敏捷項目經理混合團隊管理指南

您以前聽說過敏捷項目管理或混合團隊管理嗎？ 儘管這些詞可能看起來既困難又復雜，但我們向您保證並非如此。 事實上，敏捷項目管理甚至可以讓您和您的混合團隊更輕鬆、更快速地完成項目。

由於技術發展的引入和更大的全球化帶來的成本壓力，混合團隊已經出現在整個商業領域。 隨著我們過渡到大流行後時期，這種採用率急劇增加。 由於這種模式具有更大的靈活性，甚至員工都在採用它。

根據埃森哲對 9,000 名員工的調查，83% 的員工更喜歡以混合團隊方式工作。

除了工作靈活性之外，混合團隊管理還有許多其他優勢，包括可以接觸到世界各地的人才、更低的資源支出、更低的不動產管理費用等等。

然而，領導混合團隊也帶來了傳統辦公環境中不存在的新困難，例如持續的時區差異、文化差異、缺乏面對面的接觸等等。 如果這些問題不立即解決，項目的進展可能是災難性的。

因此，項目經理必須用技術和軟能力的戰略組合武裝自己，以成功解決這些問題並領導一個混合團隊。

本文重點介紹了項目經理在領導混合團隊時遇到的基本困難以及最佳解決方案。

我們相信了。 你有註意過嗎？ 讓我們瀏覽一下敏捷項目經理關於混合團隊管理的所有基本信息。

什麼是混合團隊管理？

因此，讓我們先定義一個混合團隊，然後再繼續。

混合團隊由從世界各地遠程操作的員工組成。 該團隊可能同時由全職和兼職人員組成，其中一些員工在家工作，而其他員工則在同一地點的辦公室工作。

混合團隊結構在企業界早已存在。 但並非每個企業或組織都適合混合工作場所。 即使是猶豫不決的公司也開始在後 COVID 時期採用混合模式，因為它們逐漸恢復了常態。

此外，員工對重返工作崗位的情緒也存在矛盾。

例如，根據蓋洛普的數據，59% 的美國工人表示他們希望在家工作，而剩下的 41% 則希望回到辦公室。

總之，混合團隊已經成為很多企業的熱門選擇。 我們會在幾分鐘內明白為什麼……

您必須首先了解混合團隊管理是什麼以及它是如何運作的。 理解這個想法的關鍵是“混合”這個詞。 Merriam-Webster 將混合定義為“具有或由兩個或多個獨立組件的混合物創建”。

通過合併兩個或多個獨立的項目管理方法，混合項目管理有效地創建了一種全新的方法。

您一定會想到的問題是：可以組合哪些不同的方法？ 不乏選擇。 最著名的項目管理技術是：

這結合了更傳統和嚴格的瀑布項目管理技術（其中活動以線性順序表示 - 就像瀑布一樣）與敏捷項目管理的靈活性和適應性。

為什麼選擇混合系統以及混合團隊對公司有何好處？

完全採用敏捷有幾個挑戰。 之前說過，混合團隊模型越來越受歡迎，因為它為個人和組織提供了多種好處。

員工的觀點賦予他們選擇工作地點的自由。 他們可以完全在家或在辦公室工作，也可以通過在一周中的特定日期訪問工作場所來取得平衡。 這使他們能夠實現理想的工作與生活平衡。 例如，在職媽媽可以呆在家裡照顧新生兒，而特別困難的工作人員可以在家中舒適地工作。

當員工能夠在工作和生活之間形成協同效應時，他們的工作效率和參與度就會更高。 這使他們能夠更有效地實現項目目標，從而提高其整體質量。 此外，它將增加客戶的幸福感，從而提高盈利能力。

讓我們看看敏捷項目經理在混合團隊管理中遇到的一些挑戰。

混合團隊管理期間項目經理的障礙

如前所述，混合團隊中的問題要復雜得多，因為項目經理必須與來自眾多部門、偏遠地區、不同背景等的個人打交道。 所有這些困難都直接影響到項目的極限，並有可能降低其質量。

以下列出了最重要的障礙：

1、通訊故障

每個項目的成功都依賴於有效的溝通。 當團隊成員分散在邊界上時，可能會出現溝通鴻溝。

由於溝通障礙，項目經理可能無法從遠程或兼職人員那裡收到實時信息。 因此，如果項目任務存在差異，管理人員將無法迅速採取行動，從而導致項目延誤，在最壞的情況下，還會導致項目脫軌。 此外，團隊成員有時可能無法充分理解項目目標和相互依賴關係，從而破壞項目的流程和團隊的整體凝聚力。

2、時區不同導致資源調度效率低下

準確的資源調度對於確保正確的資源在正確的工作上工作並且不會被過度或未充分利用至關重要。 當資源存在於同一地點的辦公空間中時，調度它們變得更加容易。 經理們可能只是在他們的工作站上輕推他們，以了解他們的截止日期。 然而，當員工跨越國界和時區時，這變得很困難。

在極少數情況下，時區變化可能長達 10 或 11 小時。 如果經理不了解員工的位置，可能會導致項目截止日期的不確定性，從而導致項目時間表受到影響。 同時，混合團隊可以擁有僅在特定日期工作的兼職資源。 如果管理人員不知道誰是兼職員工，並最終為他們安排時間敏感的活動，即使他們是全職員工，也會有延誤的風險。

3. 混合團隊任務和責任的不確定性

在項目開始之前，項目經理必須明確定義其團隊成員的職責和期望。 然而，這對他們來說成為問題，因為他們必須管理幾個地理上分散的單位。 結果，工人因為缺乏目標感並且沒有意識到他們對最終目標的貢獻而變得不敬業。 這會降低生產力，從而降低團隊的效率。

在矩陣組織中運作的混合團隊中的員工將更難以理解他們的工作，因為他們有多個報告線。 這可能會導致他們的工作和預計產出發生變化，從而進一步降低項目的質量。

4. 實時項目指標更新不足

項目度量幫助項目經理確定項目的狀態。 當一些員工在辦公室工作而其餘員工在家工作時，項目經理在提供項目 KPI 的實時更新方面面臨著巨大的障礙。 此外，如果管理人員沒有配備適當的技術來獲得這些實時數據驅動的洞察力，情況將會惡化。

項目經理將無法減少任何危害，因為他們不知道項目的狀態，無論是領先還是落後。 資源可能未充分利用或過度利用，項目完成所需的時間可能比預期的要長。 同樣，如果項目預算在任何時候超過到期金額並且沒有通知管理層，則項目可能會停止。

5、技術幫助不足

混合團隊很大程度上依賴於當前的技術。 然而，補充混合工作環境的軟件和硬件不足可能會影響員工的工作效率。 例如，過時的技術和緩慢的互聯網速度可能是項目經理和團隊成員的主要障礙。

如果遠程工作人員和辦公室人員不能輕鬆互動，整個項目就會出現項目延誤和不平等現象。 此外，技術不足將使項目經理無法做出正確的數據驅動判斷。 相反，他們必須依賴有根據的假設和估計。

敏捷項目經理如何克服這些挑戰？

項目經理擁有廣泛的才能，使他們能夠完成任務和義務。 混合工作結構存在管理人員必須克服的障礙才能獲得最大的成果。 這些是管理混合團隊的一些方法。

1. 為所有團隊成員設定明確的期望

項目經理應將期望正確地傳達給混合團隊的各個成員。 它使員工能夠清楚地了解他們的職責以及他們的工作如何有助於項目的成功完成。 它讓他們專注於最終目標並提高他們的生產力。

定義角色和職責可以提高問責制和效率。 為了解決時區差異，管理人員可能會設計一種策略，在特定時間將所有混合團隊成員聚集在一起，以適應每個人的日程安排。

2. 為混合勞動力製定有效的資源戰略

經理必須了解混合團隊的時區差異。 在製定資源戰略之前，必須精確評估兼職資源的工作時間和工人的遠程工作能力。 精心規劃的資源分配可確保人員不會過度使用或使用不足。

在創建資源計劃之前，管理者應該檢查每個資源的可用性。 如有必要，他們甚至可以通過應用平整或平滑等方法來改進時間表。 他們可以利用資源管理系統在單一平台上執行所有這些任務。 它提供了對企業資源池和許多功能的無與倫比的可見性。 因此，管理人員可以更好地分配資源、預測和最大限度地有效利用以成功完成項目。

3. 允許靈活的工作時間

員工的生產力不是以工作小時數來衡量的。 相反，它是根據在分配的時間內完成的任務進行評估的。 工作靈活性和自主性是選擇混合工作方式的兩個重要優勢。 因此，管理者必須通過培養信任和分享責任感來鼓勵員工利用這一優勢。

這種技術會灌輸對員工的信任，並鼓勵他們在工作場所承擔更大的責任。 它提高了生產力，在保證項目質量的同時保持進度。 因此，項目團隊成員可以在保持良好的工作與生活平衡的同時達到他們最高水平的績效。

4. 深入了解資源指標以提高產出

通過遵守計劃的預算和時間框架，項目經理使項目保持在正軌上。 他們必須能夠監控每種資源的開發，以使其可行。 使用資源管理工具，管理人員可以獲得決定項目績效的各種資源相關變量的實時數據。

5. 為合作和溝通制定正式的指導方針

組織必須創建程序以確保混合團隊高效運作。 協作是通過各種基於雲的工具為遠程、合同和全職員工進行的。 無論地點或兼職狀態如何，項目經理都可以指定該人員何時應該可以參加站立會議或 Scrums。

簡而言之…

在以項目為主導的企業環境中，項目經理可能會吸引來自世界各地的人。 此外，由於地理邊界與混合團隊管理無關，公司可以在不犧牲質量的情況下尋求具有成本效益的全球資源。 這種方法使企業能夠在保持質量的同時將項目費用保持在較低水平，並將管理費用降至最低。 因此，混合團隊伴隨著 ifs 和 buts，但每個挑戰都可以通過這個時代可用的方法來克服。

話雖如此，混合工作模式對於企業來說是一種可行的選擇，因為它在員工保留、幸福感和競爭優勢方面提供了多項好處。 最重要的是，敏捷項目經理總是可以閱讀本文，以獲得有關混合團隊管理的終極指南。