دليل مدير المشروع لعملية رسم الخرائط

فكرة بدون خطة ليست سوى حلم. قد تكون في موقف تريد فيه طرح إستراتيجية جديدة لشركتك أو مؤسستك ولكنك غير متأكد من أين تبدأ. لجعل أفكارك حقيقة ، يجب عليك أولاً تنظيمها ووضع خطة.

تسمح لك خريطة العملية بتحسين سير العمل بأكمله من الأعلى إلى الأسفل. إنها الطريقة التي تعمل بها الشركات على توسيع نطاق عملياتها للوفاء بالمواعيد النهائية. يتبع إعداد العمليات بسرعة إنشاء شركة أو فريق جديد داخل الشركة.

حتى في الشركات الراسخة التي لديها قوة عاملة على دراية جيدة بالعمليات الداخلية ، يلزم توثيق سير العمل لضمان الامتثال وتدريب الموظفين الجدد وتحديد فرص التحسين. لهذا السبب ، سواء كانت الشركة جديدة أو قائمة ، فإن تخطيط العملية مفيد

اكتشف كيف يمكن لعملية رسم الخرائط أن تساعد مؤسستك. سيساعدك دليلنا حول تخطيط العمليات على تعلم كيفية عمل تخطيط العملية (مع أمثلة) ، وفوائد تخطيط العملية ، وكيفية إنشاء خريطة عملية لتحسين تخطيط مشروع فريقك والتواصل معه.

إذا كنت تريد معرفة سبب فشل بعض مشاريعك ، أو تحقيق رضا العملاء ، أو التخطيط لرؤية استراتيجية ، فإن تخطيط العملية هو الخطوة الأولى للبدء.

ما هو مخطط العملية؟

تخطيط العملية هو استراتيجية مرئية تُستخدم لفهم كيفية عمل العملية بشكل أفضل. يتضمن عادةً رسمًا تخطيطيًا يصور سير العمل أو كل المراحل في عملية الأعمال.

الهدف من تخطيط العملية ، الذي يستخدم مخطط سير العمل ، هو اكتساب فهم أعمق لكيفية ارتباط عملية أو مجموعة من العمليات وتشغيلها بفعالية. من خلال تخطيط العمليات الخاصة بك ، يمكنك التعرف على ما يلي:

• حدد ما تفعله الشركة.
• التعرف على من هو المسؤول عما يجري في العملية.
• تحديد بداية ونقاط نهاية العملية (المخرجات أو النتيجة النهائية للعملية)
• صنف الجوانب التي تساهم في (أو تمنع) نجاح العملية.

يمكّنك تخطيط عمليات الأعمال أيضًا من تحديد هدف معين وطريقة قياسه وتتبعه ومقارنته بالهدف النهائي لعملك. يتضمن ذلك تحديد ما إذا كانت عملية معينة تتماشى مع الأهداف والوظائف العامة للشركة.

على الرغم من إمكانية استخدام تخطيط العمليات لتصور أي نوع من العمليات ، إلا أنه يتم استخدامه بشكل متكرر لتحليل العملية والتدريب والتكامل والتحسينات المستمرة. إنها مفيدة لتوصيل عملية معقدة ، أو معالجة مشكلة متكررة في عملية معينة ، أو تنسيق مسؤوليات أعضاء الفريق المتعددين.

أهمية تخطيط العمليات لإنجاز الأعمال

يسمح لك تخطيط العمليات بفهم كيفية عمل العمليات بسرعة ، وكيف يمكن تحسينها أو تقييدها ، وعدد الخطوات المطلوبة لإكمال العملية. يمكن أن تستفيد أي عملية تجارية من رسم الخرائط.

إذا كنت تريد أن تعرف على وجه التحديد عن تحسين إجراءات العمل ، فتحقق من ذلك:

تحسين إجراءات العمل: ما هو وكيف يتم تنفيذه؟

بالنسبة للمهام الإجرائية ، تستخدم بعض المؤسسات خرائط العمليات ، والتي تشبه مخططات سير العمل ، بحيث يعرف الموظفون الإجراءات التي يجب اتخاذها في سير عمل العملية. يستخدم تخطيط العمليات عادةً لتحديد معايير أو إجراءات تنفيذ الشركة.

نظرًا لأنك تقرأ بالفعل عن عملية رسم الخرائط ، فإننا نتوقع أنك على دراية ببعض المزايا على الأقل. ومع ذلك ، اقرأ هذا القسم جيدًا لأنه سيساعد في طمأنة من حولك!

نظرًا لأنك تقرأ بالفعل عن عملية رسم الخرائط ، فإننا نتوقع أنك على دراية ببعض المزايا على الأقل. ومع ذلك ، اقرأ هذا القسم جيدًا لأنه سيساعد في طمأنة من حولك!

• يسهل على أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة أو العملاء التواصل بشكل فعال حول العملية
• إنه مفيد لاختبار السيناريو وسياقات ماذا لو.
• يمكن استخدامها كأداة تسويقية لتثبت للمستثمرين أو العملاء الصناعيين موثوقية العمليات التنظيمية الخاصة بك.
• مطلوب للعديد من أنواع المعايير والشهادات ، مثل ISO 9000.
• يحسن قابلية قراءة وثائق العملية
• زيادة فهم أدوار ومسؤوليات المشاركين.
• يساعد في تحديد العيوب في العملية وأين يجب إجراء التحسينات ويساعد الفرق في تبادل الأفكار من أجل التحسين أو التغييرات الجديدة التي ستساعد في مواجهة التحديات مثل الاحتفاظ بالموظفين ، وانخفاض الإيرادات ، وما إلى ذلك.
• يساعد في تقليل التكاليف المرتبطة بتطوير المنتجات والخدمات
• يسهل خفض التكاليف المرتبطة بعملية الابتكار
• تعزيز العمل الجماعي ورضا الموظفين
• يمكن استخدامها لتدريب الموظفين كمادة تعليمية.
• يساعد في تحسين كفاءة إجراءات العمل

متى تحتاج إلى إنشاء خريطة العملية

إذا كانت زيادة الفعالية هي أولويتك الواضحة ، فقد يكون الوقت قد حان لإنشاء خريطة عملية للحصول على عرض صورة كبيرة لعمليتك قبل الغوص في مزيد من التطورات التفصيلية.

في حين أن تعيين مستشارين لتقييم العمليات الخاصة بك قد يكون مفيدًا ، يمكن أيضًا تحقيق ذلك داخليًا باستخدام منشئ سير عمل منخفض الكود.

مطلوب خريطة عملية في الحالات التالية ، بالإضافة إلى الكفاءة:

• عندما تكون هناك حاجة إلى مزيد من المواصفات حول العملية
• عندما يجب على الفرق إنشاء أفكار تحسين العملية
• عندما تسعى مجموعة جاهدة لتحسين الاتصال ،
• عندما تفتقر عملية التوثيق
• عندما يتعين على الفرق اكتشاف الأخطاء التي تؤدي إلى التأخير أو عدم اليقين أو إعادة العمل.

أمثلة على تخطيط العمليات

يمكنك البدء في إنشاء وثائق العملية بعدة طرق لتصميم العملية. يمكنك استخدام المخططات الانسيابية أو الرسوم البيانية أو الخرائط الذهنية أو أيًا كان ما يخطر ببالك ، ولكن هناك بعض المنهجيات المستخدمة على نطاق واسع والمعترف بها المتاحة.

فيما يلي قائمة بأنواع مختلفة من خرائط العمليات ، إلى جانب وصف موجز لوقت استخدام كل منها. اختر النوع الصحيح لخريطة العملية لأهدافك الرئيسية.

1. مخططات انسيابية أساسية

مخطط التدفق الأساسي هو خريطة بسيطة تصور خطوات العملية بالإضافة إلى مدخلاتها ومخرجاتها. يمكن أن يكون المخطط الانسيابي بسيطًا مثل التمثيل المرئي لخطوات العملية أو معقدًا مثل النشر أو مخطط التدفق من أعلى إلى أسفل.

متى يتم التقديم:

• لابتكار مشاريع جديدة
• لإنشاء وتوثيق عملية حل المشكلات
• لمساعدة الفرق على توصيل الأفكار بشكل أفضل
• تحليل وإدارة سير العمل

تعليمات الرسم:

إليك صورة مخطط انسيابي بسيطة لمساعدتك على تعلم كيفية صنعها.

إذا كنت تريد أن تكون أكثر تحديدًا بشأن تعيين مخطط التدفق ، فجرّب أحدها

1. عملية تخطيط عالية
2. عملية رسم الخرائط التفصيلية
3. متعدد الوظائف

2. SIPOC

مخطط SIPOC هو خريطة عملية عالية المستوى ينتج عنها رسم تخطيطي مفصل. على الرغم من أنها تبدو صعبة في البداية ، إلا أنها واحدة من أكثر الطرق بديهية وعملية لفهم مراحل العملية بسرعة عندما تبدأ الأشياء وتنتهي بالمدخلات والمخرجات.

متى يجب استخدام:

• حدد العناصر الأساسية للعملية قبل إنشاء خريطة مفصلة
• لتحديد نطاق العمليات المعقدة.
• في قياس مراحل منهجية DMAIC

كيف ترسم؟

لإنشاء مخطط SIPOC وفهمه ، استخدم المطالبات التالية خلال كل مرحلة لفهم غرض التدفق بشكل أفضل:

• المورد: من يدخل البيانات لبدء العملية؟
• الإدخال: ما الذي يضعه هذا الشخص؟
• العملية: ماذا ستفعل بهذه المعلومات؟
• المخرجات: ما هي نتيجة المعالجة؟
• العميل: لمن قمت بتسليم البيانات المعالجة؟ تحقق من مخطط SIPOC مع مدير المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين.

يظهر إطار عمل مخطط SIPOC عند تنفيذه أدناه:

3. رسم تخطيطي لتخطيط تدفق القيمة (VSM)

مخطط مخطط تدفق القيمة (VSM) هو أحد مبادئ Lean السبعة ، وهي منهجية للتحسين المستمر للعمليات التجارية من خلال تحديد قيمة عملية الأعمال. إنه تمثيل مرئي لجميع تفاعلات العملاء والقيمة التي يقدمونها.

متى يتم التقديم:

• لتوثيق وتحليل وتحسين تدفق المعلومات والمواد
• لتسجيل مقاييس مدخلات ومخرجات خطوة العملية
• لاكتساب نظرة ثاقبة لصنع القرار وتدفق العملية
• لتحديد أين يجب أن تركز المشاريع أو المشاريع الفرعية المستقبلية

كيف ترسم؟

تدمج خريطة تدفق القيمة كل هذه الخطوات ، وتوفر تصورًا شاملاً لجميع القيم المضافة أو الممارسات المهدرة ، وتمكنك من تحليل وتحديد طرق تحسين عملية تسليم القيمة.

يظهر VSM على النحو التالي:

4. مخطط BPNM

BPMN هي منهجية تخطيط العمليات الأكثر استخدامًا ، وهي تستخدم رموز المخطط الانسيابي لإنشاء تمثيل رسومي للعملية ، مثل الأشكال البيضاوية لنقطة البداية والنهاية ، والمستطيلات للمهام / الخطوات ، والماس لنقاط القرار ، والأسهم للإشارة إلى العملية اتجاه التدفق.

متى يجب استخدام

• يمكن استخدامه لفهم الحالة كما هي ، يمكن إنشاء نموذج To-Be مع تقدم المشروع.
• من المرجح أن تكون النماذج المبكرة تمثيلات عالية المستوى للعملية.
• يتم استخدام BPMN عندما يكون من الضروري فهم الخطوات المطلوبة لإكمال مهمة ، والترتيب الذي يجب إكمال هذه الخطوات به ، ومن هو المسؤول عن إكمال العمل.

متعلق ب:

كل ما تحتاج لمعرفته حول Agile BPM في عام 2022

كيف ترسم؟

النتيجة تبدو مثل هذا.

5. خريطة عملية مسار السباحة

يمكن أن تساعدك خريطة عملية حارة السباحة في تتبع العمل الذي يتم نقله بين الفرق أو الأقسام. قد يتم تضمين المهام والمستندات والبيانات والعناصر الأخرى. كما يوحي الاسم ، يتم تعيين العملية المختارة من اليسار إلى اليمين وتشبه ممرات السباحة في المسبح. إليك متى يجب استخدامه

متى يجب استخدام

• لتحديد مسؤوليات الأفراد أو الإدارات المحددة
• لتحديد الاختناقات والتكرار والخطوات الدخيلة لتبسيط العمليات
• للتأكد من أن جميع الأطراف الضرورية مشمولة في العملية
• لإنشاء عمليات عمل موحدة وتوثيقها في تنسيقات يمكن مشاركتها بسهولة

كيف ترسم؟

هذه هي الطريقة التي يعمل بها:

يتم سرد الجهات الفاعلة المختلفة المشاركة في العملية إلى اليسار. إنهم يحفزون العملية. تظهر نتيجة العملية على اليمين.

تقع ممرات السباحة الفعلية في المركز. فيما يلي مثال على كيفية استخدام مخطط حارة السباحة لتعيين عملية معقدة

كيف يتم إنشاء خريطة عملية؟

الآن بعد أن عرفت ما هي رموز تعيين العملية وأنواع خرائط العمليات الموجودة؟ فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لإنشاء خريطة عملية فعالة

الخطوة 1: ركز على العمليات التي يجب تعيينها

حدد من أين تريد أن تبدأ. هل العملية نفسها هي التي فشلت؟ هل هي العملية التي تعنى بها استراتيجيتك الجديدة؟ أم أنها العملية التي لها تأثير مباشر على رضا العملاء؟

بعد ذلك ، أعطها اسما.

الخطوة الثانية: تكوين الفريق المناسب

يجب أن يساهم كل من يشارك في العملية في ضمان تغطية كل جانب من جوانب العملية عند رسم الخرائط. أولئك الذين يقومون بالعمل ويديرون العملية ويقدمون التعليقات يجب أن يكونوا جميعًا في الفريق المناسب.

الخطوة 3: تجميع كافة البيانات المطلوبة

• من أين يبدأ الإجراء وأين يتوقف؟
• ما هي الخطوات بين هذين الموقفين؟
• ما هي مدخلات ومخرجات العملية؟
• من المناسب لماذا؟ متى وأين وكيف؟

الخطوة 4: رتب الخطوات بترتيب منطقي

اطلب من فريقك ترتيب كل خطوة بترتيب تسلسلي من البداية إلى النهاية.

الخطوة 5: إنشاء خريطة عملية أساسية.

قم بإنشاء خريطة عملية تصور الخريطة كما هي موجودة حاليًا.

الخطوة 6: إنشاء التحسينات وتتبعها

ابدأ بتنفيذ التغييرات على نطاق أصغر. إذا ثبت أنها أكثر فعالية ، فيمكن استخدامها على نطاق أوسع. افحص العملية الجديدة والمحسّنة لمعرفة كيفية عملها وما إذا كانت بحاجة إلى مزيد من التحسين.

متعلق ب:

مشروع مقابل إدارة العمليات - الاختلافات الرئيسية

قائمة التحقق لعملية رسم الخرائط

• ابدأ بتحديد نقاط البداية والنهاية للعملية قبل تحديد خطوات العملية. هذا يساعد على تشكيل حدود.
• اجعل خرائط العملية الخاصة بك سهلة القراءة والفهم قدر الإمكان للجميع في مؤسستك.
• قم فقط بتضمين المعلومات الضرورية على خريطتك. ليس أقل ولا أكثر مما هو مطلوب لتحديد مجالات التحسين
• تأكد من اتباع الإجراء الصحيح. لتجنب الالتباس ، استخدم رموز الخريطة عند الرسم.
• قم بإشراك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في عملية رسم الخرائط لتجنب فقدان المعلومات أو الخطوات المهمة.
• لتحقيق الكفاءة ، استخدم برنامج تخطيط عمليات الأعمال الذي يتيح لك الرسم والتعاون بسرعة مع فريقك في الوقت الفعلي.

كلمة أخيرة في عملية رسم الخرائط

تخطيط العملية ليس ضروريًا فقط لتوثيق العملية ؛ وهي أيضًا منهجية شائعة لتحسين إجراءات العمل.

اتبع الدليل لإنشاء خرائط عملية تجارية فعالة ومشاركة أي مخاوف لديك ، حتى إذا كنت تستخدم تقنية تخطيط عملية أخرى.

المزيد من الموارد:

• أفضل 10 مراجعات لبرامج إدارة العمليات لعام 2022
• أفضل 10 أدوات لتحسين العمليات تحتاجها
• تعرف على عملية تقييم المشروع
• برنامج إدارة العمليات - أفضل 8 أدوات للاستخدام في عام 2022