Introdução à estrutura organizacional do projeto

A estrutura organizacional de um projeto é crucial para especificar a hierarquia dos funcionários, suas tarefas, fluxo de trabalho e processo de geração de relatórios. É um fator de negócios que desempenha um papel fundamental em influenciar e moldar a forma como a organização conduz suas atividades.

Sem uma estrutura organizacional de projeto, as organizações correm o risco de falhar em projetos complexos e demorados.

Uma estrutura organizacional de projeto tem três competências e responsabilidades principais:

• Liderança do projeto - A liderança do projeto é responsável pelo gerenciamento do projeto
• Equipe do projeto - A equipe do projeto é responsável pela implementação do projeto
• Conselho do projeto - O conselho do projeto é o órgão decisório que avalia se o sucessor de um projeto deve ser encerrado.

Por que é necessário ter uma estrutura organizacional de projeto?

Para funcionar com eficiência e atingir seu objetivo com menos riscos e desafios, toda organização deve ter uma estrutura organizacional bem definida.

Para sobreviver e crescer no mercado atual, as empresas devem ser altamente competitivas, eficientes e dinâmicas. As partes interessadas tornaram-se altamente informadas e exigentes e desejam respostas rápidas.

Como resultado, para atender às necessidades do cliente mantendo-se competitiva, qualquer organização deve criar uma estrutura organizacional capaz de melhor suportar seu propósito.

Uma empresa pode se beneficiar muito de ter um modelo organizacional adequado. Entre esses benefícios estão:

• Permitindo que as empresas se desenvolvam.
• Sustentar objetivos estratégicos claros, em vez de deixar que cada departamento se concentre e se restrinja à sua missão.
• Reunir um grupo de pessoas e direcioná-las para o mesmo objetivo.
• Oferecer oportunidades para que os funcionários desenvolvam suas habilidades.
• Aumentando a eficiência, suavidade e velocidade da tomada de decisões.
• Promovendo a especialização dos funcionários
• Permitindo maior controle e uso de recursos.
• Facilitando uma comunicação mais simples e melhor, o que auxilia na resolução de disputas.
• Permitir que os funcionários sejam mais responsáveis.
• Auxiliar os colaboradores em seu desenvolvimento profissional
• Auxiliar na identificação clara e exata de funções e responsabilidades.

Tipos de Estrutura Organizacional

Diferentes estruturas organizacionais de projeto são definidas com base no setor principal da organização e na área em que ela compete.

Se uma organização estiver lidando com empregos sazonais, é quase certo que a estrutura lidará melhor com o recrutamento e a rescisão, conforme necessário.

Se, por outro lado, a organização faz parte de uma cadeia produtiva que exige continuidade, a estrutura será diferente. Nessa situação, a tarefa atribuída será apoiar a equipe por um período prolongado para atingir os objetivos da organização.

Vamos aprofundar os muitos tipos de estruturas organizacionais para visualizar as coisas completamente.

Vários elementos influenciam a estrutura organizacional, incluindo estilo de governo, estilo de liderança, tipo de organização, fluxo de trabalho, hierarquia, etc.

O PMBOK classifica as estruturas organizacionais em oito categorias:

• Uma organização orgânica ou simples
• Estrutura Organizacional: Funcional ou Centralizada
• Organização multidivisional
• Matriz Organização forte, fraca ou equilibrada
• Dedicado ao Projeto (composto ou híbrido) Estrutura Organizacional
• Organização Virtual Híbrida
• PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos)

A tabela abaixo descreve os papéis e as características de cada tipo de estrutura organizacional em mais detalhes.

Vamos olhar mais de perto para eles agora.

1. Estrutura Organizacional Natural ou Simples

Este é o sistema organizacional mais básico. Esta categoria contém negócios administrados por um único indivíduo.

Freelancers também estão incluídos neste formulário organizacional. É claro que o proprietário ou profissional que gerencia pessoalmente os fluxos de trabalho cumpre algumas das funções do gerente de projeto.

2. Estrutura Funcional ou Centralizada

Esta é a estrutura organizacional mais onipresente. Uma estrutura organizacional funcional divide a organização em várias seções onde os funcionários com habilidades comparáveis ​​são reunidos. É a estrutura organizacional tradicional em que os funcionários são organizados em setores e departamentos como vendas, marketing e finanças.

Esta estrutura é útil para aumentar a eficiência de cada grupo de trabalho.

3. Uma organização com várias divisões

Nesse tipo de organização, você pode ter várias divisões funcionais com pouca centralização.

Na maioria das vezes, essas divisões não estão relacionadas umas às outras.

Uma organização é dividida em divisões nas quais pessoas com talentos variados estão ligadas por um produto, serviço ou local semelhante.

Cada divisão tem os recursos necessários para operar e pode realizar o trabalho sozinha.

Estrutura Organizacional Matriz

Uma estrutura organizacional matricial é disposta em uma grade para mostrar os padrões de relatórios da equipe para muitas autoridades. Essa estrutura é uma combinação de estruturas funcionais e organizacionais, com gerentes de projeto compartilhando poder com outros gerentes de programa.

Uma estrutura matricial pode ser de três variedades, dependendo da capacidade de tomada de decisão do gerente de projeto: fraca, equilibrada ou forte.

1. Estrutura Fraca

Uma estrutura fraca é uma estrutura organizacional funcional na qual a coordenação ocorre horizontalmente entre os membros da equipe na ausência de um gerente de projeto designado. A diferença crítica entre uma matriz fraca e uma estrutura funcional é que o projeto é coordenado por pessoal departamental em vez de gerentes funcionais.

2. Matriz Equilibrada

Em uma matriz equilibrada, o gerente de projetos também tem um cargo de staff e não emprega totalmente a função de gerenciamento de projetos.

O gerente de projeto mantém um controle limitado sobre as escolhas, orçamentos e pessoal do projeto, e serve principalmente como ponto de contato e facilitador.

3. Matriz Forte

Uma matriz poderosa se assemelha mais a uma estrutura organizacional de projeto. Um gerente de projeto dedicado é atribuído a um departamento de gerenciamento de projeto funcional, possui pessoal multifuncional dedicado e é apoiado por um gerente de projeto.

Organização composta ou híbrida

Cada tarefa neste tipo de organização é tratada como um projeto. Nesse caso, o gerente de projeto tem todo o poder para finalizar o projeto de forma eficaz, uma função em tempo integral, controle de orçamento e uma equipe disponível em tempo integral.

1. Organização de Negócios Virtuais

Essa estrutura também é chamada de comunidade virtual. A organização principal está vinculada a outras organizações (como fornecedores, clientes e colegas) por meio de uma conexão de rede, permitindo o desenvolvimento e o sucesso da empresa. Essa estrutura permite que uma organização funcione como um todo.

Em uma estrutura virtual, a organização mantém seu core business enquanto terceiriza o restante das atividades

2. Híbrido

Uma organização híbrida pode usar uma combinação dos tipos estruturais mencionados acima.

Dependendo da organização, responsabilidade, poder e outros fatores também se misturam.

3. PMO

O Project Management Office (PMO) também é uma estrutura organizacional mista, mas, neste caso, o gerente de projeto tem mais autoridade, controla o orçamento e tem uma equipe inteira sob seu comando.

Não existe um sistema organizacional perfeito. Em vez disso, um gerente de projeto deve considerar os benefícios e as desvantagens da alocação e otimização de recursos dentro de cada estrutura antes de decidir sobre a melhor estrutura.

Escolher uma estrutura para um projeto é apenas o primeiro passo na organização do projeto. O verdadeiro trabalho é colocar essa organização do projeto em ação. É por isso que um organograma do projeto é essencial. Ele forma os laços entre o gerente do projeto, a equipe do projeto, a organização de desenvolvimento, o projeto e as partes interessadas.

Aqui estão algumas sugestões para você começar com os gráficos de estrutura organizacional do projeto

Características da Estrutura Organizacional

Os elementos de uma estrutura organizacional estabelecem os deveres e as interações entre os membros do projeto, bem como entre os projetos. Autoridade, redes de comunicação, colaboração, monitoramento e responsabilidades desempenham um papel nessas parcerias.

A seguir estão as principais características de uma estrutura organizacional;

• A hierarquia deve identificar as tarefas de tomada de decisão e delinear um caminho claro de controle.
• Refere-se ao trabalho relacionado com as tarefas
• Defina quem supervisiona quem aqui. Este conceito servirá como base para estruturas de relatórios.
• Uma posição de linha é um membro da equipe que trabalha diretamente com o produto.
• A centralização descreve como as decisões são tomadas. Poucas pessoas possuem escolhas em um projeto centralizado, enquanto o poder de tomada de decisão é disperso por toda a organização em um projeto descentralizado.

Como criar um organograma para um projeto?

Para criar um organograma do projeto, primeiro analise os objetivos do projeto, depois identifique a equipe principal e dê a eles tarefas relacionadas ao projeto. Crie o organograma detalhando as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.

Durante a fase de iniciação do projeto, o PM desenvolverá um gráfico sistemático para que o gerente do projeto possa interagir com os membros da equipe antes do início do projeto. A equipe irá então empregá-lo para ajudar a distribuir tarefas entre os membros da equipe durante toda a fase de planejamento do projeto.

Isso oferece um conhecimento claro de cada função, capacita os membros da equipe a assumirem suas funções e promove o respeito por outros níveis dentro do projeto, o que promove a confiança instantaneamente.

A criação de um organograma do projeto envolve as seis etapas principais listadas abaixo

1. Vincular o Projeto com a estratégia da Organização

O gerente de projeto deve ter uma visão profunda de como as metas do projeto combinam com a estratégia geral da empresa ou departamento. Isso colocará a equipe no lugar desde o início, desenvolverá o entendimento mútuo entre os membros da equipe e permitirá a execução do projeto mais perfeita.

2. Revisar Projetos de um Contexto Organizacional

Se uma empresa não possui um PMO, o gerente de projetos deve avaliar o número e a variedade de projetos ao decidir sobre a estrutura organizacional.

3. Atribua funções e responsabilidades.

Antes de avaliar os funcionários, priorize as atividades e deveres necessários. Se um gerente de projeto pode escolher quem faria parte da equipe, é fundamental pesquisar possíveis membros da equipe para localizar os melhores indivíduos para o projeto.

4. Layout do gráfico

Avalie o fluxo de trabalho, relatórios e funções hierárquicas para determinar se uma estrutura organizacional alternativa pode ser mais apropriada. Dependendo do seu estilo de aprendizado, usar notas adesivas para mudar os membros da equipe antes de redigir sua estrutura on-line pode ser benéfico.

Ao planejar, certifique-se de compartilhar o trabalho de forma equitativa entre os membros da equipe.

5. Preencha o organograma.

Crie e finalize a representação visual do organograma. Inclua os nomes dos membros da equipe e informações de contato para que eles possam se comunicar prontamente durante o projeto.

6. Envolva sua equipe

A quantidade de membros da equipe que estão cientes de um organograma do projeto determina sua utilidade. A comunicação dará aos membros da equipe a oportunidade de não apenas entender sua função antes de realizar a tarefa, mas também de fazer perguntas enquanto imaginam como seu trabalho será realizado em tempo real.

Durante esse tempo, o gerente de projeto e a equipe também podem decidir como a hierarquia do projeto será gerenciada.

Melhores práticas para projetar uma estrutura e desenvolver um gráfico

O gerente de projetos desenvolve a estrutura do projeto, que deve atender as demandas do projeto em todas as etapas. A estrutura organizacional do projeto, por outro lado, não pode ser rígida ou flexível demais, mas deve encontrar o equilíbrio correto entre os dois.

O objetivo de uma organização de projeto é ajudar a equipe a atingir a meta do projeto e fazer o seu melhor. Como resultado, um gerente de projeto deve avaliar os pontos fortes dos membros de sua equipe desde o início e, quando apropriado, perguntar se eles estão à vontade com suas responsabilidades.

Embora o organograma do projeto promova a cooperação de forma econômica, eliminando duplicações e sobreposições de trabalho, seu uso é limitado.

Embrulhar

A estrutura organizacional do Projeto garante que sua empresa opere de forma eficiente e conforme o esperado. Isso deve ser considerado no início da formação do seu negócio, mas lembre-se de que o tipo que funciona melhor para você pode mudar à medida que sua organização se expande.

Com as muitas estruturas organizacionais disponíveis, é simples determinar o que você precisa. Apesar dos limites de cada forma, empresas grandes e complexas utilizam a organização matricial.

A estrutura organizacional da linha e dos funcionários é simples e descomplicada. Como resultado, é utilizado em organizações básicas. As organizações virtuais são frequentemente utilizadas por empresas de software e tecnologia da informação.

Escolher a organização correta, independentemente da forma, garante que você se saia bem no mercado.