Manajemen Kualitas Proyek: Panduan Memulai Untuk Tim Agile

Anda mengirimkan produk/layanan, semuanya tepat waktu, dan semua orang bekerja keras, tetapi ada sesuatu yang salah. Mungkin kualitas produknya kurang, atau proyeknya sendiri tidak terlalu berkualitas.

Seringkali kita begitu fokus untuk memberikan produk/layanan tepat waktu sehingga kita melupakan aspek yang sangat penting dari proyek tersebut. Manajemen kualitas proyek.

Kualitas mendahului kuantitas; yang telah menjadi motto selama bertahun-tahun. Namun, sifat pasar global yang selalu berubah dan permintaan yang berfluktuasi dengan cepat memiliki dampak besar pada cara kami bekerja. Menghasilkan produk baru, fitur, dll., telah menjadi tujuan universal semua bisnis, dan dalam perlombaan itu, terkadang kita melupakan pemeliharaan kualitas.

Ingat ketika kami mengatakan kualitas bukan hanya kualitas produk yang Anda buat, tetapi kualitas proses itu sendiri? Kebutuhan terus-menerus untuk berkembang selalu memiliki kualitas di kursi belakang. Tapi bagaimana kita bisa maju jika kita menyerah untuk mempertahankan kualitas?

Mempertahankan kualitas sepanjang siklus hidup sama pentingnya dengan kualitas produk itu sendiri. Dengan manajemen kualitas proyek, Anda menentukan kualitas kiriman yang dihasilkan dan memastikan semuanya tepat sasaran.

Jangan khawatir. Kami sampai pada intinya. Artikel ini adalah upaya kami untuk membantu Anda memahami manajemen kualitas proyek, apa itu, dan cara kerjanya.

Apa itu Manajemen Kualitas Proyek?

Kualitas adalah ukuran seberapa baik atau buruk suatu proyek. Semakin baik kualitasnya, semakin baik proyeknya. Manajemen mutu mengacu pada pemeliharaan kualitas standar. Manajemen mutu adalah bidang manajemen proyek dan mengacu pada pemeliharaan kualitas selama siklus hidup proyek.

Project Management Institute (PMI) mendefinisikannya dengan kata-kata berikut:

“Perencanaan, pelingkupan, implementasi, dan pemantauan kualitas ke dalam semua fase proyek mulai dari konsep hingga aspek pengiriman pekerjaan. Manajemen Mutu melibatkan pembentukan dan pengelolaan tim orang untuk mencapai tujuan kualitatif dalam kerangka waktu dan biaya yang efektif, yang akan menghasilkan produksi produk atau layanan yang berkualitas. Ini memerlukan pemilihan parameter spesifikasi bersama dengan sistem dan prosedur yang diperlukan untuk memastikan bahwa kualitas dijalankan dengan benar di semua fase.”

Sama seperti manajemen proyek bukan satu langkah atau fase, manajemen mutu adalah sebuah proses, siklus berulang pengukuran kualitas, membuat perubahan untuk perbaikan, memantau proses, membuat perubahan lagi, dan seterusnya. Proses berlanjut sampai kualitas yang diinginkan tercapai.

Poin Penting untuk Diingat:

Salah satu prinsip utama manajemen mutu adalah memastikan bahwa proyek memenuhi atau melampaui harapan pemangku kepentingan. Memenuhi persyaratan adalah yang pertama untuk memuaskan para pemangku kepentingan; untuk melakukan itu, mengetahui apa yang mereka inginkan adalah sangat penting.

Jika proyek menemui kesulitan atau pemangku kepentingan tidak menyetujui apa pun, Anda harus kembali ke proses dan memulai dari awal. Untuk menyelamatkan diri dari semua masalah itu, Anda bisa mendapatkan kejelasan tentang kebutuhan pemangku kepentingan dan memastikan bahwa setiap langkah, proyek Anda memenuhi semua standar kualitas yang dinyatakan oleh klien.

Setelah Anda melakukannya dengan benar, kami yakin proyek Anda akan sukses terus menerus.

Kedua, mencegah lebih baik daripada mengobati. Konsep itu tidak hilang dalam manajemen proyek. Bahkan, itu sesuai dengan prinsip manajemen mutu. Apakah Anda lebih suka memulai dari awal untuk membuat revisi yang tepat pada waktu yang tepat selama proses tersebut? Kami menduga, TIDAK.

Meningkatkan kualitas proses saat sedang berlangsung lebih layak untuk semua orang. Tidak hanya akan menyelamatkan tim Anda dari stres memulai kembali tetapi juga akan membantu memotong biaya tambahan. Dan itu adalah cara yang tepat untuk melakukan sesuatu.

Jadi, jika Anda ingin dihujani pujian alih-alih menerima serangan balasan karena kinerjanya buruk, manajemen mutu adalah cara yang harus dilakukan.

Terakhir, ingatlah bahwa manajemen mutu bukanlah hal yang dilakukan sekali saja. Bahkan jika Anda telah melakukan proyek ribuan kali, Anda mungkin menemukan hal-hal baru seribu satu kali Anda melakukannya dengan manajemen kualitas.

Manajemen mutu adalah proses yang berkelanjutan. Apakah Anda membuat perubahan kecil atau mengambil lompatan besar, itu akan memandu Anda seperti bintang Utara, memastikan bahwa setiap langkah yang Anda ambil akan membawa Anda lebih dekat ke tujuan Anda.

Manajemen kualitas menyajikan pilihan yang dapat membantu Anda meningkatkan proses Anda. Anda dapat membuat proyek Anda sempurna seperti yang Anda inginkan. Yang perlu Anda lakukan adalah terus-menerus mengukur kinerja Anda, mengidentifikasi kesenjangan, dan celah kelemahan Anda, meningkatkan dan memperbarui proses, mengukur kinerja, dan mengulanginya.

Semakin banyak Anda tahu, semakin Anda tumbuh!

Manajemen Kualitas Proyek – Bagaimana Cara Kerjanya?

Tidak seperti apa yang mungkin Anda yakini, manajemen mutu bukanlah tahap akhir proses. Sebaliknya, itu adalah proses itu sendiri. Sebuah proses yang tertanam dalam siklus hidup proyek dan bergerak bersama-sama dengannya. Sebagai sebuah proses, manajemen mutu dibagi menjadi tiga fase utama:

1. Perencanaan
2. Jaminan
3. Kontrol

Jika Anda baru mengenal manajemen kualitas, Anda bisa membaca bagian berikut dan mempelajari cara menerapkan manajemen kualitas proyek di organisasi Anda. Prosesnya sederhana dan mudah diikuti. Mari kita lihat cara kerjanya.

1. Perencanaan Kualitas:

Proyek selalu dimulai dengan menetapkan tujuan. Hal yang sama berlaku untuk manajemen mutu.

Hal pertama yang pertama, mengidentifikasi dan menentukan tujuan Anda. Bagaimana Anda menentukan apakah proyek tersebut berkualitas baik atau tidak? KPI apa yang Anda gunakan untuk mengukur kepuasan pemangku kepentingan dengan proyek? Dan seterusnya.

Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda menentukan standar kualitas yang ingin Anda capai dalam proyek Anda. Setelah Anda menetapkan ini lurus, Anda dapat mulai bekerja untuk mencapai tujuan tersebut atau mencapai standar itu.

Sebelum Anda benar-benar mulai mengerjakan tujuan, pastikan kejelasan tujuan melalui tim atau organisasi. Perencanaan tidak akan berhasil sampai atau kecuali Anda mengomunikasikan tujuan ini kepada anggota tim Anda. Setelah semua orang memahaminya, Anda dapat mulai mendelegasikan tugas ke sumber daya dan menjalankan rencana.

Sasaran-sasaran ini akan menjadi cahaya penuntun Anda untuk proyek, membantu Anda memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai rencana.

2. Jaminan Kualitas:

Tahap selanjutnya dalam penerapan manajemen mutu adalah penjaminan mutu. Ini bukan salah satu langkah yang biasanya menempati posisi terakhir dalam daftar organisasi. Jaminan kualitas, sebagai langkah, dalam manajemen kualitas, adalah cara Anda memastikan pemangku kepentingan senang dengan kemajuan proyek.

Dengan jaminan kualitas, Anda mendapatkan kepercayaan dari para pemangku kepentingan. Ini adalah segel yang menjamin bahwa proyek Anda memenuhi semua persyaratan selama proses berlangsung. Standar kualitas yang ditetapkan dalam tahap perencanaan memandu proses ini.

Dengan KPI yang relevan dan standar pengukuran lainnya, Anda mengukur apakah proyek memenuhi standar tersebut atau tidak. Jika proyek Anda memenuhi semua standar dan para pemangku kepentingan puas dengan kemajuannya, maka proyek Anda baik untuk dijalankan.

Namun, jika kekurangan dalam satu atau lain cara, sekarang saatnya untuk mengambil tindakan yang relevan untuk memastikan semuanya tidak sia-sia. Setelah Anda mendapatkan lampu hijau dari fase ini, Anda dapat melanjutkan ke yang berikutnya, yaitu kontrol kualitas.

3. Kontrol Kualitas:

Kontrol kualitas adalah fase terakhir dari proses. Membedakan antara langkah ini dan yang sebelumnya sangat penting karena orang sering membingungkan satu dengan yang lain. Pikirkan perbedaannya dengan cara ini, jika jaminan kualitas adalah tindakannya, maka kontrol kualitas adalah reaksinya.

Jaminan kualitas mengevaluasi proses untuk mengidentifikasi masalah jika ada. Kontrol kualitas, di sisi lain, berfungsi setelah masalah ditempatkan. Ini menyarankan langkah-langkah korektif untuk memperbaiki kesenjangan dan memperkuat kualitas.

Kontrol kualitas melibatkan mengidentifikasi masalah, menganalisisnya, dan menyelesaikannya. Dengan kontrol kualitas, didiagnosis apakah proyek memenuhi persyaratan yang ditetapkan sebelumnya atau tidak. Juga termasuk dalam tahap ini adalah mengidentifikasi risiko potensial, mengurangi risiko ini, dan menghilangkan faktor-faktor yang mempengaruhi proyek secara negatif.

Dengan kontrol kualitas, Anda juga dapat memastikan bahwa proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Anda dapat memastikan kualitas proyek melalui tinjauan dan pengujian sejawat. Jika ada perbedaan yang dicatat, Anda dapat segera mengambil tindakan korektif untuk memastikan hasil akhirnya tidak terpengaruh.

Fase ini adalah proses dua langkah:

1. Identifikasi penyebab kualitas yang buruk dan ambil tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan kualitas proyek
2. Pastikan bahwa hasil proyek sesuai dengan standar kualitas yang ditetapkan oleh para pemangku kepentingan dalam tahap perencanaan

Meskipun kontrol kualitas biasanya dilakukan di akhir, Anda juga dapat melakukan proses di tengah, karena ini akan memungkinkan Anda untuk menghilangkan masalah sebelum menjadi kacang yang sulit untuk dipecahkan. Ingat, burung awal menangkap cacing.

Bagaimana Mendefinisikan Kualitas?

Kembali ke titik awal!

Mendefinisikan kualitas adalah inti dari manajemen kualitas dan dengan segala cara, mungkin agak sulit untuk mengidentifikasi apa yang memenuhi syarat sebagai kualitas yang baik dan apa yang berkualitas buruk. Bagaimana Anda mendefinisikan kualitas? Standar apa yang harus dipenuhi oleh suatu proses agar dianggap berkualitas baik?

Berikut adalah beberapa pertanyaan, jawabannya akan membantu Anda mengukur kualitas proyek Anda:

• Apakah itu memenuhi standar yang ditetapkan sebelumnya?
• Apakah itu memenuhi semua persyaratan yang diajukan oleh para pemangku kepentingan?
• Apakah itu menghasilkan hasil yang menguntungkan?
• Seberapa dekat dengan ideal?
• Apakah itu berada dalam kisaran kriteria penerimaan?
• Apakah itu akan memberikan hasil yang baik jika diulang dari waktu ke waktu?

Jika jawaban dari sebagian besar pertanyaan di atas adalah ceria, selamat, Anda telah menguasai manajemen mutu.

Bagaimana Prosesnya Bermanfaat bagi Anda?

Ada banyak manfaat dari penerapan proses dalam bisnis Anda; kami yakin Anda akan mulai menuainya segera setelah Anda menjalankan prosesnya. Yang sedang berkata, berikut adalah beberapa keuntungan yang membuatnya benar-benar berharga!

• Sebuah proses kualitas yang lebih baik diterjemahkan ke dalam kualitas produk yang lebih baik. Semakin baik kualitas proses, semakin baik pula kualitas deliverables yang dihasilkan.
• Pelanggan selalu mencari produk berkualitas lebih baik. Jika Anda memberi mereka itu, Anda pada akhirnya membuka jalan Anda ke pelanggan yang benar-benar puas.
• Manajemen kualitas meningkatkan produktivitas Anda. Karena Anda mengoptimalkan kinerja setiap langkah, Anda mulai memproduksi produk berkualitas lebih baik lebih cepat.
• Manajemen kualitas dapat membantu Anda menghemat banyak uang. Alih-alih menghabiskan banyak uang untuk memulai kembali suatu proses, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit untuk menyesuaikan kembali operasi yang sedang berlangsung dan tetap membuat perbedaan besar.
• Efek samping dari manajemen kualitas akan mencapai tim Anda juga. Dengan menghilangkan silo kinerja, tim Anda akan dapat bekerja sama lebih baik dan menghasilkan hasil yang lebih baik.

Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Mutu:

Jika manajemen kualitas tampak seperti pil yang sulit untuk ditelan, Anda selalu dapat mengambil bantuan dari alat manajemen kualitas. Ada alat khusus di pasar, seperti nTask, yang dirancang untuk membantu Anda merencanakan, memantau, dan menjalankan proses manajemen kualitas secara efisien.

Dengan alat yang bagus, Anda dapat memotong biaya, menghemat waktu, menyatukan semua orang di halaman yang sama, dan menerapkan mekanisme peningkatan yang sehat. Daftar ke nTask, atau alat lain pilihan Anda, untuk melihat cara kerjanya.

Semoga berhasil!