Guida del Project Manager alla mappatura dei processi

Un'idea senza un piano non è altro che un sogno. Potresti trovarti in una situazione in cui desideri implementare una nuova strategia per la tua azienda o organizzazione, ma non sai da dove iniziare. Per trasformare le tue idee in realtà, devi prima organizzarle ed escogitare un piano.

Una mappa del processo consente di ottimizzare l'intero flusso di lavoro dall'alto verso il basso. È così che le aziende ridimensionano le loro operazioni per rispettare le scadenze. L'impostazione dei processi segue rapidamente la creazione di un'azienda o di un nuovo team all'interno di un'azienda.

Anche nelle aziende consolidate con una forza lavoro esperta nei processi interni, è necessaria la documentazione dei flussi di lavoro per garantire la conformità, formare nuovi dipendenti e identificare opportunità di miglioramento. Ecco perché, indipendentemente dal fatto che un'azienda sia nuova o affermata, la mappatura dei processi è vantaggiosa

Scopri come la mappatura dei processi può aiutare la tua organizzazione. La nostra guida sulla mappatura dei processi ti aiuterà a imparare come funziona la mappatura dei processi (con esempi), i vantaggi della mappatura dei processi e come creare una mappa dei processi per migliorare la pianificazione e la comunicazione del progetto del tuo team.

Se vuoi sapere perché alcuni dei tuoi progetti stanno fallendo, raggiungere la soddisfazione del cliente o pianificare una visione strategica, la mappatura dei processi è il passo per iniziare.

Che cos'è la mappatura dei processi?

La mappatura dei processi è una strategia visiva utilizzata per comprendere meglio come funzionerà un processo. Di solito include un diagramma che descrive il flusso di lavoro o tutte le fasi di un processo aziendale.

L'obiettivo della mappatura dei processi, che utilizza un diagramma del flusso di lavoro, è acquisire una comprensione più profonda di come un processo o un insieme di processi si relazionano e operano in modo efficace. Mappando i tuoi processi, puoi conoscere quanto segue:

• Caratterizzare ciò che fa un'azienda.
• Riconoscere chi è responsabile di ciò che è nel processo.
• Determinare l'inizio e i punti finali di un processo (l'output o il risultato finale di un processo)
• Classificare gli aspetti che contribuiscono (o impediscono) al successo di un processo.

La mappatura dei processi aziendali consente inoltre di selezionare un obiettivo particolare e un modo per misurarlo, monitorarlo e confrontarlo con l'obiettivo finale della propria attività. Ciò include determinare se un processo specifico è in linea con gli obiettivi e le funzionalità generali dell'azienda.

Sebbene la mappatura dei processi possa essere utilizzata per visualizzare qualsiasi tipo di processo, è più frequentemente utilizzata per l'analisi dei processi, la formazione, l'integrazione e il miglioramento continuo. Sono utili per comunicare un processo complesso, affrontare un problema ricorrente all'interno di un determinato processo o coordinare le responsabilità di più membri del team.

Significato della mappatura dei processi per il successo aziendale

La mappatura dei processi consente di comprendere rapidamente come funzionano i processi, come possono essere migliorati o limitati e quanti passaggi sono necessari per completare il processo. Qualsiasi processo aziendale può trarre vantaggio dalla mappatura.

Se vuoi conoscere in modo specifico il miglioramento dei processi aziendali, dai un'occhiata a:

Miglioramento dei processi aziendali: cos'è e come implementarlo?

Per le attività procedurali, alcune organizzazioni utilizzano mappe di processo, che sono simili ai diagrammi di flusso di lavoro, in modo che i dipendenti sappiano quali misure adottare in un flusso di lavoro di processo. La mappatura dei processi viene in genere utilizzata per definire gli standard o le procedure di esecuzione dell'azienda.

Dato che stai già leggendo sulla mappatura dei processi, supponiamo che tu sia a conoscenza di almeno alcuni vantaggi. Tuttavia, leggi attentamente questa sezione perché aiuterà a rassicurare chi ti circonda!

Dato che stai già leggendo sulla mappatura dei processi, supponiamo che tu sia a conoscenza di almeno alcuni vantaggi. Tuttavia, leggi attentamente questa sezione perché aiuterà a rassicurare chi ti circonda!

• Rende più facile per i membri del team, le parti interessate o i clienti comunicare in modo efficace sul processo
• È utile per il test di scenari e contesti what-if.
• Può essere utilizzato come strumento di marketing per dimostrare a investitori o clienti industriali l'affidabilità dei processi organizzativi.
• È richiesto per molti tipi di standard e certificazioni, come ISO 9000.
• Migliora la leggibilità della documentazione di processo
• Aumentare la comprensione dei ruoli e delle responsabilità delle persone coinvolte.
• Aiuta a identificare i difetti nel processo e dove dovrebbero essere apportati miglioramenti e aiuta i team a raccogliere idee per il miglioramento o nuove modifiche che aiuteranno ad affrontare sfide come la fidelizzazione dei dipendenti, il calo delle entrate e così via.
• Aiuta nella riduzione dei costi associati allo sviluppo di prodotti e servizi
• Facilita la riduzione dei costi legati al processo di innovazione
• Rafforzare il lavoro di squadra e la soddisfazione dei dipendenti
• Può essere utilizzato per formare i dipendenti come materiale di apprendimento.
• Aiuta a migliorare l'efficienza dei processi di lavoro

Quando è necessario generare la mappa del processo

Se aumentare l'efficacia è la tua priorità ovvia, potrebbe essere il momento di creare una mappa del processo per avere una visione d'insieme del tuo processo prima di immergerti in progressi più dettagliati.

Sebbene l'assunzione di consulenti per valutare i tuoi processi possa essere vantaggioso, ciò può anche essere ottenuto internamente utilizzando un generatore di flussi di lavoro a basso codice.

Oltre all'efficienza, è necessaria una mappa del processo nelle seguenti situazioni:

• Quando sono necessarie più specifiche su un processo
• Quando i team devono generare idee per il miglioramento dei processi
• Quando un gruppo cerca di migliorare la connettività,
• Quando manca la documentazione del processo
• Quando i team devono rilevare guasti che portano a ritardi, incertezze o rielaborazioni.

Esempi di mappatura dei processi

È possibile iniziare a creare la documentazione del processo in vari modi per progettare un processo. Puoi usare diagrammi di flusso, diagrammi, mappe mentali o qualunque cosa ti venga in mente la tua immaginazione, ma sono disponibili alcune metodologie ampiamente utilizzate e riconosciute.

Di seguito è riportato un elenco di vari tipi di mappe di processo, insieme a una breve descrizione di quando ciascuna può essere utilizzata. Scegli il giusto tipo di mappa dei processi per i tuoi obiettivi chiave.

1. Diagrammi di flusso di base

Un diagramma di flusso di base è una semplice mappa che descrive le fasi di un processo, nonché i suoi input e output. Un diagramma di flusso può essere semplice come una rappresentazione visiva delle fasi del processo o complesso come un diagramma di flusso di distribuzione o top-down.

Quando fare domanda:

• Per ideare nuovi progetti
• Creare e documentare un processo per la risoluzione dei problemi
• Per aiutare i team a comunicare meglio le idee
• Analisi e gestione del flusso di lavoro

Istruzioni per il disegno:

Ecco una semplice immagine del diagramma di flusso per aiutarti a imparare come realizzarli.

Se vuoi essere più specifico sulla mappatura del diagramma di flusso, prova uno di questi

1. Mappatura ad alto processo
2. Mappatura dettagliata del processo
3. Interfunzionale

2. SIPOC

Un diagramma SIPOC è una mappa di processo di alto livello che si traduce in un diagramma dettagliato. Sebbene all'inizio possa sembrare difficile, è uno dei metodi più intuitivi e pratici per comprendere rapidamente le fasi di un processo quando le cose iniziano e finiscono con input e output.

Quando usare:

• Identificare gli elementi chiave di un processo prima di creare una mappa dettagliata
• Definire l'ambito di processi complessi.
• In misura fasi della metodologia DMAIC

Come disegnare?

Per creare e comprendere un diagramma SIPOC, utilizzare i seguenti prompt durante ogni fase per comprendere meglio lo scopo del flusso:

• Fornitore: chi inserisce i dati per iniziare il processo?
• Input: cosa ci mette questa persona?
• Processo: cosa intendi fare con queste informazioni?
• Output: Qual è il risultato del trattamento?
• Cliente: A chi hai consegnato i dati elaborati? Verificare il diagramma SIPOC con il project manager e gli altri stakeholder.

Il quadro per un diagramma SIPOC quando implementato è mostrato di seguito:

3. Diagramma del Value Stream Mapping (VSM)

Un diagramma Value Stream Mapping (VSM) è uno dei sette principi Lean, che è una metodologia per il miglioramento continuo dei processi aziendali mappando il valore di un processo aziendale. È una rappresentazione visiva di tutte le interazioni con i clienti e del valore che forniscono.

Quando fare domanda:

• Per documentare, analizzare e migliorare il flusso di informazioni e materiali
• Per registrare le metriche degli input e degli output delle fasi del processo
• Acquisire informazioni sul processo decisionale e sul flusso dei processi
• Per determinare dove concentrare i progetti o sottoprogetti futuri

Come disegnare?

Una mappa del flusso di valore integra tutti questi passaggi, fornisce una visualizzazione d'insieme di tutto il valore aggiunto o delle pratiche dispendiose e consente di analizzare e identificare i modi per migliorare il processo di erogazione del valore.

Un VSM appare come segue:

4. Diagramma BPNM

BPMN è la metodologia di mappatura dei processi più utilizzata e utilizza i simboli del diagramma di flusso per creare una rappresentazione grafica del processo, come ovali per l'inizio e il punto finale, rettangoli per attività/passi, rombi per punti decisionali e frecce per indicare il processo direzione del flusso.

Quando usare

• Può essere utilizzato per comprendere il tuo stato così com'è, un modello To-Be può essere creato man mano che il progetto avanza.
• I primi modelli saranno molto probabilmente rappresentazioni di alto livello del processo.
• BPMN viene utilizzato quando è fondamentale comprendere i passaggi necessari per completare un'attività, l'ordine in cui tali passaggi devono essere completati e chi è responsabile del completamento del lavoro.

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Tutto quello che c'è da sapere su Agile BPM nel 2022

Come disegnare?

Il risultato assomiglia a questo.

5. Mappa del processo di Swim-Lane

Una mappa del processo della corsia di nuoto può aiutarti a tenere traccia del lavoro che viene trasmesso tra team o dipartimenti. Possono essere inclusi compiti, documenti, dati e altri elementi. Come suggerisce il nome, il processo scelto è mappato da sinistra a destra e ricorda le corsie di nuoto della piscina. Ecco quando dovrebbe essere usato

Quando usare

• Delineare le responsabilità di individui o dipartimenti specifici
• Identificare colli di bottiglia, ridondanze e passaggi estranei per ottimizzare i processi
• Per garantire che tutte le parti necessarie siano incluse in un processo
• Creare processi di lavoro standardizzati e documentarli in formati facilmente condivisibili

Come disegnare?

Ecco come funziona:

A sinistra sono elencati i vari attori coinvolti nel processo. Catalizzano il processo. Il risultato di un processo è mostrato a destra.

Le corsie di nuoto effettive si trovano al centro. Ecco un esempio di come utilizzare un diagramma di corsia di nuoto per mappare un processo complesso

Come costruire una mappa di processo?

Ora che sai cosa sono i simboli di mappatura dei processi e quali tipi di mappe di processo esistono? Ecco i passaggi da eseguire per creare una mappa di processo efficiente

Passaggio 1: concentrarsi sui processi che devono essere mappati

Determina da dove vuoi iniziare. È il processo stesso che sta fallendo? È il processo che riguarda la tua nuova strategia? O è il processo che ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente?

Dopodiché, dagli un nome.

Passaggio 2: crea il team appropriato

Tutte le persone coinvolte nel processo devono contribuire a garantire che durante la mappatura venga coperto ogni aspetto del processo. Coloro che svolgono il lavoro, gestiscono il processo e forniscono feedback dovrebbero essere tutti nel team giusto.

Passaggio 3: compila tutti i dati richiesti

• Dove inizia la procedura e dove finisce?
• Quali sono i passaggi tra queste due posizioni?
• Quali sono gli input e gli output del processo?
• Chi è responsabile di cosa? Quando, dove e come?

Passaggio 4: disporre i passaggi in un ordine logico

Richiedi che il tuo team organizzi ogni passaggio in ordine sequenziale dall'inizio alla fine.

Passaggio 5: creare una mappa del processo di base.

Creare una mappa di processo che rappresenti la mappa così com'è attualmente esistente.

Passaggio 6: crea e monitora i miglioramenti

Inizia implementando le modifiche su scala ridotta. Se si rivelano più efficaci, possono essere utilizzati su scala più ampia. Esamina il processo nuovo e migliorato per vedere come funziona e se è necessario migliorarlo ulteriormente.

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Gestione del progetto e del processo: differenze chiave

Lista di controllo per la mappatura dei processi

• Inizia identificando i punti di inizio e fine del processo prima di identificare le fasi del processo. Questo aiuta a formare dei limiti.
• Rendi le tue mappe dei processi il più facili da leggere e comprendere possibile per tutti nella tua organizzazione.
• Includi solo le informazioni necessarie sulla tua mappa. Non meno né più di quanto necessario per individuare le aree di miglioramento
• Assicurati di seguire la procedura corretta. Per evitare confusione, usa i simboli della mappa durante il disegno.
• Includere tutte le parti interessate chiave nel processo di mappatura per evitare di perdere informazioni o passaggi importanti.
• Per maggiore efficienza, utilizza il software di mappatura dei processi aziendali che ti consente di disegnare e collaborare rapidamente con il tuo team in tempo reale.

Un'ultima parola sulla mappatura dei processi

La mappatura dei processi non è solo essenziale per la documentazione dei processi; sono anche una popolare metodologia di miglioramento dei processi aziendali.

Segui la guida per creare mappe efficienti dei processi aziendali e condividere eventuali dubbi, anche se utilizzi un'altra tecnica di mappatura dei processi.

Altre risorse:

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• Ulteriori informazioni sul processo di valutazione del progetto
• Software di gestione dei processi: i migliori 8 strumenti da utilizzare nel 2022