Guia dos gerentes de projetos ágeis para gerenciamento de equipes híbridas

Você já ouviu falar em gerenciamento ágil de projetos ou gerenciamento de equipes híbridas antes? Embora as palavras possam parecer difíceis e complicadas, garantimos que não são. Na verdade, o gerenciamento ágil de projetos pode até tornar mais fácil e rápido para você e sua equipe híbrida concluir projetos.

Equipes híbridas surgiram em todo o cenário de negócios como resultado da introdução de desenvolvimentos tecnológicos e da pressão de custos causada pela maior globalização. Essa taxa de adoção aumentou drasticamente à medida que passamos para o período pós-pandemia. Devido à maior flexibilidade desse modelo, até mesmo os funcionários estão adotando-o.

De acordo com uma pesquisa da Accenture com 9.000 funcionários, 83% dos funcionários preferem trabalhar em uma abordagem de equipe híbrida.

Além da flexibilidade de trabalho, o gerenciamento de equipe híbrida tem muitas outras vantagens, incluindo acesso a talentos em todo o mundo, menores despesas com recursos, menores despesas gerais com imóveis e muito mais.

No entanto, liderar uma equipe híbrida também apresenta novas dificuldades que não existiam em um ambiente de escritório convencional, como disparidades contínuas de fuso horário, diferenças culturais, falta de contato pessoal e muito mais. Se esses problemas não forem corrigidos imediatamente, o andamento dos projetos pode ser desastroso.

Os gerentes de projeto devem, portanto, armar-se com uma combinação estratégica de habilidades técnicas e soft para lidar com sucesso com essas questões e liderar uma equipe híbrida.

As dificuldades fundamentais que os gerentes de projeto encontram ao liderar uma equipe híbrida são destacadas neste artigo, juntamente com as melhores soluções.

Nós acreditamos nisso. Você tem estado prestando atenção? Vamos passar por todas as informações essenciais para gerentes de projetos ágeis sobre gerenciamento de equipes híbridas.

O que é Gestão de Equipes Híbridas?

Portanto, vamos primeiro definir uma equipe híbrida antes de prosseguir.

Uma equipe híbrida é composta por funcionários que operam remotamente em vários locais do mundo. A equipe pode ser composta por funcionários em tempo integral e meio período simultaneamente, com alguns funcionários trabalhando em casa e outros em escritórios localizados.

A estrutura de equipe híbrida existe há muito tempo no mundo corporativo. Mas nem todas as empresas ou organizações eram receptivas a um local de trabalho híbrido. Mesmo empresas hesitantes começaram a adotar o modelo híbrido no período pós-COVID, à medida que gradualmente retornavam à norma.

Além disso, os sentimentos dos funcionários são conflitantes sobre o retorno ao trabalho.

De acordo com a Gallup, por exemplo, 59% dos trabalhadores americanos dizem que gostariam de trabalhar em casa, enquanto os 41% restantes querem voltar ao escritório.

Em suma, as equipes híbridas se tornaram uma escolha popular para muitas empresas. Vamos entender por que em apenas alguns minutos…

Você deve primeiro entender o que é gerenciamento de equipe híbrida e como ele funciona. A chave para compreender essa ideia é a palavra “híbrido”. Híbrido é definido como “ter ou criado por uma mistura de dois ou mais componentes separados” pelo Merriam-Webster.

Ao mesclar duas ou mais abordagens de gerenciamento de projetos separadas, o gerenciamento de projetos híbrido cria efetivamente uma metodologia totalmente nova.

A pergunta que deve ter vindo à sua mente é: Que várias metodologias podem ser combinadas? Não faltam escolhas. As técnicas de gerenciamento de projetos mais renomadas são:

Isso combina a técnica mais tradicional e rigorosa do gerenciamento de projetos em cascata (onde as atividades são apresentadas em ordem linear — como uma cascata) com a flexibilidade e adaptabilidade do gerenciamento de projetos ágil.

Por que escolher um sistema híbrido e como uma equipe híbrida é benéfica para uma empresa?

Existem vários desafios para adotar completamente o Agile. Anteriormente dito, o modelo de equipe híbrida cresceu em popularidade, pois oferece vários benefícios para pessoas e organizações.

A perspectiva dos funcionários lhes dá a liberdade de escolher o local de trabalho. Eles podem trabalhar totalmente em casa ou no escritório, ou podem encontrar um equilíbrio visitando o local de trabalho em dias específicos da semana. Isso lhes permite alcançar o equilíbrio ideal entre vida profissional e pessoal. Mães que trabalham, por exemplo, podem ficar em casa para cuidar de seus recém-nascidos, enquanto pessoas com dificuldades especiais podem trabalhar confortavelmente em seus escritórios em casa.

Os funcionários são mais produtivos e engajados quando podem desenvolver uma sinergia entre trabalho e vida. Isso permite que eles trabalhem de forma mais eficaz em direção aos objetivos do projeto e, como resultado, melhorem sua qualidade geral. Além disso, aumentará a satisfação do cliente, resultando em maior lucratividade.

Vejamos alguns desafios que os gerentes de projeto ágeis encontram no gerenciamento de equipes híbridas.

Obstáculos para gerentes de projeto durante o gerenciamento de equipe híbrida

Como dito anteriormente, os problemas em uma equipe híbrida são substancialmente mais complicados, pois os gerentes de projeto precisam lidar com indivíduos de várias divisões, locais remotos, origens diversas e assim por diante. Todas essas dificuldades influenciam diretamente nos limites do projeto e têm potencial para degradar sua qualidade.

Aqui está uma lista das barreiras mais importantes:

1. Falhas de comunicação

O sucesso de cada projeto depende de uma comunicação eficaz. Quando os membros da equipe estão espalhados pelas fronteiras, podem surgir lacunas de comunicação.

Devido à barreira de comunicação, o gerente de projeto pode não receber informações em tempo real do pessoal que trabalha remotamente ou em regime de meio período. Como resultado, se houver diferenças nas tarefas do projeto, os gerentes não poderão tomar medidas imediatas, resultando em atrasos no projeto e, nos piores cenários, no descarrilamento do projeto. Além disso, os membros da equipe podem ocasionalmente não compreender adequadamente os objetivos e interdependências do projeto, interrompendo o fluxo do projeto e a coesão geral da equipe.

2. Agendamento de recursos ineficiente devido a fusos horários diferentes

O agendamento de recursos preciso é fundamental para garantir que o recurso correto funcione no trabalho certo e não seja super ou subutilizado. Quando os recursos estão presentes em espaços de escritório co-localizados, agendá-los torna-se muito mais fácil. Os gerentes podem apenas cutucá-los em suas estações de trabalho para saber sobre seus prazos. No entanto, fica difícil quando o pessoal está disperso entre fronteiras e fusos horários.

Em casos raros, as variações de fuso horário podem chegar a 10 ou 11 horas. Se os gerentes não tiverem informações sobre a localização de seus funcionários, isso pode levar à incerteza sobre os prazos do projeto, prejudicando o cronograma do projeto. Simultaneamente, a equipe híbrida pode ter um recurso de meio período que trabalha apenas em dias específicos. Se os gerentes não sabem quem é um funcionário de meio período e acabam agendando atividades sensíveis ao tempo para eles, mesmo sendo funcionários de tempo integral, há risco de atrasos.

3. Incerteza nas tarefas e responsabilidades de uma equipe híbrida

Antes do início do projeto, os gerentes de projeto devem definir explicitamente as responsabilidades e expectativas dos membros de sua equipe. No entanto, torna-se problemático para eles, pois devem gerenciar várias unidades geograficamente dispersas. Como resultado, os trabalhadores ficam desengajados porque não têm um senso de propósito e não estão cientes de sua contribuição para o objetivo final. Isso pode reduzir a produtividade e, consequentemente, a eficácia da equipe.

Os funcionários de uma equipe híbrida que atuam em uma organização matricial terão ainda mais dificuldade em entender seus trabalhos, pois possuem várias linhas de reporte. Isso pode levar a uma variação no trabalho e na produção projetada, diminuindo ainda mais a qualidade do projeto.

4. Atualizações inadequadas de métricas do projeto em tempo real

As métricas do projeto ajudam os gerentes de projeto a determinar o status de um projeto. Quando alguns funcionários trabalham no escritório e o restante trabalha em casa, os gerentes de projeto enfrentam uma barreira substancial ao fornecer atualizações em tempo real sobre os KPIs do projeto. Além disso, agravará a situação se os gerentes não equiparem a tecnologia apropriada para obter esses insights orientados por dados em tempo real.

Os gerentes de projeto serão incapazes de reduzir quaisquer perigos, pois não estarão cientes do estado do projeto, se está adiantado ou atrasado. Os recursos podem ser subutilizados ou superutilizados, e o projeto pode levar mais tempo para ser concluído do que o previsto. Da mesma forma, o projeto pode ser interrompido se o orçamento do projeto exceder o valor devido em qualquer momento e a administração não for notificada.

5. Ajuda tecnológica insuficiente

Equipes híbridas dependem em grande parte da tecnologia atual. No entanto, software e hardware insuficientes para complementar um ambiente de trabalho híbrido podem afetar a produtividade dos funcionários. Por exemplo, tecnologias obsoletas e taxas de internet lentas podem ser grandes impedimentos para o gerente de projeto e os membros da equipe.

Se os trabalhadores remotos e o pessoal do escritório não puderem interagir sem esforço, ocorrerão atrasos e desigualdades ao longo do projeto. Além disso, tecnologia insuficiente impossibilitaria julgamentos corretos baseados em dados para o gerente de projeto. Em vez disso, eles teriam que confiar em suposições e estimativas educadas.

Como os gerentes de projeto ágeis podem superar esses desafios?

Os gerentes de projeto têm uma ampla gama de talentos que lhes permitem cumprir suas tarefas e obrigações. Uma estrutura de trabalho mista tem obstáculos que os gerentes devem superar para obter os melhores resultados. Esses são alguns dos métodos para gerenciar uma equipe híbrida.

1. Defina expectativas claras para todos os membros da equipe

Os gerentes de projeto devem comunicar adequadamente as expectativas aos membros individuais da equipe híbrida. Ele permite que os funcionários entendam claramente seus deveres e como seu trabalho contribui para a conclusão bem-sucedida dos projetos. Isso os mantém focados no objetivo final e aumenta sua produtividade.

Definir funções e deveres aumenta a responsabilidade e a eficiência. Para resolver discrepâncias de fuso horário, os gerentes podem elaborar uma estratégia que reúna todos os membros da equipe híbrida em um horário específico que funcione para a agenda de todos.

2. Crie uma estratégia de recursos eficaz para a força de trabalho mista

Os gerentes devem estar cientes das variações de fuso horário de uma equipe híbrida. Antes de desenvolver uma estratégia de recursos, as horas de trabalho dos recursos de meio período e as capacidades de trabalho remoto dos trabalhadores devem ser avaliadas com precisão. Uma alocação de recursos bem planejada garante que o pessoal não seja super ou subutilizado.

Antes de criar agendamentos de recursos, os gerentes devem examinar a disponibilidade de cada recurso. Se necessário, eles podem até melhorar o cronograma aplicando métodos como nivelamento ou alisamento. Eles podem realizar todas essas tarefas em uma única plataforma utilizando um sistema de gerenciamento de recursos. Ele oferece visibilidade incomparável do pool de recursos da empresa e muitos recursos. Consequentemente, os gerentes podem alocar melhor os recursos, prever e maximizar o uso eficiente para a conclusão bem-sucedida do projeto.

3. Permitir horários flexíveis para trabalhar

A produtividade dos funcionários não é medida pelo número de horas trabalhadas. Em vez disso, é avaliado com base na tarefa concluída durante as horas atribuídas. Flexibilidade de trabalho e autonomia são duas vantagens importantes de escolher uma abordagem de trabalho híbrida. Como resultado, os gerentes devem incentivar os funcionários a aproveitar esse benefício cultivando a confiança e compartilhando a responsabilidade.

Essa técnica infunde confiança nos funcionários e os incentiva a assumir maior responsabilidade no local de trabalho. Aumenta a produtividade, o que garante a qualidade do projeto, mantendo-se dentro do cronograma. Como resultado, os membros da equipe do projeto podem atingir seus maiores níveis de desempenho, mantendo um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

4. Obtenha insights sobre indicadores de recursos para aumentar a produção

Ao aderir ao orçamento e cronograma planejados, o gerente de projeto mantém o projeto nos trilhos. Eles devem ser capazes de monitorar o desenvolvimento de cada recurso para que seja viável. Usando uma ferramenta de gerenciamento de recursos, os gerentes podem obter dados em tempo real sobre várias variáveis ​​relacionadas a recursos que determinam o desempenho de um projeto.

5. Criar diretrizes formais para cooperação e comunicação

As organizações devem criar procedimentos para garantir que as equipes híbridas operem com eficiência. A colaboração é realizada por meio de várias ferramentas baseadas em nuvem para trabalhadores remotos, contratados e em tempo integral. Independentemente do local ou do status de meio período, os gerentes de projeto podem especificar quando a pessoa deve estar acessível para reuniões em pé ou scrums.

Em poucas palavras…

No ambiente corporativo liderado por projetos, os gerentes de projeto podem atrair pessoas de todo o mundo. Além disso, como as fronteiras geográficas são irrelevantes no gerenciamento de equipes híbridas, as empresas podem buscar recursos globais com boa relação custo-benefício sem sacrificar a qualidade. Essas abordagens permitem que as empresas mantenham as despesas do projeto baixas e as despesas administrativas ao mínimo, mantendo a qualidade. Assim, as equipes híbridas vêm com os ses e os contras, mas todos os desafios podem ser superados com as metodologias disponíveis nesta era.

Dito isso, o modelo de trabalho híbrido é uma alternativa viável para as empresas, pois oferece vários benefícios em termos de retenção de funcionários, felicidade e vantagem competitiva. E, acima de tudo, os gerentes de projeto ágeis sempre podem acessar este artigo para obter um guia definitivo sobre gerenciamento de equipe híbrida.