Guida introduttiva alla struttura organizzativa del progetto

La struttura organizzativa di un progetto è fondamentale per specificare la gerarchia dei dipendenti, i loro compiti, il flusso di lavoro e il processo di reporting. È un fattore di business che gioca un ruolo chiave nell'influenzare e plasmare il modo in cui l'organizzazione conduce le proprie attività.

Senza una struttura organizzativa del progetto, le organizzazioni corrono il rischio di andare in crash su progetti complessi e che richiedono tempo.

Una struttura organizzativa di progetto ha tre competenze e responsabilità chiave:

• Leadership del progetto: la leadership del progetto è responsabile della gestione del progetto
• Team di progetto: il team di progetto è responsabile dell'attuazione del progetto
• Comitato di progetto: il comitato di progetto è l'organo decisionale che valuta se il successore di un progetto deve essere interrotto.

Perché è necessario disporre di una struttura organizzativa di progetto?

Per funzionare in modo efficiente e raggiungere il proprio obiettivo con rischi e sfide inferiori, ogni organizzazione deve disporre di una struttura organizzativa ben definita.

Per sopravvivere e crescere nel mercato attuale, le aziende devono essere altamente competitive, efficienti e dinamiche. Le parti interessate sono diventate altamente informate ed esigenti e vogliono risposte rapide.

Di conseguenza, per soddisfare le esigenze del cliente rimanendo competitiva, qualsiasi organizzazione deve creare una struttura organizzativa in grado di assecondare al meglio il proprio scopo.

Un'azienda può trarre grandi vantaggi dall'avere un modello organizzativo adeguato. Tra questi vantaggi ci sono:

• Consentire alle imprese di svilupparsi.
• Sostenere obiettivi strategici chiari piuttosto che lasciare che ogni dipartimento sia concentrato e vincolato sulla sua missione.
• Riunire un gruppo di persone e guidarle verso lo stesso obiettivo.
• Fornire opportunità ai dipendenti per sviluppare le proprie capacità.
• Aumentare l'efficienza, la fluidità e la velocità del processo decisionale.
• Promozione della specializzazione dei dipendenti
• Consentendo un maggiore controllo e utilizzo delle risorse.
• Facilitare una comunicazione più semplice e migliore, che aiuta nella risoluzione delle controversie.
• Consentire ai dipendenti di essere più responsabili.
• Assistere i dipendenti nel loro sviluppo professionale
• Assistenza nella chiara ed esatta identificazione di ruoli e responsabilità.

Tipi di struttura organizzativa

Diverse strutture organizzative di progetto sono definite in base al settore principale dell'organizzazione e all'area in cui compete.

Se un'organizzazione si occupa di lavoro stagionale, la struttura gestirà quasi sicuramente meglio le assunzioni e le licenziamenti secondo necessità.

Se, invece, l'organizzazione fa parte di una filiera produttiva che richiede continuità, la struttura sarà diversa. In questa situazione, il compito assegnato sarà quello di supportare il personale per un periodo prolungato per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.

Andiamo più a fondo nei molti tipi di strutture organizzative per visualizzare completamente le cose.

Vari elementi influenzano la struttura organizzativa, inclusi lo stile di governo, lo stile di leadership, il tipo di organizzazione, il flusso di lavoro, la gerarchia, ecc.

Il PMBOK classifica le strutture organizzative in otto categorie:

• Un'organizzazione organica o semplice
• Struttura Organizzativa: Funzionale o Centralizzata
• Organizzazione multidivisionale
• Matrix Organizzazione forte, debole o equilibrata
• Dedicato alla Struttura Organizzativa del Progetto (composita o ibrida).
• Ibrido di organizzazione virtuale
• PMO (Ufficio gestione progetti)

La tabella seguente illustra in maggior dettaglio i ruoli e le caratteristiche di ciascuna tipologia di struttura organizzativa.

Vediamoli ora più da vicino.

1. Struttura Organizzativa naturale o semplice

Questo è il sistema organizzativo più elementare. Questa categoria contiene le attività gestite da un singolo individuo.

In questa forma organizzativa sono inclusi anche i liberi professionisti. Naturalmente, il proprietario o il professionista che gestisce personalmente i flussi di lavoro svolge alcune delle funzioni del project manager.

2. Struttura funzionale o centralizzata

Questa è la struttura organizzativa più diffusa. Una struttura organizzativa funzionale divide l'organizzazione in numerose sezioni in cui sono riuniti dipendenti con capacità comparabili. È la struttura organizzativa tradizionale in cui i dipendenti sono organizzati in settori e dipartimenti come vendite, marketing e finanza.

Questa struttura è utile per migliorare l'efficienza di ciascun gruppo di lavoro.

3. Un'organizzazione con più divisioni

In questo tipo di organizzazione, puoi avere diverse divisioni funzionali con poca centralizzazione.

Il più delle volte, queste divisioni non sono correlate tra loro.

Un'organizzazione è divisa in divisioni in cui persone con talenti diversi sono collegate tra loro da un prodotto, servizio o luogo simile.

Ogni divisione ha le risorse necessarie per operare e può svolgere il lavoro da sola.

Matrice struttura organizzativa

Una struttura organizzativa a matrice è disposta su una griglia per mostrare i modelli di segnalazione del personale a molte autorità. Questa struttura è una combinazione di strutture funzionali e organizzative, con i project manager che condividono il potere con altri program manager.

Una struttura a matrice può essere una delle tre varietà, a seconda della capacità decisionale del project manager: debole, equilibrata o forte.

1. Struttura debole

Una struttura debole è una struttura organizzativa funzionale in cui il coordinamento avviene orizzontalmente tra i membri del personale in assenza di un project manager designato. La differenza fondamentale tra una matrice debole e una struttura funzionale è che il progetto è coordinato dal personale dipartimentale piuttosto che dai manager funzionali

2. Matrice bilanciata

In una matrice equilibrata, il project manager ha anche una posizione di staff e non impiega pienamente la funzione di project management.

Il project manager mantiene un controllo limitato sulle scelte del progetto, sui budget e sul personale e funge principalmente da punto di contatto e facilitatore.

3. Matrice forte

Una matrice potente assomiglia di più alla struttura organizzativa di un progetto. Un project manager dedicato è assegnato a un dipartimento di project management funzionale, dispone di personale interfunzionale dedicato ed è supportato da un project manager.

Organizzazione composita o ibrida

Ogni attività in questo tipo di organizzazione viene gestita come un progetto. In questo caso, il project manager ha tutto il potere di portare a termine il progetto in modo efficace, un ruolo a tempo pieno, il controllo del budget e uno staff a tempo pieno a disposizione.

1. Organizzazione aziendale virtuale

Questa struttura viene anche definita comunità virtuale. L'organizzazione principale è collegata ad altre organizzazioni (come fornitori, clienti e colleghi) tramite una connessione di rete, consentendo lo sviluppo e il successo dell'azienda. Questa struttura consente a un'organizzazione di funzionare nel suo insieme.

In una struttura virtuale, l'organizzazione mantiene il proprio core business mentre esternalizza il resto delle attività

2. Ibrido

Un'organizzazione ibrida può utilizzare una combinazione dei tipi strutturali sopra menzionati.

A seconda dell'organizzazione, anche responsabilità, potere e altri fattori sono mescolati.

3. PMO

Anche il Project Management Office (PMO) è una struttura organizzativa mista, ma in questo caso il project manager ha la massima autorità, controlla il budget e dispone di un intero staff al suo comando.

Non esiste un sistema organizzativo perfetto. Al contrario, un project manager deve considerare i vantaggi e gli svantaggi dell'allocazione e dell'ottimizzazione delle risorse all'interno di ciascuna struttura prima di decidere la struttura migliore.

La scelta di una struttura per un progetto è solo il primo passo nell'organizzazione del progetto. Il vero lavoro consiste nel mettere in atto quell'organizzazione del progetto. Ecco perché un organigramma del progetto è essenziale. Formalizza i legami tra il project manager, il team di progetto, l'organizzazione di sviluppo, il progetto e le parti interessate.

Ecco alcuni suggerimenti per iniziare con i grafici della struttura organizzativa del progetto

Caratteristiche della struttura organizzativa

Gli elementi di una struttura organizzativa stabiliscono i compiti e le interazioni tra i membri del progetto così come tra i progetti. Autorità, reti di comunicazione, collaborazione, monitoraggio e responsabilità giocano tutti un ruolo in queste partnership.

Le seguenti sono le caratteristiche principali di una struttura organizzativa;

• La gerarchia dovrebbe identificare i compiti decisionali e delineare un chiaro percorso di controllo.
• Ciò riguarda il lavoro connesso ai compiti
• Definisci chi controlla chi qui. Questo concetto servirà come base per le strutture di rendicontazione.
• Una posizione di linea è un membro del team che lavora direttamente con il prodotto.
• La centralizzazione descrive come vengono prese le decisioni. Poche persone possiedono le scelte in un progetto centralizzato, mentre il potere decisionale è disperso nell'organizzazione in un progetto decentralizzato.

Come creare un organigramma per un progetto?

Per creare un organigramma del progetto, in primo luogo, analizzare gli obiettivi del progetto, quindi identificare il team principale e assegnare loro compiti relativi al progetto. Crea l'organigramma dettagliando i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team.

Durante la fase di avvio del progetto, il PM svilupperà un grafico sistematico in modo che il project manager possa interagire con i membri del team prima dell'inizio del progetto. Il team lo utilizzerà quindi per aiutare a distribuire i compiti tra i membri del team durante tutta la fase di pianificazione del progetto.

Ciò offre una chiara conoscenza di ogni ruolo, consente ai membri del team di ricoprire i propri ruoli e promuove il rispetto per gli altri ranghi all'interno del progetto, il che favorisce istantaneamente la fiducia.

La creazione di un organigramma del progetto prevede i sei passaggi principali elencati di seguito

1. Collegare il Progetto con la strategia dell'Organizzazione

Il project manager deve avere una visione approfondita di come gli obiettivi del progetto combaciano con la strategia generale dell'azienda o del dipartimento. In questo modo il team sarà al suo posto fin dall'inizio, svilupperà la comprensione reciproca tra i membri del team e consentirà l'esecuzione del progetto senza interruzioni.

2. Rivedere i progetti da un contesto organizzativo

Se un'azienda non ha un PMO, il project manager deve valutare il numero e la varietà dei progetti mentre decide su una struttura organizzativa.

3. Assegnare ruoli e responsabilità.

Prima di valutare i dipendenti, dare priorità alle attività e ai compiti richiesti. Se un project manager può scegliere chi farebbe parte del team, è fondamentale ricercare i possibili membri del team per individuare le persone migliori per il progetto.

4. Disporre il grafico

Valutare il flusso di lavoro, i rapporti e i ruoli gerarchici per determinare se una struttura organizzativa alternativa potrebbe essere più appropriata. A seconda del tuo stile di apprendimento, può essere utile utilizzare note adesive per spostare i membri del team prima di redigere la tua struttura online.

Mentre pianifichi, assicurati di condividere il lavoro in modo equo tra i membri del team.

5. Completare l'organigramma.

Crea e completa la rappresentazione visiva dell'organigramma. Includere i nomi e le informazioni di contatto dei membri del team in modo che possano comunicare prontamente tra loro durante il progetto.

6. Coinvolgi la tua squadra

La quantità di membri del team che sono a conoscenza di un organigramma di progetto determina la sua utilità. La comunicazione fornirà ai membri del team l'opportunità non solo di comprendere la loro funzione prima di svolgere il compito, ma anche di porre domande mentre immaginano come verrà svolto il loro lavoro in tempo reale.

Durante questo periodo, il project manager e il team possono anche decidere come gestire la gerarchia del progetto.

Migliori pratiche per la progettazione di una struttura e lo sviluppo di un grafico

Il project manager sviluppa la struttura del progetto, che deve soddisfare le esigenze del progetto in tutte le fasi. La struttura organizzativa del progetto, invece, non può essere né rigida né troppo flessibile, ma deve trovare il giusto equilibrio tra le due.

L'obiettivo di un'organizzazione di progetto è assistere il team nel raggiungimento dell'obiettivo del progetto e nel fare del proprio meglio. Di conseguenza, un project manager deve valutare i punti di forza dei membri del proprio team sin dall'inizio e, se del caso, chiedere loro se si sentono a proprio agio con le proprie responsabilità.

Sebbene l'organigramma del progetto promuova la cooperazione in modo efficiente in termini di costi eliminando le duplicazioni e le sovrapposizioni di lavoro, il suo utilizzo è limitato.

Incartare

La struttura organizzativa del Progetto garantisce che la tua azienda operi in modo efficiente e come previsto. Questo dovrebbe essere considerato all'inizio della formazione della tua attività, ma tieni presente che il tipo che funziona meglio per te può cambiare con l'espansione della tua organizzazione.

Con le numerose strutture organizzative disponibili, è semplice determinare ciò di cui hai bisogno. Nonostante i limiti di ogni forma, le aziende grandi e complesse utilizzano l'organizzazione a matrice.

La struttura organizzativa della linea e dei dipendenti è semplice e senza complicazioni. Di conseguenza, viene utilizzato nelle organizzazioni di base. Le organizzazioni virtuali sono spesso utilizzate da società di software e tecnologia dell'informazione.

Scegliere l'organizzazione corretta, indipendentemente dalla forma, ti garantisce di fare bene sul mercato.