프로젝트 조직 구조 시작하기

프로젝트의 조직 구조는 직원의 계층, 작업, 워크플로 및 보고 프로세스를 지정하는 데 중요합니다. 조직이 활동을 수행하는 방식에 영향을 미치고 형성하는 데 핵심적인 역할을 하는 비즈니스 요소입니다.

프로젝트 조직 구조가 없으면 조직은 복잡하고 시간 소모적인 프로젝트에서 충돌할 위험이 있습니다.

프로젝트 조직 구조에는 세 가지 주요 역량과 책임이 있습니다.

• 프로젝트 리더십 - 프로젝트 리더십은 프로젝트 관리를 담당합니다.
• 프로젝트 팀 - 프로젝트 팀은 프로젝트 구현을 담당합니다.
• 프로젝트 위원회 - 프로젝트 위원회는 프로젝트의 후임자가 종료되어야 하는지 여부를 평가하는 의사 결정 기관입니다.

프로젝트 조직 구조가 필요한 이유는 무엇입니까?

효율적으로 기능하고 더 낮은 위험과 과제로 목표를 달성하려면 모든 조직에 잘 정의된 조직 구조가 있어야 합니다.

현재 시장에서 생존하고 성장하려면 기업은 경쟁이 치열하고 효율적이며 역동적이어야 합니다. 이해 관계자는 정보에 대한 정보와 요구 사항이 높아 빠른 응답을 원합니다.

결과적으로, 경쟁력을 유지하면서 고객의 요구를 충족시키기 위해 모든 조직은 목적을 가장 잘 지원할 수 있는 조직 구조를 만들어야 합니다.

기업은 적절한 조직 모델을 갖추면 큰 이점을 얻을 수 있습니다. 이러한 이점은 다음과 같습니다.

• 기업의 발전을 가능하게 합니다.
• 각 부서가 임무에 집중하고 제약을 받도록 하기보다 명확한 전략적 목표를 유지합니다.
• 한 무리의 사람들을 한데 모아서 같은 목표를 향해 나아가게 하는 것.
• 직원들이 능력을 개발할 수 있는 기회를 제공합니다.
• 의사 결정의 효율성, 부드러움 및 속도를 높입니다.
• 직원 전문성 향상
• 더 나은 리소스 제어 및 사용을 허용합니다.
• 더 간단하고 더 나은 의사 소통을 촉진하여 분쟁 해결에 도움이 됩니다.
• 직원들이 더 많은 책임을 지도록 허용합니다.
• 직원의 전문성 개발 지원
• 역할과 책임의 명확하고 정확한 식별을 지원합니다.

조직 구조의 유형

다른 프로젝트 조직 구조는 조직의 핵심 산업 및 경쟁 영역에 따라 정의됩니다.

조직이 계절 고용을 처리하는 경우 구조는 필요에 따라 채용 및 해고를 더 잘 처리할 것입니다.

반면에 조직이 연속성을 요구하는 생산 체인의 일부인 경우 구조가 달라집니다. 이 상황에서 할당된 작업은 조직의 목표를 달성하기 위해 장기간에 걸쳐 직원을 지원하는 것입니다.

사물을 완전히 시각화하기 위해 여러 유형의 조직 구조에 대해 더 자세히 살펴보겠습니다.

정부 스타일, 리더십 스타일, 조직 유형, 워크플로, 계층 구조 등 다양한 요소가 조직 구조에 영향을 미칩니다.

PMBOK은 조직 구조를 8가지 범주로 분류합니다.

• 유기적이거나 단순한 조직
• 조직 구조: 기능적 또는 중앙 집중식
• 다부문 조직
• 매트릭스 강함, 약함 또는 균형 잡힌 조직
• 프로젝트(복합 또는 하이브리드) 조직 구조 전용
• 가상 조직 하이브리드
• PMO(프로젝트 관리 사무소)

아래 표는 각 유형의 조직 구조의 역할과 특성을 자세히 설명합니다.

이제 더 자세히 살펴보겠습니다.

1. 자연스럽거나 단순한 조직 구조

가장 기본적인 조직 시스템입니다. 이 범주에는 개인이 운영하는 비즈니스가 포함됩니다.

이 조직 형태에는 프리랜서도 포함됩니다. 물론 워크플로를 개인적으로 관리하는 소유자 또는 전문가가 프로젝트 관리자의 일부 기능을 수행합니다.

2. 기능적 또는 중앙집중화된 구조

이것은 가장 보편적인 조직 구조입니다. 기능적 조직 구조는 조직을 유사한 능력을 가진 직원이 모이는 수많은 섹션으로 나눕니다. 직원들이 영업, 마케팅, 재무와 같은 부문과 부서로 조직되는 전통적인 조직 구조입니다.

이 구조는 각 작업 그룹의 효율성을 높이는 데 유용합니다.

3. 여러 부서가 있는 조직

이러한 유형의 조직에서는 중앙 집중화가 거의 없는 여러 기능 부서를 가질 수 있습니다.

대부분의 경우 이러한 구분은 서로 관련이 없습니다.

조직은 다양한 재능을 가진 사람들이 유사한 제품, 서비스 또는 위치로 함께 연결된 부서로 나뉩니다.

각 부서는 운영에 필요한 자원을 보유하고 있으며 자체적으로 작업을 수행할 수 있습니다.

매트릭스 조직 구조

매트릭스 조직 구조는 많은 당국에 직원 보고 패턴을 표시하기 위해 그리드에 배치됩니다. 이 구조는 프로젝트 관리자가 다른 프로그램 관리자와 권한을 공유하는 기능적 및 조직적 구조의 조합입니다.

매트릭스 구조는 프로젝트 관리자의 의사 결정 능력에 따라 약함, 균형, 강함의 세 가지 유형 중 하나일 수 있습니다.

1. 약한 구조

약한 구조는 지정된 프로젝트 관리자가 없을 때 직원 간에 수평적으로 조정이 이루어지는 기능적 조직 구조입니다. 약한 매트릭스와 기능적 구조의 중요한 차이점은 프로젝트가 기능적 관리자가 아닌 부서 직원에 의해 조정된다는 것입니다.

2. 균형 매트릭스

균형 잡힌 매트릭스에서 프로젝트 관리자는 직원 위치도 가지고 있으며 프로젝트 관리 기능을 완전히 사용하지 않습니다.

프로젝트 관리자는 프로젝트 선택, 예산 및 인력에 대한 제한된 통제권을 유지하며 주로 연락 창구 및 촉진자 역할을 합니다.

3. 강력한 매트릭스

강력한 매트릭스는 프로젝트 조직 구조와 가장 유사합니다. 전담 프로젝트 관리자는 기능적 프로젝트 관리 부서에 지정되고 전담 교차 기능 인력이 있으며 프로젝트 관리자의 지원을 받습니다.

복합 또는 하이브리드 조직

이러한 유형의 조직에서 모든 작업은 프로젝트로 처리됩니다. 이 경우 프로젝트 관리자는 프로젝트를 효과적으로 완료할 수 있는 전적인 권한, 전임 역할, 예산 관리 및 사용 가능한 상근 직원을 갖습니다.

1. 가상 비즈니스 조직

이 구조를 가상 커뮤니티라고도 합니다. 핵심 조직은 네트워크 연결을 통해 다른 조직(예: 벤더, 고객, 동료)과 연결되어 회사의 발전과 성공을 가능하게 합니다. 이 구조를 통해 조직은 전체적으로 기능할 수 있습니다.

가상 구조에서 조직은 핵심 비즈니스를 유지하면서 나머지 활동을 아웃소싱합니다.

2. 하이브리드

하이브리드 조직은 위에서 언급한 구조 유형의 조합을 사용할 수 있습니다.

조직에 따라 책임, 권한 및 기타 요소도 혼합됩니다.

3. PMO

PMO(Project Management Office)도 혼합 조직 구조이지만 이 경우 프로젝트 관리자가 가장 많은 권한을 갖고 예산을 통제하며 전체 직원을 지휘합니다.

완벽한 조직 시스템이란 없습니다. 대신 프로젝트 관리자는 최적의 구조를 결정하기 전에 각 구조 내에서 리소스 할당 및 최적화의 장점과 단점을 고려해야 합니다.

프로젝트의 구조를 선택하는 것은 프로젝트 조직의 첫 번째 단계일 뿐입니다. 실제 작업은 해당 프로젝트 조직을 실행에 옮기는 것입니다. 이것이 프로젝트 조직도가 필수적인 이유입니다. 프로젝트 관리자, 프로젝트 팀, 개발 조직, 프로젝트 및 이해 관계자 간의 관계를 공식화합니다.

다음은 프로젝트 조직 구조 차트를 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 제안 사항입니다.

조직 구조 특성

조직 구조의 요소는 프로젝트 구성원 간의 의무와 상호 작용뿐만 아니라 프로젝트 간의 상호 작용을 설정합니다. 권한, 통신 네트워크, 협업, 모니터링 및 책임은 모두 이러한 파트너십에서 역할을 합니다.

다음은 조직 구조의 주요 특징입니다.

• 계층 구조는 의사 결정 작업을 식별하고 명확한 제어 경로를 설명해야 합니다.
• 이것은 작업과 관련된 작업과 관련이 있습니다.
• 여기에서 누가 누구를 감독하는지 정의하십시오. 이 개념은 보고 구조의 기초 역할을 합니다.
• 라인 위치는 제품과 직접 작업하는 팀의 구성원입니다.
• 중앙 집중화는 의사 결정 방법을 설명합니다. 중앙 집중식 프로젝트에서는 선택권을 소유한 사람이 거의 없지만 분산형 프로젝트에서는 의사 결정 권한이 조직 전체에 분산되어 있습니다.

프로젝트의 조직도를 만드는 방법은 무엇입니까?

프로젝트 조직도를 작성하려면 먼저 프로젝트의 목표를 분석한 다음 핵심 팀을 식별하고 프로젝트 관련 작업을 부여합니다. 각 팀 구성원의 역할과 책임을 자세히 설명하여 조직도를 만듭니다.

프로젝트 시작 단계에서 PM은 프로젝트가 시작되기 전에 프로젝트 관리자가 팀 구성원과 상호 작용할 수 있도록 체계적인 차트를 개발합니다. 그런 다음 팀은 이를 사용하여 프로젝트의 계획 단계 전체에 걸쳐 팀 구성원 간에 작업을 분산하는 데 도움을 줍니다.

이것은 각 역할에 대한 명확한 지식을 제공하고, 팀 구성원이 자신의 역할을 소유할 수 있도록 하며, 프로젝트 내에서 다른 직급에 대한 존중을 촉진하여 즉시 신뢰를 촉진합니다.

프로젝트 조직도 생성에는 아래 나열된 6가지 주요 단계가 포함됩니다.

1. 프로젝트를 조직의 전략과 연결

프로젝트 관리자는 프로젝트 목표가 회사 또는 부서의 전체 전략과 어떻게 일치하는지에 대한 깊은 통찰력이 있어야 합니다. 이것은 처음부터 팀을 제자리에 고정시키고, 팀원들 사이에 상호 이해를 발전시키며, 가장 원활한 프로젝트 실행을 가능하게 합니다.

2. 조직적 맥락에서 프로젝트 검토

회사에 PMO가 없는 경우 프로젝트 관리자는 조직 구조를 결정하면서 프로젝트의 수와 다양성을 평가해야 합니다.

3. 역할과 책임을 할당합니다.

직원을 평가하기 전에 필요한 활동과 의무의 우선 순위를 지정하십시오. 프로젝트 관리자가 팀에 포함될 사람을 선택할 수 있다면 가능한 팀 구성원을 조사하여 프로젝트에 가장 적합한 개인을 찾는 것이 중요합니다.

4. 차트 레이아웃

워크플로, 보고 및 계층적 역할을 평가하여 대체 조직 구조가 더 적합한지 여부를 결정합니다. 학습 스타일에 따라 온라인으로 구조 초안을 작성하기 전에 스티커 메모를 사용하여 팀원을 이동시키는 것이 도움이 될 수 있습니다.

계획을 세울 때 팀 구성원 간에 작업을 공평하게 공유해야 합니다.

5. 조직도를 완성하십시오.

조직도의 시각적 묘사를 만들고 완성합니다. 프로젝트 중에 서로 쉽게 의사 소통할 수 있도록 팀 구성원의 이름과 연락처 정보를 포함합니다.

6. 팀 참여

프로젝트 조직도를 알고 있는 팀원의 수에 따라 유용성이 결정됩니다. 커뮤니케이션은 팀원들에게 작업을 수행하기 전에 자신의 기능을 이해할 수 있는 기회를 제공할 뿐만 아니라 실시간으로 작업이 어떻게 수행될지 상상하면서 질문할 수 있는 기회를 제공합니다.

이 시간 동안 프로젝트 관리자와 팀은 프로젝트 계층 구조를 관리하는 방법도 결정할 수 있습니다.

구조 설계 및 차트 개발을 위한 모범 사례

프로젝트 관리자는 모든 단계에서 프로젝트의 요구 사항을 충족해야 하는 프로젝트 구조를 개발합니다. 반면에 프로젝트 조직 구조는 경직되거나 너무 유연할 수 없으며 둘 사이의 올바른 균형을 유지해야 합니다.

프로젝트 조직의 목표는 팀이 프로젝트 목표를 달성하고 최선을 다하도록 지원하는 것입니다. 결과적으로 프로젝트 관리자는 처음부터 팀 구성원의 강점을 평가하고 적절한 경우 해당 책임에 대해 편안한지 물어봐야 합니다.

프로젝트 조직도는 업무의 중복 및 중복을 제거하여 비용 효율적으로 협력을 촉진하지만 그 사용이 제한됩니다.

마무리

프로젝트 조직 구조는 회사가 의도한 대로 효율적으로 운영되도록 합니다. 이것은 비즈니스 형성 초기에 고려해야 하지만 조직이 확장됨에 따라 가장 적합한 유형이 변경될 수 있음을 명심하십시오.

많은 조직 구조를 사용할 수 있으므로 필요한 것을 쉽게 결정할 수 있습니다. 각 형태의 한계에도 불구하고 크고 복잡한 회사는 매트릭스 조직을 사용합니다.

라인과 직원의 조직 구조는 단순하고 복잡하지 않습니다. 그 결과 기초조직에서 활용되고 있다. 가상 조직은 소프트웨어 및 정보 기술 회사에서 자주 사용합니다.

형식에 관계없이 올바른 조직을 선택하면 시장에서 잘할 수 있습니다.