Zarządzanie jakością projektu: przewodnik dla początkujących dla zespołów zwinnych

Dostarczyłeś produkt/usługę, wszystko było na czas i wszyscy ciężko pracowali, ale coś jest nie tak. Może brakuje jakości produktu, albo sam projekt nie był wysokiej jakości.

Często jesteśmy tak skoncentrowani na dostarczaniu produktów/usług na czas, że zapominamy o bardzo istotnym aspekcie projektu. Zarządzanie jakością projektu.

Jakość poprzedza ilość; to jest motto od lat. Jednak ciągle zmieniający się charakter globalnego rynku i szybko zmieniające się wymagania miały ogromny wpływ na sposób, w jaki pracujemy. Wytwarzanie nowych produktów, funkcji itp. stało się uniwersalnym celem wszystkich firm iw tym wyścigu czasami rezygnujemy z utrzymywania jakości.

Pamiętasz, kiedy mówimy, że jakość to nie tylko jakość wytwarzanych produktów, ale jakość samego procesu? Ciągła potrzeba ciągłego rozwoju przekłada się na jakość na tylnym siedzeniu. Ale jak kiedykolwiek zrobimy postępy, jeśli zrezygnujemy z utrzymywania jakości?

Utrzymanie jakości przez cały cykl życia jest tak samo istotne, jak jakość samego produktu. Dzięki zarządzaniu jakością projektu określasz jakość wytwarzanych produktów i upewniasz się, że wszystko jest na miejscu.

Nie martw się. Dochodzimy do sedna. Ten artykuł jest naszą próbą pomocy w zrozumieniu zarządzania jakością projektu, czym jest i jak działa.

Co to jest zarządzanie jakością projektu?

Jakość jest miarą tego, jak dobry lub zły jest projekt. Im lepsza jakość, tym lepszy projekt. Zarządzanie jakością odnosi się do utrzymania standardowej jakości. Zarządzanie jakością to dziedzina zarządzania projektami i odnosi się do utrzymania jakości podczas cyklu życia projektu.

Project Management Institute (PMI) definiuje to następująco:

„Planowanie, ustalanie zakresu, wdrażanie i monitorowanie jakości we wszystkich fazach projektu, od koncepcji po aspekty realizacji prac. Zarządzanie jakością polega na tworzeniu i zarządzaniu zespołem ludzi w celu osiągnięcia jakościowego celu w efektywnych ramach kosztowych i czasowych, co zaowocuje wytworzeniem wysokiej jakości produktu lub usługi. Wiąże się to z doborem parametrów specyfikacji wraz z systemami i procedurami niezbędnymi do zapewnienia właściwej jakości we wszystkich fazach.”

Tak jak zarządzanie projektem nie jest pojedynczym krokiem lub fazą, tak zarządzanie jakością jest procesem, powtarzalnym cyklem mierzenia jakości, wprowadzania zmian w celu poprawy, monitorowania procesu, ponownego wprowadzania zmian i tak dalej. Proces trwa aż do uzyskania pożądanej jakości.

Kluczowe punkty do zapamiętania:

Jedną z głównych zasad zarządzania jakością jest zapewnienie, aby projekt spełniał lub przekraczał oczekiwania interesariuszy. Spełnienie wymagań jest pierwszym dla usatysfakcjonowania interesariuszy; aby to zrobić, wiedza o tym, czego pragną, ma kluczowe znaczenie.

Jeśli projekt napotka jakiekolwiek trudności lub interesariusze czegoś nie akceptują, będziesz musiał wrócić do procesu i zacząć od nowa. Aby uchronić się przed tymi wszystkimi problemami, możesz uzyskać jasność co do potrzeb interesariuszy i upewnić się, że na każdym etapie Twój projekt spełnia wszystkie standardy jakości określone przez klienta.

Gdy już to zrobisz, jesteśmy pewni, że Twój projekt odniesie sukces na wskroś.

Po drugie, lepiej zapobiegać niż leczyć. Ta koncepcja nie ginie w zarządzaniu projektami. W rzeczywistości wpisuje się w założenia zarządzania jakością. Czy wolisz zacząć od nowa i wprowadzać właściwe poprawki we właściwym czasie podczas procesu? Zgadujemy, NIE.

Poprawa jakości procesu w trakcie jego trwania jest łatwiejsza dla wszystkich. Nie tylko oszczędzi to Twojemu zespołowi stresu związanego z zaczynaniem od nowa, ale także pomoże obniżyć dodatkowe koszty. I to jest właściwy sposób robienia rzeczy.

Tak więc, jeśli chcesz być obsypany pochwałami, zamiast otrzymać reakcję na gorsze wyniki, zarządzanie jakością jest drogą do zrobienia.

Na koniec pamiętaj, że zarządzanie jakością nie jest sprawą jednorazową. Nawet jeśli wykonałeś projekt tysiąc razy, możesz znaleźć nowe rzeczy tysiąc i jeden raz, gdy robisz to dzięki zarządzaniu jakością.

Zarządzanie jakością to proces ciągły. Niezależnie od tego, czy dokonasz małych zmian, czy dokonasz dużego skoku, poprowadzi Cię ona jak Gwiazda Polarna, zapewniając, że każdy Twój krok przybliży Cię do celu.

Zarządzanie jakością przedstawia wybory, które mogą pomóc w usprawnieniu procesu. Możesz sprawić, by Twój projekt był tak bezbłędny, jak chcesz. Wszystko, co musisz zrobić, to stale mierzyć swoją wydajność, identyfikować luki i luki w swoich słabościach, aktualizować i aktualizować proces, mierzyć wydajność i powtarzać.

Im więcej wiesz, tym bardziej rośniesz!

Zarządzanie jakością projektu – jak to działa?

Wbrew pozorom zarządzanie jakością nie jest etapem końcowym procesu. Wręcz przeciwnie, sam w sobie jest procesem. Proces, który jest osadzony w cyklu życia projektu i porusza się wraz z nim. Jako proces, zarządzanie jakością dzieli się na trzy główne fazy:

1. Planowanie
2. Zapewnienie
3. Kontrola

Jeśli jesteś nowy w zarządzaniu jakością, możesz po prostu przeczytać poniższą sekcję i dowiedzieć się, jak wdrożyć zarządzanie jakością projektu w swojej organizacji. Proces jest prosty i łatwy do naśladowania. Zobaczmy, jak to działa.

1. Planowanie jakości:

Projekty zawsze zaczynają się od ustalenia celów. To samo dotyczy zarządzania jakością.

Po pierwsze, zidentyfikuj i zdefiniuj swoje cele. Jak ustalić, czy projekt jest dobrej jakości, czy nie? Jakich wskaźników KPI używasz do pomiaru zadowolenia interesariuszy z projektu? I tak dalej.

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci określić standardy jakości, jakie chcesz osiągnąć w swoim projekcie. Gdy już je wyjaśnisz, możesz zacząć pracować nad osiągnięciem tych celów lub osiągnięciem tego standardu.

Zanim faktycznie zaczniesz pracować nad celami, upewnij się, że cele są jasne w zespole lub organizacji. Planowanie nie zadziała, dopóki nie przekażesz tych celów członkom zespołu. Gdy wszyscy to zrozumieją, możesz zacząć delegować zadania do zasobów i uruchomić plan.

Te cele będą Twoim przewodnim światłem dla projektu, pomagając Ci upewnić się, że wszystko jest na dobrej drodze.

2. Zapewnienie jakości:

Kolejnym etapem wdrażania zarządzania jakością jest zapewnienie jakości. Nie jest to jeden z tych kroków, które zwykle zajmują ostatnie miejsce na listach organizacji. Zapewnienie jakości, jako krok w zarządzaniu jakością, jest sposobem na zapewnienie interesariuszom zadowolenia z postępu projektu.

Dzięki zapewnieniu jakości zyskujesz zaufanie interesariuszy. To pieczęć, która gwarantuje, że Twój projekt spełnił wszystkie wymagania podczas procesu. Standardy jakości ustalone na etapie planowania kierują tym procesem.

Dzięki odpowiednim KPI i innym standardom pomiarowym możesz ocenić, czy projekt spełnia te standardy, czy nie. Jeśli twój projekt spełnia wszystkie standardy, a interesariusze są zadowoleni z postępów, to dobrze jest iść do realizacji.

Jeśli jednak tego brakuje w taki czy inny sposób, nadszedł czas, aby podjąć odpowiednie środki, aby wszystko się nie zmarnowało. Gdy uzyskasz zielone światło z tej fazy, możesz przejść do następnej, czyli kontroli jakości.

3. Kontrola jakości:

Kontrola jakości to ostatnia faza procesu. Odróżnienie tego kroku od poprzedniego jest niezbędne, ponieważ ludzie często mylą jeden z drugim. Pomyśl o różnicy w ten sposób, jeśli zapewnienie jakości jest działaniem, to kontrola jakości jest reakcją.

Zapewnienie jakości ocenia proces w celu zidentyfikowania ewentualnego problemu. Z drugiej strony kontrola jakości działa po umieszczeniu problemu. Sugeruje środki naprawcze w celu naprawienia luki i wzmocnienia jakości.

Kontrola jakości obejmuje identyfikację problemu, analizę go i rozwiązanie. Dzięki kontroli jakości diagnozuje się, czy projekt spełnia wcześniej postawione wymagania. Na tym etapie uwzględniona jest również identyfikacja potencjalnych zagrożeń, łagodzenie tych zagrożeń oraz eliminowanie wszelkich czynników negatywnie wpływających na projekt.

Dzięki kontroli jakości możesz również upewnić się, że projekt jest terminowy i mieści się w budżecie. Możesz zapewnić jakość projektu poprzez wzajemne recenzje i testy. Jeśli zauważysz jakąkolwiek rozbieżność, możesz natychmiast podjąć działania naprawcze, aby upewnić się, że wynik końcowy nie zostanie naruszony.

Ta faza jest procesem dwuetapowym:

1. Zidentyfikuj przyczynę niskiej jakości i podejmij niezbędne działania w celu poprawy jakości projektu
2. Upewnij się, że produkty projektu są zgodne ze standardami jakości ustalonymi przez interesariuszy w fazie planowania

Chociaż kontrola jakości odbywa się zwykle na końcu, możesz również przeprowadzić proces w środku, ponieważ pozwoli to wyeliminować wszelkie problemy, zanim staną się twardym orzechem do zgryzienia. Pamiętaj, ranny ptaszek łapie robaka.

Jak zdefiniować jakość?

Powrót do punktu wyjścia!

Zdefiniowanie jakości ma kluczowe znaczenie dla zarządzania jakością i oczywiście określenie, co kwalifikuje się jako dobra, a co złej, może być nieco trudne. Jak definiujesz jakość? Jakie standardy musi spełnić proces, aby został uznany za dobrej jakości?

Oto kilka pytań, na które odpowiedź pomoże Ci zmierzyć jakość Twojego projektu:

• Czy spełnia ustalone wcześniej standardy?
• Czy spełnia wszystkie wymagania stawiane przez interesariuszy?
• Czy przynosi korzystne rezultaty?
• Jak blisko jest do ideału?
• Czy mieści się w zakresie kryteriów akceptacji?
• Czy przyniesie dobre rezultaty, jeśli będzie się powtarzać w czasie?

Jeśli odpowiedź na większość z powyższych pytań jest wesoła, to gratulacje, już zaliczyłeś zarządzanie jakością.

Jak ten proces jest dla Ciebie korzystny?

Korzyści z wdrożenia tego procesu w Twojej firmie są niezliczone; jesteśmy pewni, że zaczniesz je zbierać, gdy tylko uruchomisz proces. Biorąc to pod uwagę, oto kilka jego zalet, które sprawiają, że naprawdę warto!

• Proces lepszej jakości przekłada się na lepszą jakość produktów. Im lepsza jakość procesu, tym lepsza jakość produkowanych produktów.
• Klienci zawsze poszukują produktów lepszej jakości. Jeśli im to dajesz, ostatecznie torujesz sobie drogę do w pełni zadowolonych klientów.
• Zarządzanie jakością poprawia wydajność. Ponieważ optymalizujesz swoją wydajność na każdym kroku, możesz szybciej produkować produkty lepszej jakości.
• Zarządzanie jakością może pomóc Ci zaoszczędzić duże pieniądze. Zamiast wydawać duże sumy pieniędzy na ponowne uruchamianie procesu, możesz wydać mniej na ponowną regulację trwającej operacji i nadal robić dużą różnicę.
• Skutki zarządzania jakością dotrą również do Twojego zespołu. Eliminując silosy wydajnościowe, Twój zespół będzie mógł lepiej współpracować i osiągać lepsze wyniki.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania jakością:

Jeśli zarządzanie jakością wydaje się trudne do przełknięcia, zawsze możesz skorzystać z pomocy narzędzi zarządzania jakością. Na rynku dostępne są dedykowane narzędzia, takie jak nTask, które mają pomóc w efektywnym planowaniu, monitorowaniu i realizacji procesu zarządzania jakością.

Dzięki dobremu narzędziu możesz obniżyć koszty, zaoszczędzić czas, zebrać wszystkich na tej samej stronie i wdrożyć zdrowy mechanizm doskonalenia. Zarejestruj się w nTask lub innym wybranym przez siebie narzędziu, aby zobaczyć, jak to działa.

Powodzenia!