Proje Organizasyon Yapısına Başlarken

Bir projenin organizasyon yapısı, çalışanların hiyerarşisini, görevlerini, iş akışını ve raporlama sürecini belirlemede çok önemlidir. Kuruluşun faaliyetlerini nasıl yürüttüğünü etkilemede ve şekillendirmede kilit rol oynayan bir iş faktörüdür.

Bir proje organizasyon yapısı olmadan, organizasyonlar karmaşık ve zaman alıcı projelerde çökme riskiyle karşı karşıyadır.

Bir proje organizasyon yapısının üç temel yetkinliği ve sorumluluğu vardır:

• Proje liderliği - Proje liderliği proje yönetiminden sorumludur
• Proje ekibi - Proje ekibi proje uygulamasından sorumludur
• Proje kurulu- Proje kurulu, bir projenin halefinin feshedilmesi gerekip gerekmediğini değerlendiren karar verme organıdır.

Proje Organizasyon Yapısına Sahip Olmak Neden Gereklidir?

Verimli bir şekilde çalışmak ve daha düşük risk ve zorluklarla hedefine ulaşmak için her organizasyonun iyi tanımlanmış bir organizasyon yapısına sahip olması gerekir.

Mevcut pazarda hayatta kalmak ve büyümek için işletmeler son derece rekabetçi, verimli ve dinamik olmalıdır. Paydaşlar son derece bilgili ve talepkar hale geldi ve hızlı yanıtlar istiyorlar.

Sonuç olarak, rekabetçi kalırken müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak için herhangi bir kuruluş, amacını en iyi şekilde destekleyebilecek bir organizasyon yapısı oluşturmalıdır.

Bir işletme, uygun bir organizasyon modeline sahip olmaktan büyük ölçüde yararlanabilir. Bu faydalar arasında:

• İşletmelerin gelişmesini sağlamak.
• Her departmanın kendi misyonuna odaklanmasına ve sınırlandırılmasına izin vermek yerine net stratejik hedefleri sürdürmek.
• Bir grup insanı bir araya getirmek ve onları aynı amaca yönlendirmek.
• Çalışanlara yeteneklerini geliştirmeleri için fırsatlar sağlamak.
• Karar vermenin verimliliğini, akıcılığını ve hızını artırmak.
• Çalışan uzmanlaşmasını teşvik etmek
• Daha fazla kaynak kontrolü ve kullanımına izin vermek.
• Anlaşmazlık çözümüne yardımcı olan daha basit ve daha iyi iletişimi kolaylaştırmak.
• Çalışanların daha sorumlu olmalarına izin vermek.
• Çalışanların mesleki gelişimlerine yardımcı olmak
• Rol ve sorumlulukların açık ve kesin olarak belirlenmesine yardımcı olmak.

Organizasyon Yapısı Türleri

Farklı proje organizasyon yapıları, organizasyonun ana endüstrisine ve rekabet ettiği alana göre tanımlanır.

Bir kuruluş mevsimlik istihdamla uğraşıyorsa, yapı neredeyse kesinlikle işe alım ve işten çıkarmayı gerektiği gibi daha iyi idare edecektir.

Öte yandan, organizasyon süreklilik gerektiren bir üretim zincirinin parçasıysa, yapı farklı olacaktır. Bu durumda, verilen görev, organizasyonun hedeflerine ulaşmak için uzun bir süre boyunca personeli desteklemek olacaktır.

Olayları tam olarak görselleştirmek için birçok organizasyonel yapı türüne daha derinden inelim.

Hükümet tarzı, liderlik tarzı, organizasyon tipi, iş akışı, hiyerarşi vb. dahil olmak üzere çeşitli unsurlar organizasyon yapısını etkiler.

PMBOK, organizasyon yapılarını sekiz kategoriye ayırır:

• Organik veya basit bir organizasyon
• Organizasyon Yapısı: İşlevsel veya Merkezileştirilmiş
• Çok Bölümlü Organizasyon
• Matris Güçlü, zayıf veya dengeli organizasyon
• Projeye Özel (kompozit veya hibrit) Organizasyon Yapısı
• Sanal Organizasyon Hibrit
• PMO (Proje Yönetim Ofisi)

Aşağıdaki tablo, her tür organizasyon yapısının rollerini ve özelliklerini daha ayrıntılı olarak göstermektedir.

Şimdi onlara daha yakından bakalım.

1. Doğal veya basit Organizasyon Yapısı

Bu en temel organizasyon sistemidir. Bu kategori, tek bir kişi tarafından yürütülen işletmeleri içerir.

Serbest çalışanlar da bu organizasyon biçimine dahildir. Elbette, iş akışlarını kişisel olarak yöneten mal sahibi veya profesyonel, proje yöneticisinin bazı işlevlerini yerine getirir.

2. İşlevsel veya Merkezileştirilmiş Yapı

Bu en yaygın organizasyon yapısıdır. İşlevsel bir organizasyon yapısı, organizasyonu karşılaştırılabilir yeteneklere sahip çalışanların bir araya getirildiği çok sayıda bölüme ayırır. Çalışanların satış, pazarlama ve finans gibi sektörlere ve departmanlara ayrıldığı geleneksel organizasyon yapısıdır.

Bu yapı, her çalışma grubunun verimliliğini artırmak için kullanışlıdır.

3. Birden Fazla Bölümü olan bir kuruluş

Bu tür bir organizasyonda, çok az merkezileştirme ile birkaç işlevsel bölüme sahip olabilirsiniz.

Çoğu zaman, bu bölünmeler birbirleriyle ilgisizdir.

Bir kuruluş, çeşitli yeteneklere sahip kişilerin benzer bir ürün, hizmet veya konumla birbirine bağlandığı bölümlere ayrılmıştır.

Her bölüm, çalışması için ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahiptir ve işi kendi başına gerçekleştirebilir.

Matris Organizasyon Yapısı

Personel raporlama modellerini birçok yetkiliye göstermek için bir ızgara üzerinde bir matris organizasyon yapısı düzenlenir. Bu yapı, proje yöneticilerinin gücü diğer program yöneticileriyle paylaştığı fonksiyonel ve organizasyonel yapıların bir birleşimidir.

Bir matris yapısı, proje yöneticisinin karar verme kapasitesine bağlı olarak üç çeşitten biri olabilir: zayıf, dengeli veya güçlü.

1. Zayıf Yapı

Zayıf bir yapı, atanmış bir proje yöneticisinin yokluğunda personel üyeleri arasında koordinasyonun yatay olarak gerçekleştiği işlevsel bir organizasyon yapısıdır. Zayıf bir matris ile fonksiyonel bir yapı arasındaki kritik fark, projenin fonksiyonel yöneticilerden ziyade departman personeli tarafından koordine edilmesidir.

2. Dengeli Matris

Dengeli bir matriste, proje yöneticisinin de bir personel pozisyonu vardır ve proje yönetimi işlevini tam olarak kullanmaz.

Proje yöneticisi, proje seçimleri, bütçeler ve personel üzerinde sınırlı kontrole sahiptir ve öncelikle bir irtibat noktası ve kolaylaştırıcı olarak hizmet eder.

3. Güçlü Matris

Güçlü bir matris, en çok bir proje organizasyon yapısına benzer. İşlevsel bir proje yönetimi departmanına atanmış bir proje yöneticisi atanır, işlevler arası özel personele sahiptir ve bir proje yöneticisi tarafından desteklenir.

Kompozit veya Hibrit Organizasyon

Bu tür bir organizasyonda her görev bir proje olarak ele alınır. Bu durumda, proje yöneticisi projeyi etkili bir şekilde bitirmek için tüm güce, tam zamanlı bir role, bütçe kontrolüne ve tam zamanlı bir personele sahiptir.

1. Sanal İş Organizasyonu

Bu yapıya sanal topluluk da denir. Çekirdek organizasyon, bir ağ bağlantısı aracılığıyla diğer organizasyonlarla (satıcılar, müşteriler ve meslektaşlar gibi) bağlantılıdır, bu da şirketin gelişimini ve başarısını sağlar. Bu yapı, bir organizasyonun bir bütün olarak çalışmasını sağlar.

Sanal bir yapıda organizasyon, faaliyetlerin geri kalanını dışarıdan temin ederken temel işini korur.

2. Hibrit

Hibrit bir organizasyon, yukarıda bahsedilen yapısal tiplerin bir kombinasyonunu kullanabilir.

Organizasyona bağlı olarak sorumluluk, güç ve diğer faktörler de iç içedir.

3. PYO

Proje Yönetim Ofisi (PMO) da karma bir organizasyon yapısıdır, ancak bu durumda, proje yöneticisi en fazla yetkiye sahiptir, bütçeyi kontrol eder ve tüm personel emrindedir.

Mükemmel bir organizasyon sistemi diye bir şey yoktur. Bunun yerine, bir proje yöneticisi, en iyi yapıya karar vermeden önce, her bir yapı içinde kaynak tahsisi ve optimizasyonunun yararlarını ve sakıncalarını göz önünde bulundurmalıdır.

Bir proje için bir yapı seçmek, proje organizasyonunda yalnızca ilk adımdır. Asıl iş, o proje organizasyonunu eyleme geçirmektir. Bu nedenle bir proje organizasyon şeması önemlidir. Proje yöneticisi, proje ekibi, geliştirme organizasyonu, proje ve paydaşlar arasındaki bağları resmileştirir.

Proje Organizasyon Yapısı Şemaları ile başlamanıza yardımcı olacak bazı öneriler

Organizasyon Yapısı Özellikleri

Bir organizasyon yapısının unsurları, projeler arasında olduğu kadar proje üyeleri arasındaki görevleri ve etkileşimleri de belirler. Yetki, iletişim ağları, işbirliği, izleme ve sorumlulukların tümü bu ortaklıklarda rol oynar.

Bir organizasyon yapısının ana özellikleri şunlardır;

• Hiyerarşi, karar verme görevlerini tanımlamalı ve net bir kontrol yolu belirlemelidir.
• Bu, görevlerle bağlantılı işle ilgilidir.
• Burada kimin kimi denetlediğini tanımlayın. Bu kavram, raporlama yapıları için temel teşkil edecektir.
• Çizgi pozisyonu, doğrudan ürünle çalışan ekibin bir üyesidir.
• Merkezileştirme, kararların nasıl alındığını açıklar. Merkezi bir projede çok az kişi seçimlere sahipken, merkezi olmayan bir projede karar verme gücü kuruluş genelinde dağıtılır.

Bir Proje İçin Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Bir proje organizasyon şeması oluşturmak için önce projenin hedeflerini analiz edin, ardından çekirdek ekibi belirleyin ve onlara projeyle ilgili görevler verin. Her ekip üyesinin rollerini ve sorumluluklarını detaylandırarak organizasyon şemasını oluşturun.

Projenin başlangıç ​​aşamasında, Proje Yöneticisi proje yöneticisinin proje başlamadan önce ekip üyeleriyle etkileşime geçebilmesi için sistematik bir çizelge geliştirecektir. Ekip daha sonra, projenin planlama aşaması boyunca ekip üyeleri arasında görevlerin dağıtılmasına yardımcı olmak için kullanacaktır.

Bu, her bir rol hakkında net bir bilgi sağlar, ekip üyelerine rollerini sahiplenmeleri için yetki verir ve proje içindeki diğer kademelere saygıyı teşvik ederek anında güveni artırır.

Bir proje organizasyon şeması oluşturmak, aşağıda listelenen altı ana adımı gerektirir.

1. Projeyi Kuruluşun stratejisiyle ilişkilendirin

Proje yöneticisi, proje hedeflerinin şirketin veya departmanın genel stratejisiyle nasıl eşleştiği konusunda derin bir kavrayışa sahip olmalıdır. Bu, ekibi en baştan hazır hale getirecek, ekip üyeleri arasında karşılıklı anlayışı geliştirecek ve en sorunsuz proje uygulamasını mümkün kılacaktır.

2. Projeleri Organizasyonel Bağlamdan İnceleyin

Bir şirketin PMO'su yoksa, proje yöneticisi bir organizasyon yapısına karar verirken projelerin sayısını ve çeşitliliğini değerlendirmelidir.

3. Rolleri ve sorumlulukları atayın.

Çalışanları değerlendirmeden önce gerekli faaliyet ve görevleri önceliklendirin. Bir proje yöneticisi ekipte kimin olacağını seçebiliyorsa, proje için en iyi kişileri bulmak için olası ekip üyelerini araştırmak çok önemlidir.

4. Grafiği Düzenleyin

Alternatif bir organizasyon yapısının daha uygun olup olmayacağını belirlemek için iş akışını, raporlamayı ve hiyerarşik rolleri değerlendirin. Öğrenme stilinize bağlı olarak, yapınızı çevrimiçi olarak tasarlamadan önce ekip üyelerini değiştirmek için yapışkan notlar kullanmak faydalı olabilir.

Planlarken, işi ekip üyeleri arasında adil bir şekilde paylaştığınızdan emin olun.

5. Organizasyon şemasını tamamlayın.

Organizasyon şemasının görsel tasvirini oluşturun ve tamamlayın. Proje sırasında birbirleriyle kolayca iletişim kurabilmeleri için ekip üyelerinin adlarını ve iletişim bilgilerini ekleyin.

6. Ekibinizle Etkileşime Geçin

Bir proje organizasyon şemasının farkında olan ekip üyelerinin miktarı, onun yararlılığını belirler. İletişim, ekip üyelerine yalnızca görevi gerçekleştirmeden önce işlevlerini anlamakla kalmayıp, aynı zamanda çalışmalarının gerçek zamanlı olarak nasıl gerçekleştirileceğini hayal ederken sorular sorma fırsatı da sağlayacaktır.

Bu süre zarfında proje yöneticisi ve ekip, proje hiyerarşisinin nasıl yönetileceğine de karar verebilir.

Bir Yapı Tasarlamak ve Grafik Geliştirmek İçin En İyi Uygulamalar

Proje yöneticisi, her aşamada projenin taleplerini karşılaması gereken proje yapısını geliştirir. Öte yandan proje organizasyon yapısı katı veya çok esnek olamaz, ancak ikisi arasında doğru dengeyi sağlamalıdır.

Bir proje organizasyonunun amacı, ekibe proje hedefine ulaşmasında ve ellerinden gelenin en iyisini yapmalarında yardımcı olmaktır. Sonuç olarak, bir proje yöneticisi ekip üyelerinin güçlü yönlerini en baştan değerlendirmeli ve uygun olduğunda onlara sorumluluklarından memnun olup olmadıklarını sormalıdır.

Proje organizasyon şeması, işlerin tekrarını ve çakışmasını ortadan kaldırarak uygun maliyetli bir şekilde işbirliğini teşvik ederken, kullanımı sınırlıdır.

Sarmak

Proje organizasyon yapısı, şirketinizin verimli ve amaçlandığı şekilde çalışmasını sağlar. Bu, işinizin oluşumunda erken düşünülmelidir, ancak sizin için en iyi olan türün, kuruluşunuz genişledikçe değişebileceğini unutmayın.

Mevcut birçok organizasyon yapısı ile neye ihtiyacınız olduğunu belirlemek kolaydır. Her formun sınırlarına rağmen, büyük ve karmaşık şirketler matris organizasyonunu kullanır.

Hattın ve çalışanların organizasyon yapısı basit ve karmaşık değildir. Sonuç olarak, temel organizasyonlarda kullanılır. Sanal organizasyonlar, yazılım ve bilgi teknolojisi şirketleri tarafından sıklıkla kullanılmaktadır.

Şekli ne olursa olsun doğru organizasyonu seçmek, piyasada başarılı olmanızı garanti eder.