Çevik Proje Yöneticilerinin Hibrit Ekip Yönetimi Kılavuzu

Çevik proje yönetimi veya hibrit ekip yönetimini daha önce duydunuz mu? Sözcükler zor ve karmaşık görünse de, sizi temin ederim ki öyle değiller. Aslında, çevik proje yönetimi sizin ve hibrit ekibinizin projeleri tamamlamasını daha kolay ve hızlı hale getirebilir.

Hibrit ekipler, teknolojik gelişmelerin tanıtılması ve daha fazla küreselleşmenin getirdiği maliyet baskısının bir sonucu olarak iş ortamında ortaya çıktı. Pandemi sonrası döneme geçiş yaptığımız için bu benimseme oranı çarpıcı bir şekilde arttı. Bu modelin daha fazla esnekliği nedeniyle, çalışanlar bile onu benimsiyor.

Accenture'ın 9.000 işçiyle yaptığı ankete göre, çalışanların yüzde 83'ü hibrit ekip yaklaşımında çalışmayı tercih ediyor.

Hibrit ekip yönetimi, iş esnekliğine ek olarak, dünyanın dört bir yanındaki yeteneklere erişim, daha düşük kaynak sağlama giderleri, daha düşük gayrimenkul genel giderleri ve daha fazlası dahil olmak üzere birçok başka avantaja sahiptir.

Bununla birlikte, hibrit bir ekibe liderlik etmek, süregelen saat dilimi farklılıkları, kültürel farklılıklar, yüz yüze iletişim eksikliği ve daha fazlası gibi geleneksel bir ofis ortamında olmayan yeni zorlukları da beraberinde getirir. Bu sorunlar hemen çözülmezse, projelerin ilerlemesi felaket olabilir.

Bu nedenle proje yöneticileri, bu sorunları başarılı bir şekilde ele almak ve hibrit bir takıma liderlik etmek için kendilerini teknik ve yumuşak yeteneklerin stratejik bir karışımıyla donatmalıdır.

Proje yöneticilerinin hibrit bir takıma liderlik ederken karşılaştığı temel zorluklar, en iyi çözümlerle birlikte bu makalede vurgulanmaktadır.

İnandık. Dikkate alıyor musun? Çevik proje yöneticileri için hibrit ekip yönetimi hakkında gerekli tüm bilgileri gözden geçirelim.

Hibrit Ekip Yönetimi Nedir?

Bu nedenle, devam etmeden önce önce bir hibrit takım tanımlayalım.

Hibrit bir ekip, dünyanın çeşitli yerlerinden uzaktan çalışan çalışanlardan oluşur. Ekip, aynı anda hem tam zamanlı hem de yarı zamanlı personelden oluşabilir, bazı çalışanlar evden, diğerleri ise ortak ofislerde çalışır.

Hibrit ekip yapısı, kurumsal dünyada uzun süredir varlığını sürdürmektedir. Ancak her işletme veya kuruluş hibrit bir işyerine uygun değildi. Tereddütlü şirketler bile, yavaş yavaş bir norma döndüklerinde, COVID sonrası dönemde hibrit modeli benimsemeye başladılar.

Ayrıca, çalışanların işe dönme konusundaki duyguları çelişkilidir.

Gallup'a göre, örneğin, Amerikalı işçilerin yüzde 59'u evden çalışmak istediğini söylerken, kalan yüzde 41'i ofise geri dönmek istiyor.

Kısacası, hibrit ekipler birçok işletme için popüler bir seçim haline geldi. Nedenini birkaç dakika içinde anlayacağız…

Öncelikle hibrit ekip yönetiminin ne olduğunu ve nasıl çalıştığını anlamalısınız. Bu fikri anlamanın anahtarı “melez” kelimesidir. Hibrit, Merriam-Webster tarafından "iki veya daha fazla ayrı bileşenin bir karışımına sahip olmak veya bunların karışımından meydana gelmek" olarak tanımlanmaktadır.

İki veya daha fazla ayrı proje yönetimi yaklaşımını birleştirerek, hibrit proje yönetimi, etkin bir şekilde yepyeni bir metodoloji yaratır.

Aklınıza gelmiş olması gereken soru şudur: Hangi çeşitli metodolojiler birleştirilebilir? Seçim eksikliği yok. En ünlü proje yönetimi teknikleri şunlardır:

Bu, Şelale proje yönetiminin daha geleneksel ve katı tekniğini (faaliyetlerin bir şelale gibi doğrusal sırada belirtildiği) çevik proje yönetiminin esnekliği ve uyarlanabilirliği ile birleştirir.

Neden Hibrit Sistem Seçmelisiniz ve Hibrit Ekip Bir Şirket İçin Nasıl Faydalıdır?

Agile'ı tamamen benimsemenin birkaç zorluğu var. Daha önce anlatıldığı gibi, hibrit takım modeli hem insanlara hem de kuruluşlara çeşitli faydalar sağladığı için popülaritesini artırdı.

Çalışanların bakış açısı onlara iş yerlerini seçme özgürlüğü verir. Ya tamamen evden ya da ofisten çalışabilirler ya da haftanın belirli günlerinde işyerini ziyaret ederek bir denge kurabilirler. Bu, ideal iş-yaşam dengesine ulaşmalarını sağlar. Örneğin çalışan anneler yeni doğan bebeklerine bakmak için evde kalabilirken, özellikle zor durumda olan personel ev ofislerinde rahatça çalışabilir.

Çalışanlar, iş ve yaşam arasında bir sinerji geliştirebildiklerinde daha üretken ve meşgul olurlar. Bu onların projenin hedeflerine doğru daha etkin bir şekilde çalışmalarını ve sonuç olarak projenin genel kalitesini geliştirmelerini sağlar. Ayrıca, müşteri mutluluğunu artıracak ve karlılığın artmasını sağlayacaktır.

Çevik proje yöneticilerinin hibrit ekip yönetiminde karşılaştıkları bazı zorluklara bakalım.

Hibrit Ekip Yönetimi Sırasında Proje Yöneticileri için Engeller

Daha önce de belirtildiği gibi, proje yöneticilerinin çok sayıda bölümden, uzak yerlerden, farklı geçmişlerden vb. kişilerle ilgilenmesi gerektiğinden, hibrit bir ekipteki sorunlar önemli ölçüde daha karmaşıktır. Tüm bu zorlukların projenin sınırları üzerinde doğrudan etkisi vardır ve projenin kalitesini düşürme potansiyeline sahiptir.

İşte en önemli engellerin bir listesi:

1. İletişim hataları

Her projenin başarısı etkili iletişime bağlıdır. Ekip üyeleri sınırların ötesine dağıldığında iletişim boşlukları ortaya çıkabilir.

İletişim engeli nedeniyle, proje yöneticisi uzaktan veya yarı zamanlı olarak çalışan personelden gerçek zamanlı bilgi alamayabilir. Sonuç olarak, proje görevlerinde farklılıklar varsa, yöneticiler proje gecikmelerine ve en kötü senaryolarda projenin raydan çıkmasına neden olacak şekilde hemen harekete geçemeyeceklerdir. Ayrıca, ekip üyeleri bazen proje hedeflerini ve karşılıklı bağımlılıkları yeterince kavrayamayabilir, bu da projenin akışını ve ekibin genel uyumunu bozabilir.

2. Farklı zaman dilimleri nedeniyle verimsiz kaynak planlaması

Doğru kaynak planlaması, doğru kaynağın doğru işte çalışmasını ve gereğinden fazla veya eksik kullanılmamasını sağlamak için kritik öneme sahiptir. Kaynaklar, ortak konumlu ofis alanlarında mevcut olduğunda, bunları planlamak çok daha kolay hale gelir. Yöneticiler, teslim tarihleri ​​hakkında bilgi edinmek için onları iş istasyonlarında dürtebilir. Ancak, personel sınırlar ve saat dilimleri arasında dağıldığında işler zorlaşıyor.

Nadir durumlarda, saat dilimi değişiklikleri 10 veya 11 saate kadar çıkabilir. Yöneticilerin çalışanlarının konumları hakkında bilgi sahibi olmaması proje teslim tarihleri ​​konusunda belirsizliğe yol açarak proje zaman çizelgesinin zarar görmesine neden olabilir. Aynı zamanda, hibrit ekip sadece belirli günlerde çalışan yarı zamanlı bir kaynağa sahip olabilir. Yöneticiler, kimin yarı zamanlı çalışan olduğunun farkında değillerse ve tam zamanlı olsalar bile onlar için zamana duyarlı faaliyetler planlarlarsa, gecikme riski vardır.

3. Hibrit bir ekibin görev ve sorumluluklarındaki belirsizlik

Proje başlamadan önce, proje yöneticileri ekip üyelerinin sorumluluklarını ve beklentilerini açıkça tanımlamalıdır. Ancak, coğrafi olarak dağınık birkaç birimi yönetmeleri gerektiğinden, onlar için sorunlu hale gelir. Sonuç olarak, işçiler bir amaç duygusundan yoksun oldukları ve nihai hedefe katkılarının farkında olmadıkları için işlerinden kopuyorlar. Bu, üretkenliği ve dolayısıyla ekibin etkinliğini azaltabilir.

Bir matris organizasyonda faaliyet gösteren hibrit bir ekipteki çalışanlar, birkaç raporlama hattına sahip oldukları için işlerini anlamakta daha da zorlanacaklardır. Bu, işlerinde ve öngörülen çıktılarında bir değişikliğe yol açarak projenin kalitesini daha da düşürebilir.

4. Yetersiz gerçek zamanlı proje metrik güncellemeleri

Proje metrikleri, proje yöneticilerine bir projenin durumunu belirlemede yardımcı olur. Bazı çalışanlar ofisten ve geri kalanlar evden çalıştığında, proje yöneticileri proje KPI'ları hakkında gerçek zamanlı güncellemeler sağlamada önemli bir engelle karşılaşır. Ayrıca, yöneticilerin bu gerçek zamanlı veriye dayalı içgörüleri elde etmek için uygun teknolojiyi donatmamaları durumu daha da kötüleştirecektir.

Proje yöneticileri, projenin önde gelen veya takip eden durumundan habersiz olacakları için herhangi bir tehlikeyi azaltamayacaklardır. Kaynaklar yetersiz veya fazla kullanılmış olabilir ve projenin tamamlanması beklenenden daha uzun sürebilir. Benzer şekilde, proje bütçesinin herhangi bir noktada ödenmesi gereken tutarı aşması ve yönetime bildirilmemesi durumunda proje durdurulabilir.

5. Yetersiz teknolojik yardım

Hibrit ekipler büyük ölçüde mevcut teknolojiye güveniyor. Ancak, hibrit bir çalışma ortamını tamamlayacak yetersiz yazılım ve donanım, çalışan üretkenliğini etkileyebilir. Örneğin, eski teknolojiler ve yavaş internet oranları proje yöneticisi ve ekip üyeleri için büyük engeller olabilir.

Uzak çalışanlar ve ofis personeli zahmetsizce etkileşime giremezse, proje boyunca proje gecikmeleri ve eşitsizlikler ortaya çıkacaktır. Ayrıca, yetersiz teknoloji, proje yöneticisi için doğru veriye dayalı yargıları imkansız hale getirecektir. Bunun yerine, eğitimli varsayımlara ve tahminlere güvenmek zorunda kalacaklardı.

Çevik Proje Yöneticileri Bu Zorlukları Nasıl Aşabilir?

Proje yöneticileri, görevlerini ve yükümlülüklerini yerine getirmelerini sağlayan çok çeşitli yeteneklere sahiptir. Karma bir iş yapısı, yöneticilerin en iyi sonuçları elde etmek için aşması gereken engellere sahiptir. Bunlar, hibrit bir ekibi yönetme yöntemlerinden bazılarıdır.

1. Tüm ekip üyeleri için net beklentiler belirleyin

Proje yöneticileri, beklentileri hibrit ekibin bireysel üyelerine uygun şekilde iletmelidir. Çalışanların görevlerini ve çalışmalarının projelerin başarıyla tamamlanmasına nasıl katkıda bulunduğunu açıkça anlamalarını sağlar. Nihai hedefe odaklanmalarını sağlar ve üretkenliklerini artırır.

Rolleri ve görevleri tanımlamak, hesap verebilirliği ve verimliliği artırır. Yöneticiler, saat dilimi tutarsızlıklarını gidermek için, tüm hibrit ekip üyelerini belirli bir zamanda herkesin programına uygun şekilde bir araya getiren bir strateji geliştirebilir.

2. Karma iş gücü için etkili bir kaynak stratejisi oluşturun

Yöneticiler, hibrit bir ekibin saat dilimi farklılıklarından haberdar olmalıdır. Bir kaynak stratejisi geliştirmeden önce, yarı zamanlı kaynakların çalışma saatleri ve çalışanların uzaktan çalışma yetenekleri tam olarak değerlendirilmelidir. İyi planlanmış bir kaynak tahsisi, personelin gereğinden fazla veya eksik kullanılmadığını garanti eder.

Kaynak programları oluşturmadan önce, yöneticiler her kaynağın kullanılabilirliğini incelemelidir. Hatta gerekirse tesviye veya düzleştirme gibi yöntemler uygulayarak zaman çizelgesini iyileştirebilirler. Tüm bu görevleri bir kaynak yönetim sistemi kullanarak tek bir platformda gerçekleştirebilirler. Kuruluşun kaynak havuzuna ve birçok özelliğe benzersiz bir görünürlük sunar. Sonuç olarak, yöneticiler başarılı proje tamamlama için kaynakları daha iyi tahsis edebilir, tahmin edebilir ve verimli kullanımı en üst düzeye çıkarabilir.

3. Esnek çalışma saatlerine izin verin

Çalışan verimliliği çalışılan saat sayısı ile ölçülmez. Bunun yerine, ayrılan saatlerde tamamlanan göreve göre değerlendirilir. İş esnekliği ve özerklik, hibrit bir iş yaklaşımı seçmenin iki önemli avantajıdır. Sonuç olarak, yöneticiler güven oluşturarak ve hesap verebilirliği paylaşarak çalışanları bu faydadan yararlanmaya teşvik etmelidir.

Bu teknik, çalışanlara güven aşılar ve onları işyerinde daha fazla sorumluluk almaya teşvik eder. Zamanlamaya bağlı kalırken proje kalitesini garanti eden üretkenliği artırır. Sonuç olarak, proje ekibi üyeleri iyi bir iş-yaşam dengesini korurken en yüksek performans seviyelerine ulaşabilirler.

4. Çıktıyı artırmak için kaynak göstergeleri hakkında bilgi edinin

Proje yöneticisi, planlanan bütçeye ve zaman çerçevesine bağlı kalarak projeyi yolunda tutar. Uygulanabilir olması için her kaynağın gelişimini izleyebilmelidirler. Yöneticiler, bir kaynak yönetimi aracı kullanarak, bir projenin performansını belirleyen kaynaklarla ilgili çeşitli değişkenler hakkında gerçek zamanlı veriler elde edebilir.

5. İşbirliği ve iletişim için resmi yönergeler oluşturun

Kuruluşlar, hibrit ekiplerin verimli çalışmasını sağlamak için prosedürler oluşturmalıdır. İşbirliği, uzak, sözleşmeli ve tam zamanlı çalışanlar için çeşitli bulut tabanlı araçlar aracılığıyla gerçekleştirilir. Konum veya yarı zamanlı durumdan bağımsız olarak, proje yöneticileri kişinin ne zaman stand-up toplantıları veya scrumlar için erişilebilir olması gerektiğini belirleyebilir.

Kısaca…

Proje liderliğindeki kurumsal ortamda, proje yöneticileri dünyanın her yerinden insanları çekebilir. Ayrıca, hibrit ekip yönetiminde coğrafi sınırlar önemsiz olduğundan, firmalar kaliteden ödün vermeden uygun maliyetli küresel kaynaklar arayabilir. Bu tür yaklaşımlar, işletmelerin kaliteyi korurken proje giderlerini düşük ve genel yönetim giderlerini minimumda tutmasını sağlar. Bu nedenle, hibrit ekipler, eğer ve amalar ile birlikte gelir, ancak bu çağda mevcut olan metodolojilerle her zorluğun üstesinden gelinebilir.

Bununla birlikte, hibrit çalışma modeli, çalışanları elde tutma, mutluluk ve rekabet avantajı açısından çeşitli faydalar sağladığı için işletmeler için uygun bir alternatiftir. Ve hepsinden önemlisi, çevik proje yöneticileri, Hibrit ekip yönetimi hakkında nihai bir kılavuz için her zaman bu makaleye gelebilir.