Przewodnik kierownika projektu po mapowaniu procesów

Pomysł bez planu to tylko marzenie. Możesz znaleźć się w sytuacji, w której chcesz wdrożyć nową strategię dla swojej firmy lub organizacji, ale nie masz pewności, od czego zacząć. Aby urzeczywistnić swoje pomysły, musisz je najpierw zorganizować i opracować plan.

Mapa procesu pozwala zoptymalizować cały przepływ pracy od góry do dołu. W ten sposób firmy skalują swoją działalność, aby dotrzymać terminów. Skonfigurowanie procesów szybko następuje po utworzeniu firmy lub nowego zespołu w firmie.

Nawet w firmach o ugruntowanej pozycji, których siła robocza jest dobrze zorientowana w procesach wewnętrznych, dokumentacja przepływów pracy jest wymagana, aby zapewnić zgodność, przeszkolić nowych pracowników i zidentyfikować możliwości poprawy. Dlatego bez względu na to, czy firma jest nowa, czy powstała, mapowanie procesów jest korzystne

Dowiedz się, jak mapowanie procesów może pomóc Twojej organizacji. Nasz przewodnik po mapowaniu procesów pomoże Ci dowiedzieć się, jak działa mapowanie procesów (z przykładami), korzyści z mapowania procesów oraz jak stworzyć mapę procesu, aby poprawić planowanie projektu i komunikację w zespole.

Jeśli chcesz wiedzieć, dlaczego niektóre z Twoich projektów kończą się niepowodzeniem, osiągnąć satysfakcję klienta lub zaplanować strategiczną wizję, mapowanie procesów jest krokiem do rozpoczęcia.

Co to jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to strategia wizualna służąca do lepszego zrozumienia sposobu działania procesu. Zwykle zawiera diagram przedstawiający przepływ pracy lub wszystkie etapy procesu biznesowego.

Celem mapowania procesów, które wykorzystuje diagram przepływu pracy, jest uzyskanie głębszego zrozumienia, w jaki sposób proces lub zestaw procesów jest powiązany i działa skutecznie. Mapując swoje procesy, możesz poznać następujące elementy:

• Scharakteryzuj, czym zajmuje się firma.
• Ustal, kto jest odpowiedzialny za proces.
• Określ początek i punkty końcowe procesu (wyjście lub końcowy wynik procesu)
• Klasyfikuj aspekty, które przyczyniają się do (lub uniemożliwiają) powodzenie procesu.

Mapowanie procesów biznesowych umożliwia również wybranie konkretnego celu i sposobu mierzenia, śledzenia i porównywania go z ostatecznym celem firmy. Obejmuje to określenie, czy określony proces jest zgodny z ogólnymi celami i funkcjonalnością firmy.

Chociaż mapowanie procesów może być używane do wizualizacji dowolnego rodzaju procesu, jest ono najczęściej używane do analizy procesów, szkoleń, integracji i ciągłego doskonalenia. Są przydatne do komunikowania złożonego procesu, rozwiązywania powtarzającego się problemu w ramach danego procesu lub koordynowania obowiązków wielu członków zespołu.

Znaczenie mapowania procesów dla osiągnięć biznesowych

Mapowanie procesów pozwala szybko zrozumieć, jak działają procesy, w jaki sposób można je ulepszyć lub zawęzić oraz ile kroków jest wymaganych do ukończenia procesu. Mapowanie może przynieść korzyści każdemu procesowi biznesowemu.

Jeśli chcesz wiedzieć konkretnie o doskonaleniu procesów biznesowych, sprawdź to:

Doskonalenie procesów biznesowych: co to jest i jak je wdrożyć?

W przypadku zadań proceduralnych niektóre organizacje używają map procesów, które są podobne do diagramów przepływu pracy, dzięki czemu pracownicy wiedzą, jakie środki należy podjąć w przepływie pracy procesu. Mapowanie procesów jest zwykle używane do definiowania standardów lub procedur wykonawczych firmy.

Ponieważ czytasz już o mapowaniu procesów, spekulujemy, że zdajesz sobie sprawę z co najmniej kilku zalet. Jednak przeczytaj dokładnie ten rozdział, ponieważ pomoże to uspokoić osoby wokół ciebie!

Ponieważ czytasz już o mapowaniu procesów, spekulujemy, że zdajesz sobie sprawę z co najmniej kilku zalet. Jednak przeczytaj dokładnie ten rozdział, ponieważ pomoże to uspokoić osoby wokół ciebie!

• Ułatwia członkom zespołu, interesariuszom lub klientom skuteczną komunikację o procesie
• Jest to korzystne w przypadku testowania scenariuszy i kontekstów „co jeśli”.
• Może być używany jako narzędzie marketingowe, aby zademonstrować inwestorom lub klientom przemysłowym niezawodność procesów organizacyjnych.
• Jest wymagany w przypadku wielu rodzajów norm i certyfikatów, takich jak ISO 9000.
• Poprawia czytelność dokumentacji procesowej
• Lepsze zrozumienie ról i obowiązków zaangażowanych osób.
• Pomaga zidentyfikować błędy w procesie i obszary, w których należy wprowadzić ulepszenia, a także pomaga zespołom w burzy mózgów pomysłów na ulepszenia lub nowe zmiany, które pomogą stawić czoła wyzwaniom, takim jak zatrzymanie pracowników, spadek przychodów i tak dalej.
• Pomaga w redukcji kosztów związanych z rozwojem produktów i usług
• Ułatwia redukcję kosztów związanych z procesem innowacji
• Wzmocnij pracę zespołową i satysfakcję pracowników
• Może służyć do szkolenia pracowników jako materiał do nauki.
• Pomaga w poprawie efektywności procesów pracy

Kiedy musisz wygenerować mapę procesu?

Jeśli zwiększanie efektywności jest twoim oczywistym priorytetem, być może nadszedł czas na stworzenie mapy procesu, aby uzyskać całościowy obraz procesu przed zagłębieniem się w bardziej szczegółowe postępy.

Zatrudnienie konsultantów do oceny procesów może być korzystne, ale można to również wykonać we własnym zakresie, korzystając z narzędzia do tworzenia przepływów pracy o niskim kodzie.

Mapa procesu jest wymagana w następujących sytuacjach, oprócz wydajności:

• Gdy potrzebnych jest więcej specyfikacji dotyczących procesu
• Kiedy zespoły muszą generować pomysły na usprawnienie procesu
• Kiedy grupa dąży do poprawy łączności,
• Gdy brakuje dokumentacji procesu
• Kiedy zespoły muszą wykryć błędy prowadzące do opóźnień, niepewności lub przeróbek.

Przykłady mapowania procesów

Tworzenie dokumentacji procesu można rozpocząć na różne sposoby, aby zaprojektować proces. Możesz używać schematów blokowych, diagramów, map myśli lub czegokolwiek, co wymyślisz, ale dostępne są powszechnie stosowane i uznane metodologie.

Poniżej znajduje się lista różnych typów map procesów wraz z krótkim opisem, kiedy można z nich korzystać. Wybierz odpowiedni typ mapy procesów dla swoich kluczowych celów.

1. Podstawowe schematy blokowe

Podstawowy schemat blokowy to prosta mapa przedstawiająca etapy procesu oraz jego wejścia i wyjścia. Schemat blokowy może być tak prosty, jak wizualna reprezentacja etapów procesu, lub tak złożony, jak wdrożenie lub schemat blokowy zstępujący.

Kiedy złożyć wniosek:

• Opracować nowe projekty
• Tworzenie i dokumentowanie procesu rozwiązywania problemów
• Aby pomóc zespołom w lepszej komunikacji pomysłów
• Analiza i zarządzanie przepływem pracy

Instrukcje rysowania:

Oto prosty schemat blokowy, który pomoże Ci nauczyć się, jak je wykonać.

Jeśli chcesz bardziej szczegółowo opisać mapowanie schematów blokowych, wypróbuj jeden z nich

1. Mapowanie wysokiego procesu
2. Szczegółowe mapowanie procesu
3. Wielofunkcyjny

2. SIPOC

Diagram SIPOC to wysokopoziomowa mapa procesu, której wynikiem jest szczegółowy diagram. Chociaż na pierwszy rzut oka wydaje się to trudne, jest to jedna z najbardziej intuicyjnych i praktycznych metod szybkiego zrozumienia faz procesu, w których rzeczy zaczynają się i kończą na danych wejściowych i wyjściowych.

Kiedy użyć:

• Zidentyfikuj kluczowe elementy procesu przed utworzeniem szczegółowej mapy
• Definiowanie zakresu złożonych procesów.
• W pomiarze etapy metodologii DMAIC

Jak rysować?

Aby utworzyć i uchwycić diagram SIPOC, użyj następujących podpowiedzi w każdej fazie, aby lepiej zrozumieć cel przepływu:

• Dostawca: kto wprowadza dane, aby rozpocząć proces?
• Dane wejściowe: Co wnosi ta osoba?
• Proces: Co zamierzasz zrobić z tymi informacjami?
• Wynik: Jaki jest wynik przetwarzania?
• Klient: Komu dostarczyłeś przetwarzane dane? Sprawdź diagram SIPOC z kierownikiem projektu i innymi interesariuszami.

Ramy dla diagramu SIPOC po zaimplementowaniu pokazano poniżej:

3. Schemat mapowania strumienia wartości (VSM)

Diagram mapowania strumienia wartości (VSM) to jedna z siedmiu zasad Lean, czyli metodologia ciągłego doskonalenia procesów biznesowych poprzez mapowanie wartości procesu biznesowego. Jest to wizualna reprezentacja wszystkich interakcji z klientami i wartości, jaką zapewniają.

Kiedy złożyć wniosek:

• Dokumentować, analizować i usprawniać przepływ informacji i materiałów
• Aby rejestrować metryki wejść i wyjść etapów procesu
• Aby uzyskać wgląd w podejmowanie decyzji i przebieg procesów
• Aby określić, na czym należy skoncentrować przyszłe projekty lub podprojekty

Jak rysować?

Mapa strumienia wartości integruje wszystkie te kroki, zapewnia całościową wizualizację wszystkich wartości dodanych lub marnotrawnych praktyk oraz umożliwia analizę i identyfikację sposobów poprawy procesu dostarczania wartości.

VSM wygląda następująco:

4. Schemat BPNM

BPMN jest najczęściej stosowaną metodologią mapowania procesów i wykorzystuje symbole schematu blokowego do tworzenia graficznej reprezentacji procesu, takie jak owale dla punktu początkowego i końcowego, prostokąty dla zadań/kroków, romby dla punktów decyzyjnych i strzałki wskazujące proces Kierunek przepływu.

Kiedy użyć

• Można go wykorzystać do zrozumienia stanu, w jakim się znajduje, model To-Be można utworzyć w miarę postępu projektu.
• Wczesne modele będą najprawdopodobniej wysokopoziomowymi reprezentacjami procesu.
• BPMN jest używany, gdy kluczowe jest zrozumienie kroków wymaganych do wykonania zadania, kolejności, w jakiej te kroki muszą zostać wykonane, i kto jest odpowiedzialny za ukończenie pracy.

Związane z:

Wszystko, co musisz wiedzieć o Agile BPM w 2022 roku

Jak rysować?

Wynik wygląda mniej więcej tak.

5. Mapa procesu kąpieliska

Mapa procesu z torami pływackimi może pomóc w śledzeniu pracy, która jest przekazywana między zespołami lub działami. Mogą być uwzględnione zadania, dokumenty, dane i inne elementy. Jak sama nazwa wskazuje, wybrany proces jest odwzorowany od lewej do prawej i przypomina tory pływackie w basenie. Oto, kiedy należy go użyć

Kiedy użyć

• Aby określić obowiązki poszczególnych osób lub działów
• Identyfikowanie wąskich gardeł, nadmiarowości i dodatkowych kroków w celu usprawnienia procesów
• Aby zapewnić, że wszystkie niezbędne strony zostaną włączone do procesu
• Tworzenie standardowych procesów roboczych i dokumentowanie ich w formatach, które można łatwo udostępniać

Jak rysować?

Tak to działa:

Po lewej stronie wymieniono różne podmioty zaangażowane w ten proces. Katalizują proces. Wynik procesu jest pokazany po prawej stronie.

Rzeczywiste tory do pływania znajdują się w centrum. Oto przykład wykorzystania diagramu toru pływania do mapowania złożonego procesu

Jak skonstruować mapę procesu?

Teraz, gdy wiesz, czym są symbole mapowania procesów i jakie typy map procesów istnieją? Oto kroki, które musisz podjąć, aby stworzyć wydajną mapę procesu

Krok 1: Skoncentruj się na procesach, które należy zmapować

Określ, od czego chcesz zacząć. Czy zawodzi sam proces? Czy jest to proces, którego dotyczy twoja nowa strategia? A może jest to proces, który ma bezpośredni wpływ na satysfakcję klienta?

Następnie nadaj mu nazwę.

Krok 2: Stwórz odpowiedni zespół

Wszyscy zaangażowani w proces muszą wnieść swój wkład, aby podczas mapowania uwzględnić każdy aspekt procesu. Ci, którzy wykonują pracę, zarządzają procesem i udzielają informacji zwrotnych, powinni należeć do odpowiedniego zespołu.

Krok 3: Skompiluj wszystkie wymagane dane

• Gdzie zaczyna się procedura, a gdzie kończy?
• Jakie są kroki między tymi dwoma stanowiskami?
• Jakie są wejścia i wyjścia procesu?
• Kto jest za co odpowiedzialny? Kiedy, gdzie i jak?

Krok 4: Ułóż kroki w logicznej kolejności

Poproś swój zespół o zorganizowanie każdego kroku w kolejności od początku do końca.

Krok 5: Utwórz podstawową mapę procesu.

Utwórz mapę procesu, która przedstawia mapę w obecnej formie.

Krok 6: Twórz i śledź ulepszenia

Zacznij od wprowadzenia zmian na mniejszą skalę. Jeśli okażą się skuteczniejsze, można je stosować na większą skalę. Zbadaj nowy i ulepszony proces, aby zobaczyć, jak działa i czy należy go dalej ulepszać.

Związane z:

Zarządzanie projektami a procesami – kluczowe różnice

Lista kontrolna mapowania procesów

• Rozpocznij od zidentyfikowania punktów początkowych i końcowych procesu przed określeniem etapów procesu. Pomaga to w stworzeniu granic.
• Spraw, aby mapy procesów były tak łatwe do odczytania i zrozumienia, jak to tylko możliwe dla wszystkich w Twojej organizacji.
• Uwzględnij na mapie tylko te informacje, które są niezbędne. Nie mniej ani więcej niż to, co jest wymagane do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy
• Upewnij się, że postępujesz zgodnie z właściwą procedurą. Aby uniknąć nieporozumień, podczas rysowania używaj symboli map.
• Włącz wszystkich kluczowych interesariuszy w proces mapowania, aby uniknąć pominięcia ważnych informacji lub kroków.
• Aby zwiększyć wydajność, użyj oprogramowania do mapowania procesów biznesowych, które umożliwia szybkie rysowanie i współpracę z zespołem w czasie rzeczywistym.

Ostatnie słowo na temat mapowania procesów

Mapowanie procesu jest niezbędne nie tylko dla dokumentacji procesu; są również popularną metodologią doskonalenia procesów biznesowych.

Postępuj zgodnie z przewodnikiem, aby tworzyć wydajne mapy procesów biznesowych i dzielić się wszelkimi wątpliwościami, nawet jeśli korzystasz z innej techniki mapowania procesów.

Więcej zasobów:

• 10 najlepszych recenzji oprogramowania do zarządzania procesami 2022
• 10 najlepszych narzędzi do ulepszania procesów, których potrzebujesz
• Dowiedz się o procesie oceny projektu
• Oprogramowanie do zarządzania procesami – 8 najlepszych narzędzi do użycia w 2022 r.