プロジェクトの組織構造を始める

プロジェクトの組織構造は、従業員の階層、そのタスク、ワークフロー、およびレポート プロセスを指定する上で重要です。 これは、組織が活動を行う方法に影響を与え、形成する上で重要な役割を果たすビジネス要因です。

プロジェクトの組織構造がなければ、組織は複雑で時間のかかるプロジェクトに失敗する危険があります。

プロジェクトの組織構造には、次の 3 つの主要な能力と責任があります。

• プロジェクトリーダー - プロジェクトリーダーはプロジェクト管理を担当します
• プロジェクトチーム - プロジェクトチームはプロジェクトの実施を担当します
• プロジェクト委員会 - プロジェクト委員会は、プロジェクトの後継者を終了する必要があるかどうかを評価する意思決定機関です。

なぜプロジェクトの組織構造を持つことが必要なのですか?

効率的に機能し、より低いリスクと課題で目標を達成するには、すべての組織が明確に定義された組織構造を持っている必要があります。

現在の市場で生き残り、成長するためには、企業は競争力が高く、効率的で、ダイナミックでなければなりません。 利害関係者は、高度な情報と要求を求めており、迅速な対応を求めています。

その結果、競争力を維持しながら顧客のニーズを満たすには、組織はその目的を最大限にサポートできる組織構造を作成する必要があります。

ビジネスは、適切な組織モデルを持つことで大きな利益を得ることができます。 これらの利点には次のものがあります。

• ビジネスの発展を可能にします。
• 各部門がその使命に集中して制約されるのではなく、明確な戦略的目標を維持します。
• 人々のグループをまとめ、同じ目的に向かって彼らを導きます。
• 社員の能力開発の機会を提供します。
• 意思決定の効率、スムーズさ、スピードを向上させます。
• 社員の専門化の推進
• より優れたリソース制御と使用を可能にします。
• 紛争解決に役立つ、よりシンプルでより良いコミュニケーションを促進します。
• 従業員がより責任を持つことができるようにします。
• 従業員の専門能力開発の支援
• 役割と責任の明確かつ正確な識別を支援します。

組織構造の種類

さまざまなプロジェクトの組織構造は、組織のコア産業と競合する分野に基づいて定義されます。

組織が季節雇用を扱っている場合、組織は必要に応じて採用と解雇をより適切に処理できることはほぼ確実です。

一方、組織が継続性を要求する生産チェーンの一部である場合、構造は異なります。 この状況では、割り当てられたタスクは、組織の目的を達成するために長期間にわたってスタッフをサポートすることになります。

物事を完全に視覚化するために、さまざまなタイプの組織構造をさらに詳しく見ていきましょう。

政府のスタイル、リーダーシップのスタイル、組織の種類、ワークフロー、階層など、さまざまな要素が組織構造に影響を与えます。

PMBOK では、組織構造を 8 つのカテゴリに分類しています。

• 有機的または単純な組織
• 組織構造: 機能的または集中型
• 多部門組織
• マトリクス 強い組織、弱い組織、バランスの取れた組織
• プロジェクト専用 (複合またはハイブリッド) 組織構造
• 仮想組織ハイブリッド
• PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）

以下の表は、各タイプの組織構造の役割と特徴をさらに詳しく示しています。

ここで、それらを詳しく見てみましょう。

1. 自然または単純な組織構造

これは最も基本的な組織システムです。 このカテゴリには、1 人の個人が経営するビジネスが含まれます。

フリーランサーもこの組織形態に含まれます。 もちろん、ワークフローを個人的に管理する所有者または専門家は、プロジェクト マネージャーの機能の一部を果たします。

2. 機能的または集中的な構造

これは、最も一般的な組織構造です。 機能的な組織構造により、組織は、同等の能力を持つ従業員が集まる多数のセクションに分割されます。 これは、従業員が営業、マーケティング、財務などの部門や部門に編成される従来の組織構造です。

この仕組みは、各ワーキンググループの効率を高めるのに役立ちます。

3. 複数の部門を持つ組織

このタイプの組織では、ほとんど中央集権化されていないいくつかの機能部門を持つことができます。

ほとんどの場合、これらの部門は互いに無関係です。

組織は、さまざまな才能を持つ人々が同様の製品、サービス、または場所によって結び付けられている部門に分割されています。

各部門には、運営に必要なリソースがあり、単独で作業を完了できます。

マトリックス組織構造

マトリックス組織構造がグリッド上に配置され、多くの当局へのスタッフの報告パターンが示されます。 この構造は、機能構造と組織構造の組み合わせであり、プロジェクト マネージャーは他のプログラム マネージャーと権限を共有しています。

マトリックス構造は、プロジェクト マネージャーの意思決定能力に応じて、弱い、バランスのとれた、または強いという 3 つの種類のいずれかになります。

1.弱い構造

弱い構造とは、指定されたプロジェクト マネージャーが不在の場合に、スタッフ メンバー間で調整が横方向に行われる機能的な組織構造です。 ウィーク マトリックスと機能構造の決定的な違いは、プロジェクトが機能マネージャーではなく部門担当者によって調整されることです。

2.バランスマトリックス

バランスのとれたマトリックスでは、プロジェクト マネージャーもスタッフの地位にあり、プロジェクト管理機能を十分に活用していません。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの選択、予算、および人員を限定的に管理し、主に連絡先およびファシリテーターとしての役割を果たします。

3.ストロングマトリックス

強力なマトリックスは、プロジェクトの組織構造に最も似ています。 専任のプロジェクト マネージャーは、機能的なプロジェクト管理部門に割り当てられ、機能横断的な専任の担当者を持ち、プロジェクト マネージャーによってサポートされます。

複合組織またはハイブリッド組織

このタイプの組織では、すべてのタスクがプロジェクトとして処理されます。 この場合、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトを効果的に完了するための全権限を持ち、フルタイムの役割、予算管理、フルタイムのスタッフを利用できます。

1. 仮想ビジネス組織

この構造は、仮想コミュニティとも呼ばれます。 コア組織は、ネットワーク接続を介して他の組織 (ベンダー、顧客、同僚など) にリンクされ、会社の発展と成功を可能にします。 この構造により、組織は全体として機能することができます。

仮想構造では、組織はコア ビジネスを維持しながら、残りの活動をアウトソーシングします。

2.ハイブリッド

ハイブリッド組織では、上記の構造タイプを組み合わせて使用​​できます。

組織によっては、責任や権限なども混在しています。

3.PMO

プロジェクト管理オフィス (PMO) も混合組織構造ですが、この場合、プロジェクト マネージャーが最も権限を持ち、予算を管理し、スタッフ全体を指揮します。

完璧な組織システムなどというものはありません。 代わりに、プロジェクト マネージャーは、最適な構造を決定する前に、各構造内のリソース割り当てと最適化の利点と欠点を考慮する必要があります。

プロジェクトの構造を選択することは、プロジェクト組織の最初のステップにすぎません。 本当の仕事は、そのプロジェクト組織を行動に移すことです。 そのため、プロジェクト組織図が不可欠です。 プロジェクトマネージャー、プロジェクトチーム、開発組織、プロジェクト、および利害関係者の間の関係を形式化します。

Project Organizational Structure Charts の使用を開始するためのいくつかの提案を次に示します。

組織構造の特徴

組織構造の要素は、プロジェクト メンバー間およびプロジェクト間の義務と相互作用を確立します。 権限、通信ネットワーク、コラボレーション、監視、および責任はすべて、これらのパートナーシップにおいて役割を果たします。

組織構造の主な特徴は次のとおりです。

• ヒエラルキーは、意思決定タスクを特定し、制御の明確なパスを描く必要があります。
• これは、タスクに関連する作業に関連しています
• 誰が誰を監督するかをここで定義します。 この概念は、レポート構造の基盤となります。
• ライン ポジションは、製品を直接扱うチームのメンバーです。
• 集中化は、意思決定がどのように行われるかを表します。 一元化されたプロジェクトでは、選択肢を所有する人はほとんどいませんが、分散化されたプロジェクトでは、意思決定の権限が組織全体に分散されます。

プロジェクトの組織図を作成するには?

プロジェクトの組織図を作成するには、まずプロジェクトの目標を分析し、次にコア チームを特定してプロジェクト関連のタスクを割り当てます。 各チーム メンバーの役割と責任を詳述して、組織図を作成します。

プロジェクトの開始段階で、PM は系統図を作成し、プロジェクト マネージャーがプロジェクト開始前にチーム メンバーと対話できるようにします。 チームは、プロジェクトの計画段階全体を通して、チームのメンバー間でタスクを分散するのを支援するためにそれを採用します。

これにより、各役割の明確な知識が提供され、チーム メンバーが自分の役割を所有できるようになり、プロジェクト内の他のランクへの敬意が促進され、信頼が即座に育まれます。

プロジェクトの組織図を作成するには、以下に示す 6 つの主要な手順が必要です。

1. プロジェクトを組織の戦略とリンクさせる

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目標が会社または部門の全体的な戦略とどのように一致するかについて深い洞察を持っている必要があります. これにより、チームを最初から配置し、チーム メンバー間の相互理解を深め、最もシームレスなプロジェクトの実行を可能にします。

2. 組織の状況からプロジェクトをレビューする

企業に PMO がない場合、プロジェクト マネージャーは、組織構造を決定する際に、プロジェクトの数と種類を評価する必要があります。

3. 役割と責任を割り当てます。

従業員を評価する前に、必要な活動と職務に優先順位を付けます。 プロジェクト マネージャーがチームのメンバーを選択できる場合は、チーム メンバー候補を調査して、プロジェクトに最適な人物を見つけることが重要です。

4.チャートをレイアウトする

ワークフロー、レポート、および階層の役割を評価して、代替の組織構造がより適切であるかどうかを判断します。 学習スタイルにもよりますが、付箋を使ってチーム メンバーを移動させてから、オンラインで構造の草案を作成すると効果的です。

計画を立てるときは、チーム メンバー間で公平に仕事を分かち合うようにしてください。

5. 組織図を完成させます。

組織図の視覚的描写を作成して完成させます。 プロジェクト中にメンバー同士が簡単に連絡できるように、チーム メンバーの名前と連絡先情報を含めます。

6. チームを巻き込む

プロジェクトの組織図を知っているチーム メンバーの数によって、その有用性が決まります。 コミュニケーションは、タスクを実行する前に自分の機能を理解する機会をチーム メンバーに提供するだけでなく、自分の作業がリアルタイムでどのように実行されるかを想像しながら質問する機会も提供します。

この間に、プロジェクト マネージャーとチームは、プロジェクト階層の管理方法を決定することもできます。

構造を設計し、グラフを作成するためのベスト プラクティス

プロジェクト マネージャーは、すべての段階でプロジェクトの要求を満たす必要があるプロジェクト構造を開発します。 一方、プロジェクトの組織構造は、厳格でも柔軟でもなく、両者の間で適切なバランスを取る必要があります。

プロジェクト組織の目的は、チームがプロジェクトの目標を達成し、最善を尽くすのを支援することです。 その結果、プロジェクト マネージャーは、チーム メンバーの強みを最初から評価し、必要に応じて、彼らが自分の責任に満足しているかどうかを尋ねる必要があります。

プロジェクト組織図は、作業の重複や重複を排除することで費用対効果の高い方法で協力を促進しますが、その使用は限られています。

要約

プロジェクトの組織構造により、会社は意図したとおりに効率的に運営されます。 これは、ビジネスの形成の早い段階で検討する必要がありますが、組織が拡大するにつれて、最適な種類が変わる可能性があることに注意してください.

多くの組織構造が利用できるため、必要なものを簡単に判断できます。 各形態の制限にもかかわらず、大規模で複雑な企業はマトリックス組織を使用します。

ラインと従業員の組織構造はシンプルで複雑ではありません。 その結果、基本的な組織で利用されます。 仮想組織は、ソフトウェアおよび情報技術企業によって頻繁に使用されます。

形式に関係なく、適切な組織を選択することで、市場での成功が保証されます。