Wprowadzenie do struktury organizacyjnej projektu

Struktura organizacyjna projektu ma kluczowe znaczenie dla określenia hierarchii pracowników, ich zadań, przepływu pracy i procesu raportowania. Jest to czynnik biznesowy, który odgrywa kluczową rolę w wpływaniu i kształtowaniu sposobu prowadzenia działalności przez organizację.

Bez struktury organizacyjnej projektu organizacje narażają się na awarię przy złożonych i czasochłonnych projektach.

Struktura organizacyjna projektu ma trzy kluczowe kompetencje i obowiązki:

• Kierownictwo projektu- Kierownictwo projektu odpowiada za zarządzanie projektem
• Zespół projektowy- Zespół projektowy odpowiada za realizację projektu
• Rada projektowa – rada projektowa jest organem decyzyjnym, który ocenia, czy następca projektu musi zostać zakończony.

Dlaczego posiadanie struktury organizacyjnej projektu jest konieczne?

Aby sprawnie funkcjonować i osiągnąć swój cel przy niższym ryzyku i wyzwaniach, każda organizacja musi mieć dobrze zdefiniowaną strukturę organizacyjną.

Aby przetrwać i rozwijać się na obecnym rynku, firmy muszą być wysoce konkurencyjne, wydajne i dynamiczne. Interesariusze stali się wysoce poinformowani i wymagający oraz oczekują szybkich odpowiedzi.

W rezultacie, aby sprostać potrzebom klienta, pozostając jednocześnie konkurencyjnym, każda organizacja musi stworzyć strukturę organizacyjną zdolną najlepiej wspierać jej cel.

Firma może odnieść duże korzyści z posiadania odpowiedniego modelu organizacyjnego. Wśród tych korzyści są:

• Umożliwienie rozwoju firm.
• Utrzymywanie jasnych celów strategicznych, a nie pozwalanie, aby każdy dział był skoncentrowany i ograniczony na swojej misji.
• Zebranie grupy ludzi i skierowanie ich w tym samym celu.
• Zapewnienie pracownikom możliwości rozwoju ich umiejętności.
• Zwiększenie wydajności, płynności i szybkości podejmowania decyzji.
• Promowanie specjalizacji pracowników
• Pozwala na większą kontrolę i wykorzystanie zasobów.
• Ułatwienie prostszej i lepszej komunikacji, co pomaga w rozwiązywaniu sporów.
• Umożliwienie pracownikom większej odpowiedzialności.
• Pomoc pracownikom w rozwoju zawodowym
• Pomoc w jasnym i dokładnym określeniu ról i obowiązków.

Rodzaje struktury organizacyjnej

Różne struktury organizacyjne projektu są definiowane w oparciu o podstawową branżę organizacji i obszar, w którym konkuruje.

Jeśli organizacja ma do czynienia z zatrudnieniem sezonowym, struktura prawie na pewno lepiej poradzi sobie z rekrutacją i rozwiązaniem stosunku pracy w razie potrzeby.

Z drugiej strony, jeśli organizacja jest częścią łańcucha produkcyjnego, który wymaga ciągłości, struktura będzie inna. W tej sytuacji przydzielonym zadaniem będzie wspieranie pracowników przez dłuższy czas w realizacji celów organizacji.

Przejdźmy głębiej do wielu typów struktur organizacyjnych, aby w pełni zwizualizować rzeczy.

Różne elementy wpływają na strukturę organizacyjną, w tym styl rządu, styl przywództwa, typ organizacji, przepływ pracy, hierarchię itp.

PMBOK kategoryzuje struktury organizacyjne na osiem kategorii:

• Organizacja organiczna lub prosta
• Struktura organizacyjna: funkcjonalna lub scentralizowana
• Organizacja wielooddziałowa
• Matrix Silna, słaba lub zrównoważona organizacja
• Dedykowana do Projektu (złożona lub hybrydowa) Struktura organizacyjna
• Hybrydowa organizacja wirtualna
• PMO (Biuro Zarządzania Projektami)

Poniższa tabela przedstawia bardziej szczegółowo role i cechy każdego rodzaju struktury organizacyjnej.

Przyjrzyjmy się im teraz bliżej.

1. Naturalna lub prosta struktura organizacyjna

To jest najbardziej podstawowy system organizacyjny. Ta kategoria zawiera firmy prowadzone przez jedną osobę.

Ta forma organizacyjna obejmuje również freelancerów. Oczywiście właściciel lub profesjonalista, który osobiście zarządza przepływami pracy, pełni niektóre funkcje kierownika projektu.

2. Struktura funkcjonalna lub scentralizowana

To najbardziej wszechobecna struktura organizacyjna. Funkcjonalna struktura organizacyjna dzieli organizację na liczne sekcje, w których gromadzą się pracownicy o porównywalnych umiejętnościach. Jest to tradycyjna struktura organizacyjna, w której pracownicy podzieleni są na sektory i działy, takie jak sprzedaż, marketing i finanse.

Taka struktura jest przydatna do zwiększenia wydajności każdej grupy roboczej.

3. Organizacja z wieloma oddziałami

W tego typu organizacji możesz mieć kilka działów funkcjonalnych przy niewielkiej centralizacji.

Przez większość czasu te podziały nie są ze sobą powiązane.

Organizacja podzielona jest na działy, w których osoby o różnych talentach łączy podobny produkt, usługa lub lokalizacja.

Każdy dział ma zasoby potrzebne do działania i może sam wykonać pracę.

Macierz Struktura organizacyjna

Macierzowa struktura organizacyjna jest ułożona na siatce, aby pokazać wzorce raportowania pracowników do wielu organów. Struktura ta jest połączeniem struktur funkcjonalnych i organizacyjnych, gdzie kierownicy projektów dzielą władzę z innymi kierownikami programów.

Struktura macierzowa może być jedną z trzech odmian, w zależności od zdolności decyzyjnych kierownika projektu: słaba, zrównoważona lub silna.

1. Słaba struktura

Słaba struktura to funkcjonalna struktura organizacyjna, w której koordynacja między pracownikami odbywa się poziomo w przypadku braku wyznaczonego kierownika projektu. Krytyczna różnica między słabą macierzą a strukturą funkcjonalną polega na tym, że projekt jest koordynowany przez personel działu, a nie kierowników funkcjonalnych

2. Zrównoważona macierz

W zbilansowanej matrycy kierownik projektu ma również stanowisko kadrowe i nie w pełni wykorzystuje funkcję zarządzania projektami.

Kierownik projektu zachowuje ograniczoną kontrolę nad wyborami projektowymi, budżetami i personelem, a przede wszystkim służy jako punkt kontaktowy i moderator.

3. Silna matryca

Potężna macierz najbardziej przypomina strukturę organizacyjną projektu. Dedykowany kierownik projektu jest przydzielony do działu funkcjonalnego zarządzania projektami, posiada dedykowany personel międzyfunkcyjny i jest wspierany przez kierownika projektu.

Organizacja kompozytowa lub hybrydowa

Każde zadanie w tego typu organizacji traktowane jest jako projekt. W takim przypadku kierownik projektu ma pełną władzę, aby skutecznie zakończyć projekt, pełnoetatową rolę, kontrolę budżetu i pełnoetatowy personel.

1. Wirtualna Organizacja Biznesu

Ta struktura jest również określana jako społeczność wirtualna. Podstawowa organizacja jest połączona z innymi organizacjami (takimi jak dostawcy, klienci i współpracownicy) za pośrednictwem połączenia sieciowego, co umożliwia rozwój i sukces firmy. Taka struktura umożliwia funkcjonowanie organizacji jako całości.

W wirtualnej strukturze organizacja utrzymuje swoją podstawową działalność podczas outsourcingu pozostałych działań

2. Hybrydowy

Organizacja hybrydowa może wykorzystywać kombinację wyżej wymienionych typów strukturalnych.

W zależności od organizacji przenikają się również odpowiedzialność, władza i inne czynniki.

3. PMO

Biuro Zarządzania Projektami (PMO) również jest mieszaną strukturą organizacyjną, ale w tym przypadku to kierownik projektu ma największą władzę, kontroluje budżet i ma do dyspozycji cały personel.

Nie ma czegoś takiego jak doskonały system organizacyjny. Zamiast tego kierownik projektu musi rozważyć zalety i wady alokacji zasobów i optymalizacji w ramach każdej struktury przed podjęciem decyzji o najlepszej strukturze.

Wybór struktury dla projektu to zaledwie pierwszy krok w organizacji projektu. Prawdziwa praca polega na wprowadzeniu organizacji projektu do działania. Dlatego niezbędna jest schemat organizacyjny projektu. Formalizuje powiązania między kierownikiem projektu, zespołem projektowym, organizacją deweloperską, projektem i interesariuszami.

Oto kilka sugestii, jak zacząć korzystać z Wykresów Struktury Organizacyjnej Projektu

Charakterystyka struktury organizacyjnej

Elementy struktury organizacyjnej ustalają obowiązki i interakcje między członkami projektu, a także między projektami. Władze, sieci komunikacyjne, współpraca, monitorowanie i obowiązki odgrywają rolę w tych partnerstwach.

Poniżej przedstawiono główne cechy struktury organizacyjnej;

• Hierarchia powinna określać zadania decyzyjne i wytyczyć jasną ścieżkę kontroli.
• Dotyczy to pracy związanej z zadaniami
• Zdefiniuj tutaj, kto kogo nadzoruje. Ta koncepcja posłuży jako podstawa struktur sprawozdawczych.
• Stanowisko liniowe to członek zespołu, który pracuje bezpośrednio z produktem.
• Centralizacja opisuje sposób podejmowania decyzji. Niewiele osób ma własne wybory w scentralizowanym projekcie, podczas gdy władza decyzyjna jest rozproszona w całej organizacji w projekcie zdecentralizowanym.

Jak stworzyć schemat organizacyjny dla projektu?

Aby stworzyć schemat organizacyjny projektu, najpierw przeanalizuj cele projektu, a następnie zidentyfikuj główny zespół i przydziel mu zadania związane z projektem. Utwórz schemat organizacyjny, wyszczególniając role i obowiązki każdego członka zespołu.

W fazie inicjacji projektu kierownik projektu opracuje schemat systematyczny, aby kierownik projektu mógł wchodzić w interakcje z członkami zespołu przed rozpoczęciem projektu. Zespół zatrudni go następnie do pomocy przy rozdzielaniu zadań między członków zespołu przez cały etap planowania projektu.

Daje to jasną wiedzę na temat każdej roli, umożliwia członkom zespołu posiadanie ich ról i promuje szacunek dla innych rang w projekcie, co natychmiast zwiększa zaufanie.

Stworzenie schematu organizacyjnego projektu obejmuje sześć głównych kroków wymienionych poniżej

1. Powiąż Projekt ze strategią Organizacji

Kierownik projektu musi mieć głęboki wgląd w to, jak cele projektu pasują do ogólnej strategii firmy lub działu. Dzięki temu zespół będzie na miejscu od samego początku, rozwinie wzajemne zrozumienie wśród członków zespołu i umożliwi najbardziej bezproblemową realizację projektu.

2. Przejrzyj projekty z kontekstu organizacyjnego

Jeśli firma nie posiada PMO, kierownik projektu musi ocenić liczbę i różnorodność projektów przy podejmowaniu decyzji o strukturze organizacyjnej.

3. Przypisz role i obowiązki.

Przed oceną pracowników ustal wymagane czynności i obowiązki. Jeśli kierownik projektu może wybrać, kto będzie w zespole, kluczowe znaczenie ma zbadanie możliwych członków zespołu, aby znaleźć najlepsze osoby do projektu.

4. Układ wykresu

Oceń przepływ pracy, raportowanie i role hierarchiczne, aby określić, czy alternatywna struktura organizacyjna może być bardziej odpowiednia. W zależności od stylu uczenia się, korzystne może być używanie karteczek samoprzylepnych do zmiany członków zespołu przed opracowaniem struktury online.

Zgodnie z planem zadbaj o sprawiedliwy podział pracy między członków zespołu.

5. Uzupełnij schemat organizacyjny.

Utwórz i zakończ wizualną prezentację schematu organizacyjnego. Dołącz imiona i nazwiska członków zespołu oraz informacje kontaktowe, aby mogli łatwo komunikować się ze sobą podczas projektu.

6. Zaangażuj swój zespół

Ilość członków zespołu, którzy znają schemat organizacyjny projektu, decyduje o jego użyteczności. Komunikacja zapewni członkom zespołu możliwość nie tylko zrozumienia ich funkcji przed wykonaniem zadania, ale także zadawania pytań, gdy wyobrażają sobie, jak ich praca będzie wykonywana w czasie rzeczywistym.

W tym czasie kierownik projektu i zespół mogą również decydować o sposobie zarządzania hierarchią projektu.

Najlepsze praktyki projektowania struktury i opracowywania wykresu

Kierownik projektu opracowuje strukturę projektu, która musi spełniać wymagania projektu na wszystkich etapach. Z drugiej strony struktura organizacyjna projektu nie może być ani sztywna, ani zbyt elastyczna, ale musi zachować właściwą równowagę między nimi.

Celem organizacji projektowej jest pomoc zespołowi w osiągnięciu celu projektu i robieniu wszystkiego, co w jego mocy. W rezultacie kierownik projektu musi od początku ocenić mocne strony swoich członków zespołu i, w razie potrzeby, zapytać ich, czy nie czują się dobrze ze swoimi obowiązkami.

Chociaż schemat organizacyjny projektu promuje współpracę w sposób efektywny kosztowo, eliminując powielanie i nakładanie się prac, jego zastosowanie jest ograniczone.

Zakończyć

Struktura organizacyjna Projektu zapewnia sprawne i zgodne z zamierzeniami działanie Twojej firmy. Należy to rozważyć na wczesnym etapie tworzenia firmy, ale pamiętaj, że rodzaj, który działa najlepiej, może się zmienić wraz z rozwojem organizacji.

Dzięki wielu dostępnym strukturom organizacyjnym łatwo jest określić, czego potrzebujesz. Pomimo ograniczeń każdej formy, duże i złożone firmy korzystają z organizacji macierzowej.

Struktura organizacyjna linii i pracowników jest prosta i nieskomplikowana. W rezultacie jest wykorzystywany w podstawowych organizacjach. Organizacje wirtualne są często wykorzystywane przez firmy zajmujące się oprogramowaniem i informatyką.

Dobranie odpowiedniej organizacji, niezależnie od formy, daje gwarancję, że dobrze sobie radzisz na rynku.