Panduan Manajer Proyek Agile Untuk Manajemen Tim Hibrida

Pernahkah Anda mendengar tentang manajemen proyek tangkas atau manajemen tim hybrid sebelumnya? Meskipun kata-katanya mungkin tampak sulit dan rumit, kami jamin tidak. Bahkan, manajemen proyek yang gesit bahkan dapat mempermudah dan mempercepat Anda dan tim hybrid Anda untuk menyelesaikan proyek.

Tim hibrida telah muncul di seluruh lanskap bisnis sebagai akibat dari pengenalan perkembangan teknologi dan tekanan biaya yang disebabkan oleh globalisasi yang lebih besar. Tingkat adopsi ini telah meningkat secara dramatis karena kita telah beralih ke periode pasca-pandemi. Karena fleksibilitas model ini yang lebih besar, bahkan karyawan pun mengadopsinya.

Menurut jajak pendapat Accenture terhadap 9.000 pekerja, 83 persen karyawan lebih suka bekerja dalam pendekatan tim hibrida.

Selain fleksibilitas kerja, manajemen tim hibrida memiliki banyak keuntungan lain, termasuk akses ke talenta di seluruh dunia, biaya sumber daya yang lebih rendah, overhead real estat yang lebih rendah, dan banyak lagi.

Namun, memimpin tim hibrida juga menghadirkan kesulitan baru yang tidak ada dalam pengaturan kantor konvensional, seperti kesenjangan zona waktu yang berkelanjutan, perbedaan budaya, kurangnya kontak tatap muka, dan banyak lagi. Jika masalah ini tidak segera diperbaiki, kemajuan proyek bisa menjadi bencana.

Manajer proyek karena itu harus mempersenjatai diri dengan perpaduan strategis dari kemampuan teknis dan lunak untuk berhasil mengatasi masalah ini dan memimpin tim hibrida.

Kesulitan mendasar yang dihadapi manajer proyek ketika memimpin tim hibrida disorot dalam artikel ini, bersama dengan solusi terbaik.

Kami percaya itu. Apakah kamu memperhatikan? Mari kita lihat semua informasi penting untuk manajer proyek yang gesit tentang manajemen tim hybrid.

Apa itu Manajemen Tim Hibrida?

Oleh karena itu, mari kita definisikan tim hybrid terlebih dahulu sebelum melanjutkan.

Sebuah tim hybrid terdiri dari karyawan yang beroperasi dari jarak jauh dari berbagai lokasi di seluruh dunia. Tim dapat terdiri dari personel penuh waktu dan paruh waktu secara bersamaan, dengan beberapa karyawan bekerja dari rumah dan yang lainnya di kantor yang berlokasi bersama.

Struktur tim hybrid telah lama ada di dunia korporat. Tetapi tidak setiap bisnis atau organisasi dapat menerima tempat kerja hibrida. Bahkan perusahaan yang ragu-ragu telah mulai merangkul model hibrida pada periode pasca-COVID ketika mereka secara bertahap kembali ke norma.

Selain itu, sentimen karyawan bertentangan tentang kembali bekerja.

Menurut Gallup, misalnya, 59 persen pekerja Amerika mengatakan mereka ingin bekerja dari rumah, sedangkan 41 persen sisanya ingin kembali ke kantor.

Singkatnya, tim hibrida telah menjadi pilihan populer bagi banyak perusahaan. Kami akan mengerti mengapa hanya dalam beberapa menit…

Anda harus terlebih dahulu memahami apa itu manajemen tim hybrid dan bagaimana cara kerjanya. Kunci untuk memahami ide ini adalah kata “hibrida”. Hibrida didefinisikan sebagai "memiliki atau dibuat oleh campuran dua atau lebih komponen terpisah" oleh Merriam-Webster.

Dengan menggabungkan dua atau lebih pendekatan manajemen proyek yang terpisah, manajemen proyek hibrida secara efektif menciptakan metodologi baru.

Pertanyaan yang pasti muncul di benak Anda adalah: Apa saja berbagai metodologi yang dapat digabungkan? Tidak ada kekurangan pilihan. Teknik manajemen proyek yang paling terkenal adalah:

Ini menggabungkan teknik manajemen proyek Waterfall yang lebih tradisional dan ketat (di mana aktivitas dinyatakan dalam urutan linier — seperti air terjun) dengan fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi manajemen proyek yang tangkas.

Mengapa Memilih Sistem Hibrida dan Bagaimana Tim Hibrida Bermanfaat Bagi Perusahaan?

Ada beberapa tantangan untuk mengadopsi Agile sepenuhnya. Diberitahukan sebelumnya, model tim hibrida semakin populer karena memberikan beberapa manfaat bagi orang dan organisasi.

Perspektif karyawan memberi mereka kebebasan untuk memilih lokasi pekerjaan mereka. Mereka dapat bekerja sepenuhnya dari rumah atau dari kantor, atau mereka dapat mencapai keseimbangan dengan mengunjungi tempat kerja pada hari-hari tertentu dalam seminggu. Hal ini memungkinkan mereka untuk mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang ideal. Ibu yang bekerja, misalnya, dapat tinggal di rumah untuk merawat bayi mereka yang baru lahir, sementara personel yang sangat tertantang dapat bekerja dengan nyaman di kantor rumah mereka.

Karyawan lebih produktif dan terlibat ketika mereka dapat mengembangkan sinergi antara pekerjaan dan kehidupan. Hal ini memungkinkan mereka untuk bekerja lebih efektif menuju tujuan proyek dan, sebagai hasilnya, meningkatkan kualitasnya secara keseluruhan. Selanjutnya, hal itu akan meningkatkan kebahagiaan klien, yang menghasilkan peningkatan profitabilitas.

Mari kita lihat beberapa tantangan yang dihadapi manajer proyek tangkas dalam manajemen tim hybrid.

Penghalang Pandang untuk Manajer Proyek Selama Manajemen Tim Hibrida

Seperti yang dikatakan sebelumnya, masalah dalam tim hibrida jauh lebih rumit karena manajer proyek harus berurusan dengan individu dari berbagai divisi, lokasi terpencil, latar belakang beragam, dan sebagainya. Semua kesulitan ini memiliki pengaruh langsung pada batas proyek dan berpotensi menurunkan kualitasnya.

Berikut adalah daftar hambatan yang paling penting:

1. Kegagalan komunikasi

Keberhasilan setiap proyek tergantung pada komunikasi yang efektif. Ketika anggota tim tersebar melintasi batas, kesenjangan komunikasi mungkin muncul.

Karena hambatan komunikasi, manajer proyek mungkin tidak menerima informasi waktu nyata dari personel yang bekerja dari jarak jauh atau paruh waktu. Akibatnya, jika ada perbedaan dalam tugas proyek, manajer tidak akan dapat mengambil tindakan segera, mengakibatkan penundaan proyek dan, dalam skenario terburuk, proyek tergelincir. Selain itu, anggota tim terkadang gagal untuk memahami tujuan proyek dan saling ketergantungan secara memadai, mengganggu aliran proyek dan kohesi tim secara keseluruhan.

2. Penjadwalan sumber daya yang tidak efisien karena zona waktu yang berbeda

Penjadwalan sumber daya yang akurat sangat penting untuk memastikan bahwa sumber daya yang benar berfungsi pada pekerjaan yang tepat dan tidak digunakan secara berlebihan atau kurang. Ketika sumber daya ada di ruang kantor yang terletak bersama, menjadwalkannya menjadi lebih mudah. Manajer mungkin hanya menyenggol mereka di tempat kerja mereka untuk belajar tentang tenggat waktu mereka. Namun, menjadi sulit ketika staf tersebar melintasi perbatasan dan zona waktu.

Dalam kasus yang jarang terjadi, variasi zona waktu dapat mencapai 10 atau 11 jam. Jika manajer tidak memiliki wawasan tentang lokasi karyawan mereka, hal itu dapat menyebabkan ketidakpastian tentang tenggat waktu proyek, menyebabkan jadwal proyek terganggu. Secara bersamaan, tim hibrida dapat memiliki sumber daya paruh waktu yang bekerja hanya pada hari-hari tertentu. Jika manajer tidak mengetahui siapa yang merupakan karyawan paruh waktu dan akhirnya menjadwalkan kegiatan yang sensitif terhadap waktu untuk mereka meskipun mereka adalah karyawan penuh waktu, ada risiko penundaan.

3. Ketidakpastian dalam tugas dan tanggung jawab tim hybrid

Sebelum proyek dimulai, manajer proyek harus secara eksplisit mendefinisikan tanggung jawab dan harapan anggota tim mereka. Namun, menjadi masalah bagi mereka karena mereka harus mengelola beberapa unit yang tersebar secara geografis. Akibatnya, pekerja menjadi tidak terlibat karena mereka tidak memiliki tujuan dan tidak menyadari kontribusi mereka pada tujuan akhir. Hal ini dapat mengurangi produktivitas dan, akibatnya, kemanjuran tim.

Karyawan dalam tim hibrida yang beroperasi dalam organisasi matriks akan lebih sulit memahami pekerjaan mereka karena mereka memiliki beberapa jalur pelaporan. Hal ini dapat menyebabkan variasi dalam pekerjaan mereka dan hasil yang diproyeksikan, menurunkan kualitas proyek lebih jauh.

4. Pembaruan metrik proyek waktu nyata yang tidak memadai

Metrik proyek membantu manajer proyek dalam menentukan status proyek. Ketika beberapa pekerja bekerja dari kantor dan sisanya bekerja dari rumah, manajer proyek menghadapi hambatan besar dalam memberikan pembaruan waktu nyata tentang KPI proyek. Lebih jauh lagi, ini akan memperburuk situasi jika manajer tidak melengkapi teknologi yang tepat untuk mendapatkan wawasan berbasis data secara real-time ini.

Manajer proyek tidak akan dapat mengurangi bahaya apa pun karena mereka tidak akan menyadari status proyek, apakah itu memimpin atau tertinggal. Sumber daya mungkin kurang dimanfaatkan atau dimanfaatkan secara berlebihan, dan proyek bisa memakan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada yang diantisipasi. Demikian pula, proyek dapat dihentikan jika anggaran proyek melebihi jumlah jatuh tempo pada titik mana pun dan manajemen tidak diberitahu.

5. Bantuan teknologi yang tidak memadai

Tim hybrid sangat bergantung pada teknologi saat ini. Namun, perangkat lunak dan perangkat keras yang tidak memadai untuk melengkapi lingkungan kerja hibrida dapat memengaruhi produktivitas karyawan. Misalnya, teknologi usang dan tarif internet yang lambat mungkin menjadi hambatan utama bagi manajer proyek dan anggota tim.

Jika pekerja jarak jauh dan personel kantor tidak dapat berinteraksi dengan mudah, penundaan dan ketidaksetaraan proyek akan terjadi di seluruh proyek. Selain itu, teknologi yang tidak memadai akan membuat penilaian berbasis data yang benar menjadi tidak mungkin bagi manajer proyek. Sebaliknya, mereka harus bergantung pada asumsi dan perkiraan yang terdidik.

Bagaimana Manajer Proyek Agile dapat Mengatasi Tantangan Ini?

Manajer proyek memiliki berbagai bakat yang memungkinkan mereka untuk memenuhi tugas dan kewajiban mereka. Struktur kerja campuran memiliki rintangan yang harus dilalui manajer untuk mendapatkan hasil terbaik. Ini adalah beberapa metode untuk mengelola tim hibrida.

1. Tetapkan harapan yang jelas untuk semua anggota tim

Manajer proyek harus mengomunikasikan harapan dengan baik kepada anggota individu dari tim hibrida. Hal ini memungkinkan karyawan untuk memahami dengan jelas tugas mereka dan bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada keberhasilan penyelesaian proyek. Itu membuat mereka tetap fokus pada tujuan akhir dan meningkatkan produktivitas mereka.

Mendefinisikan peran dan tugas meningkatkan akuntabilitas dan efisiensi. Untuk mengatasi perbedaan zona waktu, manajer mungkin merancang strategi yang menyatukan semua anggota tim hibrida pada waktu tertentu yang sesuai dengan jadwal semua orang.

2. Buat strategi sumber daya yang efektif untuk tenaga kerja campuran

Manajer harus menyadari perbedaan zona waktu tim hibrida. Sebelum mengembangkan strategi sumber daya, jam kerja sumber daya paruh waktu dan kemampuan kerja jarak jauh pekerja harus dievaluasi secara tepat. Alokasi sumber daya yang terencana dengan baik menjamin bahwa personel tidak berlebihan atau kurang dimanfaatkan.

Sebelum membuat jadwal sumber daya, manajer harus memeriksa ketersediaan setiap sumber daya. Jika perlu, mereka bahkan dapat memperbaiki jadwal dengan menerapkan metode seperti leveling atau smoothing. Mereka dapat melakukan semua tugas ini pada satu platform dengan memanfaatkan sistem manajemen sumber daya. Ini menawarkan visibilitas yang tak tertandingi ke dalam kumpulan sumber daya perusahaan dan banyak fitur. Akibatnya, manajer mungkin lebih baik mengalokasikan sumber daya, memprediksi, dan memaksimalkan penggunaan yang efisien untuk penyelesaian proyek yang sukses.

3. Berikan jam kerja yang fleksibel

Produktivitas karyawan tidak diukur dengan jumlah jam kerja. Sebaliknya, itu dievaluasi berdasarkan tugas yang diselesaikan selama jam yang ditentukan. Fleksibilitas dan otonomi kerja adalah dua keuntungan penting dalam memilih pendekatan kerja hybrid. Akibatnya, manajer harus mendorong karyawan untuk mengambil keuntungan dari manfaat ini dengan menumbuhkan kepercayaan dan berbagi akuntabilitas.

Teknik ini menanamkan kepercayaan pada karyawan dan mendorong mereka untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar di tempat kerja. Ini meningkatkan produktivitas, yang menjamin kualitas proyek sambil tetap sesuai jadwal. Akibatnya, anggota tim proyek dapat mencapai tingkat kinerja terbaik mereka sambil mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja yang baik.

4. Dapatkan wawasan tentang indikator sumber daya untuk meningkatkan output

Dengan mengikuti anggaran dan kerangka waktu yang direncanakan, manajer proyek menjaga proyek tetap pada jalurnya. Mereka harus dapat memantau perkembangan setiap sumber daya agar layak. Dengan menggunakan alat manajemen sumber daya, manajer dapat memperoleh data waktu nyata tentang berbagai variabel terkait sumber daya yang menentukan kinerja proyek.

5. Buat pedoman formal untuk kerjasama dan komunikasi

Organisasi harus membuat prosedur untuk memastikan bahwa tim hibrida beroperasi secara efisien. Kolaborasi dilakukan melalui berbagai alat berbasis cloud untuk pekerja jarak jauh, kontrak, dan penuh waktu. Terlepas dari lokasi atau status paruh waktu, manajer proyek dapat menentukan kapan orang tersebut harus dapat diakses untuk rapat berdiri atau scrum.

Pendeknya…

Dalam lingkungan perusahaan yang dipimpin proyek, manajer proyek dapat menarik orang-orang dari seluruh dunia. Selain itu, karena batas geografis tidak relevan dalam manajemen tim hibrida, perusahaan dapat mencari sumber daya global yang hemat biaya tanpa mengorbankan kualitas. Pendekatan semacam itu memungkinkan bisnis untuk menjaga biaya proyek tetap rendah dan biaya administrasi seminimal mungkin sambil mempertahankan kualitas. Dengan demikian, tim hibrida datang dengan apa adanya, tetapi setiap tantangan dapat diatasi dengan metodologi yang tersedia di era ini.

Meskipun demikian, model kerja hibrida adalah alternatif yang layak bagi perusahaan karena memberikan beberapa manfaat dalam hal retensi karyawan, kebahagiaan, dan keunggulan kompetitif. Dan yang terpenting, manajer proyek yang gesit selalu dapat membaca artikel ini untuk mendapatkan panduan utama tentang manajemen tim Hybrid.