Guida agile dei project manager alla gestione ibrida del team

Hai mai sentito parlare di gestione agile del progetto o gestione ibrida del team prima d'ora? Sebbene le parole possano sembrare difficili e complicate, vi assicuriamo che non lo sono. In effetti, la gestione agile dei progetti potrebbe persino rendere più semplice e veloce il completamento dei progetti per te e il tuo team ibrido.

I team ibridi sono emersi nel panorama aziendale come risultato dell'introduzione di sviluppi tecnologici e della pressione sui costi provocata dalla maggiore globalizzazione. Questo tasso di adozione è aumentato notevolmente man mano che siamo passati al periodo post-pandemia. Grazie alla maggiore flessibilità di questo modello, anche i dipendenti lo stanno adottando.

Secondo un sondaggio Accenture su 9.000 dipendenti, l'83% dei dipendenti preferisce lavorare con un approccio di squadra ibrido.

Oltre alla flessibilità del lavoro, la gestione ibrida del team offre molti altri vantaggi, tra cui l'accesso a talenti in tutto il mondo, minori spese per le risorse, minori spese generali immobiliari e altro ancora.

Tuttavia, guidare un team ibrido presenta anche nuove difficoltà che non esistevano in un ufficio convenzionale, come le disparità di fuso orario in corso, le differenze culturali, la mancanza di contatti faccia a faccia e altro ancora. Se questi problemi non vengono risolti immediatamente, l'avanzamento dei progetti potrebbe essere disastroso.

I project manager devono quindi armarsi di una miscela strategica di abilità tecniche e soft per affrontare con successo questi problemi e guidare un team ibrido.

Le difficoltà fondamentali che i project manager incontrano quando guidano un team ibrido sono evidenziate in questo articolo, insieme alle migliori soluzioni.

Ci abbiamo creduto. Sei stato attento? Esaminiamo tutte le informazioni essenziali per i project manager agili sulla gestione del team ibrido.

Che cos'è la gestione ibrida del team?

Pertanto, definiamo prima un team ibrido prima di andare avanti.

Un team ibrido è composto da dipendenti che operano in remoto da varie località in tutto il mondo. Il team può essere composto contemporaneamente da personale sia a tempo pieno che part-time, con alcuni dipendenti che lavorano da casa e altri in uffici co-ubicati.

La struttura ibrida del team esiste da tempo nel mondo aziendale. Ma non tutte le aziende o le organizzazioni erano suscettibili di un ambiente di lavoro ibrido. Anche le aziende esitanti hanno iniziato ad abbracciare il modello ibrido nel periodo post-COVID, quando sono gradualmente tornate alla norma.

Inoltre, i sentimenti dei dipendenti sono contrastanti riguardo al ritorno al lavoro.

Secondo Gallup, ad esempio, il 59 per cento dei lavoratori americani afferma di voler lavorare da casa, mentre il restante 41 per cento vorrebbe tornare in ufficio.

In breve, i team ibridi sono diventati una scelta popolare per molte aziende. Capiremo perché in pochi minuti...

Devi prima capire cos'è la gestione del team ibrido e come funziona. La chiave per comprendere questa idea è la parola "ibrido". L'ibrido è definito come "avere o creato da una miscela di due o più componenti separati" da Merriam-Webster.

Unendo due o più approcci separati di gestione dei progetti, la gestione ibrida dei progetti crea efficacemente una metodologia completamente nuova.

La domanda che deve esservi venuta in mente è: quali diverse metodologie possono essere combinate? Non mancano le scelte. Le tecniche di project management più rinomate sono:

Ciò combina la tecnica più tradizionale e rigorosa della gestione dei progetti Waterfall (in cui le attività sono dichiarate in ordine lineare, come una cascata) con la flessibilità e l'adattabilità della gestione agile dei progetti.

Perché scegliere un sistema ibrido e in che modo un team ibrido è vantaggioso per un'azienda?

Ci sono diverse sfide per adottare completamente Agile. Detto in precedenza, il modello del team ibrido è cresciuto in popolarità poiché offre numerosi vantaggi sia alle persone che alle organizzazioni.

Il punto di vista dei dipendenti dà loro la libertà di scegliere il luogo di lavoro. Possono lavorare totalmente da casa o dall'ufficio, oppure possono trovare un equilibrio visitando il posto di lavoro in determinati giorni della settimana. Ciò consente loro di raggiungere l'equilibrio ideale tra lavoro e vita privata. Le mamme lavoratrici, ad esempio, possono restare a casa per accudire i loro neonati, mentre il personale particolarmente in difficoltà può lavorare comodamente nei propri uffici domestici.

I dipendenti sono più produttivi e coinvolti quando possono sviluppare una sinergia tra lavoro e vita. Ciò consente loro di lavorare in modo più efficace verso gli obiettivi del progetto e, di conseguenza, di migliorarne la qualità complessiva. Inoltre, aumenterà la felicità dei clienti, con conseguente aumento della redditività.

Diamo un'occhiata ad alcune sfide che i project manager agili incontrano nella gestione ibrida del team.

Blocchi stradali per i project manager durante la gestione del team ibrido

Come detto in precedenza, i problemi in un team ibrido sono sostanzialmente più complicati poiché i project manager devono occuparsi di individui provenienti da numerose divisioni, località remote, background diversi e così via. Tutte queste difficoltà hanno un'influenza diretta sui limiti del progetto e possono degradarne la qualità.

Ecco un elenco delle barriere più importanti:

1. Errori di comunicazione

Il successo di ogni progetto dipende da una comunicazione efficace. Quando i membri del team sono sparsi oltre i confini, possono emergere lacune nella comunicazione.

A causa della barriera di comunicazione, il project manager potrebbe non ricevere informazioni in tempo reale dal personale che lavora a distanza o part-time. Di conseguenza, se ci sono differenze nelle attività del progetto, i manager non saranno in grado di intraprendere un'azione tempestiva, con conseguente ritardo del progetto e, negli scenari peggiori, deragliamento del progetto. Inoltre, i membri del team possono occasionalmente non riuscire a comprendere adeguatamente gli obiettivi e le interdipendenze del progetto, interrompendo il flusso del progetto e la coesione complessiva del team.

2. Programmazione delle risorse inefficiente a causa di fusi orari diversi

Una pianificazione accurata delle risorse è fondamentale per garantire che la risorsa corretta funzioni sul lavoro giusto e non sia sovra o sottoutilizzata. Quando le risorse sono presenti negli uffici in co-locazione, la loro pianificazione diventa molto più semplice. I manager possono semplicemente spingerli alle loro postazioni di lavoro per conoscere le loro scadenze. Tuttavia, diventa difficile quando il personale è disperso oltre i confini e i fusi orari.

In rari casi, le variazioni del fuso orario possono arrivare fino a 10 o 11 ore. Se i manager non hanno informazioni dettagliate sull'ubicazione dei propri dipendenti, ciò potrebbe portare a incertezze sulle scadenze del progetto, causando un peggioramento del calendario del progetto. Allo stesso tempo, il team ibrido può avere una risorsa part-time che lavora solo in determinati giorni. Se i manager non sono a conoscenza di chi è un dipendente part-time e finiscono per programmare per loro attività sensibili al fattore tempo anche se sono dipendenti a tempo pieno, c'è il rischio di ritardi.

3. Incertezza nei compiti e nelle responsabilità di un team ibrido

Prima dell'inizio del progetto, i project manager devono definire esplicitamente le responsabilità e le aspettative dei membri del loro team. Tuttavia, diventa problematico per loro poiché devono gestire diverse unità geograficamente sparse. Di conseguenza, i lavoratori si disimpegnano perché mancano di uno scopo e non sono consapevoli del loro contributo all'obiettivo finale. Questo può ridurre la produttività e, di conseguenza, l'efficacia del team.

I dipendenti di un team ibrido che operano in un'organizzazione a matrice avranno ancora più difficoltà a comprendere il proprio lavoro perché hanno diverse linee di reporting. Ciò potrebbe portare a una variazione nel loro lavoro e nell'output previsto, abbassando ulteriormente la qualità del progetto.

4. Aggiornamenti inadeguati delle metriche del progetto in tempo reale

Le metriche del progetto aiutano i project manager a determinare lo stato di un progetto. Quando alcuni lavoratori lavorano dall'ufficio e il resto da casa, i project manager devono affrontare un ostacolo sostanziale nel fornire aggiornamenti in tempo reale sui KPI del progetto. Inoltre, aggraverebbe la situazione se i manager non equipaggiano la tecnologia appropriata per ottenere queste informazioni in tempo reale basate sui dati.

I project manager non saranno in grado di ridurre alcun rischio poiché non saranno a conoscenza dello stato del progetto, indipendentemente dal fatto che sia in testa o in coda. Le risorse potrebbero essere sottoutilizzate o sovrautilizzate e il completamento del progetto potrebbe richiedere più tempo del previsto. Allo stesso modo, il progetto può essere interrotto se il budget del progetto supera in qualsiasi momento l'importo dovuto e la direzione non viene informata.

5. Assistenza tecnologica insufficiente

I team ibridi si affidano in gran parte alla tecnologia attuale. Tuttavia, software e hardware insufficienti per integrare un ambiente di lavoro ibrido potrebbero influire sulla produttività dei dipendenti. Ad esempio, le tecnologie obsolete e le tariffe Internet lente potrebbero rappresentare un grave ostacolo per il project manager e i membri del team.

Se i lavoratori remoti e il personale dell'ufficio non possono interagire senza sforzo, si verificheranno ritardi e disuguaglianze durante tutto il progetto. Inoltre, una tecnologia insufficiente renderebbe impossibili giudizi corretti basati sui dati per il project manager. Invece, dovrebbero fare affidamento su ipotesi e stime istruite.

In che modo i project manager agili possono superare queste sfide?

I project manager hanno una vasta gamma di talenti che consentono loro di adempiere ai propri compiti e obblighi. Una struttura di lavoro mista presenta ostacoli che i manager devono superare per ottenere i massimi risultati. Questi sono alcuni dei metodi per gestire un team ibrido.

1. Stabilisci aspettative chiare per tutti i membri del team

I project manager dovrebbero comunicare adeguatamente le aspettative ai singoli membri del team ibrido. Consente ai dipendenti di comprendere chiaramente i propri doveri e come il loro lavoro contribuisce al successo dei progetti. Li mantiene concentrati sull'obiettivo finale e aumenta la loro produttività.

La definizione di ruoli e doveri migliora la responsabilità e l'efficienza. Per affrontare le discrepanze di fuso orario, i manager potrebbero escogitare una strategia che riunisca tutti i membri del team ibrido a un'ora specifica che funzioni per il programma di tutti.

2. Creare una strategia di risorse efficace per la forza lavoro mista

I manager devono essere consapevoli delle variazioni del fuso orario di una squadra ibrida. Prima di sviluppare una strategia per le risorse, è necessario valutare con precisione l'orario di lavoro delle risorse part-time e le capacità di lavoro a distanza dei lavoratori. Un'allocazione delle risorse ben pianificata garantisce che il personale non sia sovra o sottoutilizzato.

Prima di creare pianificazioni delle risorse, i gestori dovrebbero esaminare la disponibilità di ciascuna risorsa. Se necessario, possono anche migliorare il calendario applicando metodi come il livellamento o il livellamento. Possono svolgere tutte queste attività su un'unica piattaforma utilizzando un sistema di gestione delle risorse. Offre una visibilità senza precedenti sul pool di risorse dell'azienda e su molte funzionalità. Di conseguenza, i manager possono allocare meglio le risorse, prevedere e massimizzare l'uso efficiente per il completamento del progetto con successo.

3. Consenti orari di lavoro flessibili

La produttività dei dipendenti non è misurata dal numero di ore lavorate. Viene invece valutato in base all'attività completata durante le ore assegnate. La flessibilità e l'autonomia del lavoro sono due importanti vantaggi della scelta di un approccio di lavoro ibrido. Di conseguenza, i manager devono incoraggiare i dipendenti a trarre vantaggio da questo vantaggio coltivando la fiducia e condividendo la responsabilità.

Questa tecnica infonde fiducia nei dipendenti e li incoraggia ad assumersi maggiori responsabilità sul posto di lavoro. Aumenta la produttività, che assicura la qualità del progetto rimanendo nei tempi previsti. Di conseguenza, i membri del team di progetto possono raggiungere i massimi livelli di prestazioni mantenendo un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

4. Ottieni informazioni dettagliate sugli indicatori delle risorse per aumentare la produzione

Aderendo al budget e ai tempi pianificati, il project manager mantiene il progetto in carreggiata. Devono essere in grado di monitorare lo sviluppo di ciascuna risorsa affinché sia ​​fattibile. Utilizzando uno strumento di gestione delle risorse, i manager possono ottenere dati in tempo reale su varie variabili relative alle risorse che determinano le prestazioni di un progetto.

5. Creare linee guida formali per la cooperazione e la comunicazione

Le organizzazioni devono creare procedure per garantire che i team ibridi operino in modo efficiente. La collaborazione viene svolta tramite vari strumenti basati su cloud per lavoratori remoti, a contratto e a tempo pieno. Indipendentemente dalla posizione o dallo stato part-time, i project manager possono specificare quando la persona dovrebbe essere accessibile per stand-up meeting o scrum.

In poche parole…

Nell'ambiente aziendale guidato dal progetto, i project manager possono attrarre persone da tutto il mondo. Inoltre, poiché i confini geografici sono irrilevanti nella gestione ibrida del team, le aziende possono cercare risorse globali convenienti senza sacrificare la qualità. Tali approcci consentono alle aziende di mantenere basse le spese di progetto e le spese generali amministrative, pur mantenendo la qualità. Pertanto, i team ibridi vengono con i se ei ma, ma ogni sfida può essere superata con le metodologie disponibili in questa era.

Detto questo, il modello di lavoro ibrido è una valida alternativa per le imprese poiché offre numerosi vantaggi in termini di fidelizzazione dei dipendenti, felicità e vantaggio competitivo. E soprattutto, i project manager agili possono sempre consultare questo articolo per una guida definitiva sulla gestione del team ibrido.