye sorgulamalıdır. “Organizasyon için ne kadar önemli?”

Proje yöneticisi, proje sahibinin kriterlerinin karşılanmasını sağlar. Bir proje sahibinin dikkate alması gereken sorular “Nasıl?”dır. ve kim?"

Organizasyon ne kadar büyük veya olgun olursa, farklı insanların farklı görevleri üstlenmesi o kadar olasıdır. Küçük ve orta ölçekli birçok işletmede proje sahibi ve yöneticisi aynı kişilerdir. Göz korkutucu olabilir, bu nedenle zamanınızın en az üçte ikisini projeye ayırabilmeniz için mümkün olduğunca fazla iş devretmeye çalışın.

Kimin Proje Sahibi Olacağına Nasıl Karar Verilir?

• Proje, önemi ve nihai çıktıları hakkında heyecanlı
• Projenin faydalarını anlatabilme ve paydaş desteği alabilme
• Projenin sonuçlarından doğrudan etkilenir

Proje Sahibinin Rolü Nedir?

Proje sahibi, başarılı bir proje yürütme için iş sorumluluğuna sahiptir. Proje Yöneticisi şunlardan sorumludur:

• Proje yöneticisine liderlik sağlamada ve ekibin proje faaliyetlerini yürütmesini denetlemede yardımcı olun
• Proje sponsoru ile ortaklaşa proje için “şampiyon” olarak hizmet eder
• Proje yöneticisine projenin sonucuna doğru liderlik etmede yardımcı olun
• Diğer proje paydaşlarını aktif olarak katılmaya teşvik edin

Ayrıca, genel strateji hakkında bir anlaşmazlığı çözmek veya olması gerekenlere karşı olması gerekenlere öncelik vermek gibi üst düzey yargılarda bulunurlar.

Proje Sahipliği Örneği

Örneğin, bir proje zamanlamanın gerisinde kalırsa, proje sahibi kapsamı daraltmak, zaman çizelgesini uzatmak veya fazladan işçi almak arasında seçim yapmalıdır. Öte yandan, bir kampanyanın bir açılış sayfasına mı yoksa bir blog yazısına mı ihtiyacı olduğu gibi uygulama seçenekleri, proje ekibinin konu uzmanlarına bırakılmalıdır.

Proje ekibinin bir hafta boyunca bir web geliştiricisinin hizmetlerine ihtiyacı olduğunu varsayalım. Bu durumda, proje sahibi, ekiplerinin en önemli önceliklerine ve birinin yedi günlük zamanının nasıl güvence altına alınacağına karar vermek için web geliştiricilerini yöneten kişiyle işbirliği yapacaktır. Benzer şekilde, proje yöneticisinin bağımlılıkları çözmek veya bir darboğazdan kurtulmak için yardıma ihtiyacı varsa, konu proje sahibine iletilebilir.

Proje Sahipliği Neden Önemlidir?

Bir projenin sorumluluğunu üstlenmek, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlara sahiptir:

1. Aidiyet Duygusu

Çalışanlarınızın işte kendilerini rahat hissetmelerini istiyorsunuz. Bunun nedeni, çalışanların kendileri olmalarını sağlayan şeyin aidiyet olmasıdır.

Proje sahipliğini vurgulamanın işyeri dahil etme girişimlerinin düzenlenmesine yardımcı olabileceğine dair kanıtlar var.

Proje sahipliği, düzenli olarak kendini işe dahil hissetmeyen insanlar için önemlidir. Çalışanlar, kendilerini tamamen bağlı hissettiklerinde bir şirketin kendilerini umursadığına inanırlar.

2. Hedef ve İş Hizalaması

Personeliniz nereye gittiklerini anlıyor mu? Aksi takdirde, personeliniz kuruluşunuzun hedeflerine ulaşmak için kişisel motivasyondan yoksun olabilir. Neyse ki proje sahipliği herkesi bir araya getiriyor ve herkesi aynı yöne itiyor. Ayrıca yönetimin misyon, vizyon, değerler ve hedeflere dayalı bir kurum kültürü oluşturmasını sağlar.

3. Mikro Yönetimden Kurtulur

Mikro yönetim, yönetim tarzınızı demoralize edebilir. Bu, denetçilerin yükümlülüklerinden haberdar olmadığı durumlarda yaygındır.

Proje sahipliği, personelinize hayatta kalmak ve büyümek için gereken zaman ve alanı sağlamanıza olanak tanır.

Sonuç olarak, çalışanlar çok çalışacak ve denetim eksikliğinden yararlanamayacaklardır.

Proje sahipliği, çalışanlarınızın faaliyetlerini ve eylemlerini sürekli olarak izleme ve onlardan ilerleme raporları isteme ihtiyacını ortadan kaldırır.

Sonuç olarak, çalışanların hesap verebilirlik aradığı ve işletme sahibi olarak hareket ettiği bir kültürü geliştirebileceksiniz.

4. Takıma sahiplenme duygusu verir

İşletme sahipleri, girişimciler gibi düşünen çalışanları arzular. Bunun nedeni, bu tür bir çalışanın şirketi kendisinin bir uzantısı olarak görmesidir. Öte yandan, çalışanlar gibi muamele görürlerse sahipler gibi düşünemezler.

Sonuç olarak, ekibinize bir görevi tamamlamanın ve proje için sorumluluk almanın önemini içselleştirmede yardımcı olacak bir yöntem geliştirmelisiniz.

İyi Bir Proje Sahibi Nasıl Olunur?

Başarılı bir proje sahibi, gerçekten etkili bir proje lideri için gerekli olan aşağıdaki özelliklerin bir karışımına sahip olmalıdır.

1. Olağanüstü İletişim becerileri

Bununla başlayacağız, çünkü şüphesiz en önemlisidir. Herhangi bir projeye veya takıma liderlik ederken açık ve etkili bir şekilde iletişim kurmak esastır.

Proje sahipleri vizyonlarını aktarabilmeli ve bir projenin amacını herkesin hızlı ve basit bir şekilde anlayabileceği şekilde tanımlayabilmelidir.

2. Dürüstlük

Proje yöneticisi, birçok yönden, ekibin geri kalanının izlemesi gereken standardı belirler ve en iyi sahip, sürekli olarak profesyonelce hareket ettikleri için diğerlerinin güvenebileceklerini düşündükleri kişilerdir.

Ekibiniz projeye yönelik tutarlı çabalarınızı anladığında size daha fazla saygı duyacak ve genel çalışma ortamı daha mutlu ve daha üretken olacaktır.

3. Tutku

Bunu sizin için patlattıysak özür dileriz, ancak kasvetli, olumsuz bir proje sahibi kesinlikle herhangi bir ekibin dengesini bozar.

Müşteri geri bildirimi almak, yeni fikirlere açık olmak ve herhangi bir zorluğu anlamak için ekibinizi dinlemek çok önemlidir. Her “iş zorluğu” veya “teknoloji engeli” bir insan sorunu olduğundan, çözümlere şefkat ve empati ile yaklaşılmalıdır.

4. Eleştirel Düşünme

Mükemmel bir senaryoda, baştan titiz bir planlama ve herkesin çaba göstermesi için açıkça belirtilen bir hedef ile, tüm projeler bir aksaklık olmadan gider.

Ancak, hepimizin bildiği gibi, hayat her zaman pürüzsüz değildir ve bir projenin zamanında tamamlanması için zorlukların kabul edilmesi ve üstesinden gelinmesi gerekir.

Her soruna en iyi çözümü bulmak her zaman proje sahibinin yükümlülüğü değildir (ancak bu faydalı olacaktır), çünkü başka bir ekip üyesi herhangi bir belirli sorunla ilgilenmek için daha uygun yeteneklere sahip olabilir.

5. Yetkinlik

Proje sahibi, konusunda bilgili olmalı ve bunu ekibine gösterebilmelidir. Kıçınızı dirseğinizden tanımadığınızı düşünen bir grup insanın komutasındaysanız felaketi bekleyin.

6. Yetki Verebilme

Görevlerin uygun kişilere dağıtılması, proje yöneticisinin sorumluluğunun kritik bir bileşenidir.

Bu, bir grup insanı benzersiz yetenek ve yeteneklerini tanıyacak ve anlayacak kadar iyi tanımayı gerektirir. Bu bilgilerle doğru kişilere doğru görevleri atayabilir ve mümkün olan en iyi sonuçları alabilirsiniz.

Bir Gallup anketine göre, güce dayalı yönetim uygulamalarını benimseyen küresel firmaların %90'ı satışlarda, kârda, müşteri katılımında ve bağlı çalışanlarda artış gördü. Liderler ekip üyelerinin güçlü yanlarından yararlandıklarında herkes bundan faydalanır.

2022'de Uymanız Gereken 5 Proje Sahibi İpuçları

1. Projeyle ilgili tüm verileri derleyin.

Proje yöneticisi olarak, projenin tüm yönlerini denetlemeli ve nihai hedefe zamanında ve bütçe dahilinde ulaşıldığını garanti etmelisiniz.

Başlamak için, projenin kapsamını belirleyin - nihai hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken iş.

2. İdeal Takımınızı Seçin

Doğru ekip mevcut değilse, ne kadar uğraşırsanız uğraşın projenizin hedefini gerçekleştiremezsiniz.

Aslında projenin başarısı ekip üyelerinin deneyimleri ve yetenekleri ile belirlenir. Bu yüzden mümkün olan en büyük ekibi bir araya getirmek çok önemlidir.

3. Bir organizasyon şeması kullanın

Organizasyon Şemaları size ekibinizin yapısının grafiksel bir sunumunu verir.

Personel rollerini ve sorumluluklarını gösterir, mevcut kaynakları ve yetenekleri organize etmeyi ve hizalamayı ve görevleri atamadan önce en iyi ekip üyelerini seçmeyi kolaylaştırır.

4. Ekibinize Gerekli Tüm Kaynakları Sağlayın

Bir proje yöneticisinin temel sorumluluğu, proje ekibinin taleplerini karşılamaktır. İster daha fazla konferans odası saati, ekipman veya bir proje ekibi üyesinin sağlık sorunu olsun, tüm sorunları ele almalısınız.

5. Ekip İletişimine Odaklanma

Bir ekip ortak bir hedefe ulaşmak için birlikte çalıştığında, ekip üyelerinin birbirleriyle başarılı bir şekilde etkileşime girebilecekleri bir ortam olmalıdır. Onları aynı odaya koymak yerine, Skype veya Slack gibi çevrimiçi işbirliği hizmetlerini kullanarak aralarındaki iletişimi artırmak daha kolaydır.

En iyi proje yönetimi araçlarından bazılarını da kontrol edebilirsiniz.

Sana doğru

Başarılı bir proje sahibi olmak parkta yürümek değildir…

Proje sahipliğinin teorik tarafını bilmek bir şeydir, ancak eşyalarınızı biliyorsanız ve bu listedeki niteliklerin tümüne (veya çoğuna) sahipseniz, bunu uyumlu bir şekilde yapabilirsiniz.